Cómo hacer un plan de productividad en cinco sencillos pasos

Para la mayoría de nosotros, la productividad no es algo natural. Lograr todo sin esfuerzo no es lo que soy como persona.

Sin embargo, todo se puede hacer si hace un esfuerzo por pensar en el futuro y organizarse. Al igual que el éxito, la productividad comienza con un plan.

¿Sabes cómo hacer un plan que maximizará tu productividad? Si no lo hace, está en el lugar correcto. (Pero incluso si lo hace, quédese con nosotros, ¡puede que aprenda algo nuevo!)

En este artículo, le mostraremos cómo hacer un plan de mejora de la productividad, desde la mentalidad correcta hasta la ejecución y consejos prácticos.

¿Qué es un plan de productividad? ¿Y por qué es importante que hagas uno?

En pocas palabras, un plan de productividad es un plan único que hace para aumentar su eficacia. Consiste en tus tareas prioritarias programadas de manera óptima. Eso significa que debe incluir todas sus tareas esenciales en un plan de productividad mientras presta atención para dejar algo de margen (para tareas urgentes que puedan aparecer).

Entonces, ¿por qué es importante hacer planes de productividad? Bueno, estos documentos te pueden ayudar:

• organiza tus tareas,
• distinguir entre tareas significativas y no significativas,
• ser mejor en la toma de decisiones, y
• alinear sus objetivos a largo plazo con los de corto plazo.

Puede crear un plan de mejora de la productividad para una semana completa. Los planes de productividad semanales le permiten estructurar su semana de manera más efectiva y garantizar que no perderá ninguna tarea o actividad importante.

Por otra parte, tal vez prefieras elaborar tus planes día a día. En ese caso, puede tomarse un tiempo para crear un plan de productividad a primera hora de la mañana o la noche anterior.

No importa qué tipo elija, asegúrese de que todo comience desde la mente, así que primero veamos cómo entrar en una mentalidad de productividad.

Adopte la mentalidad adecuada para la productividad

Antes de comenzar a crear sus planes de productividad, inclúyase en el juego. Si desea construir algo que resistirá la prueba del tiempo, debe asegurarse de que la base sea de buena calidad. Tus pensamientos se convierten en tus palabras, tus palabras se convierten en tus acciones, tus acciones se convierten en tus hábitos... ya sabes el trato.

El primer paso hacia la mentalidad correcta es la conciencia de que ser productivo no es igual a estar ocupado. Aprendamos más sobre la diferencia entre el ajetreo y la productividad.

¿Estás ocupado?

Muchos estudios han demostrado que la cultura ocupada dificulta la productividad e incluso provoca el agotamiento profesional.

En un artículo de HBR sobre el ajetreo y su correlación con el agotamiento, el autor habla sobre la paradoja del ajetreo . Entonces, cuando estamos ocupados, solo podemos enfocar nuestra atención en las tareas más inmediatas, que a menudo son de bajo valor. Este fenómeno se conoce como “ tunelización ”. Nos sentimos como si estuviéramos en un túnel y solo somos capaces de ver las tareas frente a nosotros, por lo tanto, las más inmediatas. Como resultado, normalmente no tenemos suficiente tiempo para ocuparnos de tareas importantes, por lo tanto, no somos tan productivos como nos gustaría ser. Además, no tener tiempo para trabajar en sus tareas vitales lo aleja de alcanzar sus metas a largo plazo.

¿Eres productivo?

Por otro lado, ser productivo significa que haces el mejor uso de tu tiempo y energía. Está más centrado en la calidad (obtener resultados) que en la cantidad (pasar mucho tiempo trabajando).

Bueno, ¿cómo evitar el ajetreo y recuperar la productividad? Aquí hay varias maneras de ser productivo:

• Trate de dirigir su atención a una tarea a la vez . Confíe en nosotros, será mucho más fácil completar sus tareas. Por el contrario, realizar múltiples tareas o cambiar entre proyectos y tareas solo puede hacer que parezcas extremadamente ocupado. Pero, en realidad, solo perderás tu precioso tiempo.
• Siempre tome descansos para despejar su mente . "Tunelizar" su camino a través del día sin ningún descanso puede ser agotador. Entonces, sal de un túnel, recarga tu mente por un par de minutos y luego vuelve al trabajo. Seguramente podrá averiguar correctamente qué tareas son cruciales en este momento y cuáles no.
• Aprende a decir no". Si estás lidiando con plazos poco realistas o si ya estás inundado de tareas, no tengas miedo de decir cortésmente "No" en el trabajo. De esta manera, ahorrará tiempo para sus tareas prioritarias.

Ahora que hemos distinguido entre productividad y estar ocupado, profundicemos en una mentalidad productiva.

Los aspectos más importantes de una mentalidad de productividad

La mentalidad de productividad consta de algunos aspectos diferentes:

• una vision,
• disciplina,
• (motivación intrínseca,
• pensamiento crítico y estratégico,
• mentalidad abierta y disposición para aprender, y
• autoconfianza y actitud positiva.

Ahora, veamos por qué cada uno de estos aspectos es crucial para desarrollar una mentalidad de productividad.

Una vision

Tienes que saber qué es exactamente lo que quieres; solo entonces podrás establecer objetivos adecuados y crear una buena estrategia.

Tener una visión clara en tu mente significa saber cuáles son tus objetivos finales. Luego, todo lo que necesita hacer es asegurarse de dar lo mejor de sí todos los días para acercarse un poco más a sus objetivos a largo plazo. Entonces, una vez que determine sus objetivos anuales, debe dividirlos en objetivos mensuales, luego semanales y diarios.

Por ejemplo, si desea participar en un maratón el próximo año, la única forma de lograr esta visión es elaborar una estrategia detallada y alinear esta meta a largo plazo con sus objetivos diarios. En este caso, los objetivos diarios pueden ser ejercicios cardiovasculares y de fuerza durante una hora cada uno.

Disciplina

¿Con qué frecuencia está realmente motivado para trabajar?

Aunque amo mi trabajo, no me siento motivado en absoluto todos los días hábiles de 9 a 5. Tampoco puedo darme el lujo de esperar a que las musas de la motivación y la inspiración me bendigan con su presencia, al menos no si apunto para pagar mis cuentas del mes.

Ahí es donde entra la disciplina. Las personas exitosas son capaces de retrasar la gratificación y hacer las cosas incluso cuando prefieren hacer algo más divertido.

¿Qué rasgos tienen en común las personas altamente disciplinadas? Bueno, estas cualidades suelen ser un sentido de responsabilidad, persistencia, una fuerte ética de trabajo y cuidado de sí mismo. Por lo tanto, cultivar estas características seguramente puede ayudarlo a ser más disciplinado.

(Motivación intrínseca

Para ser disciplinado por más de unos pocos días, tienes que saber tu " ¿Por qué ?". ¿Por qué estás haciendo lo que estás haciendo? La motivación que obtenemos de las citas inspiradoras no nos llevará muy lejos, pero la motivación intrínseca sí. Como se señaló en un artículo de Psychology Today, “ la motivación intrínseca es como un manantial sin fin. Impulsa el comportamiento desde dentro ”. Gracias a este tipo de motivación, hacemos cosas que disfrutamos sin esperar recompensa alguna. Además, la motivación intrínseca también te ayudará a ser persistente incluso cuando las cosas se pongan difíciles.

Pensamiento crítico y estratégico.

Mire las cosas que se le presentan de manera objetiva, racional y desde diferentes perspectivas. Para mejorar tu pensamiento crítico, debes:

• Tenga en cuenta sus objetivos a largo plazo y piense en las formas en que puede lograrlos.
• Mejora tus habilidades para resolver problemas. De esta manera, se asegurará de que las decisiones que tome estén alineadas con sus objetivos a corto y largo plazo.
• Piensa fuera de la caja. Siempre que se enfrente a tareas complejas, asegúrese de considerar las asignaciones desde diversas perspectivas.

Ser capaz de pensar estratégicamente lo ayudará a resolver problemas con facilidad, lo que también mejorará sus niveles de productividad.

Mente abierta y ganas de aprender

Necesitas estas cualidades para mejorar no solo tu trabajo sino también a ti mismo.

Cuando tienes la mente abierta, te resulta más fácil pensar en nuevas ideas, que pueden ser muy útiles en el lugar de trabajo pero también en la vida cotidiana. Además, las personas de mente abierta suelen ser buenas para resolver problemas, ya que pueden abordar cualquier problema desde diversas perspectivas.

Además, cuando esté ansioso por adquirir conocimientos, siempre estará dispuesto a mantenerse a la vanguardia en la adopción de nuevas habilidades. De hecho, según Carol Dweck, psicóloga interesada en la motivación humana, existen dos tipos de mentalidades:

1. Mentalidad fija : la inteligencia es fija. Por ejemplo, las personas que quieren parecer inteligentes tienden a darse por vencidas con facilidad y se mantienen alejadas de los desafíos.
2. Mentalidad de crecimiento : la inteligencia se puede cultivar. Por ejemplo, las personas que están ansiosas por aprender no suelen sentirse intimidadas por los desafíos y están dispuestas a seguir adelante cuando se enfrentan a obstáculos.

Por lo tanto, da lo mejor de ti para nutrir una mentalidad de crecimiento.

Cuanto mejor te vuelves con estos rasgos, más efectivo te vuelves y, como consecuencia, más productivo te vuelves.

Autoconfianza y actitud positiva

Por último, pero no menos importante, debes creer en ti mismo. Como dice la famosa cita de Henry Ford: “ Tanto si crees que puedes como si crees que no puedes, tienes razón. ”

Tienes que convencerte de alguna manera de que eres capaz de hacer todo lo que necesitas hacer y que puedes hacerlo muy bien (lo que puede no ser algo fácil de hacer, pero creo en ti).

Haz un plan de productividad en 5 pasos

Cuando establecemos la base adecuada, es hora de actuar. Estos son los pasos vitales que debe seguir para crear un plan de mejora de la productividad.

1. Haz una lista de todas las tareas que necesitas hacer

Deshazte del cerebro de todo lo que te venga a la mente, ya sea un gran proyecto o una tarea cotidiana como sacar la basura. No te preocupes por la priorización, por ahora lo harás en el siguiente paso.

2. Organiza las tareas por importancia

¿Qué tareas te llevarán más lejos en el logro de tus objetivos? ¿Qué tareas tendrán las mayores consecuencias si no se realizan? ¿Qué tareas son las más urgentes?

Este es un ejemplo de cómo puede dividir sus tareas en dos categorías: importantes y urgentes. Estas actividades incluyen tanto las tareas laborales como los quehaceres diarios.

También cubrimos varias estrategias que pueden ayudarlo con su priorización.

Organizar tareas con la técnica de la Matriz de Eisenhower

Otra forma de distinguir sus tareas por urgencia e importancia es probar la técnica de la Matriz de Eisenhower. Para usar este método, debe dividir sus tareas en cuatro cuadrantes:

• El primer cuadrante : Tareas importantes y urgentes.
• El segundo cuadrante : Tareas importantes pero no urgentes.
• El tercer cuadrante : Tareas urgentes sin importancia.
• El cuarto cuadrante : Tareas sin importancia que no son urgentes.

Esta técnica de gestión del tiempo puede ayudarte a evaluar tus tareas y decidir cuáles son las más cruciales. Además, podrás replantearte qué es urgente y qué no.

Organiza tareas con la estrategia “2 Listas” de Warren Buffett

Además de la técnica de la matriz de Eisenhower, aquí hay otra estrategia que puede usar para organizar sus tareas: el método de las "2 listas" de Warren Buffett.

Entonces, ¿cuál es la historia detrás de esta acción?

Warren Buffett utiliza una estrategia simple de "2 listas" para ayudar a sus empleados a determinar sus prioridades y acciones. Esta acción puede maximizar su enfoque y brindarle una mejor comprensión de sus prioridades.

Así es como empezó todo. Cuando Buffett estaba hablando con su piloto personal, Mike Flint, tocaron el tema de las prioridades profesionales de Flint. Buffett le pidió que hiciera un ejercicio de 3 pasos:

1. Le pidió que escribiera sus 25 principales prioridades profesionales.
2. Después de eso, Flint tuvo que revisar la lista y marcar con un círculo sus 5 prioridades principales.
3. Terminó con dos listas: la Lista 1, con sus 5 objetivos principales en un círculo, y la Lista 2, con otros 20 objetivos.

Como Flint dijo que comenzaría a trabajar en el top 5 de inmediato, Buffett propuso una pregunta: “ ¿Y qué pasa con los que no encerraste en un círculo? ”

“ Bueno, los 5 primeros son mi enfoque principal, pero los otros 20 vienen en segundo lugar. Todavía son importantes, así que trabajaré en ellos de forma intermitente según lo crea conveniente. No son tan urgentes, pero aún planeo darles un esfuerzo dedicado. ”

Buffett respondió: “ No. Te equivocaste, Mike. Todo lo que no encerraste en un círculo se convirtió en tu lista de evitar a toda costa. Pase lo que pase, estas cosas no reciben tu atención hasta que hayas tenido éxito con tu top 5. ”

3. Encuentre una estrategia de productividad que funcione mejor para usted

Ahora que hemos priorizado nuestras tareas, es hora de determinar la mejor estrategia de productividad para crear un plan. La importancia de una estrategia adecuada es que te ayuda a mantenerte al día con tus objetivos.

Cubriremos varias estrategias populares que puede usar:

• La estrategia de Anthony Trollope,
• El método Ivy Lee, y
• Principio de Pareto (La regla del 80/20).

Trate de encontrar el que se adapte a su estilo de vida y haga que su planificación de la productividad sea más fluida.

La estrategia de Anthony Trollope para trabajar en grandes proyectos

Hablamos varias veces en varios artículos diferentes sobre cómo se debe hacer primero la tarea más importante. Pero, ¿qué pasa si esa primera tarea es realmente grande, lleva demasiado tiempo y te frustra? Veamos lo que Anthony Trollope tiene que decir sobre el tema.

Trollope es un prolífico novelista inglés. Escribir, y mucho menos escribir novelas, puede llevar mucho tiempo y ser desalentador.

Trollope tenía una solución: en lugar de medir su progreso en función de la finalización de los capítulos, midió su progreso en intervalos de tiempo de 15 minutos. Le permitió sentir una sensación de logro y obtener una recompensa inmediata.

Así es como Trollope explicó su estrategia en el libro Daily Rituals: How Artists Work , de Mason Currey:

“En ese momento se había convertido en mi costumbre, y sigue siendo mi costumbre, aunque últimamente me he vuelto un poco indulgente conmigo mismo, escribir con el reloj delante de mí y exigirme 250 palabras cada cuarto de hora…

Esta división del tiempo me permitió producir más de diez páginas de un volumen de novela ordinaria al día, y si se mantuviera durante diez meses, habría dado como resultado tres novelas de tres volúmenes cada una en el año…”

Por lo tanto, al medir su progreso con frecuencia, tendrá una mejor sensación de logro y, por lo tanto, estará motivado para continuar con su desempeño.

El método Ivy Lee

Ivy Lee era una consultora de productividad que trabajaba para Charles M. Schwab, director ejecutivo de Bethlehem Steel Corporation. El trabajo de Lee consistía en mejorar la eficiencia de la empresa. Con una larga historia, el método Ivy Lee se remonta a 1918 y puede ser una buena opción si es un principiante en la creación de planes de productividad. El método es simple, tan simple que levanta sospechas sobre su efectividad. ¿Pero tal vez su simplicidad es la razón por la que es tan efectivo?

1. Al final de cada día de trabajo, escribe 6 tareas que debes realizar mañana.
2. Organícelos en orden de su verdadera importancia.
3. Cuando llegues al trabajo, concéntrate en la primera tarea. Trabaje hasta que termine la tarea, luego pase a la segunda.
4. Trabaje con el resto de su lista de la misma manera. Si no logra terminarlos todos, mueva las tareas pendientes a la lista de mañana.
5. Repetir.

Principio de Pareto (La regla del 80/20)

El principio de Pareto no es una ley, sino una observación de que la mayoría de las cosas en la vida no se distribuyen de manera uniforme. Surgió de una observación de que el 80% de la riqueza en Italia pertenecía al 20% de la población.

En su artículo sobre la regla 80/20, Brian Tracy, orador motivacional y autor de Eat That Frog , mencionó dos términos: “pocos vitales” y “muchos triviales”. Estos términos fueron acuñados por el fundador del principio de Pareto, Vilfredo Pareto, quien afirmó que en cualquier sociedad, estos “pocos vitales” son personas que pertenecen al 20% de la población, en cuanto a dinero e influencia. Los “muchos triviales” pertenecen a la mayoría de la población.

Estos son algunos ejemplos de la regla 80/20:

• El 20% de nuestras actividades generan el 80% del resultado.
• El 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos.
• El 20% de las causas constituyen el 80% de las circunstancias.

Ejemplo adicional: ¿recuerdas cuando estabas haciendo proyectos grupales en la escuela y una persona siempre hacía la mayor parte del trabajo? Sí, ese es el principio de Pareto.

¿Qué significa eso para nosotros y cómo aplicarlo?

Encuentra cuáles son esas actividades clave del 20% que marcan la diferencia para ti y concéntrate en ellas. Nuestro tiempo y energía son recursos limitados y deben usarse sabiamente.

4. Toma nota de tu tiempo

Calcule cuánto tiempo necesita para cada tarea y cuánto tiene en total (una tarde, una semana, un mes). Si no sabe cuánto tiempo lleva cada una de sus tareas (la mayoría de nosotros no lo sabemos, es difícil estimar con precisión cuando está inmerso en el trabajo), intente realizar un seguimiento de su tiempo con una aplicación como Clockify.

No podría ser más simple: inicie un temporizador cuando comience una determinada actividad y deténgalo cuando termine. Si sus actividades son digitales, puede usar un rastreador de tiempo automático y hacer las cosas aún más fáciles: no tiene que hacer nada, la aplicación rastreará automáticamente su actividad. Después de usarlo por un tiempo, tendrá una idea más clara de cómo pasa su tiempo y cuánto tiempo suele tomar cada tarea. Esos datos son cruciales cuando está haciendo planes de productividad (nuevos y mejorados).

En la captura de pantalla anterior, puede ver una línea de tiempo de productividad, un registro del tiempo que registró utilizando una aplicación de tiempo automático. Esta línea de tiempo muestra cómo pasó el día y qué aplicaciones usó. El signo más a la derecha le permite agregar cada actividad que le gustaría incluir en sus registros de tiempo. Al revisar cronogramas como este, tendrá una mejor idea de si dedica demasiado tiempo a algunas actividades. Así, podrás mejorar tus planes de productividad.

Un usuario de Clockify señaló: “Me encanta la facilidad con la que puedo realizar un seguimiento de mi tiempo para respaldar mejor la productividad y la planificación empresarial. Me gusta cuántos usuarios puedo rastrear y la forma en que los informes muestran cómo se usa el tiempo”.

5. Haz un horario óptimo

Cuando estaba en la escuela, me preparaba para pruebas y exámenes contando cuántos días me quedaban y cuántas páginas/capítulos necesitaba aprender. Haría un plan de estudio dividiendo el número de páginas por el número de días. El cuarto paso para desarrollar un plan de mejora de la productividad es esencialmente una versión adulta de esto. Toma en cuenta todo lo que reuniste en el último paso y haz un cronograma óptimo. Para maximizar su productividad, tenga en cuenta su ritmo natural (¿Es usted una persona madrugadora? ¿O un ave nocturna?) y programe las tareas más importantes cuando su concentración esté en su punto máximo.

Sea realista, sin embargo. Deja un buffer, por si acaso. Tenga en cuenta que algo no planeado puede suceder. Su gato puede vomitar inesperadamente en la alfombra, por lo que deberá limpiarlo y llevar la alfombra para que la limpien. O puede tener uno de esos días en los que parece que no puede hacer nada bien. No deje demasiado tiempo (¡ley de Parkinson!) pero, por otro lado, asegúrese de dejar suficiente, para que no tenga que apresurarse y/o entrar en pánico.

Consejos adicionales para facilitar la planificación de la productividad

Estos son algunos consejos adicionales para facilitar la planificación de la productividad. Los buenos hábitos van de la mano con ser productivo, por lo que estos consejos se centran principalmente en eso.

Trabaja en una habitación más fresca

Su lugar de trabajo de elección no debe ser cálido y acogedor.

Ese entorno te relaja y te da sueño, que es exactamente lo contrario de lo que necesitas si quieres ser productivo. Tu mente debe estar enfocada y despierta, y una habitación un poco más fresca ayuda con eso.

Note que dije levemente . Tampoco deberías sentirte incómodo y frío. Lo ideal es que se satisfagan todas sus necesidades para que pueda concentrarse por completo en sus tareas.

Sigue tu progreso visualmente

En 1993, Trent Dyrsmid era un corredor de bolsa de 23 años en un banco en Abbotsford, Canadá. Debido a su edad y al hecho de que Abbotsford no es exactamente el lugar donde se hicieron grandes negocios, nadie esperaba que Dyrsmid fuera tan increíble como él.

En 18 meses, trajo 5 millones de dólares a la empresa y comenzó a ganar 6 cifras (en dinero actual) a la edad de 24 años.

¿Cómo?

James Clear explicó el éxito de Dyrsmid en su libro Atomic Habits . Entonces, así es como va la historia. Dyrsmid tenía dos frascos en su escritorio. Cuando hacía una llamada de ventas, Dyrsmid movía un sujetapapeles del frasco lleno al vacío. “ Todas las mañanas comenzaba con 120 sujetapapeles en un frasco y seguía marcando el número del teléfono hasta que los movía todos al segundo frasco ”, dijo.

Una de las razones por las que esto funcionó tan bien es porque le dio una pista visual de su progreso. Cada clip movido le dio un poco de satisfacción y motivación que lo empujó más lejos.

Al igual que este método, los rastreadores de hábitos funcionan de la misma manera. Te muestran visualmente tu progreso, pero no solo eso; cuanto más tiempo rastree su progreso, más se alargará su racha y peor se sentirá romperla. El pensamiento de “ No quiero romper mi racha, lo he estado haciendo muy bien ” motiva más de lo que piensas.

Use la "regla de los 2 minutos" para desarrollar buenos hábitos

James Clear también es famoso por crear una regla de 2 minutos que dice: " Cuando comienzas un nuevo hábito, deberías tardar menos de dos minutos en hacerlo ". Está inspirado en David Allen y Getting Things Done, cuya versión dice " Si te lleva menos de dos minutos, hazlo ahora ".

La idea es hacer que los hábitos sean lo más fáciles posible para comenzar. Esa es la parte más difícil: cuando empiezas a hacerlo, no es tan malo. Todos aprendimos la ley del movimiento de Newton en la escuela: " un cuerpo en reposo tiende a permanecer en reposo, y un cuerpo en movimiento tiende a permanecer en movimiento, a menos que una fuerza externa neta actúe sobre él".

En este caso, no tenemos fuerza externa, solo interna, y la creamos enfocándonos en el próximo paso (que tomará 2 minutos o menos).

Si desea comenzar a leer más, comience leyendo solo una página.

Comienza a ejercitarte poniéndote tu ropa deportiva.

Comience a doblar su ropa doblando solo una pieza de ropa.

Eso es factible, ¿verdad?

Conclusión

Usted hace planes de productividad enumerando todas sus tareas, priorizándolas y utilizando los datos de seguimiento del tiempo para hacer un cronograma perfecto. También puede probar estrategias de productividad hechas por otra persona, si se ajustan a su estilo de vida; después de todo, puede aprender algunos trucos que puede usar para su propia estrategia.

Saber lo que está haciendo de antemano es importante, sin embargo, incluso el plan más elaborado no significa mucho si no hay ejecución. La forma de mejorar su plan de productividad actual también es hacer: ver qué funciona y qué no y hacer los cambios correspondientes.

Tenga en cuenta que el paso más importante de cualquier plan es tomar medidas .