Produktivitätstipps: 9 Tools zum Zähmen Ihres Posteingangs

Wir verbringen enorm viel Zeit damit, unsere Posteingänge zu verwalten – tatsächlich 28 % unserer Zeit pro Woche. Das geht aus einem Bericht des McKinsey Global Institute hervor. Sie schätzen, dass 13 Stunden unserer Zeit jede Woche damit verbracht werden, E-Mails zu lesen, zu organisieren und zu beantworten. Und das nur für die Arbeit.

E-Mail kostet uns auch mehr als Zeit. Laut Tom Pisello, auch bekannt als The ROI Guy, kostet E-Mail-Überlastung Unternehmen jedes Jahr etwa 5.000 US-Dollar pro Benutzer an verlorener Produktivität.

Wie viele E-Mails?

Die hohen Kosten und die vielen Stunden, die mit E-Mails verbracht werden, sind nicht überraschend, wenn man bedenkt, wie viele E-Mails wir verwalten. Laut der Radicati Group erhält der durchschnittliche Büroangestellte etwa 78 E-Mails pro Tag. Sie senden ungefähr 37 pro Tag. Das ist auch eine der niedrigeren Schätzungen. Marsha Egan, Autorin von Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, sagt, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer 100 bis 200 E-Mails pro Tag erhält.

Vielleicht hat Radicati nur E-Mails gezählt, die während der Bürozeiten gesendet und empfangen wurden. Denn wir verwalten nicht nur unsere Postfächer im Büro. Dank mobiler Geräte und einer sich verändernden Arbeitskultur sind die meisten von uns fast immer auf Abruf. Laut einer Studie von Good Technology:

• 40 % von uns senden, lesen und beantworten nach 22 Uhr immer noch geschäftliche E-Mails.
• 50 % von uns checken geschäftliche E-Mails, während wir noch im Bett liegen
• 69 % von uns werden nicht schlafen gehen, ohne unsere geschäftlichen E-Mails zu checken
• 57 % von uns checken geschäftliche E-Mails bei Familienausflügen
• 38 % von uns checken routinemäßig geschäftliche E-Mails, während sie am Esstisch sitzen

Kommt Ihnen dieses Verhalten bekannt vor? Jetzt weißt du, dass du nicht allein bist. Aber was kann man dagegen tun? Sehen wir uns einige Strategien an, mit denen Sie Ihren Posteingang zähmen und Ihren Tag – und Ihr Leben – zurückerobern können.

E-Mail ist unerlässlich

Hier ist die Sache: Wir können unsere Arbeit nicht ohne E-Mail erledigen. Der Zugriff auf E-Mails ist für moderne Arbeitnehmer unerlässlich. Es ist sogar noch wichtiger als der Internetzugang. Das geht aus einer Umfrage des Pew Research Center vom Dezember 2014 hervor, in der 61 % der Arbeitnehmer angaben, dass E-Mail für ihre Arbeit „sehr wichtig“ ist. Interessanterweise nannten nur 54 % das Internet als „sehr wichtig“ für ihre Arbeit.

E-Mail und Produktivität

Pews Nachforschungen brachten auch eine weitere unerwartete Information ans Licht. Trotz aller Probleme mit E-Mails am Arbeitsplatz – der Stress durch einen überfüllten Posteingang, Spam und die Qual der Diskussionsfäden – berichteten die Arbeitnehmer, dass E-Mails immer noch zu ihrer Produktivität beitragen. Pew berichtet: „Nur 7 % der online arbeitenden Erwachsenen haben das Gefühl, dass ihre Produktivität aufgrund von Internet, E-Mail und Mobiltelefonen gesunken ist, während 46 % sich produktiver fühlen.“

Machen wir uns etwas vor oder ist das richtig?

Vielleicht hängt es davon ab, wie wir unsere Produktivität vergleichen. Trotz aller Nachteile von E-Mail, was wäre, wenn wir zu Telefonen, gedruckten Memos und Schneckenpost zurückkehren müssten? Wie lange müssten wir arbeiten, um unsere aktuelle Leistung mit diesen Tools aufrechtzuerhalten? Würden wir überhaupt jemals nach Hause kommen?

Eine bessere Posteingangsverwaltung könnte bis zu acht Stunden pro Woche einsparen

Während die McKinsey-Statistik, dass wir 28 % unserer Zeit mit E-Mails verbringen, etwas deprimierend war, gab es in der Studie ein leuchtendes Licht. Sie sagen auch, dass wir sieben bis acht Stunden pro Woche einsparen könnten, wenn wir unsere E-Mails besser verwalten würden.

Laut diesem Bericht des McKinsey Global Institute „könnte eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit durch soziale Technologien die Produktivität von Interaktionsarbeitern um 20 bis 25 Prozent steigern.“

Sie haben sogar ein Diagramm erstellt, um dies zu veranschaulichen:

Ich weiß nicht wie es euch geht, aber ich will meine acht Stunden zurück. Ich will meinen freien Tag!

Also habe ich meine eigenen besten Tricks für die Verwaltung von E-Mails sowie andere Taktiken aufgelistet, die ich im Laufe der Jahre gesehen habe. Ich habe ein paar Tools gefunden und getestet und mich sogar mit der Philosophie der Posteingangsverwaltung beschäftigt. Es ist alles in der folgenden Liste aufgeführt.

Wählen Sie aus dieser Liste aus, wie Sie es für richtig halten. Wir alle machen unsere Arbeit auf eine etwas andere Art und Weise, auch wenn wir die gleiche Arbeit machen. Es gibt also keine Möglichkeit, dass das E-Mail-Verwaltungssystem einer Person für alle anderen genauso funktioniert. Aber die Elemente sind für Sie da, um den Zeitaufwand für die Verwaltung Ihres Posteingangs zu reduzieren. Mit etwas Übung könnten Sie vielleicht jede Woche einen ganzen Tag frei haben. Für die meisten von uns würden sogar ein paar freie Stunden helfen.

1. Gehen Sie auf Null

Beginnen wir mit etwas Posteingangstheorie. Haben Sie schon einmal von „Posteingang Null“ gehört? Es ist ein von Google entwickeltes E-Mail-Management-Konzept, bei dem Sie Ihre E-Mails jeden Tag bis auf einen leeren Posteingang bearbeiten. Es ist eine dieser Ideen, die so radikal sind, dass sie einem im Gedächtnis bleiben – wie die Vier-Stunden-Woche. Sehen Sie sich die Präsentation von Google über Posteingang Null an, um mehr zu erfahren.

Das ist unser Ziel. Ein leerer Posteingang, in dem jede E-Mail beantwortet, abgelegt, gelöscht, archiviert oder für eine spätere Bearbeitung vorgesehen ist. Ich bin mir nicht ganz sicher, ob es realistisch ist, jeden Tag den Posteingang Null zu erreichen, aber auch nur einmal pro Woche einen leeren Posteingang zu sehen, wäre ein großer Gewinn.

2. E-Mails seltener abrufen (wenn möglich)

Mehrere Büroproduktivitätsexperten empfehlen, E-Mails nur dreimal am Tag zu überprüfen. Oft fügen sie hinzu, dass sich noch nie jemand beschwert hat, weil sie nicht schnell genug reagiert haben. Ich finde die Idee großartig, aber ich habe noch nie in einem Büro gearbeitet, wo es funktionieren würde. Vielleicht ist der Tipp besser für Führungskräfte oder leitende Angestellte geeignet.

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, in dem Sie dreimal am Tag Ihre E-Mails abrufen können und nicht gefeuert werden (oder nicht auf die Slacker-Liste gesetzt werden, die Vorstufe zur Entlassung), versuchen Sie es mit der Drei-mal-am-Tag-Regel.

Vielleicht können Sie diesen Trick sogar so ändern, dass Sie Ihre E-Mails alle zwei Stunden oder so überprüfen. Wenn Sie keinen Chef oder Kollegen haben, der eine E-Mail tippt, auf „Senden“ klickt und dann zu Ihrem Schreibtisch geht, um Ihre Antwort auf seine E-Mail zu erhalten, könnten Sie wahrscheinlich nur einmal pro Stunde Ihre E-Mails abrufen.

3. Minimieren Sie die Unordnung

Es gibt einen Trick professioneller Organisatoren, der sich direkt auf E-Mails bezieht. Bevor sie herausfinden, wo alles in einem Schrank oder einer Garage hingehört, reduzieren sie das Volumen der zu verwaltenden Dinge.

In Ihrem Posteingang bedeutet das, dass Sie sich von jeder E-Mail-Liste abmelden können. Sie können damit beginnen, jeden Tag fünf bis zehn unnötige Listen abzubestellen. Oder Sie können ein Werkzeug verwenden.

Unroll.me ist genau das Richtige. Es listet auf elegante Weise jede einzelne E-Mail-Liste auf, auf der Sie sich befinden, und gibt Ihnen dann die Möglichkeit, jede einzelne mit einem Klick abzubestellen. Es kann ein echter Weckruf sein, zu sehen, auf wie vielen Listen Sie stehen. Ich habe 714 E-Mail-Listen abonniert.

Unroll.me ist etwas kostenlos. Sie können es verwenden, solange Sie bereit sind, sie mit einem Like oder einem Tweet zu „bezahlen“. Wenn Sie es verwenden können, um sogar 20 % der E-Mail-Listen, die Sie abonniert haben, abzubestellen, werden Sie auf dem Weg sein, etwas Zeit freizugeben.

4. Einige Nachrichten automatisch archivieren

Unabhängig davon, ob Sie Gmail, Outlook oder einen anderen E-Mail-Client verwenden, gibt es eine Möglichkeit, E-Mails von einem bestimmten Absender zu identifizieren und zu archivieren. Sie können auch eine Option zum Speichern von E-Mails in einem von Ihnen angegebenen Ordner hinzufügen. Dies kann für E-Mail-Abonnements hilfreich sein, die Sie noch nicht abbestellen können, die aber Ihren Posteingang nicht verstopfen sollen.

Verwenden Sie diese Technik mit Vorsicht, wenn Sie E-Mails von Personen automatisch archivieren. Missbrauche es nicht. Ich hatte vor ein paar Jahren einen Kunden, der alle meine E-Mails automatisch archivierte und sie nur einmal pro Woche überprüfte. Das hat ihm einige Zeit gespart, aber zweimal hat er E-Mails von mir verpasst, auf die er wirklich sofort antworten musste. Als ich herausfand, wie er mich „managte“, trübte das meine Meinung über ihn. Die automatische Archivierung der E-Mails von Personen ist wahrscheinlich ein effektiver Weg, um Zeit zu sparen, aber Sie können damit ernsthaften bösen Willen erzeugen.

Wenn Sie diese Technik ändern, um die archivierten E-Mails am Ende eines jeden Tages zu überprüfen, könnten Sie dies wahrscheinlich ohne allzu großen Schaden verwenden. Es würde Ihren Posteingang sauber halten. Sie riskieren immer noch die Chance einer Explosion, wenn jemand eine sofortige Antwort in einer dringenden Angelegenheit benötigt. Wenn Ihr Posteingang mit Tausenden von unbearbeiteten E-Mails verstopft ist, kann dies natürlich auch dazu führen, dass Sie eine dringende Nachricht verpassen.

5. Automatisieren Sie, was Sie können

Mir ist klar, dass dies nur ein Blogbeitrag über die Verwaltung Ihrer E-Mails ist, aber es ist nicht übertrieben zu sagen, dass die beiden Tools, von denen ich Ihnen gleich erzählen werde, Ihr Leben verändern könnten.

Zapier und IFTTT sind zwei kostengünstige Automatisierungstools, die Ihnen die Möglichkeit geben, Dinge zu tun, von denen die meisten von uns dachten, dass sie nur mit einem Team von Softwareentwicklern möglich sind. Wenn Sie eine freie Stunde haben (nachdem Sie Ihren Posteingang aufgeräumt haben), könnte es sich lohnen, mit einem dieser Juwelen herumzuspielen.

Hier sind nur einige der Dinge, die Zapier automatisch für Sie erledigen kann:

• Speichern Sie bestimmte E-Mails für Sie in Evernote
• Archivieren Sie Anhänge von jeder E-Mail, die Sie in Google Mail senden oder empfangen
• Senden Sie Ihnen eine wöchentliche E-Mail-Erinnerung, um etwas zu tun

Und IFTTT kann:

• Senden Sie eine E-Mail, wenn eine bestimmte Aktie unter einen bestimmten Preis fällt
• Schalten Sie den Klingelton eines verlorenen Telefons per E-Mail ein
• Lassen Sie sich auf jeder Formularbestätigungs-E-Mail, die von Ihrer Website gesendet wird, selbst CC schreiben und archivieren Sie diese Formulare dann in einem Ordner in Ihrem Posteingang
• Erstellen Sie automatisch eine Erinnerung, damit Sie sich um etwas kümmern können, wenn Sie eine E-Mail in Gmail markieren

Okay, vielleicht werden sie Ihr Leben nicht so verändern, wie wenn Sie geheiratet haben, Kinder bekommen oder im Lotto gewonnen haben, aber glauben Sie mir, sie werden Ihr Leben trotzdem verändern.

6. E-Mails auf einen späteren Zeitpunkt verschieben

Mit SaneBox, Right Inbox und vielen anderen E-Mail-Verwaltungstools können Sie eine E-Mail markieren und dann einen späteren Zeitpunkt für die Bearbeitung festlegen. Wenn Sie eine Frist haben und einen überschaubaren Posteingang haben müssen, kann dies ein Lebensretter sein.

Möchten Sie jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat dieselbe E-Mail versenden?

Mit Right Inbox, Zapier und mehreren anderen Tools zur Verwaltung des E-Mail-Posteingangs können Sie Erinnerungs-E-Mails oder jede andere Art von E-Mail zu bestimmten, geplanten Zeiten an eine Liste von Personen senden.

Möchten Sie eine Erinnerung, wenn jemand nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums auf Ihre E-Mail geantwortet hat?

SaneBox und andere Tools haben eine Funktion, mit der Sie eine Erinnerung erstellen können, wenn Ihnen jemand nicht geantwortet hat. Sie können Erinnerungen auch an sich selbst senden.

7. Planen Sie, wann eine E-Mail gesendet werden soll

Arbeitest du spät? Abhängig von Ihrer Unternehmenskultur ist es entweder cool oder nicht cool, E-Mails um 2 Uhr morgens zu senden. Mit Right Inbox können Sie den Versand Ihrer E-Mails planen, wann immer Sie möchten. Wenn Sie also das Mitternachtsöl verbrennen, muss niemand das tun klüger. Im kostenlosen Plan können Sie bis zu zehn E-Mails pro Monat planen. Danach kostet es 5,95 $ im Monat.

8. Erstellen Sie einen „Später lesen“-Ordner

Vieles, was in unseren Posteingang gelangt, ist Lesematerial: Berichte, Studien und andere Dokumente. Eine Lesemappe oder sogar mehrere Lesemappen können dabei helfen. Es gibt auch Tools wie Pocket, mit denen sich Lesematerial einfach erfassen lässt.

Feedly ist ein weiteres klassisches Beispiel dafür und eine weitere Möglichkeit, die Posteingangsflut zu reduzieren. Wenn Sie Dutzende von Blogs abonniert haben, weil Sie über neue Inhalte auf dem Laufenden bleiben möchten, sollten Sie in Erwägung ziehen, zu deren RSS-Feeds zu wechseln. Verwenden Sie dann Feedly oder ein anderes RSS-Tool, um über ihre Veröffentlichungen auf dem Laufenden zu bleiben. Sie haben weiterhin Zugriff auf alle ihre Posts, aber Sie müssen nicht Ihren Posteingang durchsuchen, um sie zu finden.

9. Verwenden Sie den Posteingang von Gmail

Es ist vielleicht nicht so revolutionär, wie manche es sich vorgestellt haben, aber Inbox by Gmail hat eine hervorragende Funktion: Es zeigt neue E-Mails von wichtigen Personen auf Ihrem Handy in einem ähnlichen Format an, wie Sie neue Textnachrichten sehen dein Telefon. Sie müssen Ihren Posteingang nicht überprüfen – Sie sehen die neue E-Mail und den ersten Satz oder so der Antwort, ohne Ihr Telefon einzuschalten.

Sie können Inbox by Gmail auch so einstellen, dass es klingelt oder Geräusche macht, die Sie möchten, wenn Sie eine neue E-Mail von jemandem erhalten. Die App ist ziemlich schlau darin, herauszufinden, welche E-Mails diese besondere Aufmerksamkeit verdienen. Wenn Sie ihm genug vertrauen, kann es helfen, die Häufigkeit, mit der Sie während des Abendessens zum Telefon greifen, zu verringern.

Da haben Sie es also – einen ganzen Tag Ihres Lebens zurück. Wenn Sie einen Tipp zur E-Mail-Verwaltung haben, der hier nicht enthalten ist, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit.

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