Verimlilik İpuçları: Gelen Kutunuzu Uysallaştıracak 9 Araç

Gelen kutularımızı yönetmek için çok fazla zaman harcıyoruz - aslında her hafta zamanımızın %28'i. Bu, McKinsey Küresel Enstitüsü'nün bir raporuna göre. Her hafta 13 saatimizin e-postaları okumak, düzenlemek ve yanıtlamakla geçtiğini tahmin ediyorlar. Ve bu sadece iş için.

E-posta da bize zamandan daha pahalıya mal oluyor. The ROI Guy olarak da bilinen Tom Pisello'ya göre, aşırı e-posta yüklemesi kuruluşlara her yıl kullanıcı başına yaklaşık 5.000 ABD doları verimlilik kaybına neden oluyor.

Kaç e-posta?

Kaç tane e-postayı yönettiğimizi düşündüğünüzde, yüksek maliyetler ve e-postayla harcanan uzun saatler şaşırtıcı değil. Radicati Group'a göre, ortalama bir ofis çalışanı günde yaklaşık 78 e-posta alıyor. Günde yaklaşık 37 gönderiyorlar. Bu da en düşük tahminlerden biri. Inbox Detox and the Habit of Email Excellence kitabının yazarı Marsha Egan, ortalama bir çalışanın günde 100 ila 200 e-posta aldığını söylüyor .

Belki de Radicati sadece mesai saatlerinde gönderilen ve alınan e-postaları sayıyordu. Çünkü ofiste sadece gelen kutularımızı yönetmiyoruz. Mobil cihazlar ve değişen çalışma kültürü sayesinde çoğumuz neredeyse her zaman telefondayız. Good Technology'den yapılan bir araştırmaya göre:

• %40'ımız hala saat 10'dan sonra iş e-postaları gönderiyor, okuyor ve yanıtlıyor.
• %50'miz hala yataktayken iş e-postalarını kontrol ediyoruz
• %69'umuz iş e-postamıza bakmadan uyumayacağız
• %57'miz aile gezilerinde iş e-postalarını kontrol ediyor
• %38'imiz yemek masasındayken rutin olarak iş e-postalarını kontrol ediyoruz

Bu davranışlardan herhangi biri tanıdık geliyor mu? Artık yalnız olmadığını biliyorsun. Ama bu konuda ne yapabilirsin? Gelen kutunuzu evcilleştirmenize ve gününüzü ve hayatınızı geri almanıza yardımcı olacak bazı stratejilere göz atalım.

E-posta çok önemlidir

Olay şu: İşlerimizi e-posta olmadan yapamayız. E-postaya erişim, günümüz çalışanları için çok önemlidir. İnternet erişiminden bile daha önemlidir. Bu, Pew Araştırma Merkezi'nin Aralık 2014'te yaptığı bir ankete göre, çalışanların %61'i e-postanın işlerini yapmak için "çok önemli" olduğunu söyledi. İlginçtir ki, yalnızca %54'ü interneti işleri için "çok önemli" olarak adlandırdı.

E-posta ve üretkenlik

Pew'in araştırması ayrıca beklenmedik başka bir bilgiyi daha ortaya çıkardı. İşyerinde e-posta ile ilgili tüm sorunlara rağmen - dolup taşan bir gelen kutusundan kaynaklanan stres, spam ve zincirleme tartışmaların ıstırabı - çalışanlar, e-postanın üretkenliklerine hâlâ katkıda bulunduğunu bildirdi. Pew, "Çevrimiçi çalışan yetişkinlerin yalnızca %7'si İnternet, e-posta ve cep telefonları nedeniyle üretkenliklerinin düştüğünü düşünürken, %46'sı daha üretken hissediyor."

Kendimizi mi kandırıyoruz yoksa bu doğru mu?

Belki de verimliliğimizi nasıl karşılaştırdığımıza bağlıdır. E-postanın tüm dezavantajlarına rağmen, ya telefonlara, basılı notlara ve salyangoz postaya geri dönsek? Bu araçları kullanarak mevcut çıktımızı korumak için ne kadar geç çalışmamız gerekir? Hiç eve varabilecek miydik?

Daha iyi gelen kutusu yönetimi, haftada sekiz saate kadar tasarruf sağlayabilir

Zamanımızın %28'ini e-postada geçirmekle ilgili McKinsey istatistiği biraz iç karartıcı olsa da, çalışmada parlayan bir ışık vardı. Ayrıca e-postamızı daha iyi yönetirsek her hafta yedi ila sekiz saat boş kalabileceğimizi söylüyorlar.

McKinsey Global Institute raporuna göre, "Sosyal teknolojiler aracılığıyla geliştirilmiş iletişim ve işbirliği, etkileşim çalışanlarının üretkenliğini yüzde 20 ila 25 oranında artırabilir."

Bunu göstermek için bir tablo bile yaptılar:

Seni bilmem ama ben sekiz saatimi geri istiyorum. Boş günümü istiyorum!

Bu yüzden, e-posta yönetimiyle ilgili en iyi taktiklerimi ve insanların yıllardır kullandığını gördüğüm diğer taktikleri listeledim. Birkaç araç bulup test ettim ve hatta bazı gelen kutusu yönetimi felsefelerini araştırdım. Her şey aşağıdaki listede belirtilmiştir.

Bu listeden uygun gördüğünüz gibi seçin ve seçin. Aynı işi yapıyor olsak bile hepimiz işimizi biraz farklı bir şekilde yapıyoruz. Bu nedenle, bir kişinin e-posta yönetim sisteminin başka biri için tam olarak aynı şekilde çalışmasının hiçbir yolu yoktur. Ancak öğeler, gelen kutunuzu yönetmek için harcadığınız zamanı azaltmanız için burada. Biraz pratikle, belki her hafta bütün bir günü serbest bırakabilirsin. Çoğumuz için birkaç boş saat bile yardımcı olur.

1. Sıfıra inin

Biraz gelen kutusu teorisiyle başlayalım. Hiç “sıfır gelen kutusu” duydunuz mu? Bu, e-postalarınızı her gün boş bir gelen kutusuna kadar işlediğiniz, Google tarafından geliştirilmiş bir e-posta yönetimi konseptidir. Bu, o kadar radikal fikirlerden biri ki, haftada dört saatlik çalışma gibi, sizinle birlikte kalıyorlar. Daha fazla bilgi edinmek için Google'ın sıfır gelen kutusu hakkındaki sunumunu izleyin.

Bu bizim hedefimiz. Yanıtlanan, dosyalanan, silinen, arşivlenen veya daha sonra ele alınmak üzere programlanan her e-postanın bulunduğu boş bir gelen kutusu. Her gün sıfır gelen kutusu elde etmenin gerçekçi olduğundan tam olarak emin değilim, ancak haftada bir bile boş bir gelen kutusu görmek büyük bir kazanç olur.

2. E-postayı daha az kontrol edin (mümkünse)

Birkaç ofis üretkenliği uzmanı, e-postaları günde yalnızca üç kez kontrol etmenizi önerir. Çoğu zaman, yeterince hızlı yanıt vermedikleri için kimsenin şikayet etmediğini eklerler. Bence bu fikir harika ama işe yarayacağı bir ofiste hiç çalışmadım. Belki de yöneticiler veya üst düzey personel için daha uygundur.

E-postanızı günde üç kez kontrol edebileceğiniz ve kovulmayacağınız (veya işten atılmanın habercisi olan tembeller listesine giremeyeceğiniz) bir ofiste çalışıyorsanız, günde üç kez kuralını deneyin.

Hatta belki bu numarayı değiştirerek e-postanızı iki saatte bir kontrol edebilirsiniz. Bir e-posta yazan, gönder düğmesine tıklayan ve ardından e-postalarına yanıtınızı almak için masanıza doğru yürümeye başlayan bir patronunuz veya iş arkadaşınız yoksa, muhtemelen e-postanızı yalnızca saatte bir kontrol etmeyi başarabilirsiniz.

3. Dağınıklığı en aza indirin

Profesyonel organizatörlerin kullandığı ve doğrudan e-posta için geçerli olan bir numara var. Bir dolaba veya garaja her şeyin nereye gitmesi gerektiğini bulmadan önce, yönetilecek şeylerin hacmini azaltırlar.

Gelen kutunuzda bu, yapabileceğiniz her e-posta listesinden çıkmak anlamına gelir. Her gün beş ila 10 gereksiz listeden aboneliğinizi iptal ederek başlayabilirsiniz. Veya bir araç kullanabilirsiniz.

Unroll.me tam da budur. Bulunduğunuz her bir e-posta listesini listelemek gibi zarif bir iş çıkarıyor ve ardından size tek bir tıklamayla her birinin aboneliğinden çıkma olanağı sağlıyor. Kaç tane listede olduğunuzu görmek gerçek bir uyandırma çağrısı olabilir. 714 e-posta listesine abone oldum.

Unroll.me biraz ücretsiz. Onlara bir beğeni veya tweet ile “ödemek” istediğiniz sürece kullanabilirsiniz. Abone olduğunuz e-posta listelerinin %20'sinden bile çıkmak için kullanabiliyorsanız, zaman kazanma yolundasınız demektir.

4. Bazı mesajları otomatik olarak arşivle

İster Gmail, ister Outlook veya başka bir e-posta istemcisi kullanın, belirli bir göndericiden gelen e-postaları tanımlamanın ve arşivlemenin bir yolu vardır. E-postaları kendi belirlediğiniz bir klasöre kaydetme seçeneği de ekleyebilirsiniz. Bu, henüz aboneliğinizi iptal edemediğiniz ancak gelen kutunuzu tıkamasını istemediğiniz e-posta abonelikleri için yararlı olabilir.

İnsanlardan gelen e-postaları otomatik olarak arşivliyorsanız, bu tekniği dikkatli kullanın. Suistimal etmeyin. Birkaç yıl önce, tüm e-postalarımı otomatik olarak arşivleyen ve bunları yalnızca haftada bir kez inceleyen bir müşterim vardı. Bu ona biraz zaman kazandırdı, ancak benden gelen ve gerçekten hemen yanıt vermesi gereken e-postaları iki kez kaçırdı. Ayrıca, beni nasıl "yönettiğini" öğrendiğimde, onun hakkındaki fikrim bozuldu. İnsanların e-postalarını otomatik olarak arşivlemek, muhtemelen zamandan tasarruf etmenin etkili bir yoludur, ancak bununla ciddi bir kötü niyet yaratabilirsiniz.

Bu tekniği her günün sonunda arşivlenen e-postaları gözden geçirecek şekilde değiştirdiyseniz, muhtemelen bunu çok fazla zarar görmeden kullanabilirsiniz. Gelen kutunuzu temiz tutardı. Birisinin acil bir konu hakkında acil cevaba ihtiyacı varsa, yine de patlama riskini alırsınız. Elbette, gelen kutunuz binlerce işlenmemiş e-posta ile tıkanmışsa, bu da acil bir mesajı kaçırmanıza neden olabilir.

5. Yapabileceklerinizi otomatikleştirin

Bunun yalnızca e-postanızı yönetmekle ilgili bir blog yazısı olduğunun farkındayım, ancak size anlatacağım iki aracın hayatınızı değiştirebileceğini söylemek abartı olmaz .

Zapier ve IFTTT, çoğumuzun yalnızca bir yazılım geliştiriciler ekibiyle mümkün olabileceğini düşündüğümüz şeyleri yapabilmenizi sağlayan iki düşük fiyatlı otomasyon aracıdır. Boş bir saatiniz varsa (gelen kutunuzu temizledikten sonra), bu mücevherlerden herhangi biriyle oynamak için ayırdığınız zamana değer olabilir.

İşte Zapier'in sizin için otomatik olarak yapabileceği şeylerden sadece birkaçı:

• Belirli e-postaları sizin için Evernote'a kaydedin
• Gmail'de gönderdiğiniz veya aldığınız her e-postadaki ekleri arşivleyin
• Bir şeyler yapmanız için size haftalık bir e-posta hatırlatıcısı gönderin

Ve IFTTT şunları yapabilir:

• Belirli bir hisse senedi belirli bir fiyatın altına düşerse size bir e-posta gönderin
• Kayıp bir telefonun zil sesini e-posta yoluyla açın
• Web sitenizden gönderilen her form onay e-postasında kendinizi CC yapmanıza izin verin, ardından bu formları gelen kutunuzdaki bir klasöre arşivleyin
• Gmail'de bir e-postaya yıldız eklerseniz, bir şeyi halletmeniz için otomatik olarak bir hatırlatıcı oluşturun

Tamam, belki evlendiğin, çocuk yaptığın ya da piyango kazandığın zamanki gibi hayatını değiştirmeyecekler ama güven bana, yine de hayatını değiştirecekler.

6. E-postaları daha sonraki bir tarihe erteleyin

SaneBox, Right Inbox ve diğer pek çok e-posta yönetim aracı, bir e-postayı işaretlemenize ve ardından bununla ilgilenmek için daha sonra bir zaman planlamanıza olanak tanır. Teslim tarihiniz varsa ve yönetilebilir bir gelen kutunuz olması gerekiyorsa, bu bir cankurtaran olabilir.

Her gün, hafta veya ayda aynı e-postayı göndermek ister misiniz?

Sağ Gelen Kutusu, Zapier ve diğer birkaç e-posta gelen kutusu yönetimi araçları, belirli, planlanmış zamanlarda bir kişi listesine hatırlatma e-postaları veya başka türde e-postalar göndermenize olanak tanır.

Birisi e-postanızı belirli bir süre içinde yanıtlamadıysa bir hatırlatma ister misiniz?

SaneBox ve diğer araçlar, biri size yanıt vermediğinde bir takip hatırlatıcısı oluşturabileceğiniz bir özelliğe sahiptir. Kendinize hatırlatıcılar da gönderebilirsiniz.

7. Bir e-postanın ne zaman gönderileceğini planlayın

Geç mi çalışıyorsun? Şirket kültürünüze bağlı olarak, e-postaları gece 2'de göndermek harikadır ya da değildir Sağ Gelen Kutusu, e-postalarınızı istediğiniz zaman gönderilecek şekilde planlamanıza olanak tanır, bu nedenle gece yarısı yağını yakıyorsanız, hiç kimse daha akıllı Ücretsiz planda ayda en fazla on e-posta planlayabilirsiniz. Ondan sonra ayda 5,95 dolar.

8. Bir "sonra oku" klasörü oluşturun

Gelen kutularımıza gelenlerin çoğu okuma materyalleridir: raporlar, çalışmalar ve diğer belgeler. Bir okuma klasörüne, hatta birkaç okuma klasörüne sahip olmak bu konuda yardımcı olabilir. Okunan materyali kolayca yakalamak için yapılmış Pocket gibi araçlar da vardır.

Feedly, bunun bir başka klasik örneği ve gelen kutusu fazlalığını azaltmanın başka bir yoludur. Yeni içeriklerden haberdar olmak istediğiniz için düzinelerce bloga abone olduysanız, RSS akışlarına geçmeyi düşünün. Ardından, yayınladıkları içerikten haberdar olmanın bir yolu olarak Feedly'yi veya başka bir RSS aracını kullanın. Tüm gönderilerine erişmeye devam edeceksiniz, ancak onları bulmak için gelen kutunuzu karıştırmanız gerekmeyecek.

9. Inbox by Gmail'i kullanın

Bazılarının iddia ettiği kadar devrim niteliğinde olmayabilir, ancak Inbox by Gmail'in mükemmel bir özelliği var: Önemli kişilerden gelen yeni e-postaları, cep telefonunuzda yeni metin mesajlarını gördüğünüze benzer bir biçimde gösterecek. Telefonunuz. Gelen kutunuzu kontrol etmeniz gerekmeyecek – telefonunuzu açmadan bile yeni e-postayı ve yanıtın ilk cümlesini göreceksiniz.

Ayrıca, Inbox by Gmail'i, birinden yeni bir e-posta aldığınızda istediğiniz sesi çıkaracak veya çalacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Uygulama, hangi e-postaların bu özel ilgiyi hak ettiğini bulma konusunda oldukça akıllı. Yeterince güveniyorsanız, akşam yemeğinde telefonunuzu elinize alma sıklığını azaltmaya yardımcı olabilir.

İşte karşınızda - hayatınızın bütün bir günü geri döndü. Burada yer almayan bir e-posta yönetimi ipucunuz varsa, lütfen yorumlarda bize bildirin.

Üretkenliğinizi artırmak için daha da fazla yol mu istiyorsunuz? Act-On'un kaosu basitleştirmenize ve zamanınızı alan görevleri otomatikleştirmenize nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için isteğe bağlı demomuzu inceleyin.