Como fazer um plano de produtividade em cinco etapas fáceis

Para a maioria de nós, a produtividade não vem naturalmente. Realizar tudo sem esforço não é quem eu sou como pessoa.

No entanto, tudo pode ser feito se você fizer um esforço para pensar no futuro e se organizar. Assim como o sucesso, a produtividade começa com um plano.

Você sabe como fazer um plano que irá maximizar sua produtividade? Se você não - você está no lugar certo. (Mas mesmo que o faça, fique conosco, você pode aprender algo novo!)

Neste artigo, mostraremos como fazer um plano de melhoria de produtividade – desde a mentalidade certa até a execução e dicas práticas.

O que é um plano de produtividade? E por que é importante que você faça um?

Simplificando, um plano de produtividade é um plano exclusivo que você faz para aumentar sua eficácia. Consiste em suas tarefas prioritárias agendadas de maneira ideal. Isso significa que você precisa incluir todas as suas atribuições essenciais em um plano de produtividade, prestando atenção para deixar algum buffer (para tarefas urgentes que possam aparecer).

Então, por que é importante fazer planos de produtividade? Bem, esses documentos podem ajudá-lo:

• organizar suas tarefas,
• distinguir entre tarefas significativas e não significativas,
• ser melhor na tomada de decisões, e
• alinhe seus objetivos de longo prazo com os de curto prazo.

Você pode criar um plano de melhoria de produtividade para uma semana inteira. Os planos de produtividade semanais permitem que você estruture sua semana com mais eficiência e garanta que você não perderá nenhuma tarefa ou atividade significativa.

Então, novamente, talvez você prefira elaborar seus planos dia a dia. Nesse caso, você pode levar algum tempo para criar um plano de produtividade logo pela manhã ou na noite anterior.

Não importa o tipo que você escolher, certifique-se de que tudo começa na mente, então vamos primeiro ver como entrar em uma mentalidade de produtividade.

Entre na mentalidade certa para a produtividade

Antes de começar a criar seus planos de produtividade, coloque sua cabeça no jogo. Se você deseja construir algo que resista ao teste do tempo, você precisa garantir que a base seja de boa qualidade. Seus pensamentos se tornam suas palavras, suas palavras se tornam suas ações, suas ações se tornam seus hábitos... você sabe o que fazer.

O primeiro passo para a mentalidade certa é a consciência de que ser produtivo não significa estar ocupado. Vamos aprender mais sobre a diferença entre ocupação e produtividade.

Está ocupado?

Muitos estudos provaram que a cultura ocupada prejudica a produtividade e até causa o esgotamento da carreira.

Em um artigo da HBR sobre ocupação e sua correlação com burnout, o autor fala sobre o paradoxo da ocupação . Então, quando estamos ocupados, só podemos focar nossa atenção nas tarefas mais imediatas, que geralmente são de baixo valor. Esse fenômeno é conhecido como “ tunelamento ”. Sentimo-nos num túnel e só conseguimos ver as tarefas à nossa frente, portanto, as mais imediatas. Como resultado, geralmente não temos tempo suficiente para lidar com tarefas importantes, portanto, não somos tão produtivos quanto gostaríamos. Além disso, não ter tempo para trabalhar em suas tarefas vitais o impede de atingir seus objetivos de longo prazo.

Você é produtivo?

Por outro lado, ser produtivo significa fazer o melhor uso do seu tempo e energia. É mais focado na qualidade (obter resultados) do que na quantidade (passar muito tempo trabalhando).

Bem, como você deve evitar a ocupação e recuperar a produtividade? Aqui estão várias maneiras de ser produtivo:

• Tente direcionar sua atenção para uma tarefa de cada vez . Confie em nós, será muito mais fácil concluir suas tarefas. Em contraste, multitarefa ou alternar entre projetos e tarefas só pode fazer você parecer extremamente ocupado. Mas, na realidade, você só desperdiçará seu precioso tempo.
• Sempre faça pausas para limpar sua mente . “Tunelar” seu caminho ao longo do dia sem descanso pode ser exaustivo. Então, saia de um túnel, recarregue sua mente por alguns minutos e depois volte ao trabalho. Você certamente será capaz de descobrir corretamente quais tarefas são cruciais no momento e quais não são.
• Aprenda a dizer “não”. Se você está lidando com prazos irreais ou já está sobrecarregado de tarefas, não tenha medo de dizer “não” educadamente no trabalho. Dessa forma, você economizará tempo para suas tarefas prioritárias.

Agora que distinguimos entre produtividade e estar ocupado, vamos mergulhar mais fundo em uma mentalidade produtiva.

Os aspectos mais importantes de uma mentalidade de produtividade

A mentalidade de produtividade consiste em alguns aspectos diferentes:

• uma visão,
• disciplina,
• (motivação intrínseca,
• pensamento crítico e estratégico,
• mente aberta e vontade de aprender,
• autoconfiança e atitude positiva.

Agora, vamos ver por que cada um desses aspectos é crucial para desenvolver uma mentalidade de produtividade.

Uma visão

Você precisa saber exatamente o que deseja – só assim poderá definir metas adequadas e criar uma boa estratégia.

Ter uma visão clara em sua mente significa saber quais são seus objetivos finais. Então, tudo o que você precisa fazer é dar o seu melhor todos os dias para se aproximar um pouco mais de seus objetivos de longo prazo. Então, depois de descobrir seus objetivos anuais, você deve dividi-los em metas mensais, semanais e diárias.

Por exemplo, se você gostaria de participar de uma maratona no ano que vem, a única maneira de realizar essa visão é fazer uma estratégia detalhada e alinhar essa meta de longo prazo com suas metas diárias. Nesse caso, as metas diárias podem ser exercícios aeróbicos e de força de uma hora cada.

Disciplina

Com que frequência você está realmente motivado para trabalhar?

Mesmo que eu ame meu trabalho, eu absolutamente não me sinto motivado todos os dias úteis das 9 às 5. Eu também não posso esperar que as musas de motivação e inspiração me abençoem com sua presença, pelo menos não se eu apontar para pagar minhas contas do mês.

É aí que entra a disciplina. Pessoas bem-sucedidas são capazes de adiar a gratificação e fazer as coisas mesmo quando preferem fazer algo mais divertido.

Que características as pessoas altamente disciplinadas têm em comum? Bem, essas qualidades geralmente são um senso de responsabilidade, persistência, forte ética de trabalho e autocuidado. Assim, cultivar essas características certamente pode ajudá-lo a ser mais disciplinado.

(Motivação intrínseca

Para ser disciplinado por mais do que alguns dias, você precisa saber o seu “ Por quê ?”. Por que você está fazendo o que está fazendo? A motivação que obtemos de citações inspiradoras não nos levará longe, mas a motivação intrínseca sim. Conforme observado em um artigo da Psychology Today, “ a motivação intrínseca é como uma fonte sem fim. Ele impulsiona o comportamento de dentro .” Graças a esse tipo de motivação, fazemos coisas agradáveis ​​sem esperar recompensas. Além disso, a motivação intrínseca também o ajudará a permanecer persistente mesmo quando as coisas ficarem difíceis.

Pensamento crítico e estratégico

Olhe para as coisas que vêm em sua direção de forma objetiva, racional e de diferentes perspectivas. Para melhorar seu pensamento crítico, você deve:

• Mantenha seus objetivos de longo prazo em mente e pense nas maneiras de alcançá-los.
• Aprimore suas habilidades de resolução de problemas. Dessa forma, você garantirá que as decisões tomadas estejam alinhadas com suas metas de curto e longo prazo.
• Pense fora da caixa. Sempre que você estiver lidando com tarefas complexas, certifique-se de considerar as atribuições de diversas perspectivas.

Ser capaz de pensar estrategicamente o ajudará a resolver problemas com facilidade, o que também aumentará seus níveis de produtividade.

Mente aberta e vontade de aprender

Você precisa dessas qualidades para melhorar não apenas o seu trabalho, mas a si mesmo também.

Quando você tem a mente aberta, fica mais fácil pensar em novas ideias, que podem ser bastante úteis no local de trabalho, mas também na vida cotidiana. Além disso, as pessoas de mente aberta geralmente são boas na solução de problemas, pois são capazes de abordar qualquer problema de diversas perspectivas.

Além disso, quando você está ansioso para adquirir conhecimento, sempre estará disposto a ficar à frente da curva na adoção de novas habilidades. De fato, de acordo com Carol Dweck, psicóloga interessada na motivação humana, existem dois tipos de mentalidade:

1. Mentalidade fixa – a inteligência é fixa. Por exemplo, as pessoas que querem parecer inteligentes geralmente tendem a desistir facilmente e ficar longe de desafios.
2. Mentalidade de crescimento – a inteligência pode ser cultivada. Por exemplo, as pessoas que estão ansiosas para aprender geralmente não se intimidam com os desafios e estão dispostas a continuar quando enfrentam obstáculos.

Então, dê o seu melhor para nutrir uma mentalidade de crescimento.

Quanto melhor você fica com essas características, mais eficaz você fica e, como consequência, mais produtivo você fica.

Autoconfiança e atitude positiva

Por último, mas não menos importante, você deve acreditar em si mesmo. Como diz a famosa frase de Henry Ford: “ Se você pensa que pode ou pensa que não pode – você está certo. ”

Você tem que se convencer de alguma forma de que é capaz de fazer tudo o que precisa fazer e que pode fazer muito bem (o que pode não ser uma coisa fácil de fazer – mas eu acredito em você).

Faça um plano de produtividade em 5 passos

Quando estabelecemos a base certa, é hora de agir. Aqui estão os passos vitais que você precisa tomar para construir um plano de melhoria de produtividade.

1. Liste todas as tarefas que você precisa fazer

Despeje tudo o que vem à sua mente, seja um grande projeto ou uma tarefa diária como tirar o lixo. Não se preocupe com a priorização, por enquanto, você fará isso na próxima etapa.

2. Organize as tarefas por importância

Quais tarefas levarão você mais longe para alcançar seus objetivos? Quais tarefas terão as maiores consequências se não forem feitas? Quais são as tarefas mais urgentes?

Aqui está um exemplo de como você pode dividir suas tarefas em duas categorias: importantes e urgentes. Essas atividades incluem tarefas de trabalho e suas tarefas diárias.

Também abordamos várias estratégias que podem ajudá-lo com sua priorização.

Organize tarefas com a técnica Eisenhower Matrix

Outra maneira de distinguir suas tarefas por urgência e importância é tentar a técnica da Matriz de Eisenhower. Para usar esse método, você precisa dividir suas atribuições em quatro quadrantes:

• O primeiro quadrante : Tarefas importantes e urgentes.
• O segundo quadrante : tarefas importantes, mas não urgentes.
• O terceiro quadrante : Tarefas urgentes sem importância.
• O quarto quadrante : Tarefas sem importância que não são urgentes.

Essa técnica de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a avaliar suas tarefas e decidir quais são as mais importantes. Além disso, você poderá reconsiderar o que é urgente e o que não é.

Organize tarefas com a estratégia “2 listas” de Warren Buffett

Além da técnica da Matriz de Eisenhower, aqui está outra estratégia que você pode usar para organizar suas tarefas – o método “2 Listas” de Warren Buffett.

Então, qual é a história por trás dessa ação?

Warren Buffett usa uma estratégia simples de “2 listas” para ajudar seus funcionários a descobrir suas prioridades e ações. Essa ação pode maximizar seu foco e fornecer uma melhor compreensão de suas prioridades.

Aqui está como tudo começou. Quando Buffett estava conversando com seu piloto pessoal, Mike Flint, eles tocaram no tópico das prioridades de carreira de Flint. Buffett pediu que ele passasse por um exercício de 3 etapas:

1. Ele pediu que ele escrevesse suas 25 principais prioridades de carreira.
2. Depois disso, Flint teve que revisar a lista e circular suas 5 principais prioridades.
3. Ele terminou com duas listas: Lista 1, com seus 5 principais gols circulados, e Lista 2, com outros 20 gols.

Como Flint disse que começaria a trabalhar no top 5 imediatamente, Buffett propôs uma pergunta: “ E os que você não circulou? ”

“ Bem, os 5 primeiros são meu foco principal, mas os outros 20 vêm em segundo lugar. Eles ainda são importantes, então vou trabalhar neles de forma intermitente, conforme achar melhor. Eles não são tão urgentes, mas ainda pretendo dedicar-lhes um esforço dedicado. ”

Buffett respondeu: “ Não. Você entendeu errado, Mike. Tudo o que você não circulou acabou de se tornar sua lista de Evitar a Todo Custo. Não importa o que aconteça, essas coisas não chamam a atenção de você até que você tenha sucesso com seu top 5. ”

3. Encontre uma estratégia de produtividade que funcione melhor para você

Agora que priorizamos nossas tarefas, é hora de descobrir a melhor estratégia de produtividade para criar um plano. A importância de uma estratégia adequada é que ela ajuda você a permanecer no caminho certo com seus objetivos.

Abordaremos várias estratégias populares que você pode usar:

• A estratégia de Anthony Trollope,
• O método Ivy Lee, e
• Princípio de Pareto (A Regra 80/20).

Tente encontrar aquele que se adapte ao seu estilo de vida e torne seu planejamento de produtividade mais suave.

A estratégia de Anthony Trollope para trabalhar em grandes projetos

Conversamos várias vezes em vários artigos diferentes sobre como a tarefa mais importante deve ser feita primeiro. Mas e se essa primeira tarefa for muito grande, demorar muito e te frustrar? Vejamos o que Anthony Trollope tem a dizer sobre o assunto.

Trollope é um prolífico romancista inglês. Escrever, muito menos escrever romances, pode levar muito tempo e ser desanimador.

Trollope teve uma solução: em vez de medir seu progresso com base na conclusão dos capítulos, ele mediu seu progresso em intervalos de 15 minutos. Isso lhe permitiu sentir uma sensação de realização e obter uma recompensa imediata.

Veja como Trollope explicou sua estratégia no livro Daily Rituals: How Artists Work , de Mason Currey:

“Naquele momento, tornou-se meu costume – e ainda é meu costume, embora ultimamente eu tenha me tornado um pouco indulgente comigo mesmo – escrever com meu relógio diante de mim e exigir de mim 250 palavras a cada quarto de hora …

Essa divisão de tempo me permitiu produzir mais de dez páginas de um volume de romance comum por dia e, se mantido por dez meses, teria dado como resultado três romances de três volumes cada um no ano…”

Assim, medindo seu progresso com frequência, você terá uma melhor sensação de realização e, assim, ficará motivado a continuar com seu desempenho.

O método Ivy Lee

Ivy Lee era uma consultora de produtividade que trabalhava para Charles M. Schwab, CEO da Bethlehem Steel Corporation. O trabalho de Lee era aumentar a eficiência da empresa. Com uma longa história, o método Ivy Lee remonta a 1918, e pode ser uma boa escolha se você é iniciante na criação de planos de produtividade. O método é simples – tão simples que levanta suspeitas de sua eficácia. Mas talvez sua simplicidade seja a razão de ser tão eficaz?

1. No final de cada dia de trabalho, anote 6 tarefas que você precisa realizar amanhã.
2. Organize-os em ordem de sua verdadeira importância.
3. Ao chegar ao trabalho, concentre-se na primeira tarefa. Trabalhe até que a tarefa seja concluída e, em seguida, passe para a segunda.
4. Trabalhe com o resto da sua lista da mesma forma. Se você não conseguir terminar todas elas, mova as tarefas inacabadas para a lista de amanhã.
5. Repetir.

Princípio de Pareto (A Regra 80/20)

O princípio de Pareto não é uma lei, mas uma observação de que a maioria das coisas na vida não são distribuídas uniformemente. Decorreu de uma observação de que 80% da riqueza na Itália pertencia a 20% da população.

Em seu artigo sobre a regra 80/20, Brian Tracy, palestrante motivacional e autor de Eat That Frog , mencionou dois termos: “poucos vitais” e “muitos triviais”. Esses termos foram cunhados pelo fundador do princípio de Pareto, Vilfredo Pareto, que afirmou que em qualquer sociedade, esses “poucos vitais” são pessoas que pertencem a 20% da população, em termos de dinheiro e influência. Os “muitos triviais” pertencem à maioria da população.

Aqui estão alguns exemplos da regra 80/20:

• 20% das nossas atividades fazem 80% do resultado.
• 20% dos clientes fazem 80% da receita.
• 20% das causas fazem 80% das circunstâncias.

Exemplo adicional: lembra quando você estava fazendo projetos em grupo na escola e uma pessoa sempre fazia a maior parte do trabalho? Sim, esse é o princípio de Pareto.

O que isso significa para nós e como aplicá-lo?

Descubra quais são as atividades-chave de 20% que fazem a diferença para você e concentre-se nelas. Nosso tempo e energia são recursos limitados e devem ser usados ​​com sabedoria.

4. Anote seu tempo

Descubra quanto tempo você precisa para cada tarefa e quanto você tem no total (uma tarde, uma semana, um mês). Se você não sabe quanto tempo cada uma de suas tarefas leva (a maioria de nós não sabe, é difícil estimar com precisão quando você está imerso no trabalho), tente acompanhar seu tempo com um aplicativo como o Clockify.

Não poderia ser mais simples: inicie um cronômetro ao iniciar uma determinada atividade e pare o cronômetro ao terminar. Se suas atividades são digitais, você pode usar um rastreador de tempo automático e facilitar ainda mais as coisas — você não precisa fazer nada, o aplicativo rastreará automaticamente sua atividade. Depois de usá-lo por um tempo, você terá uma visão mais clara de como gasta seu tempo e quanto tempo cada tarefa geralmente leva. Esses dados são cruciais quando você está fazendo planos de produtividade (novos e aprimorados).

Na captura de tela acima, você pode ver uma linha do tempo de produtividade, um registro do tempo que você rastreou usando um aplicativo de tempo automático. Esta linha do tempo mostra como você passou o dia e quais aplicativos você usou. O sinal de mais à direita permite que você adicione cada atividade que deseja incluir em seus registros de tempos. Ao revisar cronogramas como este, você terá uma ideia melhor se gasta muito tempo em algumas atividades. Assim, você poderá melhorar seus planos de produtividade.

Um usuário do Clockify observou: “Adoro a facilidade e a facilidade com que posso acompanhar meu tempo para oferecer melhor suporte à produtividade e ao planejamento dos negócios. Gosto de quantos usuários posso rastrear e da maneira como os relatórios mostram como o tempo é usado.”

5. Faça um cronograma ideal

Quando eu estava na escola, eu me preparava para testes e exames contando quantos dias me faltavam e quantas páginas/capítulos eu precisava aprender. Eu faria um plano de estudo dividindo o número de páginas pelo número de dias. A quarta etapa do desenvolvimento de um plano de melhoria de produtividade é essencialmente uma versão adulta disso. Leve em consideração tudo o que você reuniu na última etapa e faça um cronograma ideal. Para maximizar sua produtividade, tenha em mente seu ritmo natural (Você é uma pessoa matinal? Ou uma coruja noturna?) e programe as tarefas mais importantes quando seu foco estiver no auge.

Seja realista, no entanto. Deixe um buffer, apenas no caso. Leve em consideração que algo não planejado pode acontecer. Seu gato pode vomitar inesperadamente no tapete, então você precisará limpá-lo e levar o tapete para ser limpo. Ou você pode ter um daqueles dias em que parece que não consegue fazer nada direito. Não deixe muito tempo (lei de Parkinson!), mas, por outro lado, certifique-se de deixar o suficiente, para não ter pressa e/ou pânico.

Dicas adicionais para facilitar o planejamento de produtividade

Aqui estão algumas dicas adicionais para facilitar o planejamento da produtividade. Bons hábitos andam de mãos dadas com a produtividade, então é nisso que essas dicas se concentram principalmente.

Trabalhe em uma sala mais fria

Seu local de trabalho de escolha não deve ser quente e aconchegante.

Esse ambiente deixa você relaxado e sonolento, o que é exatamente o oposto do que você precisa se quiser ser produtivo. Sua mente deve estar focada e acordada, e uma sala um pouco mais fria ajuda nisso.

Observe que eu disse ligeiramente . Você não deve estar desconfortável e frio também. Idealmente, todas as suas necessidades devem ser atendidas para que você possa se concentrar completamente em suas tarefas.

Acompanhe seu progresso visualmente

Em 1993, Trent Dyrsmid era um corretor da bolsa de 23 anos em um banco em Abbotsford, Canadá. Devido à sua idade e ao fato de que Abbotsford não é exatamente o lugar onde grandes negócios foram feitos, ninguém esperava que Dyrsmid fosse tão incrível quanto ele.

Em 18 meses, ele trouxe 5 milhões de dólares para a empresa e começou a ganhar 6 dígitos (em dinheiro de hoje) aos 24 anos.

Como?

James Clear explicou o sucesso de Dyrsmid em seu livro Atomic Habits . Então, aqui está como a história vai. Dyrsmid tinha dois potes em sua mesa. Quando fazia uma ligação de vendas, Dyrsmid movia um clipe de papel do frasco cheio para o vazio. “ Todas as manhãs eu começava com 120 clipes de papel em uma jarra e continuava discando o telefone até mover todos para a segunda jarra ”, disse ele.

Uma das razões pelas quais isso funcionou tão bem é porque deu a ele uma pista visual de seu progresso. Cada clipe de papel movido lhe dava um pouco de satisfação e motivação que o empurravam ainda mais.

Assim como esse método, os rastreadores de hábitos funcionam da mesma maneira. Eles mostram visualmente seu progresso, mas não apenas isso; quanto mais você acompanha seu progresso, mais longa fica sua sequência e pior é a sensação de quebrá-la. O pensamento de “ não quero quebrar minha sequência, estou indo tão bem ” motiva mais do que você imagina.

Use a “Regra dos 2 Minutos” para desenvolver bons hábitos

James Clear também é famoso por criar uma regra de 2 minutos que afirma: “ Quando você inicia um novo hábito, deve levar menos de dois minutos para fazer ”. É inspirado por David Allen e Getting Things Done, cuja versão afirma “ Se levar menos de dois minutos, faça agora ”.

A ideia é tornar os hábitos o mais fácil possível para começar. Essa é a parte mais difícil – quando você começa a fazer isso, não é tão ruim. Todos nós aprendemos a lei do movimento de Newton na escola: “ um corpo em repouso tende a permanecer em repouso, e um corpo em movimento tende a permanecer em movimento, a menos que seja atuado por uma força externa líquida”.

Nesse caso, não temos força externa, apenas interna, e a criamos focando no próximo passo (que levará 2 minutos ou menos).

Se você quiser começar a ler mais, comece lendo apenas uma página.

Comece a malhar vestindo suas roupas de treino.

Comece a dobrar sua roupa dobrando apenas uma peça de roupa.

Isso é factível, certo?

Conclusão

Você faz planos de produtividade listando todas as suas tarefas, priorizando-as e usando os dados de controle de tempo para fazer uma programação perfeita. Você também pode tentar estratégias de produtividade feitas por outra pessoa, se elas se adequarem ao seu estilo de vida – afinal, você pode pegar alguns truques que você pode usar para sua própria estratégia.

Saber o que você está fazendo com antecedência é importante, porém, mesmo o plano mais elaborado não significa muito se não houver execução. A maneira de melhorar seu plano de produtividade atual também é fazendo – vendo o que funciona e o que não funciona e fazendo as alterações necessárias.

Tenha em mente que o passo mais importante de qualquer plano é agir .