5つの簡単なステップで生産性計画を立てる方法

私たちの大多数にとって、生産性は自然には生まれません。 すべてを楽に達成することは、私が人間であるということだけではありません。

ただし、前もって考えて整理するように努力すれば、すべてを成し遂げることができます。 成功と同じように、生産性は計画から始まります。

生産性を最大化する計画を立てる方法を知っていますか？ そうでない場合–あなたは正しい場所にいます。 （しかし、あなたがそうしても、私たちと一緒にいてください、あなたは何か新しいことを学ぶかもしれません！）

この記事では、正しい考え方から実行、実践的なヒントまで、生産性向上計画を立てる方法を紹介します。

生産性計画とは何ですか？ そして、なぜあなたがそれを作ることが重要なのでしょうか？

簡単に言えば、生産性計画は、効果を高めるために作成する独自の計画です。 これは、最適な方法でスケジュールされた優先タスクで構成されます。 つまり、（発生する可能性のある緊急のタスクのために）ある程度のバッファーを残すように注意しながら、生産性計画にすべての重要な割り当てを含める必要があります。

では、なぜ生産性計画を立てることが重要なのでしょうか。 さて、これらのドキュメントはあなたを助けることができます：

• 課題を整理し、
• 重要なタスクと重要でないタスクを区別し、
• 意思決定が上手くなり、
• 長期的な目標を短期的な目標に合わせます。

1週間の生産性向上計画を作成できます。 毎週の生産性計画により、1週間をより効果的に構成し、重要なタスクやアクティビティを見逃さないようにすることができます。

繰り返しになりますが、多分あなたは毎日あなたの計画を作成することを好むでしょう。 その場合、朝または前夜に最初に生産性計画を作成するのに少し時間がかかることがあります。

どのタイプを選択する場合でも、すべてが心から始まることを確認してください。まず、生産性の考え方に入る方法を見てみましょう。

生産性のための正しい考え方を身につける

生産性計画の作成を開始する前に、ゲームに頭を悩ませてください。 時の試練に耐える何かを作りたいのなら、あなたは基礎が良質であることを確認しなければなりません。 あなたの考えはあなたの言葉になり、あなたの言葉はあなたの行動になり、あなたの行動はあなたの習慣になります…あなたは取引を知っています。

正しい考え方に向けた最初のステップは、生産的であることは忙しいことと同じではないという認識です。 忙しさと生産性の違いについてもっと学びましょう。

あなたは忙しいですか？

多くの研究は、忙しい文化が生産性を妨げ、さらにはキャリアの燃え尽き症候群を引き起こすことを証明しています。

忙しさと燃え尽き症候群との相関関係に関する1つのHBR記事で、著者は忙しさのパラドックスについて語っています。 したがって、忙しいときは、最も直接的なタスクにのみ注意を向けることができます。これは、多くの場合、価値の低いタスクです。 この現象は「トンネリング」として知られています。 私たちはトンネルの中にいるように感じ、目の前のタスク、つまり最も直接的なタスクしか見ることができません。 その結果、私たちは通常、重要な割り当てを処理するのに十分な時間がないため、私たちが望むほど生産的ではありません。 さらに、重要なタスクに取り組む時間がないため、長期的な目標を達成できなくなります。

あなたは生産的ですか？

一方、生産的であるということは、時間とエネルギーを最大限に活用することを意味します。 それは量（多くの時間を費やす）よりも質（結果を得る）に焦点を合わせています。

さて、どうすれば忙しさを避けて生産性を取り戻すことができますか？ 生産性を高める方法はいくつかあります。

• 一度に1つのタスクに注意を向けるようにしてください。 私たちを信頼してください、それはあなたのタスクを完了するのがとても簡単になるでしょう。 対照的に、マルチタスク、またはプロジェクトとタスクの切り替えは、非常に忙しそうに見えるだけです。 しかし、実際には、貴重な時間を無駄にするだけです。
• あなたの心をクリアするために常に休憩を取ってください。 休むことなく一日を「トンネリング」するのは大変なことです。 だから、トンネルから出て、数分間心を充電してから、仕事に戻ってください。 現時点で重要なタスクとそうでないタスクを適切に把握できるはずです。
• 「いいえ」と言うことを学びます。 非現実的な締め切りに対処している場合、またはすでに割り当てに忙殺されている場合は、仕事で「いいえ」と丁寧に言うことを恐れないでください。 このようにして、優先タスクの時間を節約できます。

生産性と忙しさを区別したので、生産性の考え方をさらに深く掘り下げましょう。

生産性の考え方の最も重要な側面

生産性の考え方は、いくつかの異なる側面で構成されています。

• ビジョン、
• 規律、
• （本質的な）動機、
• 批判的かつ戦略的思考、
• オープンマインドで学ぶ意欲、そして
• 自信と前向きな姿勢。

それでは、これらの各側面が生産性の考え方を発展させるために重要である理由を見てみましょう。

ビジョン

自分が何を望んでいるのかを正確に知る必要があります。そうして初めて、適切な目標を設定し、優れた戦略を立てることができます。

あなたの心の中に明確なビジョンを持つことはあなたの最終目標が何であるかを知ることを意味します。 次に、あなたがする必要があるのは、あなたがあなたの長期的な目標に少し近づくためにあなたが毎日最善を尽くすことを確認することです。 したがって、年間の目標を把握したら、それらを月次、週次、および日次の目標に分割する必要があります。

たとえば、来年のマラソンに参加したい場合、このビジョンを達成する唯一の方法は、詳細な戦略を立て、この長期的な目標を日々の目標に合わせる必要があります。 この場合、毎日の目標は、それぞれ1時間の有酸素運動と筋力トレーニングです。

規律

あなたはどれくらいの頻度で本当に働きたいと思っていますか？

私は自分の仕事が大好きですが、9時から5時まで毎日の営業でやる気を感じることは絶対にありません。その月の請求書を支払うために。

そこで、規律が生まれます。成功した人々は、もっと楽しいことをしたいときでも、満足を遅らせて物事を成し遂げることができます。

高度な訓練を受けた人々に共通する特徴は何ですか？ まあ、これらの資質は通常、責任感、粘り強さ、強い労働倫理、そしてセルフケアです。 したがって、これらの特性を育成することは、確かにあなたがより訓練されるのを助けることができます。

（本質的な）動機

数日以上懲戒処分を受けるには、「なぜ？」を知っている必要があります。 なぜあなたはあなたがしていることをしているのですか？ 私たちが心に強く訴える引用から得た動機は私たちを遠くまで運びませんが、本質的な動機は私たちを運びます。 Psychology Todayのある記事で述べられているように、「本質的な動機付けは無限の源泉のようなものです。 行動を内部から推進します。」 このようなモチベーションのおかげで、報酬を期待せずに楽しいことをしています。 その上、本質的な動機はまた、物事が困難になった場合でもあなたが粘り強くとどまるのを助けます。

批判的かつ戦略的思考

客観的、合理的、そしてさまざまな視点からあなたの道を進んでいるものを見てください。 批判的思考を改善するには、次のことを行う必要があります。

• 長期的な目標を念頭に置き、それらを達成する方法を考えてください。
• 問題解決スキルを高めます。 このようにして、あなたが下す決定があなたの短期的および長期的な目標の両方と一致していることを確実にします。
• 箱の外で考えてください。 複雑なタスクを扱うときは常に、さまざまな観点から割り当てを検討してください。

戦略的に考えることができると、問題を簡単に解決するのに役立ち、生産性レベルも向上します。

オープンマインドと学ぶ意欲

あなたはあなたの仕事だけでなくあなた自身も改善するためにこれらの資質を必要としています。

心を開いていると、新しいアイデアを思いつくのが簡単になります。これは、職場だけでなく日常生活でも非常に役立ちます。 その上、オープンマインドな人々は、多様な視点からあらゆる問題に取り組むことができるので、通常、問題解決に長けています。

さらに、知識を習得したい場合は、常に新しいスキルを採用することで時代の先を行くことをいとわないでしょう。 実際、人間のモチベーションに関心のある心理学者であるキャロル・ドウェックによれば、2つのタイプの考え方があります。

1. 固定された考え方—インテリジェンスは固定されています。 たとえば、スマートに見えたい人は通常、簡単に諦め、挑戦を避けがちです。
2. 成長の考え方—知性を養うことができます。 たとえば、学びたがっている人は、通常、挑戦に恐れることはなく、障害に直面したときに進んで続けます。

だから、成長の考え方を養うために最善を尽くします。

これらの特性をうまく活用すればするほど、効果が高まり、その結果、生産性が向上します。

自信と前向きな姿勢

最後になりましたが、あなたは自分自身を信じなければなりません。 有名なヘンリー・フォードの引用が示すように、「あなたができると思うか、できないと思うかにかかわらず、あなたは正しい。 」

あなたはどういうわけかあなたがする必要があるすべてをすることができて、あなたがそれを非常にうまくすることができることをあなた自身に納得させなければなりません（それは簡単なことではないかもしれません-しかし私はあなたを信じます）。

5つのステップで生産性計画を立てる

適切な基盤を築いたら、行動を起こす時が来ました。 生産性向上計画を立てるために必要な重要なステップは次のとおりです。

1.実行する必要のあるすべてのタスクをリストアップします

大きなプロジェクトであろうと、ゴミを出すような日常の雑用であろうと、頭に浮かんだことはすべて頭に入れておいてください。 優先順位付けについて心配する必要はありません。今のところ、次のステップで行います。

2.重要度別にタスクを整理する

目標を達成するために、どのようなタスクが最も効果的ですか？ それらが実行されない場合、どのタスクが最大の結果をもたらしますか？ 最も緊急のタスクは何ですか？

これは、タスクを重要と緊急の2つのカテゴリに分類する方法の例です。 これらの活動には、仕事と日常の雑用の両方が含まれます。

また、優先順位付けに役立ついくつかの戦略についても説明しました。

アイゼンハワーマトリックス技術を使用してタスクを整理する

緊急性と重要性によってタスクを区別するもう1つの方法は、アイゼンハワーマトリックス手法を試すことです。 この方法を使用するには、割り当てを4つの象限に分割する必要があります。

• 第1象限：重要かつ緊急のタスク。
• 第2象限：重要ですが緊急ではないタスク。
• 第3象限：重要でない緊急のタスク。
• 第4象限：緊急ではない重要でないタスク。

この時間管理手法は、タスクを評価し、最も重要なタスクを決定するのに役立ちます。 その上、あなたは何が緊急で何がそうでないかを再考することができるでしょう。

ウォーレンバフェットの「2リスト」戦略でタスクを整理する

アイゼンハワーマトリックス手法とは別に、タスクを整理するために使用できるもう1つの戦略、ウォーレンバフェットの「2リスト」方式があります。

それで、この行動の背後にある物語は何ですか？

ウォーレンバフェットは、シンプルな「2リスト」戦略を使用して、従業員が優先順位と行動を理解できるようにしています。 このアクションはあなたの焦点を最大化し、あなたの優先順位のより良い理解を提供することができます。

これがすべての始まりです。 バフェットが彼の個人パイロットであるマイクフリントと話していたとき、彼らはフリントのキャリアの優先事項のトピックに触れました。 バフェットは彼に3段階の演習を行うように依頼しました。

1. 彼は彼に彼のトップ25のキャリアの優先順位を書き留めるように頼んだ。
2. その後、フリントはリストを確認し、上位5つの優先順位に丸を付ける必要がありました。
3. 彼は2つのリストに行き着きました。リスト1は、彼の丸で囲んだ上位5つの目標であり、リスト2は、他の20の目標です。

フリントがすぐにトップ5に取り組み始めると言ったように、バフェットは質問を提案しました。 」

「まあ、トップ5が私の主な焦点ですが、他の20はすぐに来ます。 それらはまだ重要なので、私が適切だと思うように断続的にそれらに取り組みます。 彼らはそれほど緊急ではありませんが、私はまだ彼らに献身的な努力をするつもりです。 」

バフェットはこう答えた。「いいえ、あなたは間違っています、マイク。 丸で囲んでいないものはすべて、Avoid-At-All-Costリストになりました。 何があっても、トップ5で成功するまで、これらのことはあなたから注目されません。 」

3.自分に最適な生産性戦略を見つける

タスクに優先順位を付けたので、次は計画を作成するための最良の生産性戦略を見つけます。 適切な戦略の重要性は、それがあなたの目標を順調に進めるのを助けることです。

使用できるいくつかの一般的な戦略について説明します。

• アントニー・トロロープの戦略、
• アイビーリーの方法、そして
• パレートの法則（80/20ルール）。

あなたのライフスタイルに合ったものを見つけて、あなたの生産性計画をよりスムーズにするようにしてください。

大きなプロジェクトに取り組むためのAnthonyTrollopeの戦略

最も重要なタスクを最初に実行する方法について、複数の異なる記事で何度も話しました。 しかし、その最初のタスクが本当に大きく、時間がかかりすぎて、イライラした場合はどうでしょうか。 アントニー・トロロープがこのトピックについて何と言っているか見てみましょう。

トロロープは多作な英国の小説家です。 小説を書くことは言うまでもなく、書くことは長い時間がかかり、落胆する可能性があります。

トロロープには解決策がありました。章の完了に基づいて進捗状況を測定する代わりに、15分間隔で進捗状況を測定しました。 それは彼に達成感を感じさせ、即座に見返りを得ることができました。

メイソン・カリーの著書 『 Daily Rituals：How Artists Work』で、トロロープが彼の戦略をどのように説明したかを次に示します。

「このときは私の習慣になりました—そして今でも私の習慣ですが、最近は少し寛大になりました—時計を前に置いて書き、15分ごとに250語を要求するようになりました…

この時間の分割により、私は1日に10ページ以上の通常の小説を制作することができ、10か月間続けた場合、その結果として、1年に3冊ずつの3冊の小説が得られたでしょう…」

したがって、進捗状況を頻繁に測定することで、達成感が高まり、パフォーマンスを継続する意欲が高まります。

アイビーリー法

Ivy Leeは、BethlehemSteelCorporationのCEOであるCharlesM.Schwabで働いていた生産性コンサルタントでした。 李氏の仕事は会社の効率を上げることだった。 長い歴史を持つアイビーリーの方法は1918年にまでさかのぼります。生産性計画の作成に慣れていない場合は、この方法が適している可能性があります。 方法は単純です—非常に単純なので、その有効性の疑いが生じます。 しかし、おそらくその単純さがそれがとても効果的である理由ですか？

1. 毎日の仕事の終わりに、明日達成する必要のある6つのタスクを書き留めます。
2. 真に重要な順に整理します。
3. 職場に着いたら、最初のタスクに集中します。 タスクが完了するまで作業してから、2番目のタスクに移動します。
4. 同じ方法でリストの残りの部分を処理します。 すべてを完了できない場合は、未完了のタスクを明日のリストに移動してください。
5. 繰り返す。

パレート原理（80/20ルール）

パレートの法則は法則ではありませんが、人生のほとんどのものが均等に分配されていないという観察です。 それは、イタリアの富の80％が人口の20％に属しているという観察から生じました。

80/20ルールに関する彼の記事の中で、動機付けのスピーカーであり、 Eat ThatFrogの著者であるBrianTracyは、「非常に少ない」と「非常に多い」という2つの用語について言及しました。 これらの用語は、パレートの法則の創設者であるヴィルフレドパレートによって造られました。彼は、どの社会でも、これらの「極めて少数」は、お金と影響力に関して人口の20％に属する人々であると主張しました。 「些細な数」は人口の大多数に属しています。

80/20の法則の例を次に示します。

• 私たちの活動の20％が結果の80％を占めています。
• 顧客の20％が収益の80％を占めています。
• 原因の20％が状況の80％になります。

追加の例：学校でグループプロジェクトを行っていて、1人の人が常に作業の大部分を行っていたのを覚えていますか？ うん、それはパレートの法則です。

それは私たちにとって何を意味し、それをどのように適用するのですか？

あなたに違いをもたらす重要な20％の活動を見つけて、それらに焦点を合わせます。 私たちの時間とエネルギーは限られた資源であり、賢明に使用されるべきです。

4.時間をメモします

各タスクに必要な時間と合計（午後、1週間、1か月）を把握します。 各タスクにかかる時間がわからない場合（ほとんどの場合、仕事に没頭しているときに正確に見積もることは困難です）、Clockifyなどのアプリで時間を追跡してみてください。

これ以上簡単なことはありません。特定のアクティビティを開始したときにタイマーを開始し、終了したときにタイマーを停止します。 アクティビティがデジタルの場合は、自動タイムトラッカーを使用して、作業をさらに簡単にすることができます。何もする必要はありません。アプリが自動的にアクティビティを追跡します。 しばらく使用すると、どのように時間を費やし、すべてのタスクに通常どのくらいの時間がかかるかをより明確に把握できます。 そのデータは、（新しく改善された）生産性計画を立てるときに重要です。

上のスクリーンショットでは、自動時間アプリを使用して追跡した時間の記録である生産性のタイムラインを確認できます。 このタイムラインは、1日の過ごし方と、使用したアプリを示しています。 右側のプラス記号を使用すると、時間記録に含めたい各アクティビティを追加できます。 このようなタイムラインを確認することで、一部のアクティビティに多くの時間を費やしていないかどうかをより正確に把握できます。 したがって、生産性計画を改善することができます。

Clockifyのユーザーは、次のように述べています。「ビジネスの生産性と計画をより適切にサポートするために、自分の時間をシームレスかつ簡単に追跡できることが大好きです。 追跡できるユーザーの数と、時間の使用状況をレポートに表示する方法が気に入っています。」

5.最適なスケジュールを作成します

学校に通っていたとき、残りの日数と、学ぶ必要のあるページ/章の数を数えて、クイズや試験の準備をしました。 ページ数を日数で割って学習計画を立てます。 生産性向上計画を作成するための4番目のステップは、基本的にこれを拡張したものです。 最後のステップで収集したすべてを考慮に入れて、最適なスケジュールを作成します。 生産性を最大化するために、あなたの自然なリズム（あなたは朝型ですか？それとも夜更かし型ですか？）を念頭に置き、焦点がピークに達したときに最も重要なタスクをスケジュールします。

ただし、現実的にしてください。 万が一に備えて、バッファを残してください。 計画外のことが起こる可能性があることを考慮に入れてください。 あなたの猫は予期せずカーペットの上に投げ出されるかもしれないので、あなたはそれをきれいにしそしてきれいになるためにカーペットを持って行く必要があるでしょう。 または、あなたはあなたが正しく何もできないように思われるそれらの日の1つを持っているかもしれません。 あまり時間を残さないでください（パーキンソンの法則！）が、一方で、急いでパニックに陥る必要がないように、十分に残してください。

生産性計画を容易にするための追加のヒント

生産性の計画を容易にするための追加のヒントをいくつか紹介します。 良い習慣は生産性と密接に関係しているので、これらのヒントは主に焦点を当てています。

涼しい部屋で働く

選択する職場は暖かく居心地の良いものであってはなりません。

その環境はあなたをリラックスして眠くさせます、それはあなたが生産的になりたいならばあなたが必要とするものの正反対です。 あなたの心は集中して目を覚ましているべきです、そして少し涼しい部屋はそれを助けます。

少し言ったことに注意してください。 あなたも不快で寒くてはいけません。 理想的には、タスクに完全に集中できるように、すべてのニーズを満たす必要があります。

進捗状況を視覚的に追跡する

1993年、Trent Dyrsmidは、カナダのアボッツフォードにある銀行の23歳の株式仲買人でした。 彼の年齢と、アボッツフォードが大企業との取引が行われた場所ではないという事実のために、Dyrsmidが彼ほど素晴らしいとは誰も予想していませんでした。

18か月以内に、彼は会社に500万ドルをもたらし、24歳までに6桁（今日のお金で）を稼ぎ始めました。

どのように？

James Clearは、彼の著書AtomicHabitsでDyrsmidの成功について説明しました。 だから、これが物語がどうなるかです。 Dyrsmidは机の上に2つの瓶を持っていました。 彼がセールスコールを行ったとき、Dyrsmidはペーパークリップを完全な瓶から空の瓶に移動しました。 「毎朝、1つの瓶に120個のペーパークリップを入れて、すべてを2番目の瓶に移すまで電話をかけ続けました」と彼は言いました。

これが非常にうまく機能した理由の1つは、それが彼に彼の進歩の視覚的な手がかりを与えたからです。 動かされたペーパークリップはそれぞれ、彼に少しの満足とモチベーションを与え、彼をさらに押し進めました。

この方法と同じように、習慣トラッカーも同じように機能します。 彼らはあなたの進歩を視覚的に示しますが、それだけではありません。 進行状況を追跡する時間が長くなるほど、ストリークが長くなり、ストリークを壊すのが悪くなります。 「ストリークを壊したくない、とても上手くやってきた」という考えは、あなたが思っている以上にやる気を起こさせます。

「2分間のルール」を使用して、良い習慣を身に付けます

ジェームズ・クリアは、「新しい習慣を始めるときは、2分もかからないはずです」という2分間のルールを作成することでも有名です。 これは、DavidAllenとGettingThings Doneに触発されており、そのバージョンには「 2分未満かかる場合は、今すぐ実行してください」と記載されています。

アイデアは、習慣をできるだけ簡単に始められるようにすることです。 それが最も難しい部分です—それを始めたとき、それはそれほど悪くはありません。 私たちは皆、学校でニュートンの運動の法則を学びました。「正味の外力が作用しない限り、静止している物体は静止している傾向があり、運動している物体は運動し続ける傾向があります。」

この場合、外力はなく、内力のみで、次のステップ（2分以内）に焦点を当てて作成します。

もっと読み始めたい場合は、1ページだけを読むことから始めてください。

ワークアウト用の服を着てワークアウトを開始します。

衣類を1枚だけ折りたたんで、洗濯物を折りたたむことから始めましょう。

それは実行可能ですよね？

結論

すべてのタスクをリストし、それらに優先順位を付け、時間追跡データを使用して完璧なスケジュールを作成することにより、生産性計画を作成します。 自分のライフスタイルに合っている場合は、他の誰かが作成した生産性戦略を試すこともできます。結局のところ、自分の戦略に使用できるいくつかのトリックを選ぶことができます。

事前に何をしているのかを知ることは重要ですが、実行がなければ、最も手の込んだ計画でさえあまり意味がありません。 現在の生産性計画を改善する方法は、何が機能し、何が機能しないかを確認し、それに応じて変更を加えることでもあります。

計画の最も重要なステップは行動を起こすことであることに留意してください。