كيفية عمل خطة إنتاجية في خمس خطوات سهلة

بالنسبة لغالبيتنا ، لا تأتي الإنتاجية بشكل طبيعي. إن إنجاز كل شيء دون عناء ليس فقط ما أنا عليه كشخص.

ومع ذلك ، يمكن إنجاز كل شيء إذا بذلت جهدًا للتفكير مسبقًا والتنظيم. تمامًا مثل النجاح ، تبدأ الإنتاجية بخطة.

هل تعرف كيف تضع خطة من شأنها زيادة إنتاجيتك؟ إذا لم تفعل - فأنت في المكان الصحيح. (ولكن حتى لو فعلت ذلك ، ابق معنا ، فقد تتعلم شيئًا جديدًا!)

في هذه المقالة ، سنوضح لك كيفية وضع خطة تحسين الإنتاجية - من الدخول في العقلية الصحيحة إلى التنفيذ والنصائح العملية.

ما هي خطة الإنتاجية؟ ولماذا من المهم أن تصنع واحدة؟

ببساطة ، خطة الإنتاجية هي خطة فريدة تقوم بها لتعزيز فعاليتك. يتكون من المهام ذات الأولوية المجدولة بالطريقة المثلى. هذا يعني أنك بحاجة إلى تضمين جميع مهامك الأساسية في خطة إنتاجية مع الانتباه إلى ترك بعض المخزن المؤقت (للمهام العاجلة التي قد تظهر).

إذن ، لماذا من المهم وضع خطط إنتاجية؟ حسنًا ، يمكن أن تساعدك هذه المستندات:

• تنظيم مهامك ،
• التمييز بين المهام الهامة وغير الهامة ،
• تكون أفضل في صنع القرار ، و
• قم بمواءمة أهدافك طويلة المدى مع الأهداف قصيرة المدى.

يمكنك إنشاء خطة تحسين الإنتاجية لمدة أسبوع كامل. تتيح لك خطط الإنتاجية الأسبوعية تنظيم أسبوعك بشكل أكثر فاعلية والتأكد من أنك لن تفوت أي مهام أو أنشطة مهمة.

ثم مرة أخرى ، ربما تفضل صياغة خططك يومًا بعد يوم. في هذه الحالة ، يمكنك قضاء بعض الوقت في إنشاء خطة إنتاجية في أول شيء في الصباح أو في الليلة السابقة.

بغض النظر عن النوع الذي تختاره ، تأكد من أن كل شيء يبدأ من العقل ، لذلك دعونا نرى أولاً كيفية الدخول في عقلية الإنتاجية.

احصل على العقلية الصحيحة للإنتاجية

قبل أن تبدأ في إنشاء خطط الإنتاجية الخاصة بك ، احصل على رأسك في اللعبة. إذا كنت ترغب في بناء شيء سيصمد أمام اختبار الزمن ، فعليك التأكد من أن الأساس جيد. أفكارك تصبح كلماتك ، كلماتك تصبح أفعالك ، أفعالك تصبح عاداتك ... أنت تعرف الصفقة.

الخطوة الأولى نحو العقلية الصحيحة هي الإدراك بأن الإنتاجية لا تعني الانشغال. دعنا نتعلم المزيد عن الفرق بين الانشغال والإنتاجية.

هل أنت مشغول؟

لقد أثبتت العديد من الدراسات أن الثقافة المشغولة تعيق الإنتاجية بل وتسبب الإرهاق الوظيفي.

في مقال واحد في HBR عن الانشغال وعلاقته بالإنهاك ، تحدث المؤلف عن مفارقة الانشغال . لذلك ، عندما نكون مشغولين ، يمكننا فقط تركيز انتباهنا على المهام الأكثر إلحاحًا ، والتي غالبًا ما تكون منخفضة القيمة. تُعرف هذه الظاهرة باسم " النفق ". نشعر وكأننا في نفق وأننا قادرين فقط على رؤية المهام التي أمامنا ، وبالتالي ، المهام الأكثر إلحاحًا. نتيجة لذلك ، ليس لدينا عادةً الوقت الكافي للتعامل مع المهام المهمة ، وبالتالي ، فنحن لسنا منتجين بالقدر الذي نرغب فيه. علاوة على ذلك ، عدم وجود وقت للعمل على مهامك الحيوية يمنعك من تحقيق أهدافك طويلة المدى.

هل انت منتج

من ناحية أخرى ، فإن كونك منتجًا يعني أنك تحقق أقصى استفادة من وقتك وطاقتك. إنه يركز على الجودة (الحصول على النتائج) أكثر من الكمية (قضاء الكثير من الوقت في العمل).

حسنًا ، كيف يمكنك تجنب الانشغال واستعادة الإنتاجية؟ فيما يلي عدة طرق لتكون منتجًا:

• حاول توجيه انتباهك إلى مهمة واحدة في كل مرة . ثق بنا ، سيكون من الأسهل عليك إكمال مهامك. في المقابل ، فإن تعدد المهام ، أو التبديل بين المشاريع والمهام ، يمكن أن يجعلك تبدو مشغولاً للغاية. لكن ، في الواقع ، سوف تضيع وقتك الثمين فقط.
• دائما خذ فترات راحة لتصفية ذهنك . "حفر الأنفاق" في طريقك خلال اليوم دون أي راحة يمكن أن يكون مرهقًا. لذا ، اخرج من النفق ، وشحن عقلك لبضع دقائق ، ثم عد إلى العمل. ستتمكن بالتأكيد من معرفة المهام الحاسمة في الوقت الحالي بشكل صحيح وما هي ليست كذلك.
• تعلم أن أقول لا". إذا كنت تتعامل مع مواعيد نهائية غير واقعية أو أنك غارق بالفعل في المهام ، فلا تخف من قول "لا" بأدب في العمل. بهذه الطريقة ، ستوفر الوقت لمهامك ذات الأولوية.

الآن بعد أن ميزنا بين الإنتاجية والانشغال ، دعنا نتعمق أكثر في العقلية الإنتاجية.

أهم جوانب عقلية الإنتاجية

تتكون عقلية الإنتاجية من عدة جوانب مختلفة:

• رؤية
• انضباط،
• (الدوافع الذاتية،
• التفكير النقدي والاستراتيجي ،
• الانفتاح والاستعداد للتعلم ، و
• الثقة بالنفس والموقف الإيجابي.

الآن ، دعنا نرى سبب أهمية كل جانب من هذه الجوانب لتطوير عقلية الإنتاجية.

رؤية

عليك أن تعرف ما تريده بالضبط - عندها فقط ستتمكن من تحديد أهداف مناسبة وإنشاء إستراتيجية جيدة.

وجود رؤية واضحة في عقلك يعني معرفة أهدافك النهائية. بعد ذلك ، كل ما عليك فعله هو التأكد من أنك تقدم أفضل ما لديك كل يوم للاقتراب قليلاً من أهدافك طويلة المدى. لذلك ، بمجرد تحديد أهدافك السنوية ، يجب عليك تقسيمها إلى أهداف شهرية ، ثم أسبوعية ، ويومية.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في المشاركة في سباق الماراثون العام المقبل ، فإن الطريقة الوحيدة لتحقيق هذه الرؤية هي وضع استراتيجية مفصلة ومواءمة هذا الهدف طويل المدى مع أهدافك اليومية. في هذه الحالة ، يمكن أن تكون الأهداف اليومية تمارين القلب والقوة لمدة ساعة واحدة لكل منهما.

انضباط

كم مرة يكون لديك دافع حقيقي للعمل؟

على الرغم من أنني أحب وظيفتي ، إلا أنني لا أشعر بالحماس مطلقًا في كل يوم عمل من الساعة 9 إلى 5. ولا يمكنني أيضًا انتظار أفكار التحفيز والإلهام حتى تبارك في وجودهم ، على الأقل ليس إذا كنت أهدف لدفع فواتيري عن الشهر.

وهنا يأتي دور الانضباط. فالأشخاص الناجحون قادرون على تأخير الإشباع وإنجاز الأشياء حتى عندما يفضلون القيام بشيء أكثر متعة.

ما هي السمات المشتركة بين الأشخاص ذوي الانضباط العالي؟ حسنًا ، هذه الصفات هي عادة حس المسؤولية والمثابرة وأخلاقيات العمل القوية والرعاية الذاتية. وبالتالي ، فإن تنمية هذه الخصائص يمكن أن تساعدك بالتأكيد على أن تكون أكثر انضباطًا.

(الدوافع الذاتية

لكي تتأديب لأكثر من بضعة أيام ، عليك أن تعرف " لماذا ؟" لماذا تفعل ما تفعله؟ الدافع الذي نحصل عليه من الاقتباسات الملهمة لن يقودنا بعيدًا ، لكن الدافع الجوهري سيفعل ذلك. كما هو مذكور في إحدى مقالات مجلة Psychology Today ، فإن " الدافع الجوهري يشبه منبع لا نهاية له. إنه يقود السلوك من الداخل ". بفضل هذا النوع من التحفيز ، نقوم بأشياء ممتعة دون توقع أي مكافآت. إلى جانب ذلك ، سيساعدك الدافع الجوهري أيضًا على البقاء ثابتًا حتى عندما تصبح الأمور صعبة.

التفكير النقدي والاستراتيجي

انظر إلى الأشياء القادمة في طريقك بموضوعية وعقلانية ومن وجهات نظر مختلفة. لتحسين تفكيرك النقدي ، يجب عليك:

• ضع أهدافك طويلة المدى في الاعتبار وفكر في الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيقها.
• عزز مهاراتك في حل المشكلات. بهذه الطريقة ، ستضمن أن القرارات التي تتخذها تتماشى مع أهدافك قصيرة المدى وطويلة المدى.
• فكر خارج الصندوق. عندما تتعامل مع مهام معقدة ، تأكد من مراعاة المهام من وجهات نظر متنوعة.

ستساعدك القدرة على التفكير بشكل استراتيجي في حل المشكلات بسهولة ، مما سيعزز أيضًا مستويات الإنتاجية لديك.

الانفتاح والاستعداد للتعلم

أنت بحاجة إلى هذه الصفات لتحسين ليس فقط عملك ولكن نفسك أيضًا.

عندما تكون منفتح الذهن ، تجد أنه من الأسهل التفكير في أفكار جديدة ، والتي يمكن أن تكون مفيدة جدًا في مكان العمل ولكن أيضًا في الحياة اليومية. إلى جانب ذلك ، عادة ما يكون الأشخاص المنفتحون جيدًا في حل المشكلات نظرًا لأنهم قادرون على التعامل مع أي مشكلة من وجهات نظر متنوعة.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما تكون متحمسًا لاكتساب المعرفة ، ستكون دائمًا على استعداد للبقاء في الطليعة في تبني مهارات جديدة. في الواقع ، وفقًا لكارول دويك ، عالمة النفس المهتمة بالدوافع البشرية ، هناك نوعان من العقليات:

1. العقلية الثابتة - الذكاء ثابت. على سبيل المثال ، يميل الأشخاص الذين يريدون أن يظهروا أذكياء عادةً إلى الاستسلام بسهولة والابتعاد عن التحديات.
2. عقلية النمو - يمكن تنمية الذكاء. على سبيل المثال ، الأشخاص الذين يتوقون للتعلم عادة لا يخافون من التحديات ويكونون مستعدين للمضي قدمًا عند مواجهة العقبات.

لذا ، ابذل قصارى جهدك لتغذية عقلية النمو.

كلما حصلت على هذه السمات بشكل أفضل ، زادت فعاليتك ، ونتيجة لذلك ، زادت إنتاجيتك.

الثقة بالنفس والسلوك الإيجابي

أخيرًا وليس آخرًا ، يجب أن تؤمن بنفسك. كما يقول الاقتباس الشهير لهنري فورد ، " سواء كنت تعتقد أنك تستطيع ذلك ، أو تعتقد أنك لا تستطيع - فأنت على حق. "

عليك أن تقنع نفسك بطريقة أو بأخرى أنك قادر على فعل كل ما تحتاج إلى القيام به وأنه يمكنك القيام به بشكل جيد للغاية (والذي قد لا يكون بالأمر السهل - لكنني أؤمن بك).

ضع خطة إنتاجية في 5 خطوات

عندما نضع الأساس الصحيح ، فقد حان الوقت لاتخاذ الإجراءات اللازمة. فيما يلي خطوات حيوية تحتاج إلى اتخاذها لبناء خطة تحسين الإنتاجية.

1. ضع قائمة بجميع المهام التي تحتاج إلى القيام بها

تخلص من كل ما يتبادر إلى ذهنك ، سواء كان مشروعًا كبيرًا أو عملًا روتينيًا يوميًا مثل إخراج القمامة. لا تقلق بشأن تحديد الأولويات ، في الوقت الحالي ، ستفعل ذلك في الخطوة التالية.

2. تنظيم المهام حسب الأهمية

ما المهام التي ستجعلك أبعد ما يمكن في تحقيق أهدافك؟ ما المهام التي سيكون لها أكبر العواقب إذا لم يتم تنفيذها؟ ما هي المهام الأكثر إلحاحًا؟

فيما يلي مثال على كيفية تقسيم مهامك إلى فئتين: مهمة وعاجلة. تشمل هذه الأنشطة كلاً من مهام العمل وأعمالك اليومية.

لقد غطينا أيضًا العديد من الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك في تحديد أولوياتك.

تنظيم المهام باستخدام تقنية Eisenhower Matrix

هناك طريقة أخرى لتمييز مهامك عن طريق الاستعجال والأهمية وهي تجربة تقنية Eisenhower Matrix. لاستخدام هذه الطريقة ، تحتاج إلى تقسيم مهامك إلى أربعة أرباع:

• الربع الأول : مهام مهمة وعاجلة.
• الربع الثاني : مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة.
• الربع الثالث : المهام العاجلة غير المهمة.
• الربع الرابع : مهام غير مهمة وليست عاجلة.

يمكن أن تساعدك تقنية إدارة الوقت هذه في تقييم مهامك وتحديد أهمها. إلى جانب ذلك ، ستكون قادرًا على إعادة النظر في ما هو عاجل وما هو ليس كذلك.

نظّم المهام باستخدام إستراتيجية "القائمتان" لوارن بافيت

بصرف النظر عن تقنية Eisenhower Matrix ، إليك إستراتيجية أخرى يمكنك استخدامها لتنظيم مهامك - طريقة "قائمتان" لوارن بافيت.

إذن ، ما القصة وراء هذا الإجراء؟

يستخدم وارن بافيت إستراتيجية بسيطة من "قائمتين" لمساعدة موظفيه على تحديد أولوياتهم وإجراءاتهم. يمكن أن يزيد هذا الإجراء من تركيزك ويزودك بفهم أفضل لأولوياتك.

إليك كيف بدأ كل شيء. عندما كان بافيت يتحدث مع طياره الشخصي ، مايك فلينت ، تطرقوا إلى موضوع أولويات فلينت المهنية. طلب منه بافيت الخوض في تمرين من 3 خطوات:

1. طلب منه كتابة أهم 25 أولوية في حياته المهنية.
2. بعد ذلك ، كان على فلينت مراجعة القائمة ووضع دائرة حول أولوياته الخمس الأولى.
3. انتهى به الأمر بقائمتين: القائمة 1 ، مع أفضل 5 أهداف له في دائرة ، والقائمة 2 ، مع 20 هدفًا آخر.

كما قال فلينت إنه سيبدأ العمل في المراكز الخمسة الأولى على الفور ، اقترح بافيت سؤالاً: " وماذا عن الأشخاص الذين لم تضع دائرة حولهم؟ "

" حسنًا ، الخمسة الأوائل هم محور تركيزي الأساسي ، لكن العشرون الآخرون يأتون في المرتبة الثانية. لا يزالون مهمين لذا سأعمل على هؤلاء بشكل متقطع كما أراه مناسبًا. إنها ليست ملحة ، لكني ما زلت أخطط لمنحهم جهدًا متفانيًا. "

أجاب بافيت: " لا ، لقد فهمت الأمر بشكل خاطئ يا مايك. كل ما لم تضع دائرة عليه أصبح قائمة التجنب مهما كان الثمن. بغض النظر عن أي شيء ، فإن هذه الأشياء لن تحظى باهتمام منك حتى تنجح في تحقيق أعلى 5. "

3. ابحث عن استراتيجية إنتاجية تناسبك بشكل أفضل

الآن وقد حددنا أولويات مهامنا ، فقد حان الوقت لمعرفة أفضل استراتيجية إنتاجية لإنشاء خطة. تكمن أهمية الاستراتيجية المناسبة في أنها تساعدك على البقاء على المسار الصحيح مع أهدافك.

سنغطي العديد من الاستراتيجيات الشائعة التي يمكنك استخدامها:

• استراتيجية أنتوني ترولوب ،
• طريقة Ivy Lee و
• مبدأ باريتو (قاعدة 80/20).

حاول العثور على الشخص الذي يناسب نمط حياتك ويجعل تخطيط إنتاجيتك أكثر سلاسة.

إستراتيجية أنتوني ترولوب للعمل في المشاريع الكبيرة

تحدثنا عدة مرات في عدة مقالات مختلفة حول كيفية القيام بالمهمة الأكثر أهمية أولاً. ولكن ماذا لو كانت المهمة الأولى كبيرة حقًا ، وتستغرق وقتًا طويلاً ، وتحبطك؟ دعونا نلقي نظرة على ما يقوله أنتوني ترولوب حول هذا الموضوع.

ترولوب هو روائي إنجليزي غزير الإنتاج. قد تستغرق الكتابة ، ناهيك عن كتابة الروايات ، وقتًا طويلاً وتثبط العزيمة.

كان لدى ترولوب حل: بدلاً من قياس تقدمه بناءً على إكمال الفصول ، قام بقياس تقدمه في فترات زمنية مدتها 15 دقيقة. لقد سمح له بالشعور بالإنجاز والحصول على مردود فوري.

إليك كيف أوضح ترولوب استراتيجيته في كتاب Daily Rituals: How Artists Work ، بقلم Mason Currey:

"في هذا الوقت أصبح من عادتي ، وما زالت عادتي ، على الرغم من أنني في الآونة الأخيرة أصبحت متساهلًا قليلاً مع نفسي - أن أكتب مع ساعتي قبلي ، وأطلب من نفسي 250 كلمة كل ربع ساعة ...

سمح لي هذا التقسيم الزمني بإنتاج ما يزيد عن عشر صفحات من مجلد رواية عادي يوميًا ، وإذا تم الاحتفاظ به طوال عشرة أشهر ، فستعطي نتائجها ثلاث روايات من ثلاثة مجلدات كل عام ... "

لذلك ، من خلال قياس تقدمك بشكل متكرر ، سيكون لديك شعور أفضل بالإنجاز ، وبالتالي ، ستكون متحمسًا لمواصلة أدائك.

طريقة آيفي لي

كان Ivy Lee مستشار إنتاجي عمل لدى Charles M. Schwab ، الرئيس التنفيذي لشركة Bethlehem Steel Corporation. كانت مهمة لي هي تعزيز كفاءة الشركة. مع تاريخ طويل ، تعود طريقة Ivy Lee إلى عام 1918 ، وقد تكون خيارًا جيدًا إذا كنت مبتدئًا في إنشاء خطط إنتاجية. الطريقة بسيطة - لدرجة أنها تثير الشكوك حول فعاليتها. لكن ربما تكون بساطته هي سبب فعاليته؟

1. في نهاية كل يوم عمل ، اكتب 6 مهام تحتاج إلى إنجازها غدًا.
2. قم بتنظيمها حسب أهميتها الحقيقية.
3. عندما تصل إلى العمل ، ركز على المهمة الأولى. اعمل حتى تنتهي المهمة ، ثم انتقل إلى المهمة الثانية.
4. اعمل على بقية قائمتك بنفس الطريقة. إذا لم تتمكن من إنهاء كل منهم ، فقم بنقل المهام غير المكتملة إلى قائمة الغد.
5. يكرر.

مبدأ باريتو (قاعدة 80/20)

مبدأ باريتو ليس قانونًا ، ولكنه ملاحظة مفادها أن معظم الأشياء في الحياة لا يتم توزيعها بالتساوي. نشأت من ملاحظة أن 80٪ من الثروة في إيطاليا تخص 20٪ من السكان.

في مقالته عن قاعدة 80/20 ، ذكر بريان تريسي ، المتحدث التحفيزي ومؤلف كتاب Eat That Frog ، مصطلحين: "عدد قليل حيوي" و "كثير تافه". صاغ هذه المصطلحات مؤسس مبدأ باريتو ، فيلفريدو باريتو ، الذي ادعى أن هؤلاء "القلة الحيوية" في أي مجتمع هم أشخاص ينتمون إلى 20٪ من السكان ، فيما يتعلق بالمال والنفوذ. ينتمي "الكثيرين التافهين" إلى غالبية السكان.

فيما يلي بعض الأمثلة على قاعدة 80/20:

• 20٪ من أنشطتنا تشكل 80٪ من النتيجة.
• 20٪ من العملاء يحققون 80٪ من الإيرادات.
• 20٪ من الأسباب تشكل 80٪ من الظروف.

مثال إضافي: تذكر عندما كنت تقوم بمشاريع جماعية في المدرسة وكان شخص واحد يقوم دائمًا بمعظم العمل؟ نعم ، هذا هو مبدأ باريتو.

ماذا يعني ذلك بالنسبة لنا وكيف نطبقه؟

اكتشف ما هي تلك الأنشطة الرئيسية بنسبة 20٪ التي تحدث فرقًا بالنسبة لك وركز عليها. إن وقتنا وطاقتنا موارد محدودة ويجب استخدامها بحكمة.

4. لاحظ وقتك

اكتشف مقدار الوقت الذي تحتاجه لكل مهمة وكم لديك إجمالاً (فترة بعد الظهر ، أسبوع ، شهر). إذا كنت لا تعرف مقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة من مهامك (معظمنا لا يعرف ذلك ، فمن الصعب تقدير الوقت بدقة عندما تكون منغمسًا في العمل) ، فحاول تتبع وقتك باستخدام تطبيق مثل Clockify.

لا يمكن أن يكون الأمر أكثر بساطة: ابدأ تشغيل مؤقت عندما تبدأ نشاطًا معينًا وأوقفه عند الانتهاء. إذا كانت أنشطتك رقمية ، فيمكنك استخدام متعقب الوقت التلقائي وتسهيل الأمور - ليس عليك فعل أي شيء ، فسيقوم التطبيق تلقائيًا بتتبع نشاطك. بعد استخدامه لفترة من الوقت ، ستحصل على صورة أوضح لكيفية قضاء وقتك والوقت الذي تستغرقه كل مهمة عادةً. هذه البيانات مهمة عند وضع خطط إنتاجية (جديدة ومحسّنة).

في لقطة الشاشة أعلاه ، يمكنك رؤية جدول زمني للإنتاجية ، وهو سجل للوقت الذي تتبعه باستخدام تطبيق الوقت التلقائي. يوضح هذا المخطط الزمني كيف قضيت يومك والتطبيقات التي استخدمتها. تتيح لك علامة الجمع الموجودة على اليسار إضافة كل نشاط ترغب في تضمينه في سجلات الوقت الخاصة بك. من خلال مراجعة المخططات الزمنية مثل هذا ، سيكون لديك فكرة أفضل عما إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في بعض الأنشطة. وبالتالي ، ستتمكن من تحسين خطط الإنتاجية الخاصة بك.

لاحظ أحد مستخدمي Clockify: "أحب مدى السلاسة والسهولة التي يمكنني بها تتبع وقتي لدعم إنتاجية الأعمال والتخطيط بشكل أفضل. يعجبني عدد المستخدمين الذين يمكنني تتبعهم والطريقة التي توضح بها التقارير كيفية استخدام الوقت ".

5. ضع جدولاً زمنيًا مثاليًا

عندما كنت في المدرسة ، استعدت للاختبارات والامتحانات عن طريق حساب عدد الأيام المتبقية وعدد الصفحات / الفصول التي كنت بحاجة إلى تعلمها. سأضع خطة دراسية بقسمة عدد الصفحات على عدد الأيام. الخطوة الرابعة لتطوير خطة تحسين الإنتاجية هي في الأساس نسخة مكتملة من هذا. ضع في اعتبارك كل ما جمعته في الخطوة الأخيرة وقم بعمل جدول زمني مثالي. لتعظيم إنتاجيتك ، ضع في اعتبارك إيقاعك الطبيعي (هل أنت شخص صباحي أم بومة ليلية؟) وقم بجدولة المهام (المهام) الأكثر أهمية عندما يكون تركيزك في ذروته.

كن واقعيا ، مع ذلك. اترك مساحة ، فقط في حالة. ضع في اعتبارك أن شيئًا غير مخطط له قد يحدث. قد تتقيأ قطتك بشكل غير متوقع على السجادة ، لذا ستحتاج إلى تنظيفها وأخذ السجادة لتنظيفها. أو قد يكون لديك واحد من تلك الأيام عندما يبدو أنك لا تستطيع فعل أي شيء بشكل صحيح. لا تترك الكثير من الوقت (قانون باركنسون!) ولكن ، من ناحية أخرى ، تأكد من ترك ما يكفي ، حتى لا تضطر إلى التسرع و / أو الذعر.

نصائح إضافية لتسهيل تخطيط الإنتاجية

فيما يلي بعض النصائح الإضافية لتسهيل التخطيط للإنتاجية. تسير العادات الجيدة جنبًا إلى جنب مع كونك منتجًا ، لذلك هذا ما تركز عليه هذه النصائح في الغالب.

العمل في غرفة أكثر برودة

يجب ألا يكون مكان العمل الذي تختاره دافئًا ومريحًا.

تجعلك هذه البيئة مسترخية ونعاسًا ، وهو عكس ما تحتاجه تمامًا إذا كنت تريد أن تكون منتجًا. يجب أن يكون عقلك مركزًا ومستيقظًا ، والغرفة الأكثر برودة تساعد في ذلك.

لاحظ أنني قلت قليلا . لا يجب أن تكون غير مرتاح وبارد أيضًا. من الناحية المثالية ، يجب تلبية جميع احتياجاتك حتى تتمكن من التركيز تمامًا على مهامك.

تتبع تقدمك بصريا

في عام 1993 ، كان ترينت ديرسميد سمسارًا للأوراق المالية يبلغ من العمر 23 عامًا في أحد البنوك في أبوتسفورد ، كندا. نظرًا لسنه وحقيقة أن أبوتسفورد ليس بالضبط المكان الذي تم فيه إبرام الصفقات التجارية الكبرى ، لم يتوقع أحد أن يكون Dyrsmid رائعًا كما كان.

في غضون 18 شهرًا ، جلب 5 ملايين دولار إلى الشركة وبدأ في كسب 6 أرقام (بأموال اليوم) في سن 24.

كيف؟

أوضح جيمس كلير نجاح Dyrsmid في كتابه العادات الذرية . إذن ، إليكم كيف تسير القصة. كان لديرسميد برطمانان على مكتبه. عندما أجرى مكالمة مبيعات ، كان Dyrsmid ينقل مشبك ورق من الجرة الممتلئة إلى الجرة الفارغة. قال: " كل صباح كنت أبدأ بـ 120 مشبكًا ورقيًا في جرة واحدة ، وأستمر في الاتصال بالهاتف حتى أنقلهم جميعًا إلى الجرة الثانية ".

أحد الأسباب التي أدت إلى نجاح هذا الأمر هو أنه أعطاه فكرة بصرية عن تقدمه. أعطاه كل مشبك ورقي متحرك القليل من الرضا والتحفيز الذي دفعه أكثر.

تمامًا مثل هذه الطريقة ، تعمل متتبعات العادات بنفس الطريقة. تظهر لك بصريًا تقدمك ، لكن ليس ذلك فقط ؛ كلما طالت مدة تتبعك لتقدمك ، زاد طول خطك ، وزاد شعور كسره سوءًا. إن فكرة " لا أريد كسر خطي ، لقد كنت أبلي بلاءً حسنًا " تحفز أكثر مما تعتقد.

استخدم "قاعدة الدقيقتين" لتطوير عادات جيدة

يشتهر جيمس كلير أيضًا بوضعه قاعدة لمدة دقيقتين تنص على: " عندما تبدأ عادة جديدة ، يجب أن يستغرق الأمر أقل من دقيقتين ." إنه مستوحى من David Allen و Getting Things Done ، اللذين تنص نسختهما على أنه " إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين ، فافعل ذلك الآن ".

الفكرة هي جعل بدء العادات أسهل ما يمكن. هذا هو الجزء الأصعب - عندما تبدأ في القيام بذلك ، فإنه ليس بهذا السوء. تعلمنا جميعًا قانون نيوتن للحركة في المدرسة: " يميل الجسم الساكن إلى البقاء في حالة الراحة ، والجسم المتحرك يميل إلى البقاء في حالة حركة ، ما لم يتم التصرف بناءً عليه بواسطة قوة خارجية صافية."

في هذه الحالة ، ليس لدينا قوة خارجية ، فقط داخلية ، وننشئها من خلال التركيز على الخطوة التالية (التي ستستغرق دقيقتين أو أقل).

إذا كنت تريد البدء في قراءة المزيد ، فابدأ بقراءة صفحة واحدة فقط.

ابدأ التمرين بارتداء ملابس التمرين.

ابدأ في طي ملابسك عن طريق طي قطعة واحدة فقط من الملابس.

هذا ممكن ، أليس كذلك؟

خاتمة

يمكنك وضع خطط إنتاجية عن طريق سرد جميع مهامك ، وتحديد أولوياتها ، واستخدام بيانات تتبع الوقت لإنشاء جدول زمني مثالي. يمكنك أيضًا تجربة استراتيجيات الإنتاجية التي وضعها شخص آخر ، إذا كانت تناسب أسلوب حياتك - بعد كل شيء ، يمكنك اختيار بعض الحيل التي يمكنك استخدامها لاستراتيجيتك الخاصة.

من المهم معرفة ما تفعله مسبقًا ، ومع ذلك ، فحتى الخطة الأكثر تفصيلاً لا تعني الكثير إذا لم يكن هناك تنفيذ. تتمثل طريقة تحسين خطة الإنتاجية الحالية أيضًا في القيام - معرفة ما ينجح وما لا ينجح وإجراء التغييرات وفقًا لذلك.

ضع في اعتبارك أن أهم خطوة في أي خطة هي اتخاذ الإجراءات .