Dicas de produtividade: 9 ferramentas para domar sua caixa de entrada

Gastamos muito tempo gerenciando nossas caixas de entrada – 28% do nosso tempo toda semana, na verdade. Isso é de acordo com um relatório do McKinsey Global Institute. Eles estimam que 13 horas do nosso tempo a cada semana são gastas lendo, organizando e respondendo a e-mails. E isso é apenas para o trabalho.

O e-mail também nos custa mais do que tempo. De acordo com Tom Pisello, também conhecido como The ROI Guy, a sobrecarga de e-mail custa às organizações cerca de US$ 5.000 por usuário em perda de produtividade a cada ano.

Quantos e-mails?

Os altos custos e as longas horas gastas com e-mail não são surpreendentes quando você considera quantos e-mails gerenciamos. De acordo com o Radicati Group, o trabalhador de escritório médio recebe cerca de 78 e-mails por dia. Eles enviam cerca de 37 por dia. Essa é uma das estimativas mais baixas também. Marsha Egan, autora de Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, diz que o trabalhador médio recebe de 100 a 200 e-mails por dia.

Talvez Radicati estivesse apenas contando e-mails enviados e recebidos durante o expediente. Porque não estamos apenas gerenciando nossas caixas de entrada no escritório. Graças aos dispositivos móveis e a uma cultura de trabalho em constante mudança, a maioria de nós está de plantão o tempo todo. De acordo com um estudo da Good Technology:

• 40% de nós ainda enviamos, lemos e respondemos a e-mails de trabalho depois das 22h.
• 50% de nós verificam o e-mail do trabalho enquanto ainda estamos na cama
• 69% de nós não vão dormir sem checar nosso e-mail de trabalho
• 57% de nós verificam e-mails de trabalho em passeios familiares
• 38% de nós verificam rotineiramente e-mails de trabalho enquanto estão à mesa de jantar

Algum desses comportamentos soa familiar? Agora você sabe que não está sozinho. Mas o que você pode fazer sobre isso? Vejamos algumas estratégias para ajudá-lo a controlar sua caixa de entrada e recuperar seu dia — e sua vida.

E-mail é essencial

Aqui está a coisa: não podemos fazer nosso trabalho sem e-mail. O acesso ao e-mail é essencial para os trabalhadores modernos. É ainda mais essencial do que o acesso à Internet. Isso é de acordo com uma pesquisa do Pew Research Center de dezembro de 2014, na qual 61% dos trabalhadores disseram que o e-mail é “muito importante” para fazer seu trabalho. Curiosamente, apenas 54% apontaram a Internet como “muito importante” para seus empregos.

E-mail e produtividade

A pesquisa do Pew também revelou outra informação inesperada. Apesar de todos os problemas com e-mail no local de trabalho – o estresse de uma caixa de entrada lotada, o spam e a agonia de discussões encadeadas – os funcionários relataram que o e-mail ainda contribui para sua produtividade. O Pew relata que “apenas 7% dos adultos que trabalham online sentem que sua produtividade caiu por causa da Internet, e-mail e telefones celulares, enquanto 46% se sentem mais produtivos”.

Estamos nos enganando ou isso é correto?

Talvez dependa de como comparamos nossa produtividade. Apesar de todas as desvantagens do e-mail, e se tivéssemos que voltar aos telefones, memorandos impressos e correio tradicional? Até que horas teríamos que trabalhar para manter nossa produção atual usando essas ferramentas? Será que algum dia chegaríamos em casa?

Um melhor gerenciamento da caixa de entrada pode economizar até oito horas por semana

Embora a estatística da McKinsey sobre gastar 28% do nosso tempo com e-mail fosse um pouco deprimente, havia uma luz brilhante no estudo. Eles também dizem que poderíamos liberar de sete a oito horas por semana se administrássemos melhor nosso e-mail.

De acordo com o relatório do McKinsey Global Institute, “a comunicação e a colaboração aprimoradas por meio de tecnologias sociais podem aumentar a produtividade dos trabalhadores de interação em 20 a 25 por cento”.

Eles até fizeram um gráfico para ilustrar isso:

Não sei você, mas eu quero minhas oito horas de volta. Eu quero meu dia livre!

Então, listei meus melhores truques para gerenciar e-mail, além de outras táticas que vi pessoas usarem ao longo dos anos. Encontrei e testei algumas ferramentas e até mergulhei em alguma filosofia de gerenciamento de caixa de entrada. Está tudo descrito na lista abaixo.

Escolha e escolha nesta lista como achar melhor. Todos nós fazemos nosso trabalho de maneira ligeiramente diferente, mesmo que estejamos fazendo o mesmo trabalho. Portanto, não há como o sistema de gerenciamento de e-mail de uma pessoa funcionar exatamente da mesma forma para qualquer outra pessoa. Mas os elementos estão aqui para você reduzir quanto tempo gasta gerenciando sua caixa de entrada. Com alguma prática, talvez você possa liberar um dia inteiro a cada semana. Para a maioria de nós, mesmo algumas horas livres ajudariam.

1. Desça a zero

Vamos começar com alguma teoria da caixa de entrada. Você já ouviu falar em “caixa de entrada zero”? É um conceito de gerenciamento de e-mail desenvolvido pelo Google, onde você processa seu e-mail em uma caixa de entrada vazia todos os dias. É uma daquelas ideias tão radicais que ficam com você – como a semana de trabalho de quatro horas. Assista à apresentação do Google sobre a caixa de entrada zero para saber mais.

Este é o nosso objetivo. Uma caixa de entrada vazia, com todos os e-mails respondidos, arquivados, excluídos, arquivados ou agendados para serem tratados posteriormente. Não tenho certeza absoluta se é realista zerar a caixa de entrada todos os dias, mas ver uma caixa de entrada vazia pelo menos uma vez por semana seria uma grande vitória.

2. Verifique o e-mail com menos frequência (se puder)

Vários especialistas em produtividade de escritório recomendam verificar o e-mail apenas três vezes por dia. Freqüentemente, eles acrescentam que ninguém nunca reclamou porque não responderam rápido o suficiente. Acho a ideia ótima, mas nunca trabalhei em um escritório onde funcionasse. Talvez seja uma dica mais adequada para executivos ou funcionários seniores.

Se você trabalha em um escritório onde pode verificar seu e-mail três vezes ao dia e não ser demitido (ou não ser movido para a lista de preguiçosos, o precursor da demissão), tente a regra de três vezes ao dia.

Talvez você possa até modificar esse truque para verificar seu e-mail uma vez a cada duas horas, mais ou menos. A menos que você tenha um chefe ou colega de trabalho que digita um e-mail, clica em enviar e começa a caminhar até sua mesa para obter sua resposta ao e-mail, provavelmente você pode verificar seu e-mail apenas uma vez por hora.

3. Minimize a desordem

Há um truque que os organizadores profissionais usam que se aplica diretamente ao e-mail. Antes de descobrirem onde tudo deve ficar em um armário ou garagem, eles reduzem o volume de coisas para gerenciar.

Na sua caixa de entrada, isso significa cancelar a assinatura de todas as listas de e-mail que você puder. Você pode começar cancelando a inscrição de cinco a 10 listas desnecessárias todos os dias. Ou você pode usar uma ferramenta.

Unroll.me é a coisa certa. Ele faz um trabalho elegante de listar todas as listas de e-mail em que você está e, em seguida, oferece a capacidade de cancelar a assinatura de cada uma com um clique. Pode ser um verdadeiro alerta para ver em quantas listas você está. Eu estava inscrito em 714 listas de e-mail.

O Unroll.me é um pouco gratuito. Você pode usá-lo desde que esteja disposto a “pagar” com um like ou um tweet. Se você puder usá-lo para cancelar a assinatura de até 20% das listas de e-mail nas quais se inscreveu, estará no caminho certo para liberar algum tempo.

4. Arquivar automaticamente algumas mensagens

Quer você use Gmail, Outlook ou qualquer outro cliente de e-mail, há uma maneira de identificar e arquivar e-mails de um remetente específico. Você também pode adicionar uma opção para salvar e-mails em uma pasta que especificar. Isso pode ser útil para assinaturas de e-mail das quais você ainda não pode cancelar, mas que não deseja entupir sua caixa de entrada.

Use esta técnica com cuidado se estiver arquivando emails de pessoas automaticamente. Não abuse. Há alguns anos, tive um cliente que arquivava automaticamente todos os meus e-mails e os revisava apenas uma vez por semana. Isso economizou algum tempo para ele, mas duas vezes ele perdeu e-mails meus aos quais realmente precisava responder imediatamente. Além disso, quando descobri como ele estava me “gerenciando”, isso azedou minha opinião sobre ele. O arquivamento automático do e-mail das pessoas provavelmente é uma maneira eficaz de economizar tempo, mas você pode criar uma séria má vontade com isso.

Se você modificar essa técnica para revisar os e-mails arquivados no final de cada dia, provavelmente poderá usá-la sem muitos danos. Isso manteria sua caixa de entrada limpa. Você ainda corre o risco de uma explosão se alguém precisar de uma resposta imediata sobre um assunto urgente. Obviamente, se sua caixa de entrada estiver lotada com milhares de e-mails não processados, isso também pode fazer com que você perca uma mensagem urgente.

5. Automatize o que puder

Sei que esta é apenas uma postagem de blog sobre como gerenciar seu e-mail, mas não é exagero dizer que as duas ferramentas sobre as quais estou prestes a falar podem mudar sua vida.

Zapier e IFTTT são duas ferramentas de automação de baixo custo que permitem que você faça coisas que a maioria de nós pensava que só seriam possíveis com uma equipe de desenvolvedores de software. Se você tiver uma hora livre (depois de limpar sua caixa de entrada), pode valer a pena brincar com qualquer uma dessas joias.

Aqui estão apenas algumas das coisas que o Zapier pode fazer por você automaticamente:

• Salve certos e-mails no Evernote para você
• Arquive anexos de todos os e-mails enviados ou recebidos no Gmail
• Enviar a você um lembrete por e-mail semanal para fazer algo

E o IFTTT pode:

• Enviar um e-mail se uma determinada ação cair abaixo de um determinado preço
• Ative a campainha de um telefone perdido via e-mail
• Permita que você mesmo copie todos os e-mails de confirmação de formulário enviados do seu site e, em seguida, arquive esses formulários em uma pasta na sua caixa de entrada
• Crie automaticamente um lembrete para você cuidar de algo se você marcar um e-mail no Gmail

Ok, talvez eles não mudem sua vida como quando você se casou, teve filhos ou ganhou na loteria, mas acredite em mim, eles mudarão sua vida mesmo assim.

6. Adie os e-mails para uma data posterior

SaneBox, Right Inbox e muitas outras ferramentas de gerenciamento de e-mail permitem que você marque um e-mail e agende um horário posterior para lidar com ele. Se você está em um prazo e deve ter uma caixa de entrada gerenciável, isso pode ser um salva-vidas.

Quer enviar o mesmo e-mail todos os dias, semanas ou meses?

Right Inbox, Zapier e várias outras ferramentas de gerenciamento de caixa de entrada de e-mail permitem que você envie e-mails de lembrete, ou qualquer outro tipo de e-mail, para uma lista de pessoas em horários específicos e programados.

Quer um lembrete se alguém não responder ao seu e-mail dentro de um prazo específico?

SaneBox e outras ferramentas têm um recurso onde você pode criar um lembrete de acompanhamento se alguém não responder a você. Você também pode enviar lembretes para si mesmo.

7. Programe quando enviar um e-mail

Você trabalha até tarde? Dependendo da cultura da sua empresa, é legal ou não é legal enviar e-mails às 2 da manhã. O Right Inbox permite que você programe seus e-mails para serem enviados quando quiser. Mais sábio. Você pode agendar até dez e-mails por mês no plano gratuito. Depois disso, são US$ 5,95 por mês.

8. Crie uma pasta “ler mais tarde”

Muito do que chega em nossas caixas de entrada são materiais de leitura: relatórios, estudos e outros documentos. Ter uma pasta de leitura, ou mesmo algumas pastas de leitura, pode ajudar nisso. Também existem ferramentas como o Pocket, feitas para capturar facilmente o material de leitura.

O Feedly é outro exemplo clássico disso e outra maneira de reduzir o excesso de caixa de entrada. Se você se inscreve em dezenas de blogs porque deseja ficar por dentro dos novos conteúdos, considere mudar para seus feeds RSS. Em seguida, use o Feedly ou outra ferramenta RSS como forma de ficar por dentro do que eles publicam. Você ainda terá acesso a todas as postagens deles, mas não precisará vasculhar sua caixa de entrada para encontrá-los.

9. Use o Inbox by Gmail

Pode não ser tão revolucionário quanto alguns dizem, mas o Inbox by Gmail tem um excelente recurso: ele mostra novos e-mails de pessoas importantes em seu telefone celular em um formato semelhante ao de como você vê novas mensagens de texto no seu telefone. Você não terá que verificar sua caixa de entrada – você verá o novo e-mail e a primeira frase ou mais da resposta, mesmo sem ligar o telefone.

Você também pode configurar o Inbox by Gmail para tocar ou fazer o barulho que quiser quando receber um novo e-mail de alguém. O aplicativo é bastante inteligente em descobrir quais e-mails merecem essa atenção especial. Se você confiar o suficiente, isso pode ajudar a reduzir a frequência com que você atende o telefone durante o jantar.

Então aí está - um dia inteiro de sua vida de volta. Se você tiver uma dica de gerenciamento de e-mail que não esteja incluída aqui, informe-nos nos comentários.

Quer ainda mais maneiras de aumentar sua produtividade? Confira nossa demonstração sob demanda para saber como o Act-On pode ajudá-lo a simplificar o caos e automatizar as tarefas que consomem seu tempo.