生產力提示：9 種工具來馴服您的收件箱
已發表: 2015-04-10
我們花費大量時間管理我們的收件箱——實際上是每週 28% 的時間。 這是根據麥肯錫全球研究所的一份報告得出的。 他們估計我們每周有 13 個小時的時間花在閱讀、組織和回復電子郵件上。 那隻是為了工作。
電子郵件花費我們的時間也多於時間。 根據 Tom Pisello（又名 ROI Guy）的說法，電子郵件過載使組織每年因每位用戶損失生產力而損失約 5,000 美元。
多少封郵件？
當您考慮我們管理的電子郵件數量時，花在電子郵件上的高成本和長時間就不足為奇了。 據 Radicati Group 稱，上班族平均每天收到大約 78 封電子郵件。 他們每天發送大約 37 個。 這也是較低的估計之一。 收件箱排毒和卓越電子郵件習慣一書的作者瑪莎伊根說，普通員工每天會收到 100 到 200 封電子郵件。
也許 Radicati 只是在統計辦公時間內發送和接收的電子郵件。 因為我們不只是在辦公室管理我們的收件箱。 由於移動設備和不斷變化的工作文化，我們中的大多數人幾乎隨時待命。 根據 Good Technology 的一項研究：
- 晚上 10 點後，我們中有 40% 的人仍在發送、閱讀和回復工作電子郵件。
- 50% 的人在睡覺時查看工作電子郵件
- 69% 的人不查看工作郵件就不會入睡
- 57% 的人在家庭出遊時查看工作電子郵件
- 38% 的人經常在餐桌旁查看工作電子郵件
這種行為聽起來很熟悉嗎？ 現在你知道你並不孤單。 但是你能做些什麼呢？ 讓我們看看一些策略來幫助您馴服收件箱並恢復您的一天和您的生活。
電子郵件是必不可少的
事情是這樣的：沒有電子郵件我們就無法完成工作。 訪問電子郵件對於現代工作者來說至關重要。 它甚至比 Internet 訪問更為重要。 這是根據皮尤研究中心 2014 年 12 月的一項調查得出的，其中 61% 的員工表示電子郵件對於他們的工作“非常重要”。 有趣的是，只有 54% 的人認為互聯網對他們的工作“非常重要”。
電子郵件和生產力
皮尤的研究還揭示了另一條意想不到的信息。 儘管電子郵件在工作場所存在各種問題——收件箱溢出帶來的壓力、垃圾郵件以及討論的痛苦——員工報告說電子郵件仍然有助於提高他們的工作效率。 皮尤研究中心報告說：“只有 7% 的在線工作成年人認為他們的工作效率因互聯網、電子郵件和手機而下降，而 46% 的人感覺工作效率更高。”
我們是在自欺欺人，還是這是準確的？
也許這取決於我們如何比較我們的生產力。 儘管電子郵件有種種缺點，但如果我們不得不回到電話、打印的備忘錄和蝸牛郵件呢？ 我們需要多晚才能使用這些工具來維持當前的輸出？ 我們會回家嗎？
更好的收件箱管理每週最多可節省八小時
雖然麥肯錫關於我們將 28% 的時間花在電子郵件上的統計數據有點令人沮喪，但研究中有一盞明燈。 他們還說，如果我們更好地管理電子郵件，我們每周可以騰出七到八個小時。
根據麥肯錫全球研究所的報告，“通過社交技術改善溝通和協作可以將交互工作者的生產力提高 20% 到 25%。”
他們甚至製作了一張圖表來說明這一點：
我不了解你，但我想要我的八小時回來。 我想要我的自由日！
因此，我列出了我自己管理電子郵件的最佳技巧，以及我多年來看到人們使用的其他策略。 我發現並測試了一些工具，甚至深入研究了一些收件箱管理理念。 這一切都在下面的列表中列出。
從這個列表中挑選你認為合適的。 即使我們做的是同樣的工作，我們的工作方式也略有不同。 因此，一個人的電子郵件管理系統不可能對其他任何人都完全相同。 但是這裡的元素可以幫助您減少花在管理收件箱上的時間。 通過一些練習，也許您每周可以騰出一整天的時間。 對於我們大多數人來說，即使是幾個空閒時間也會有所幫助。
1. 歸零
讓我們從一些收件箱理論開始。 你聽說過“收件箱歸零”嗎？ 這是 Google 開發的一種電子郵件管理概念，您可以每天將電子郵件處理成一個空收件箱。 這是那些非常激進的想法之一，以至於它們一直伴隨著你——比如每週工作四小時。 觀看 Google 關於收件箱零的演示以了解更多信息。
這是我們的目標。 一個空的收件箱，每封電子郵件都已回复、歸檔、刪除、存檔或安排在以後處理。 我不完全確定每天收件箱為零是否現實，但即使每週看到一次空收件箱也將是一個重大勝利。
2. 少查看郵件（如果可以的話）
幾位辦公效率專家建議每天只檢查電子郵件 3 次。 他們通常會補充說，從來沒有人抱怨過，因為他們的反應不夠快。 我認為這個想法很棒，但我從來沒有在可以工作的辦公室工作過。 也許它更適合高管或高級職員。
如果你確實在一個辦公室工作，在那裡你可以一天查看郵件 3 次而不會被解僱（或者不會被移到懶惰者名單上，這是被解僱的前兆），請嘗試一天三次規則。
也許你甚至可以修改這個技巧，這樣你每兩個小時左右檢查一次你的電子郵件。 除非你的老闆或同事會打出一封電子郵件，點擊發送，然後開始走到你的辦公桌前要求你回复他們的電子郵件，否則你可能每小時只檢查一次電子郵件。
3. 盡量減少混亂
專業組織者使用的一個技巧直接適用於電子郵件。 在他們弄清楚所有東西應該放在壁櫥或車庫的什麼地方之前，他們會減少要管理的東西的數量。
在您的收件箱中，這意味著您可以取消訂閱每個電子郵件列表。 您可以從每天取消訂閱 5 到 10 個不必要的列表開始。 或者您可以使用工具。
Unroll.me 就是這樣。 它可以很好地列出您所在的每個電子郵件列表，然後讓您可以通過單擊取消訂閱每個電子郵件列表。 查看您在多少個列表中可能是一個真正的警鐘。 我訂閱了 714 個電子郵件列表。
Unroll.me 有點免費。 只要您願意通過點贊或推文“支付”他們，就可以使用它。 如果您可以使用它取消訂閱您訂閱的電子郵件列表中的 20%，那麼您就可以騰出一些時間。
4.自動歸檔部分消息
無論您使用 Gmail、Outlook 還是任何其他電子郵件客戶端，都有一種方法可以識別和存檔來自特定發件人的電子郵件。 您也可以添加一個選項，將電子郵件保存到您指定的文件夾中。 這對於您還不能退訂但又不想塞滿收件箱的電子郵件訂閱很有幫助。
如果您要自動存檔來自他人的電子郵件，請謹慎使用此技術。 不要濫用它。 幾年前，我有一個客戶自動存檔我所有的電子郵件，並且每週只查看一次。 這為他節省了一些時間，但他有兩次錯過了我發來的他確實需要立即回复的電子郵件。 此外，當我發現他是如何“管理”我時，這讓我對他的看法變壞了。 自動存檔人們的電子郵件可能是一種節省時間的有效方法，但您可能會因此產生一些嚴重的惡意。
如果您修改此技術以在每天結束時查看存檔的電子郵件，您可能可以使用它而不會造成太大損失。 它會讓你的收件箱保持乾淨。 如果有人需要立即回复緊急事件，你仍然會冒著爆發的風險。 當然，如果您的收件箱塞滿了數千封未處理的電子郵件，這也可能導致您錯過緊急消息。
5. 自動化你能做的
我知道這只是一篇關於管理您的電子郵件的博文，但可以毫不誇張地說，我將要介紹的這兩種工具可能會改變您的生活。
Zapier 和 IFTTT 是兩種低價自動化工具，它們使您能夠完成我們大多數人認為只有軟件開發人員團隊才能完成的事情。 如果您有空閒時間（在您清理完收件箱之後），可能值得您花時間來嘗試一下這些寶石中的任何一個。
以下是 Zapier 可以自動為您做的一些事情：
- 為你將某些電子郵件保存到 Evernote
- 存檔您在 Gmail 中發送或接收的每封電子郵件的附件
- 每周向您發送電子郵件提醒您做某事
而 IFTTT 可以：
- 如果某隻股票跌破某個價格，向您發送電子郵件
- 通過電子郵件打開丟失手機的鈴聲
- 讓您自己抄送從您的網站發送的每封表格確認電子郵件，然後將這些表格存檔到收件箱中的文件夾中
- 如果您在 Gmail 中為電子郵件加註星標，自動創建提醒您注意事項
好吧，也許它們不會像你結婚、生孩子或中彩票那樣改變你的生活，但相信我，它們仍然會改變你的生活。
6.將電子郵件推遲到以後
SaneBox、Right Inbox 和許多其他電子郵件管理工具可讓您標記電子郵件，然後安排稍後的時間來處理它。 如果您在截止日期前，並且必須有一個易於管理的收件箱，這可以成為您的救命稻草。
想每天、每週或每月發送相同的電子郵件嗎？
Right Inbox、Zapier 和其他幾個電子郵件收件箱管理工具可讓您在特定的預定時間向一組人員發送提醒電子郵件或任何其他類型的電子郵件。
如果有人在特定時間範圍內未回复您的電子郵件，是否需要提醒？
SaneBox 和其他工具有一個功能，如果有人沒有回复你，你可以創建一個後續提醒。 您還可以向自己發送提醒。
7. 安排發送電子郵件的時間
你工作到很晚嗎？ 根據您的公司文化，在凌晨 2 點發送電子郵件很酷或不酷 Right Inbox 可讓您安排電子郵件隨時發送，因此如果您正在熬夜，沒有人必須是更聰明。 在免費計劃中，您每月最多可以安排十封電子郵件。 之後，每月 5.95 美元。
8.創建一個“稍後閱讀”文件夾
我們收件箱中的大部分內容都是閱讀材料：報告、研究和其他文件。 擁有一個閱讀文件夾，甚至幾個閱讀文件夾，可以幫助解決這個問題。 還有像 Pocket 這樣的工具可以輕鬆捕獲閱讀材料。
Feedly 是另一個典型的例子，也是減少收件箱過剩的另一種方法。 如果您因為想了解最新內容而訂閱了數十個博客，請考慮切換到他們的 RSS 提要。 然後使用 Feedly 或其他 RSS 工具來掌握他們發布的內容。 您仍然可以訪問他們的所有帖子，但您不必通過整理收件箱來找到它們。
9. 使用 Gmail 收件箱
它可能不像某些人所說的那樣完全具有革命性，但 Gmail 的 Inbox 確實有一個出色的功能：它會在您的手機上以類似於您在手機上查看新短信的格式顯示來自重要人物的新電子郵件。您的手機。 您無需查看收件箱 - 您甚至無需打開手機即可看到新電子郵件和回复的第一句話左右。
您還可以將 Inbox by Gmail 設置為在收到某人的新電子郵件時發出提示音或發出您想要的任何聲音。 該應用程序非常聰明，可以確定哪些電子郵件值得特別關注。 如果您足夠信任它，它可能有助於減少您在晚餐時拿起手機的頻率。
所以你有它 - 你生命中的一整天。 如果您有此處未包含的電子郵件管理技巧，請在評論中告訴我們。
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