Conseils de productivité : 9 outils pour apprivoiser votre boîte de réception

Nous passons énormément de temps à gérer nos boîtes de réception – 28 % de notre temps chaque semaine, en fait. C'est selon un rapport du McKinsey Global Institute. Ils estiment que 13 heures de notre temps chaque semaine sont consacrées à la lecture, à l'organisation et à la réponse aux e-mails. Et c'est juste pour le travail.

Le courrier électronique nous coûte également plus que du temps. Selon Tom Pisello, alias The ROI Guy, la surcharge de messagerie coûte environ 5 000 $ par utilisateur en perte de productivité chaque année.

Combien d'e-mails ?

Les coûts élevés et les longues heures passées avec les e-mails ne sont pas surprenants si l'on considère le nombre d'e-mails que nous gérons. Selon le groupe Radicati, l'employé de bureau moyen reçoit environ 78 e-mails par jour. Ils en envoient environ 37 par jour. C'est aussi l'une des estimations les plus basses. Marsha Egan, auteur de Inbox Detox and the Habit of Email Excellence, affirme que le travailleur moyen reçoit 100 à 200 e-mails par jour.

Peut-être que Radicati ne faisait que compter les e-mails envoyés et reçus pendant les heures de bureau. Parce que nous ne gérons pas seulement nos boîtes de réception au bureau. Grâce aux appareils mobiles et à une culture de travail en évolution, la plupart d'entre nous sommes à peu près tout le temps sur appel. Selon une étude de Good Technology :

• 40 % d'entre nous continuent d'envoyer, de lire et de répondre à des e-mails professionnels après 22 h 00.
• 50 % d'entre nous consultent leurs e-mails professionnels pendant que nous sommes encore au lit
• 69 % d'entre nous ne s'endormiront pas sans consulter nos e-mails professionnels
• 57 % d'entre nous consultent leurs e-mails professionnels lors de sorties en famille
• 38 % d'entre nous consultent régulièrement leurs e-mails professionnels lorsqu'ils sont à table

Est-ce que l'un de ces comportements vous semble familier ? Maintenant, vous savez que vous n'êtes pas seul. Mais que pouvez-vous y faire ? Examinons quelques stratégies pour vous aider à apprivoiser votre boîte de réception et à reprendre votre journée - et votre vie.

Le courrier électronique est essentiel

Voici la chose : nous ne pouvons pas faire notre travail sans e-mail. L'accès au courrier électronique est essentiel pour les travailleurs d'aujourd'hui. C'est encore plus essentiel que l'accès à Internet. C'est selon une enquête du Pew Research Center de décembre 2014, dans laquelle 61 % des travailleurs ont déclaré que le courrier électronique est « très important » pour faire leur travail. Chose intéressante, seuls 54 % ont qualifié Internet de « très important » pour leur travail.

E-mail et productivité

Les recherches de Pew ont également révélé une autre information inattendue. Malgré tous les problèmes liés au courrier électronique sur le lieu de travail - le stress d'une boîte de réception débordante, le spam et l'agonie des fils de discussion - les travailleurs ont déclaré que le courrier électronique contribuait toujours à leur productivité. Pew rapporte que "seulement 7% des adultes qui travaillent en ligne estiment que leur productivité a chuté à cause d'Internet, des e-mails et des téléphones portables, tandis que 46% se sentent plus productifs".

Sommes-nous en train de nous leurrer ou est-ce exact?

Cela dépend peut-être de la façon dont nous comparons notre productivité. Malgré tous les inconvénients du courrier électronique, et si nous devions revenir aux téléphones, aux mémos imprimés et au courrier postal ? Combien de temps devrions-nous travailler pour maintenir notre production actuelle en utilisant ces outils ? Arriverions-nous jamais à la maison ?

Une meilleure gestion de la boîte de réception pourrait permettre d'économiser jusqu'à huit heures par semaine

Alors que la statistique de McKinsey sur le fait de passer 28% de notre temps sur le courrier électronique était un peu déprimante, il y avait une lumière brillante dans l'étude. Ils disent aussi que nous pourrions libérer jusqu'à sept à huit heures par semaine si nous gérions mieux nos e-mails.

Selon ce rapport du McKinsey Global Institute, "l'amélioration de la communication et de la collaboration grâce aux technologies sociales pourrait augmenter la productivité des travailleurs de l'interaction de 20 à 25 %".

Ils ont même fait un tableau pour illustrer cela :

Je ne sais pas pour vous, mais je veux récupérer mes huit heures. Je veux ma journée libre !

J'ai donc énuméré mes meilleures astuces pour gérer les e-mails, ainsi que d'autres tactiques que j'ai vues utiliser au fil des ans. J'ai trouvé et testé quelques outils, et même plongé dans une philosophie de gestion de la boîte de réception. Tout est indiqué dans la liste ci-dessous.

Choisissez parmi cette liste comme bon vous semble. Nous faisons tous notre travail d'une manière légèrement différente, même si nous faisons le même travail. Il est donc impossible que le système de gestion des e-mails d'une personne fonctionne exactement de la même manière pour n'importe qui d'autre. Mais les éléments sont là pour vous permettre de réduire le temps que vous passez à gérer votre boîte de réception. Avec un peu de pratique, vous pourriez peut-être libérer une journée entière chaque semaine. Pour la plupart d'entre nous, même quelques heures gratuites seraient utiles.

1. Descendez à zéro

Commençons par une théorie de la boîte de réception. Avez-vous déjà entendu parler de "boîte de réception zéro" ? Il s'agit d'un concept de gestion des e-mails développé par Google dans lequel vous traitez chaque jour vos e-mails dans une boîte de réception vide. C'est une de ces idées si radicales qu'elles restent avec vous - comme la semaine de travail de quatre heures. Regardez la présentation de Google sur la boîte de réception zéro pour en savoir plus.

C'est notre objectif. Une boîte de réception vide, avec chaque e-mail répondu, classé, supprimé, archivé ou programmé pour être traité ultérieurement. Je ne suis pas tout à fait sûr qu'il soit réaliste d'atteindre zéro boîte de réception tous les jours, mais voir une boîte de réception vide même une fois par semaine serait une victoire majeure.

2. Vérifiez vos e-mails moins souvent (si vous le pouvez)

Plusieurs experts en productivité bureautique recommandent de ne consulter les e-mails que trois fois par jour. Souvent, ils ajoutent que personne ne s'est jamais plaint parce qu'ils n'ont pas répondu assez vite. Je pense que l'idée est géniale, mais je n'ai jamais travaillé dans un bureau où cela fonctionnerait. Peut-être que c'est un pourboire mieux adapté aux cadres ou aux cadres supérieurs.

Si vous travaillez dans un bureau où vous pouvez consulter vos e-mails trois fois par jour sans vous faire virer (ou ne pas être transféré sur la liste des fainéants, le précurseur du licenciement), essayez la règle des trois fois par jour.

Vous pouvez peut-être même modifier cette astuce pour vérifier votre courrier électronique une fois toutes les deux heures environ. À moins que vous n'ayez un patron ou un collègue qui tape un e-mail, clique sur envoyer, puis commence à se diriger vers votre bureau pour obtenir votre réponse à son e-mail, vous pourriez probablement ne vérifier votre e-mail qu'une fois par heure.

3. Minimisez l'encombrement

Les organisateurs professionnels utilisent une astuce qui s'applique directement aux e-mails. Avant de savoir où tout doit aller dans un placard ou un garage, ils réduisent le volume de choses à gérer.

Dans votre boîte de réception, cela signifie que vous vous désabonnez de toutes les listes de diffusion que vous pouvez. Vous pouvez commencer par vous désinscrire de cinq à 10 listes inutiles chaque jour. Ou vous pouvez utiliser un outil.

Unroll.me est exactement ce qu'il vous faut. Il fait un travail élégant en répertoriant chaque liste de diffusion sur laquelle vous vous trouvez, puis vous donne la possibilité de vous désabonner de chacune d'elles en un seul clic. Cela peut être un véritable signal d'alarme pour voir sur combien de listes vous êtes. J'étais abonné à 714 listes de diffusion.

Unroll.me est un peu gratuit. Vous pouvez l'utiliser tant que vous êtes prêt à les "payer" avec un like ou un tweet. Si vous pouvez l'utiliser pour vous désinscrire même de 20% des listes de diffusion auxquelles vous êtes abonné, vous serez sur la bonne voie pour libérer du temps.

4. Archiver automatiquement certains messages

Que vous utilisiez Gmail ou Outlook ou tout autre client de messagerie, il existe un moyen d'identifier et d'archiver les e-mails d'un expéditeur spécifique. Vous pouvez également ajouter une option pour enregistrer les e-mails dans un dossier que vous spécifiez. Cela peut être utile pour les abonnements par e-mail dont vous ne pouvez pas encore vous désabonner, mais dont vous ne voulez pas encombrer votre boîte de réception.

Utilisez cette technique avec prudence si vous archivez automatiquement les e-mails de personnes. N'en abusez pas. Il y a quelques années, j'avais un client qui archivait automatiquement tous mes e-mails et ne les examinait qu'une fois par semaine. Cela lui a fait gagner du temps, mais il a raté deux fois des e-mails de ma part auxquels il avait vraiment besoin de répondre immédiatement. De plus, quand j'ai découvert comment il me « gérait », cela a aigri mon opinion sur lui. L'archivage automatique des e-mails des personnes est probablement un moyen efficace de gagner du temps, mais vous pouvez créer de graves mécontentements.

Si vous avez modifié cette technique pour revoir les e-mails archivés à la fin de chaque journée, vous pourriez probablement l'utiliser sans trop de dégâts. Cela garderait votre boîte de réception propre. Vous risquez toujours de vous faire exploser si quelqu'un a besoin d'une réponse immédiate à propos d'une question urgente. Bien sûr, si votre boîte de réception est encombrée de milliers d'e-mails non traités, cela peut également vous faire manquer un message urgent.

5. Automatisez ce que vous pouvez

Je me rends compte qu'il ne s'agit que d'un article de blog sur la gestion de votre messagerie, mais il n'est pas exagéré de dire que les deux outils dont je vais vous parler pourraient bien changer votre vie.

Zapier et IFTTT sont deux outils d'automatisation à bas prix qui vous permettent de faire des choses que la plupart d'entre nous pensaient ne pouvoir être possibles qu'avec une équipe de développeurs de logiciels. Si vous avez une heure gratuite (après avoir nettoyé votre boîte de réception), cela vaut peut-être la peine de jouer avec l'un de ces joyaux.

Voici quelques-unes des choses que Zapier peut faire automatiquement pour vous :

• Enregistrez certains e-mails dans Evernote pour vous
• Archivez les pièces jointes de chaque e-mail que vous envoyez ou recevez dans Gmail
• Vous envoyer un rappel hebdomadaire par e-mail pour faire quelque chose

Et IFTTT peut :

• Vous envoyer un e-mail si un certain stock tombe en dessous d'un certain prix
• Activer la sonnerie d'un téléphone perdu par e-mail
• Laissez-vous mettre en copie de chaque e-mail de confirmation de formulaire envoyé depuis votre site Web, puis archivez ces formulaires dans un dossier de votre boîte de réception.
• Créer automatiquement un rappel pour que vous vous occupiez de quelque chose si vous suivez un e-mail dans Gmail

D'accord, alors peut-être qu'ils ne changeront pas votre vie comme lorsque vous vous êtes marié, avez eu des enfants ou gagné à la loterie, mais croyez-moi, ils changeront néanmoins votre vie.

6. Reportez les e-mails à une date ultérieure

SaneBox, Right Inbox et de nombreux autres outils de gestion des e-mails vous permettent de marquer un e-mail, puis de programmer une date ultérieure pour le traiter. Si vous avez une date limite et que vous devez avoir une boîte de réception gérable, cela peut vous sauver la vie.

Vous souhaitez envoyer le même e-mail tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois ?

Right Inbox, Zapier et plusieurs autres outils de gestion de boîte de réception vous permettent d'envoyer des e-mails de rappel, ou tout autre type d'e-mail, à une liste de personnes à des heures précises et planifiées.

Vous voulez un rappel si quelqu'un n'a pas répondu à votre e-mail dans un délai précis ?

SaneBox et d'autres outils ont une fonctionnalité où vous pouvez créer un rappel de suivi si quelqu'un ne vous a pas répondu. Vous pouvez également vous envoyer des rappels.

7. Planifiez quand envoyer un e-mail

Travaillez-vous tard? Selon la culture de votre entreprise, c'est cool ou pas cool d'envoyer des e-mails à 2 heures du matin. Right Inbox vous permettra de planifier l'envoi de vos e-mails quand vous le souhaitez, donc si vous brûlez l'huile de minuit, personne ne doit être le plus sage. Vous pouvez programmer jusqu'à dix e-mails par mois avec le forfait gratuit. Après cela, c'est 5,95 $ par mois.

8. Créez un dossier "lire plus tard"

Une grande partie de ce qui arrive dans nos boîtes de réception est constituée de documents de lecture : rapports, études et autres documents. Avoir un dossier de lecture, ou même quelques dossiers de lecture, peut vous aider. Il existe également des outils comme Pocket qui sont conçus pour capturer facilement du matériel de lecture.

Feedly en est un autre exemple classique et un autre moyen de réduire la surabondance de la boîte de réception. Si vous vous êtes abonné à des dizaines de blogs parce que vous souhaitez rester au courant des nouveaux contenus, envisagez de passer à leurs flux RSS. Utilisez ensuite Feedly ou un autre outil RSS pour rester au courant de ce qu'ils publient. Vous aurez toujours accès à tous leurs messages, mais vous n'aurez pas à trier votre boîte de réception pour les trouver.

9. Utilisez la boîte de réception de Gmail

Ce n'est peut-être pas aussi révolutionnaire que certains l'ont laissé entendre, mais Inbox by Gmail a une excellente fonctionnalité : il affichera les nouveaux e-mails de personnes importantes sur votre téléphone portable dans un format similaire à la façon dont vous voyez les nouveaux messages texte sur ton téléphone. Vous n'aurez pas à vérifier votre boîte de réception - vous verrez le nouvel e-mail et la première phrase environ de la réponse sans même allumer votre téléphone.

Vous pouvez également configurer Inbox by Gmail pour qu'il sonne ou fasse le bruit que vous voulez lorsque vous recevez un nouvel e-mail de quelqu'un. L'application est assez intelligente pour déterminer quels e-mails méritent cette attention particulière. Si vous lui faites suffisamment confiance, cela pourrait aider à réduire la fréquence à laquelle vous décrochez votre téléphone pendant le dîner.

Alors voilà - une journée entière de votre vie en arrière. Si vous avez un conseil de gestion des e-mails qui n'est pas inclus ici, veuillez nous en informer dans les commentaires.

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