Wskazówki dotyczące produktywności: 9 narzędzi do okiełznania skrzynki odbiorczej

Spędzamy ogromną ilość czasu na zarządzaniu skrzynkami odbiorczymi – właściwie 28% naszego czasu tygodniowo. Tak wynika z raportu McKinsey Global Institute. Szacują, że 13 godzin naszego czasu każdego tygodnia spędzamy na czytaniu, organizowaniu i odpowiadaniu na e-maile. I to tylko do pracy.

E-mail kosztuje nas więcej niż czas. Według Toma Pisello, znanego również jako The ROI Guy, przeciążenie pocztą e-mail kosztuje organizacje około 5000 USD na użytkownika w postaci utraconej produktywności każdego roku.

Ile e-maili?

Wysokie koszty i długie godziny spędzone z e-mailem nie dziwią, biorąc pod uwagę, ile e-maili zarządzamy. Według Radicati Group przeciętny pracownik biurowy otrzymuje dziennie około 78 e-maili. Wysyłają około 37 dziennie. To też jeden z niższych szacunków. Marsha Egan, autorka Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, mówi, że przeciętny pracownik otrzymuje od 100 do 200 e-maili dziennie.

Może Radicati po prostu liczył e-maile wysłane i odebrane w godzinach pracy. Ponieważ nie tylko zarządzamy skrzynkami odbiorczymi w biurze. Dzięki urządzeniom mobilnym i zmieniającej się kulturze pracy większość z nas jest praktycznie cały czas pod telefonem. Według badania przeprowadzonego przez Good Technology:

• 40% z nas nadal wysyła, czyta i odpowiada na służbowe e-maile po godzinie 22:00.
• 50% z nas sprawdza służbową pocztę, gdy jesteśmy jeszcze w łóżku
• 69%z nas nie pójdzie spać bez sprawdzenia służbowej poczty
• 57% z nas sprawdza pocztę służbową podczas rodzinnych wycieczek
• 38% z nas rutynowo sprawdza pocztę służbową podczas kolacji

Czy któreś z tych zachowań brzmi znajomo? Teraz wiesz, że nie jesteś sam. Ale co możesz z tym zrobić? Przyjrzyjmy się kilku strategiom, które pomogą Ci okiełznać skrzynkę odbiorczą i odzyskać Twój dzień — i życie.

E-mail jest niezbędny

Rzecz w tym, że nie możemy wykonywać naszej pracy bez poczty e-mail. Dostęp do poczty elektronicznej jest niezbędny dla współczesnych pracowników. To nawet ważniejsze niż dostęp do Internetu. Tak wynika z ankiety Pew Research Center z grudnia 2014 r., w której 61% pracowników stwierdziło, że poczta elektroniczna jest „bardzo ważna” w wykonywaniu ich pracy. Co ciekawe, tylko 54% określiło Internet jako „bardzo ważny” w ich pracy.

E-mail i produktywność

Badania Pew ujawniły również inną nieoczekiwaną informację. Pomimo wszystkich problemów z pocztą e-mail w miejscu pracy – stresu związanego z przepełnioną skrzynką odbiorczą, spamem i agonią dyskusji na wątkach – pracownicy zgłaszali, że poczta elektroniczna nadal przyczynia się do ich produktywności. Pew donosi: „Tylko 7% dorosłych pracujących online uważa, że ​​ich produktywność spadła z powodu Internetu, poczty e-mail i telefonów komórkowych, a 46% uważa, że ​​są bardziej produktywni”.

Żartujemy sobie, czy to prawda?

Może to zależy od tego, jak porównamy naszą produktywność. Pomimo wszystkich wad poczty e-mail, co by było, gdybyśmy musieli wrócić do telefonów, drukowanych notatek i poczty tradycyjnej? Jak długo musielibyśmy pracować, aby utrzymać naszą obecną produkcję przy użyciu tych narzędzi? Czy w ogóle kiedykolwiek wrócimy do domu?

Lepsze zarządzanie skrzynką odbiorczą może zaoszczędzić nawet osiem godzin tygodniowo

Podczas gdy statystyki McKinsey dotyczące spędzania 28% naszego czasu na e-mailach były nieco przygnębiające, w badaniu pojawiło się jedno światełko. Mówią też, że moglibyśmy zwolnić od siedmiu do ośmiu godzin tygodniowo, gdybyśmy lepiej zarządzali pocztą e-mail.

Według raportu McKinsey Global Institute „Lepsza komunikacja i współpraca dzięki technologiom społecznościowym może zwiększyć produktywność pracowników interakcji o 20 do 25 procent”.

Zrobili nawet wykres, aby to zilustrować:

Nie wiem jak ty, ale ja chcę z powrotem moje osiem godzin. Chcę mój wolny dzień!

Wymieniłem więc własne najlepsze sztuczki dotyczące zarządzania pocztą e-mail oraz inne taktyki, których ludzie używali przez lata. Znalazłem i przetestowałem kilka narzędzi, a nawet zagłębiłem się w filozofię zarządzania skrzynką odbiorczą. Wszystko jest ujęte w poniższym zestawieniu.

Wybierz i wybierz z tej listy według własnego uznania. Wszyscy wykonujemy naszą pracę w nieco inny sposób, nawet jeśli wykonujemy tę samą pracę. Nie ma więc możliwości, aby system zarządzania pocztą e-mail jednej osoby działał dokładnie tak samo u kogokolwiek innego. Ale elementy są tutaj, aby skrócić czas spędzany na zarządzaniu skrzynką odbiorczą. Przy odrobinie praktyki może uda ci się zwolnić cały dzień w każdym tygodniu. Większości z nas przydałoby się nawet kilka wolnych godzin.

1. Zejdź do zera

Zacznijmy od teorii skrzynki odbiorczej. Słyszałeś kiedyś o „skrzynce odbiorczej zero”? Jest to koncepcja zarządzania pocztą e-mail opracowana przez Google, w której każdego dnia przetwarzasz pocztę aż do pustej skrzynki odbiorczej. To jeden z tych pomysłów, które są tak radykalne, że zostają z tobą – jak czterogodzinny tydzień pracy. Aby dowiedzieć się więcej, obejrzyj prezentację Google na temat skrzynki odbiorczej zero.

To jest nasz cel. Pusta skrzynka odbiorcza, z każdym e-mailem, na który udzielono odpowiedzi, zarchiwizowano, usunięto, zarchiwizowano lub zaplanowano do rozpatrzenia w późniejszym czasie. Nie jestem do końca pewien, czy osiągnięcie zera skrzynki odbiorczej każdego dnia jest realistyczne, ale zobaczenie pustej skrzynki odbiorczej nawet raz w tygodniu byłoby dużą wygraną.

2. Rzadziej sprawdzaj pocztę (jeśli możesz)

Kilku ekspertów ds. produktywności biurowej zaleca sprawdzanie poczty e-mail tylko trzy razy dziennie. Często dodają, że nikt nigdy nie narzekał, ponieważ nie reagowali wystarczająco szybko. Myślę, że pomysł na to jest świetny, ale nigdy nie pracowałem w biurze, w którym by to zadziałało. Może jest to wskazówka bardziej odpowiednia dla kadry kierowniczej lub personelu wyższego szczebla.

Jeśli pracujesz w biurze, w którym możesz sprawdzać pocztę trzy razy dziennie i nie zostać wyrzuconym (lub nie zostać przeniesionym na listę próżniaków, która poprzedza zwolnienie), wypróbuj zasadę trzech razy dziennie.

Być może możesz nawet zmodyfikować tę sztuczkę, aby sprawdzać pocztę e-mail mniej więcej co dwie godziny. O ile nie masz szefa lub współpracownika, który pisze wiadomość e-mail, klika przycisk wyślij, a następnie podchodzi do Twojego biurka, aby otrzymać odpowiedź na swój e-mail, prawdopodobnie możesz sprawdzać pocztę tylko raz na godzinę.

3. Zminimalizuj bałagan

Profesjonalni organizatorzy stosują pewną sztuczkę, która bezpośrednio odnosi się do poczty e-mail. Zanim zdecydują, gdzie wszystko powinno się znaleźć w szafie lub garażu, zmniejszają ilość rzeczy do zarządzania.

W skrzynce odbiorczej oznacza to anulowanie subskrypcji każdej możliwej listy e-mailowej. Możesz zacząć od wypisania się z pięciu do dziesięciu niepotrzebnych list każdego dnia. Lub możesz użyć narzędzia.

Unroll.me to właśnie to. Wykonuje eleganckie zadanie, wymieniając każdą listę e-mailową, na której się znajdujesz, a następnie daje możliwość anulowania subskrypcji każdej z nich jednym kliknięciem. Zobaczenie, na ilu listach się znajdujesz, może być prawdziwą pobudką. Zasubskrybowałem 714 list e-mailowych.

Unroll.me jest nieco darmowy. Możesz z niego korzystać, o ile chcesz „zapłacić” im polubieniem lub tweetem. Jeśli możesz go użyć do anulowania subskrypcji nawet z 20% list e-mail, które subskrybujesz, będziesz na najlepszej drodze do zwolnienia trochę czasu.

4. Automatycznie archiwizuj niektóre wiadomości

Niezależnie od tego, czy korzystasz z Gmaila, Outlooka czy innego klienta poczty e-mail, istnieje sposób na identyfikację i archiwizację wiadomości e-mail od określonego nadawcy. Możesz także dodać opcję zapisywania wiadomości e-mail w określonym folderze. Może to być przydatne w przypadku subskrypcji e-mail, z których nie możesz jeszcze zrezygnować, ale nie chcesz zapychać skrzynki odbiorczej.

Używaj tej techniki ostrożnie, jeśli automatycznie archiwizujesz e-maile od osób. Nie nadużywaj tego. Kilka lat temu miałem klienta, który automatycznie archiwizował wszystkie moje e-maile i przeglądał je tylko raz w tygodniu. Zaoszczędziło mu to trochę czasu, ale dwa razy przegapił e-maile ode mnie, na które naprawdę musiał natychmiast odpowiedzieć. Poza tym, kiedy dowiedziałam się, w jaki sposób „zarządza” mną, pogorszyło to moją opinię o nim. Automatyczne archiwizowanie e-maili innych osób jest prawdopodobnie skutecznym sposobem na zaoszczędzenie czasu, ale można za jego pomocą wywołać poważną złą wolę.

Jeśli zmodyfikowałeś tę technikę, aby przeglądać zarchiwizowane wiadomości e-mail na koniec każdego dnia, prawdopodobnie mógłbyś z niej korzystać bez większych szkód. Utrzymałoby to twoją skrzynkę odbiorczą w czystości. Nadal ryzykujesz wybuchem, jeśli ktoś potrzebuje natychmiastowej odpowiedzi w pilnej sprawie. Oczywiście, jeśli Twoja skrzynka odbiorcza jest zapchana tysiącami nieprzetworzonych wiadomości e-mail, może to również spowodować, że przegapisz pilną wiadomość.

5. Zautomatyzuj to, co możesz

Zdaję sobie sprawę, że to tylko wpis na blogu o zarządzaniu pocztą e-mail, ale nie jest przesadą stwierdzenie, że dwa narzędzia, o których mam zamiar opowiedzieć, mogą zmienić Twoje życie.

Zapier i IFTTT to dwa niedrogie narzędzia do automatyzacji, które dają możliwość robienia rzeczy, o których większość z nas myślała, że ​​mogą być możliwe tylko dzięki zespołowi programistów. Jeśli masz wolną godzinę (po wyczyszczeniu skrzynki odbiorczej), może warto poświęcić czas na zabawę jednym z tych klejnotów.

Oto tylko kilka rzeczy, które Zapier może zrobić dla Ciebie automatycznie:

• Zapisz określone e-maile w Evernote za Ciebie
• Archiwizuj załączniki z każdego e-maila wysyłanego lub odbieranego w Gmailu
• Wysyłaj cotygodniowe e-maile z przypomnieniem o zrobieniu czegoś

A IFTTT może:

• Wyślij wiadomość e-mail, jeśli określone akcje spadną poniżej określonej ceny
• Włącz dzwonek zagubionego telefonu przez e-mail
• Pozwól sobie na CC w każdej wiadomości e-mail z potwierdzeniem formularza wysłanej z Twojej witryny, a następnie zarchiwizuj te formularze w folderze w skrzynce odbiorczej
• Automatycznie twórz przypomnienie, aby coś załatwić, jeśli oznaczysz e-mail gwiazdką w Gmailu

Ok, więc może nie zmienią twojego życia, jak wtedy, gdy się ożeniłeś, miałeś dzieci lub wygrałeś na loterii, ale zaufaj mi, mimo to zmienią twoje życie.

6. Odłóż e-maile na później

SaneBox, Right Inbox i wiele innych narzędzi do zarządzania pocztą e-mail umożliwia zaznaczenie wiadomości e-mail, a następnie zaplanowanie późniejszego czasu, aby się nią zająć. Jeśli dotrzymujesz terminu i musisz mieć łatwą do zarządzania skrzynkę odbiorczą, może to uratować życie.

Chcesz wysyłać ten sam e-mail codziennie, co tydzień lub co miesiąc?

Right Inbox, Zapier i kilka innych narzędzi do zarządzania skrzynką e-mail umożliwia wysyłanie e-maili z przypomnieniami lub dowolnego innego rodzaju e-maili do listy osób w określonych, zaplanowanych godzinach.

Chcesz otrzymać przypomnienie, jeśli ktoś nie odpowiedział na Twój e-mail w określonym czasie?

SaneBox i inne narzędzia mają funkcję, w której możesz utworzyć przypomnienie uzupełniające, jeśli ktoś Ci nie odpowiedział. Możesz także wysyłać przypomnienia do siebie.

7. Zaplanuj, kiedy wysłać wiadomość e-mail

Pracujesz do późna? W zależności od kultury Twojej firmy wysyłanie wiadomości e-mail o 2 w nocy jest fajne lub niefajne. Right Inbox pozwoli Ci zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail w dowolnym momencie, więc jeśli spalasz olej o północy, nikt nie musi być mądrzejszy. W abonamencie bezpłatnym możesz zaplanować do dziesięciu e-maili miesięcznie. Potem jest to 5,95 USD miesięcznie.

8. Utwórz folder „przeczytaj później”.

Tak wiele z tego, co trafia do naszych skrzynek odbiorczych, to materiały do ​​czytania: raporty, opracowania i inne dokumenty. Posiadanie folderu do czytania lub nawet kilku folderów do czytania może w tym pomóc. Istnieją również narzędzia, takie jak Pocket, które umożliwiają łatwe przechwytywanie materiałów do czytania.

Feedly to kolejny klasyczny przykład tego i kolejny sposób na zmniejszenie nadmiaru skrzynek odbiorczych. Jeśli subskrybujesz dziesiątki blogów, ponieważ chcesz być na bieżąco z nowymi treściami, rozważ przejście na ich kanały RSS. Następnie użyj Feedly lub innego narzędzia RSS, aby być na bieżąco z tym, co publikują. Nadal będziesz mieć dostęp do wszystkich ich postów, ale nie będziesz musiał przeglądać skrzynki odbiorczej, aby je znaleźć.

9. Korzystaj z usługi Inbox by Gmail

Być może nie jest to aż tak rewolucyjne rozwiązanie, jak niektórzy twierdzili, ale Inbox by Gmail ma jedną znakomitą cechę: nowe wiadomości e-mail od ważnych osób będą wyświetlane na Twoim telefonie komórkowym w formacie podobnym do tego, w jaki widzisz nowe wiadomości tekstowe na Twój telefon. Nie będziesz musiał sprawdzać skrzynki odbiorczej – nową wiadomość e-mail i mniej więcej pierwsze zdanie odpowiedzi zobaczysz nawet bez włączania telefonu.

Możesz też ustawić usługę Inbox by Gmail tak, aby dzwoniła lub wydawała dowolny dźwięk, gdy otrzymasz od kogoś nowy e-mail. Aplikacja jest dość inteligentna w ustalaniu, które e-maile zasługują na szczególną uwagę. Jeśli ufasz temu wystarczająco, może pomóc zmniejszyć częstotliwość odbierania telefonu podczas kolacji.

Więc masz to - cały dzień swojego życia z powrotem. Jeśli masz wskazówkę dotyczącą zarządzania pocztą e-mail, której tu nie ma, daj nam znać w komentarzach.

Chcesz jeszcze więcej sposobów na zwiększenie produktywności? Sprawdź nasze demo na żądanie, aby dowiedzieć się, jak Act-On może pomóc uprościć chaos i zautomatyzować zadania, które zajmują Twój czas.