نصائح حول الإنتاجية: 9 أدوات لترويض صندوق الوارد الخاص بك

إننا نقضي قدرًا هائلاً من الوقت في إدارة البريد الوارد - 28٪ من وقتنا كل أسبوع ، في الواقع. هذا وفقًا لتقرير صادر عن معهد ماكينزي العالمي. ويقدرون أن 13 ساعة من وقتنا كل أسبوع نقضي في قراءة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها والرد عليها. وهذا فقط للعمل.

البريد الإلكتروني يكلفنا أكثر من الوقت أيضًا. وفقًا لـ Tom Pisello ، المعروف أيضًا باسم The ROI Guy ، فإن التحميل الزائد للبريد الإلكتروني يكلف المؤسسات حوالي 5000 دولار لكل مستخدم في الإنتاجية المفقودة كل عام.

كم عدد رسائل البريد الإلكتروني؟

التكاليف المرتفعة والساعات الطويلة التي تقضيها مع البريد الإلكتروني ليست مفاجئة عندما تفكر في عدد رسائل البريد الإلكتروني التي نديرها. وفقًا لمجموعة Radicati Group ، يتلقى موظف المكتب العادي حوالي 78 بريدًا إلكترونيًا يوميًا. يرسلون حوالي 37 في اليوم. هذا أحد التقديرات المنخفضة أيضًا. تقول مارشا إيغان ، مؤلفة كتاب Inbox Detox و Habit of Email Excellence ، إن العامل العادي يتلقى من 100 إلى 200 بريد إلكتروني يوميًا.

ربما كان Radicati يعد فقط رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة خلال ساعات العمل. لأننا لا ندير فقط صناديق البريد الوارد الخاصة بنا في المكتب. بفضل الأجهزة المحمولة وثقافة العمل المتغيرة ، يكون معظمنا دائمًا تحت الطلب طوال الوقت. وفقًا لدراسة أجرتها شركة Good Technology:

• 40٪ منا لا يزالون يرسلون ويقرأون ويستجيبون لرسائل العمل الإلكترونية بعد الساعة 10 مساءً.
• 50٪ منا يتحققون من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بينما لا نزال في السرير
• 69٪ منا لن ينام دون التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل
• 57٪ منا يتحققون من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في نزهات العائلة
• 38٪ منا يتحققون بشكل روتيني من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أثناء تواجدهم على مائدة العشاء

هل يبدو أي من هذا السلوك مألوفًا؟ الآن أنت تعلم أنك لست وحدك. لكن مالذي تستطيع القيام به حيال ذلك؟ دعنا نلقي نظرة على بعض الاستراتيجيات التي تساعدك على ترويض بريدك الوارد واستعادة يومك - وحياتك.

البريد الإلكتروني ضروري

هذا هو الشيء: لا يمكننا القيام بوظائفنا بدون بريد إلكتروني. يعد الوصول إلى البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا للعاملين في العصر الحديث. بل إنه أكثر أهمية من الوصول إلى الإنترنت. هذا وفقًا لاستطلاع أجراه مركز بيو للأبحاث في ديسمبر 2014 ، حيث قال 61٪ من العمال إن البريد الإلكتروني "مهم جدًا" لأداء وظائفهم. ومن المثير للاهتمام أن 54٪ فقط وصفوا الإنترنت بأنه "مهم جدًا" لوظائفهم.

البريد الإلكتروني والإنتاجية

كشفت أبحاث بيو أيضًا عن معلومة أخرى غير متوقعة. على الرغم من كل المشاكل المتعلقة بالبريد الإلكتروني في مكان العمل - الضغط الناجم عن البريد الوارد المتدفق ، والبريد العشوائي ، وعذاب المناقشات المترابطة - أفاد العمال أن البريد الإلكتروني لا يزال يساهم في إنتاجيتهم. ذكرت Pew أن "7٪ فقط من البالغين العاملين عبر الإنترنت يشعرون أن إنتاجيتهم قد انخفضت بسبب الإنترنت والبريد الإلكتروني والهواتف المحمولة ، بينما يشعر 46٪ أنهم أكثر إنتاجية."

هل نمزح أنفسنا أم أن هذا دقيق؟

ربما يعتمد ذلك على كيفية مقارنة إنتاجيتنا. على الرغم من كل عيوب البريد الإلكتروني ، ماذا لو اضطررنا للعودة إلى الهواتف والمذكرات المطبوعة والبريد العادي؟ إلى متى سيكون علينا العمل للحفاظ على مخرجاتنا الحالية باستخدام هذه الأدوات؟ هل سنصل إلى المنزل على الإطلاق؟

يمكن أن توفر إدارة البريد الوارد الأفضل ما يصل إلى ثماني ساعات في الأسبوع

بينما كانت إحصائية McKinsey حول قضاء 28٪ من وقتنا على البريد الإلكتروني محبطة بعض الشيء ، كان هناك ضوء ساطع في الدراسة. يقولون أيضًا أنه يمكننا توفير ما يصل إلى سبع إلى ثماني ساعات كل أسبوع إذا أدرنا بريدنا الإلكتروني بشكل أفضل.

وفقًا لتقرير معهد ماكينزي العالمي ، "يمكن أن يؤدي تحسين الاتصال والتعاون من خلال التقنيات الاجتماعية إلى زيادة إنتاجية العاملين في مجال التفاعل بنسبة 20 إلى 25 بالمائة".

حتى أنهم وضعوا مخططًا لتوضيح هذا:

لا أعرف عنك ، لكنني أريد أن تعود ساعاتي الثمانية. اريد يوم حر!

لذلك قمت بإدراج أفضل الحيل الخاصة بي لإدارة البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى التكتيكات الأخرى التي رأيتها يستخدمها الناس على مر السنين. لقد عثرت على بعض الأدوات واختبرتها ، بل وتعمق في بعض فلسفة إدارة البريد الوارد. كل ذلك مذكور في القائمة أدناه.

اختر واختر من هذه القائمة على النحو الذي تراه مناسبًا. نقوم جميعًا بعملنا بطريقة مختلفة قليلاً ، حتى لو كنا نقوم بنفس المهمة. لذلك لا توجد طريقة سيعمل بها نظام إدارة البريد الإلكتروني لشخص واحد تمامًا مع أي شخص آخر. لكن العناصر موجودة هنا لتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في إدارة بريدك الوارد. مع بعض التدريب ، ربما يمكنك تخصيص يوم كامل كل أسبوع. بالنسبة لمعظمنا ، ستساعد حتى بضع ساعات مجانية.

1. النزول الى الصفر

لنبدأ ببعض نظرية البريد الوارد. هل سمعت من قبل عن "البريد الوارد صفر"؟ إنه مفهوم إدارة البريد الإلكتروني الذي طورته Google حيث تقوم بمعالجة بريدك الإلكتروني إلى صندوق وارد فارغ كل يوم. إنها واحدة من تلك الأفكار المتطرفة لدرجة أنهم يبقون معك - مثل أسبوع العمل لمدة أربع ساعات. شاهد العرض التقديمي من Google حول inbox zero لمعرفة المزيد.

هذا هو هدفنا. صندوق وارد فارغ ، مع كل بريد إلكتروني يتم الرد عليه أو إيداعه أو حذفه أو أرشفته أو جدولته ليتم التعامل معه في وقت لاحق. لست متأكدًا تمامًا من أنه من الواقعي تحقيق الصفر في البريد الوارد كل يوم ، ولكن رؤية صندوق بريد فارغ حتى مرة واحدة في الأسبوع سيكون بمثابة فوز كبير.

2. تحقق من البريد الإلكتروني بمعدل أقل (إذا كان بإمكانك)

يوصي العديد من خبراء إنتاجية المكاتب بفحص البريد الإلكتروني ثلاث مرات فقط في اليوم. غالبًا ما يضيفون أنه لم يشتك أحد أبدًا لأنهم لم يستجيبوا بالسرعة الكافية. أعتقد أن فكرة هذا رائعة ، لكنني لم أعمل مطلقًا في مكتب حيث ستعمل. ربما تكون نصيحة مناسبة بشكل أفضل للمديرين التنفيذيين أو كبار الموظفين.

إذا كنت تعمل في مكتب حيث يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني ثلاث مرات في اليوم ولا يتم طردك (أو لا يتم الانتقال إلى قائمة المتهربين ، مقدمة للطرد) ، جرب قاعدة ثلاث مرات في اليوم.

ربما يمكنك تعديل هذه الخدعة حتى تتحقق من بريدك الإلكتروني مرة كل ساعتين أو نحو ذلك. ما لم يكن لديك رئيس أو زميل في العمل يكتب بريدًا إلكترونيًا ، ثم ينقر فوق إرسال ، ثم يبدأ في السير إلى مكتبك للحصول على إجابتك على بريده الإلكتروني ، فمن المحتمل أن تتوقف عن التحقق من بريدك الإلكتروني مرة واحدة فقط في الساعة.

3. تقليل الفوضى

هناك خدعة يستخدمها المنظمون المحترفون والتي تنطبق مباشرة على البريد الإلكتروني. قبل أن يكتشفوا أين يجب أن يذهب كل شيء في الخزانة أو المرآب ، فإنهم يقللون من حجم الأشياء التي يجب إدارتها.

في صندوق الوارد الخاص بك ، هذا يعني إلغاء الاشتراك من كل قائمة بريد إلكتروني يمكنك القيام بها. يمكنك البدء بإلغاء الاشتراك من خمس إلى 10 قوائم غير ضرورية كل يوم. أو يمكنك استخدام أداة.

Unroll.me هو الشيء الوحيد. إنها تقوم بعمل رائع في سرد ​​كل قائمة بريد إلكتروني تتواجد فيها ، ثم تمنحك القدرة على إلغاء الاشتراك في كل قائمة بنقرة واحدة. يمكن أن تكون مكالمة إيقاظ حقيقية لمعرفة عدد القوائم التي تعمل فيها. لقد اشتركت في 714 قائمة بريد إلكتروني.

Unroll.me مجاني إلى حد ما. يمكنك استخدامه طالما أنك على استعداد "للدفع" لهم بإعجاب أو تغريدة. إذا كان بإمكانك استخدامه لإلغاء الاشتراك حتى من 20٪ من قوائم البريد الإلكتروني التي اشتركت فيها ، فستكون في طريقك لتحرير بعض الوقت.

4. أرشفة بعض الرسائل تلقائيًا

سواء كنت تستخدم Gmail أو Outlook أو أي عميل بريد إلكتروني آخر ، فهناك طريقة لتحديد رسائل البريد الإلكتروني من مرسل معين وأرشفتها. يمكنك إضافة خيار لحفظ رسائل البريد الإلكتروني في مجلد تحدده أيضًا. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لاشتراكات البريد الإلكتروني التي لا يمكنك إلغاء الاشتراك فيها ، لكنك لا تريد انسداد صندوق الوارد الخاص بك.

استخدم هذه التقنية بحذر إذا كنت تقوم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني من الأشخاص تلقائيًا. لا تسيء استخدامه. كان لدي عميل منذ بضع سنوات قام بأرشفة جميع رسائلي الإلكترونية تلقائيًا وقام بمراجعتها مرة واحدة فقط في الأسبوع. لقد وفر له بعض الوقت ، لكنه فاته مرتين رسائل البريد الإلكتروني التي كان عليه فعلاً الرد عليها على الفور. أيضًا ، عندما اكتشفت كيف كان "يديرني" ، أفسد رأيي فيه. من المحتمل أن تكون الأرشفة التلقائية للبريد الإلكتروني للأشخاص طريقة فعالة لتوفير الوقت ، ولكن يمكنك إنشاء بعض سوء النية الخطير بها.

إذا قمت بتعديل هذه التقنية لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في نهاية كل يوم ، فمن المحتمل أن تستخدم هذا دون الكثير من الضرر. سيبقي بريدك الوارد نظيفا. ستظل تخاطر بفرصة الانفجار إذا احتاج شخص ما إلى رد فوري بشأن مسألة عاجلة. بالطبع ، إذا كان صندوق الوارد الخاص بك مسدودًا بآلاف رسائل البريد الإلكتروني غير المعالجة ، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى تفويت رسالة عاجلة.

5. أتمتة ما تستطيع

أدرك أن هذه ليست سوى منشور مدونة حول إدارة بريدك الإلكتروني ، ولكن ليس من المبالغة القول إن الأداتين اللتين سأخبرك بهما قد يغيران حياتك.

Zapier و IFTTT هما أداتا أتمتة منخفضة السعر تمنحك القدرة على القيام بأشياء يعتقد معظمنا أنها لن تكون ممكنة إلا مع فريق من مطوري البرامج. إذا كان لديك ساعة مجانية (بعد تنظيف صندوق الوارد الخاص بك) ، فقد يكون الأمر يستحق وقتك للتلاعب بأي من هذه الأحجار الكريمة.

إليك بعض الأشياء التي يمكن لـ Zapier القيام بها تلقائيًا:

• احفظ رسائل بريد إلكتروني معينة في Evernote من أجلك
• أرشفة المرفقات من كل بريد إلكتروني ترسله أو تستقبله في Gmail
• أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا تذكيرًا أسبوعيًا للقيام بشيء ما

ويمكن لـ IFTTT:

• أرسل لك بريدًا إلكترونيًا إذا انخفض سعر معين عن سعر معين
• قم بتشغيل جرس الهاتف المفقود عبر البريد الإلكتروني
• اسمح لك بنسخ نسخة لنفسك على كل رسالة بريد إلكتروني لتأكيد النموذج يتم إرسالها من موقع الويب الخاص بك ، ثم أرشفة هذه النماذج في مجلد في صندوق الوارد الخاص بك
• أنشئ تذكيرًا تلقائيًا لتهتم بشيء ما إذا قمت بنجمة رسالة بريد إلكتروني في Gmail

حسنًا ، ربما لن يغيروا حياتك مثلما تزوجت ، أو أنجبت أطفالًا ، أو ربحت اليانصيب ، لكن ثق بي ، سيغيرون حياتك رغم ذلك.

6. تأجيل رسائل البريد الإلكتروني حتى تاريخ لاحق

تتيح لك SaneBox و Right Inbox والعديد من أدوات إدارة البريد الإلكتروني الأخرى وضع علامة على رسالة بريد إلكتروني ، ثم جدولة وقت لاحق للتعامل معها. إذا كنت على موعد نهائي ويجب أن يكون لديك صندوق بريد وارد يمكن إدارته ، فقد يكون هذا المنقذ.

هل تريد إرسال نفس البريد الإلكتروني كل يوم أو أسبوع أو شهر؟

تتيح لك Right Inbox و Zapier والعديد من أدوات إدارة البريد الوارد الأخرى إرسال رسائل بريد إلكتروني تذكير أو أي نوع آخر من البريد الإلكتروني إلى قائمة الأشخاص في أوقات محددة ومجدولة.

هل تريد تذكيرًا إذا لم يرد شخص ما على بريدك الإلكتروني خلال فترة زمنية محددة؟

يحتوي SaneBox والأدوات الأخرى على ميزة يمكنك من خلالها إنشاء تذكير للمتابعة إذا لم يرد عليك شخص ما. يمكنك أيضًا إرسال تذكيرات إلى نفسك.

7. جدولة موعد إرسال بريد إلكتروني

هل تعمل متأخرا اعتمادًا على ثقافة شركتك ، من الرائع أو غير الرائع إرسال رسائل البريد الإلكتروني في الساعة 2 صباحًا ، حيث يتيح لك Right Inbox جدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها وقتما تشاء ، لذلك إذا كنت تحرق زيت منتصف الليل ، فلا يجب أن يكون أحد أكثر حكمة. يمكنك جدولة ما يصل إلى عشرة رسائل بريد إلكتروني شهريًا على الخطة المجانية. بعد ذلك ، يكون 5.95 دولارًا في الشهر.

8. قم بإنشاء مجلد "للقراءة لاحقًا"

الكثير مما يأتي إلى البريد الوارد لدينا هو قراءة المواد: التقارير والدراسات والوثائق الأخرى. يمكن أن يساعد وجود مجلد للقراءة ، أو حتى مجلدين للقراءة ، في ذلك. هناك أيضًا أدوات مثل Pocket المصممة لالتقاط مواد القراءة بسهولة.

Feedly هو مثال كلاسيكي آخر على ذلك ، وطريقة أخرى لتقليل تخمة البريد الوارد. إذا كنت مشتركًا في عشرات المدونات لأنك تريد البقاء على اطلاع دائم بالمحتوى الجديد ، ففكر في التبديل إلى خلاصات RSS الخاصة بهم. ثم استخدم Feedly أو أداة RSS أخرى كطريقة للبقاء على اطلاع بما ينشرونه. سيظل بإمكانك الوصول إلى جميع منشوراتهم ، ولكن لن تضطر إلى الفرز عبر البريد الوارد للعثور عليهم.

9. استخدم Inbox by Gmail

قد لا يكون الأمر ثوريًا تمامًا كما تصور البعض ، ولكن Inbox by Gmail لديه ميزة واحدة ممتازة: سيعرض رسائل البريد الإلكتروني الجديدة من الأشخاص المهمين على هاتفك الخلوي بتنسيق مشابه لكيفية رؤيتك للرسائل النصية الجديدة على هاتفك. لن تضطر إلى التحقق من صندوق الوارد الخاص بك - سترى البريد الإلكتروني الجديد والجملة الأولى أو نحو ذلك من الرد دون تشغيل هاتفك.

يمكنك أيضًا تعيين Inbox by Gmail على الرنين أو إصدار أي ضوضاء تريدها عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا جديدًا من شخص ما. التطبيق ذكي تمامًا في اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني التي تستحق هذا الاهتمام الخاص. إذا كنت تثق به بدرجة كافية ، فقد يساعد ذلك في تقليل عدد المرات التي تلتقط فيها هاتفك أثناء العشاء.

إذاً ها أنت ذا - يوم كامل من حياتك يعود. إذا تلقيت نصيحة لإدارة البريد الإلكتروني غير مدرجة هنا ، فيرجى إخبارنا بها في التعليقات.

هل تريد المزيد من الطرق لزيادة إنتاجيتك؟ تحقق من العرض التوضيحي عند الطلب لمعرفة كيف يمكن لـ Act-On مساعدتك في تبسيط الفوضى وأتمتة المهام التي تستغرق وقتك.