Как составить план продуктивности за пять простых шагов
Опубликовано: 2022-05-07Для большинства из нас продуктивность не является естественной. Достижение всего без усилий — это не то, кем я являюсь как человек.
Однако все можно сделать, если вы приложите усилия, чтобы подумать наперед и организоваться. Как и успех, продуктивность начинается с плана.
Знаете ли вы, как составить план, который повысит вашу продуктивность? Если нет — вы в правильном месте. (Но даже если вы это сделаете, оставайтесь с нами, вы можете узнать что-то новое!)
В этой статье мы покажем вам, как составить план повышения производительности — от правильного мышления до исполнения и практических советов.

Что такое план продуктивности? И почему важно, чтобы вы его сделали?
Проще говоря, план продуктивности — это уникальный план, который вы составляете для повышения своей эффективности. Он состоит из ваших приоритетных задач, запланированных оптимальным образом. Это означает, что вам нужно включить все свои основные задания в план производительности, уделяя внимание оставлению некоторого буфера (для срочных задач, которые могут появиться).
Итак, почему важно составлять планы продуктивности? Что ж, эти документы могут вам помочь:
- организовать свои задания,
- различать значимые и незначимые задачи,
- быть лучше в принятии решений и
- согласовывайте свои долгосрочные цели с краткосрочными.
Вы можете создать план повышения производительности на всю неделю. Еженедельные планы продуктивности позволяют более эффективно структурировать неделю и гарантировать, что вы не пропустите ни одной важной задачи или мероприятия.
С другой стороны, может быть, вы предпочитаете разрабатывать свои планы день за днем. В этом случае вы можете потратить некоторое время на создание плана продуктивности утром или накануне вечером.
Независимо от того, какой тип вы выберете, убедитесь, что все начинается с ума, поэтому давайте сначала посмотрим, как настроиться на продуктивное мышление.
Создайте правильное мышление для продуктивной работы
Прежде чем приступить к созданию планов продуктивности, погрузитесь в игру. Если вы хотите построить что-то, что выдержит испытание временем, вы должны убедиться, что фундамент хорошего качества. Ваши мысли становятся вашими словами, ваши слова становятся вашими действиями, ваши действия становятся вашими привычками… вы знаете, в чем дело.
Первый шаг к правильному мышлению — это осознание того, что быть продуктивным не значит быть занятым. Давайте узнаем больше о разнице между занятостью и продуктивностью.
Вы заняты?
Многие исследования доказали, что культура занятости снижает продуктивность и даже приводит к профессиональному выгоранию.
В одной из статей HBR о занятости и ее связи с выгоранием автор рассказывает о парадоксе занятости . Таким образом, когда мы заняты, мы можем сосредоточить свое внимание только на самых неотложных задачах, которые часто малоценны. Это явление известно как « туннелирование ». Мы чувствуем, что находимся в туннеле и можем видеть только те задачи, которые стоят перед нами, то есть самые неотложные. В результате у нас обычно не хватает времени для решения важных задач, поэтому мы не так продуктивны, как хотелось бы. Более того, отсутствие времени для работы над жизненно важными задачами удерживает вас от достижения долгосрочных целей.
Вы продуктивны?
С другой стороны, продуктивность означает, что вы наилучшим образом используете свое время и энергию. Он больше ориентирован на качество (получение результатов), чем на количество (тратит много времени на работу).
Итак, как же избежать занятости и восстановить продуктивность? Вот несколько способов быть продуктивным:
- Старайтесь направлять свое внимание на одну задачу за раз . Поверьте, вам будет намного проще выполнять свои задачи. Напротив, многозадачность или переключение между проектами и задачами может только сделать вас очень занятым. Но на самом деле вы только потратите свое драгоценное время.
- Всегда делайте перерывы, чтобы очистить свой разум . «Туннелирование» в течение дня без отдыха может быть утомительным. Итак, выйдите из туннеля, перезарядите свой разум на пару минут, а затем возвращайтесь к работе. Вы наверняка сможете правильно разобраться, какие задачи являются ключевыми в данный момент, а какие нет.
- Научитесь говорить «Нет». Если вы имеете дело с нереальными сроками или уже завалены заданиями, не бойтесь вежливо сказать «нет» на работе. Таким образом, вы сэкономите время на приоритетных задачах.
Теперь, когда мы разграничили продуктивность и занятость, давайте углубимся в продуктивное мышление.
Наиболее важные аспекты продуктивного мышления
Продуктивное мышление состоит из нескольких различных аспектов:
- видение,
- дисциплина,
- (внутренняя мотивация,
- критическое и стратегическое мышление,
- открытость и готовность учиться,
- уверенность в себе и позитивный настрой.
Теперь давайте посмотрим, почему каждый из этих аспектов имеет решающее значение для развития продуктивного мышления.
Видение
Вы должны знать, чего именно хотите — только тогда вы сможете поставить адекватные цели и создать хорошую стратегию.
Иметь ясное видение в уме означает знать, каковы ваши конечные цели. Затем все, что вам нужно сделать, это убедиться, что вы делаете все возможное каждый день, чтобы немного приблизиться к своим долгосрочным целям. Итак, как только вы определите свои годовые цели, вы должны разбить их на ежемесячные, затем еженедельные и ежедневные цели.
Например, если вы хотите принять участие в марафоне в следующем году, единственный способ реализовать это видение — разработать подробную стратегию и согласовать эту долгосрочную цель с вашими ежедневными задачами. В этом случае ежедневными целями могут быть кардио и силовые упражнения по одному часу каждая.
Дисциплина
Как часто вы действительно мотивированы работать?
Несмотря на то, что я люблю свою работу, я абсолютно не чувствую мотивации каждый рабочий день с 9 до 5. Я также не могу позволить себе ждать, пока музы мотивации и вдохновения благословят меня своим присутствием, по крайней мере, если я не стремлюсь чтобы оплатить мои счета за месяц.
Вот тут-то и вступает в дело дисциплина. Успешные люди умеют откладывать удовлетворение и добиваться цели, даже если они предпочитают заниматься чем-то более веселым.
Какие общие черты характерны для высокодисциплинированных людей? Что ж, эти качества обычно включают чувство ответственности, настойчивость, сильную трудовую этику и заботу о себе. Таким образом, развитие этих качеств, несомненно, поможет вам стать более дисциплинированным.
(Внутренняя мотивация
Чтобы быть дисциплинированным более чем на несколько дней, вы должны знать свое « Почему ?». Почему ты делаешь то, что делаешь? Мотивация, которую мы получаем из вдохновляющих цитат, не уведет нас далеко, но внутренняя мотивация поможет. Как отмечается в одной из статей журнала Psychology Today, « внутренняя мотивация подобна бесконечному источнику. Это управляет поведением изнутри ». Благодаря этому типу мотивации мы делаем то, что доставляет удовольствие, не ожидая никакого вознаграждения. Кроме того, внутренняя мотивация также поможет вам оставаться настойчивым, даже когда дела идут плохо.
Критическое и стратегическое мышление
Смотрите на происходящее объективно, рационально и с разных точек зрения. Чтобы улучшить свое критическое мышление, вы должны:
- Помните о своих долгосрочных целях и думайте о том, как вы можете их достичь.
- Совершенствуйте свои навыки решения проблем. Таким образом, вы убедитесь, что принимаемые вами решения соответствуют как вашим краткосрочным, так и долгосрочным целям.
- Думайте нестандартно. Всякий раз, когда вы имеете дело со сложными задачами, обязательно рассматривайте задания с разных точек зрения.
Способность мыслить стратегически поможет вам с легкостью решать проблемы, что также повысит вашу продуктивность.
Открытость и желание учиться
Вам нужны эти качества, чтобы совершенствовать не только свою работу, но и себя.
Когда вы непредубеждены, вам легче придумывать новые идеи, которые могут быть весьма полезны на работе, а также в повседневной жизни. Кроме того, непредубежденные люди обычно хорошо решают проблемы, поскольку они могут подойти к любой проблеме с разных точек зрения.
Кроме того, когда вы стремитесь получить знания, вы всегда будете готовы оставаться на шаг впереди, осваивая новые навыки. На самом деле, по словам Кэрол Двек, психолога, интересующегося человеческой мотивацией, существует два типа мышления:
- Фиксированное мышление — интеллект фиксирован. Например, люди, которые хотят выглядеть умными, обычно склонны легко сдаваться и держаться подальше от проблем.
- Мышление роста — интеллект можно развивать. Например, люди, которые стремятся учиться, обычно не боятся трудностей и готовы продолжать, когда сталкиваются с препятствиями.
Итак, сделайте все возможное, чтобы питать мышление роста.
Чем лучше вы разбираетесь в этих чертах, тем эффективнее вы становитесь и, как следствие, тем продуктивнее вы становитесь.
Уверенность в себе и позитивный настрой
И последнее, но не менее важное: вы должны верить в себя. Как гласит знаменитая цитата Генри Форда: « Думаете ли вы, что можете, или думаете, что не можете — вы правы. ”
Вы должны как-то убедить себя, что вы способны делать все, что вам нужно, и что вы можете делать это очень хорошо (что может быть не так просто, но я верю в вас).
Составьте план продуктивности за 5 шагов
Когда мы закладываем правильный фундамент, пора действовать. Вот жизненно важные шаги, которые необходимо предпринять для разработки плана повышения производительности.
1. Перечислите все задачи, которые вам нужно выполнить
Выбрасывайте все, что приходит вам в голову, будь то большой проект или повседневная работа, например, вынос мусора. Пока не беспокойтесь о расстановке приоритетов, вы сделаете это на следующем шаге.

2. Организуйте задачи по важности
Какие задачи приведут вас дальше всего к достижению ваших целей? Какие задачи будут иметь самые большие последствия, если они не будут выполнены? Какие задачи наиболее актуальны?
Вот пример того, как вы можете разбить свои задачи на две категории: важные и срочные. Эти действия включают в себя как рабочие задачи, так и ваши повседневные дела.
Мы также рассмотрели несколько стратегий, которые помогут вам расставить приоритеты.

Организуйте задачи с помощью техники матрицы Эйзенхауэра
Еще один способ разделить задачи по степени срочности и важности — попробовать метод матрицы Эйзенхауэра. Чтобы использовать этот метод, вам нужно разделить свои задания на четыре квадранта:
- Первый квадрант : Важные и срочные дела.
- Второй квадрант : Важные, но не срочные дела.
- Третий квадрант : Неважные срочные задачи.
- Четвертый квадрант : Неважные задачи, которые не являются срочными.
Этот метод управления временем может помочь вам оценить свои задачи и решить, какие из них являются наиболее важными. Кроме того, вы сможете пересмотреть, что является срочным, а что нет.

Организуйте задачи с помощью стратегии Уоррена Баффета «2 списка».
Помимо метода матрицы Эйзенхауэра, есть еще одна стратегия, которую вы можете использовать для организации своих задач — метод «2 списка» Уоррена Баффета.

Итак, что стоит за этой акцией?
Уоррен Баффет использует простую стратегию «2 списка», чтобы помочь своим сотрудникам определить свои приоритеты и действия. Это действие может максимизировать ваше внимание и дать вам лучшее понимание ваших приоритетов.
Вот как все началось. Когда Баффет разговаривал со своим личным пилотом Майком Флинтом, они затронули тему карьерных приоритетов Флинта. Баффет попросил его выполнить упражнение из трех шагов:
- Он попросил его записать 25 главных карьерных приоритетов.
- После этого Флинту пришлось просмотреть список и обвести 5 своих главных приоритетов.
- В итоге у него было два списка: список 1 с обведенными пятью лучшими голами и список 2 с 20 другими голами.
Поскольку Флинт сказал, что начнет работу над топ-5 немедленно, Баффет предложил вопрос: « А что насчет тех, кого вы не обвели кружком? ”
« Ну, я в первую очередь обращаю внимание на топ-5, но остальные 20 идут на втором месте. Они по-прежнему важны, поэтому я буду работать над ними время от времени, когда считаю нужным. Они не такие срочные, но я все же планирую уделить им особое внимание. ”
Баффет ответил: « Нет. Вы ошиблись, Майк. Все, что вы не обвели кружком, просто стало вашим списком, которого следует избегать любой ценой. Несмотря ни на что, эти вещи не привлекут вашего внимания, пока вы не добьетесь успеха в своей пятерке ».
3. Найдите стратегию продуктивности, которая лучше всего подходит для вас
Теперь, когда мы расставили приоритеты для наших задач, пришло время определить наилучшую стратегию продуктивности для создания плана. Важность правильной стратегии заключается в том, что она помогает вам не сбиться с пути к своим целям.
Мы рассмотрим несколько популярных стратегий, которые вы можете использовать:
- Стратегия Энтони Троллопа,
- Метод Айви Ли и
- Принцип Парето (правило 80/20).
Попробуйте найти тот, который будет соответствовать вашему стилю жизни и сделает ваше планирование производительности более плавным.
Стратегия Энтони Троллопа по работе над большими проектами
Мы много раз говорили в разных статьях о том, как в первую очередь нужно выполнить самую важную задачу. Но что, если эта первая задача действительно большая, занимает слишком много времени и расстраивает вас? Давайте посмотрим, что Энтони Троллоп говорит по этому поводу.
Троллоп — плодовитый английский писатель. Писать, не говоря уже о написании романов, может занять много времени и разочаровать.
У Троллопа было решение: вместо того, чтобы измерять свой прогресс на основе завершения глав, он измерял свой прогресс с 15-минутными интервалами времени. Это позволило ему ощутить чувство выполненного долга и получить немедленную отдачу.
Вот как Троллоп объяснил свою стратегию в книге Мэйсона Карри « Ежедневные ритуалы: как работают художники »:
«В это время стало моим обычаем — и до сих пор остается моим обычаем, хотя в последнее время я стал немного снисходительнее к себе — писать с часами впереди себя и требовать от себя 250 слов каждые четверть часа…
Такое разделение времени позволяло мне выпускать более десяти страниц обычного тома романа в день, а если бы я продолжал в том же духе в течение десяти месяцев, то в результате получило бы три романа по три тома каждый в год…»
Таким образом, часто измеряя свой прогресс, вы будете лучше чувствовать достижения и, таким образом, будете мотивированы продолжать свою работу.
Метод Айви Ли
Айви Ли была консультантом по производительности, работавшей на Чарльза М. Шваба, генерального директора Bethlehem Steel Corporation. Работа Ли заключалась в повышении эффективности компании. Имея долгую историю, метод Айви Ли восходит к 1918 году, и он может быть хорошим выбором, если вы новичок в создании планов производительности. Метод прост — настолько прост, что вызывает подозрение в его эффективности. Но, может быть, его простота и есть причина его эффективности?
- В конце каждого рабочего дня записывайте 6 задач, которые вам нужно выполнить завтра.
- Расположите их в порядке их истинной важности.
- Придя на работу, сосредоточьтесь на первой задаче. Работайте до тех пор, пока задание не будет выполнено, затем переходите ко второму.
- Таким же образом проработайте остальную часть списка. Если вам не удастся выполнить их все, перенесите незавершенные задачи в список на завтра.
- Повторить.
Принцип Парето (Правило 80/20)
Принцип Парето — это не закон, а наблюдение о том, что большинство вещей в жизни распределены неравномерно. Это произошло из наблюдения, что 80% богатства в Италии принадлежит 20% населения.
В своей статье о правиле 80/20 Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор книги Eat That Frog , упомянул два термина: «важно немногие» и «тривиально много». Эти термины были придуманы основателем принципа Парето Вильфредо Парето, который утверждал, что в любом обществе эти «жизненно важные немногие» — это люди, принадлежащие к 20% населения в отношении денег и влияния. «Многие тривиальные» принадлежат большинству населения.
Вот несколько примеров правила 80/20:
- 20% наших действий составляют 80% результата.
- 20% клиентов приносят 80% дохода.
- 20% причин составляют 80% обстоятельств.
Дополнительный пример: помните, когда вы делали групповые проекты в школе, и один человек всегда выполнял большую часть работы? Да, это принцип Парето.
Что это значит для нас и как это применить?
Найдите те ключевые 20% действий, которые имеют значение для вас, и сосредоточьтесь на них. Наше время и энергия являются ограниченными ресурсами и должны использоваться с умом.
4. Засекайте время
Выясните, сколько времени вам нужно для каждой задачи и сколько у вас есть в целом (день, неделя, месяц). Если вы не знаете, сколько времени занимает каждая из ваших задач (большинство из нас этого не знает, трудно точно оценить, когда вы погружены в работу), попробуйте отслеживать свое время с помощью такого приложения, как Clockify.
Это не может быть проще: запускайте таймер, когда начинаете определенное действие, и останавливайте таймер, когда закончите. Если ваша деятельность связана с цифровыми данными, вы можете использовать автоматический счетчик времени и еще больше упростить задачу — вам не нужно ничего делать, приложение будет автоматически отслеживать вашу активность. Поработав с ним какое-то время, вы получите более четкое представление о том, как вы проводите свое время и сколько времени обычно занимает каждая задача. Эти данные имеют решающее значение, когда вы составляете (новые и улучшенные) планы повышения производительности.

На приведенном выше снимке экрана вы можете увидеть временную шкалу производительности, запись времени, которое вы отслеживали с помощью приложения автоматического учета времени. На этой временной шкале показано, как вы провели день и какими приложениями пользовались. Знак «плюс» справа позволяет вам добавлять каждое действие, которое вы хотите включить в свои записи времени. Изучив временные шкалы, подобные этой, вы лучше поймете, не тратите ли вы слишком много времени на некоторые виды деятельности. Таким образом, вы сможете улучшить свои планы производительности.
Пользователь Clockify отметил: «Мне нравится, как легко и просто я могу отслеживать свое время, чтобы лучше поддерживать продуктивность бизнеса и планирование. Мне нравится, как много пользователей я могу отслеживать и как отчеты показывают, как используется время».
5. Составьте оптимальный график
Когда я учился в школе, я готовился к викторинам и экзаменам, подсчитывая, сколько дней у меня осталось и сколько страниц/глав мне нужно выучить. Я бы составил учебный план, разделив количество страниц на количество дней. Четвертый этап разработки плана повышения производительности, по сути, является его взрослой версией. Примите во внимание все, что вы собрали на последнем шаге, и составьте оптимальный график. Чтобы максимизировать свою продуктивность, помните о своем естественном ритме (Вы жаворонок? Или сова?) и планируйте самые важные задачи на то время, когда ваше внимание находится на пике.
Однако будьте реалистами. Оставьте буфер, на всякий случай. Учтите, что может произойти что-то незапланированное. Вашу кошку может неожиданно вырвать на ковер, поэтому вам нужно убрать это и взять ковер, чтобы почистить его. Или у вас может быть один из тех дней, когда кажется, что вы ничего не можете сделать правильно. Не оставляйте слишком много времени (закон Паркинсона!), но, с другой стороны, убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы вам не пришлось спешить и/или паниковать.
Закон Паркинсона — это поговорка о том, что « работа расширяется, чтобы заполнить отведенное время ». Например, если вы дадите себе неделю на выполнение задачи, это займет у вас неделю, но если вы дадите себе 3 дня, вы успеете выполнить ту же задачу за 3 дня.
Подробнее о законе Паркинсона читайте здесь:
→ https://clockify.me/blog/managing-time/parkinsons-law/
Дополнительные советы, которые упростят планирование продуктивности
Вот несколько дополнительных советов, которые облегчат планирование производительности. Хорошие привычки идут рука об руку с продуктивностью, поэтому эти советы в основном сосредоточены на этом.
Работа в прохладном помещении
Ваше рабочее место не должно быть теплым и уютным.
Эта среда делает вас расслабленным и сонным, что является полной противоположностью тому, что вам нужно, если вы хотите быть продуктивным. Ваш ум должен быть сфокусирован и бодрствовать, и в этом помогает более прохладная комната.
Заметьте, я сказал слегка . Вам также не должно быть неудобно и холодно. В идеале все ваши потребности должны быть удовлетворены, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на своих задачах.
Отслеживайте свой прогресс визуально
В 1993 году Трент Дирсмид был 23-летним биржевым маклером в банке в Абботсфорде, Канада. Из-за его возраста и того факта, что Абботсфорд не совсем то место, где заключаются крупные сделки, никто не ожидал, что Дирсмид будет таким невероятным, как он.
За 18 месяцев он принес компании 5 миллионов долларов и начал зарабатывать шестизначные суммы (в сегодняшних деньгах) к 24 годам.
Как?
Джеймс Клир объяснил успех Дирсмида в своей книге « Атомные привычки ». Итак, вот как идет история. У Дирсмида на столе стояло два кувшина. Когда он звонил по телефону, Дирсмид перекладывал скрепку из полной банки в пустую. « Каждое утро я начинал со 120 скрепок в одной банке и продолжал набирать номер телефона, пока не переместил их все во вторую банку », — сказал он.
Одна из причин, по которой это сработало так хорошо, заключается в том, что это давало ему визуальное представление о его прогрессе. Каждая сдвинутая скрепка приносила ему небольшое удовлетворение и мотивацию, которая подталкивала его дальше.
Точно так же, как и этот метод, трекеры привычек работают точно так же. Они наглядно показывают вам ваш прогресс, но не только это; чем дольше вы отслеживаете свой прогресс, тем длиннее становится ваша полоса и тем хуже вы чувствуете, что ее прервали. Мысль « Я не хочу прерывать свою серию, я так хорошо справляюсь » мотивирует больше, чем вы думаете.
Используйте «Правило 2-х минут» для развития хороших привычек
Джеймс Клир также известен созданием двухминутного правила, которое гласит: « Когда вы начинаете новую привычку, это должно занять менее двух минут ». Он вдохновлен Дэвидом Алленом и «Getting Things Done», в версии которого говорится: « Если это займет меньше двух минут, сделайте это сейчас ».
Идея состоит в том, чтобы сделать привычки как можно более легкими для начала. Это самая сложная часть — когда вы начинаете это делать, это не так уж и плохо. Все мы изучали закон движения Ньютона в школе: « тело в состоянии покоя имеет тенденцию оставаться в состоянии покоя, а тело в движении имеет тенденцию оставаться в движении, если на него не действует чистая внешняя сила».
В этом случае у нас нет внешней силы, только внутренняя, и мы создаем ее, сосредоточившись на следующем шаге (это займет 2 минуты или меньше).
Если вы хотите начать читать больше, начните с прочтения всего одной страницы.
Начните тренироваться, надев спортивную одежду.
Начните складывать белье, складывая только один предмет одежды.
Это выполнимо, верно?
Вывод
Вы составляете планы производительности, перечисляя все свои задачи, расставляя их по приоритетам и используя данные отслеживания времени, чтобы составить идеальное расписание. Вы также можете попробовать стратегии продуктивности, разработанные кем-то другим, если они подходят вашему стилю жизни — в конце концов, вы можете почерпнуть некоторые приемы, которые сможете использовать для своей собственной стратегии.
Важно заранее знать, что вы делаете, однако даже самый сложный план мало что значит, если его не выполнить. Способ улучшить ваш текущий план продуктивности также заключается в том, чтобы видеть, что работает, а что нет, и вносить соответствующие изменения.
Имейте в виду, что самый важный шаг в любом плане – это принятие мер .
️ Пробовали ли вы составлять планы продуктивности? Если да, то считаете ли вы их полезными для организации вашей профессиональной и личной деятельности? Поделитесь с нами своими мыслями по адресу [email protected], чтобы получить шанс быть представленным в этой или будущих публикациях.