如何通过五个简单的步骤制定生产力计划

对于我们大多数人来说，生产力并不是自然而然的。 毫不费力地完成所有事情并不是我作为一个人的身份。

但是，如果您努力提前思考并组织起来，一切都可以完成。 与成功一样，生产力始于计划。

您知道如何制定计划以最大限度地提高您的生产力吗？ 如果你不这样做 - 你来对地方了。 （但即使你这样做了，和我们在一起，你可能会学到新的东西！）

在本文中，我们将向您展示如何制定提高生产力的计划——从正确的心态到执行和实用技巧。

什么是生产力计划？ 为什么制作一个很重要？

简而言之，生产力计划是您为提高效率而制定的独特计划。 它包含以最佳方式安排的优先任务。 这意味着您需要将所有重要任务包括在生产力计划中，同时注意留出一些缓冲区（用于可能出现的紧急任务）。

那么，为什么制定生产力计划很重要？ 那么，这些文件可以帮助你：

• 组织你的任务，
• 区分重要和不重要的任务，
• 更擅长决策，并且
• 使您的长期目标与短期目标保持一致。

您可以制定一整周的生产力改进计划。 每周生产力计划使您可以更有效地安排您的一周，并确保您不会错过任何重要的任务或活动。

再说一次，也许你更喜欢每天制定你的计划。 在这种情况下，您可以花一些时间在早上或前一天晚上首先制定生产力计划。

无论您选择哪种类型，请确保一切都从头脑开始，所以让我们首先看看如何进入生产力思维模式。

进入正确的思维模式以提高生产力

在开始制定生产力计划之前，请先投入游戏。 如果你想建造经得起时间考验的东西，你必须确保地基质量好。 你的想法变成了你的言语，你的言语变成了你的行动，你的行动变成了你的习惯……你知道交易。

迈向正确心态的第一步是意识到高效并不等于忙碌。 让我们更多地了解忙碌和生产力之间的区别。

你忙吗？

许多研究证明，忙碌的文化会阻碍生产力，甚至会导致职业倦怠。

在一篇关于忙碌及其与倦怠相关的 HBR 文章中，作者谈到了忙碌悖论。 所以，当我们忙的时候，我们只能把注意力集中在最紧迫的任务上，这些任务往往是低价值的。 这种现象被称为“隧道效应”。 我们觉得我们在隧道中，只能看到我们面前的任务，因此，是最直接的任务。 结果，我们通常没有足够的时间来处理重要的任务，因此，我们的工作效率不如我们希望的那样。 此外，没有时间处理重要任务会使您无法实现长期目标。

你有生产力吗？

另一方面，高效意味着您可以充分利用时间和精力。 它更注重质量（获得结果）而不是数量（花费大量时间工作）。

那么，您应该如何避免忙碌并恢复生产力？ 以下是提高生产力的几种方法：

• 尝试一次将注意力集中在一项任务上。 相信我们，完成您的任务会容易得多。 相比之下，一心多用，或者在项目和任务之间切换，只会让你看起来非常忙碌。 但是，实际上，你只会浪费你宝贵的时间。
• 总要休息一下，让你头脑清醒。 一天中没有任何休息的“隧道”可能会让人筋疲力尽。 所以，走出隧道，给你的大脑充电几分钟，然后重新开始工作。 您肯定能够正确地弄清楚目前哪些任务是至关重要的，哪些不是。
• 学会说“不”。 如果你正在处理不切实际的最后期限，或者你已经被任务淹没了，不要害怕在工作中礼貌地说“不”。 这样，您将为优先任务节省时间。

既然我们已经区分了生产力和忙碌，那么让我们更深入地研究一种高效的心态。

生产力思维的最重要方面

生产力心态包括几个不同的方面：

• 愿景，
• 纪律，
• （内在）动机，
• 批判性和战略性思维，
• 思想开放和愿意学习，以及
• 自信和积极的态度。

现在，让我们看看为什么这些方面对于培养生产力思维方式至关重要。

愿景

你必须知道你到底想要什么——只有这样你才能设定足够的目标并制定一个好的策略。

心中有一个清晰的愿景意味着知道你的最终目标是什么。 然后，您需要做的就是确保每天尽最大努力，以更接近您的长期目标。 所以，一旦你确定了你的年度目标，你应该把它们分解成每月、每周和每天的目标。

例如，如果你想参加明年的马拉松比赛，实现这一愿景的唯一方法就是制定详细的战略，并将这个长期目标与你的日常目标保持一致。 在这种情况下，每日目标可以是每次一小时的有氧运动和力量运动。

纪律

你多久真正有动力去工作？

尽管我热爱我的工作，但我绝对不会在每个工作日从 9 点到 5 点都感到有动力。我也不能等待动力和灵感的缪斯女神们的存在来祝福我，至少如果我的目标是支付我这个月的账单。

这就是纪律的用武之地。成功的人能够延迟满足并完成工作，即使他们宁愿做一些更有趣的事情。

纪律严明的人有什么共同点？ 嗯，这些品质通常是责任感、毅力、强烈的职业道德和自我照顾。 因此，培养这些特征肯定可以帮助您更加自律。

（内在）动机

要被管教几天以上，你必须知道你的“为什么？”。 你为什么要做你正在做的事？ 我们从励志名言中获得的动力不会让我们走得太远，但内在的动力会。 正如《今日心理学》的一篇文章所指出的，“内在动机就像源源不断的源泉。 它从内部推动行为。” 多亏了这种动机，我们做的事情是令人愉快的，而不期待任何回报。 此外，内在动力也会帮助你在困难的时候保持坚持。

批判性和战略性思维

客观、理性地从不同的角度看待事物。 为了提高你的批判性思维，你应该：

• 牢记您的长期目标，并思考实现这些目标的方法。
• 提高你解决问题的能力。 这样，您将确保您做出的决定与您的短期和长期目标保持一致。
• 创造性思考。 每当您处理复杂的任务时，请务必从不同的角度考虑分配。

能够战略性地思考将帮助您轻松解决问题，这也将提高您的生产力水平。

开放的心态和学习的意愿

你需要这些品质来改善你的工作和你自己。

当你思想开放时，你会发现更容易产生新想法，这在工作场所和日常生活中都非常有用。 此外，思想开放的人通常善于解决问题，因为他们能够从不同的角度处理任何问题。

此外，当您渴望获得知识时，您将始终愿意在采用新技能方面保持领先。 事实上，根据对人类动机感兴趣的心理学家 Carol Dweck 的说法，有两种类型的心态：

1. 固定心态——智力是固定的。 例如，想要看起来聪明的人通常倾向于轻易放弃并远离挑战。
2. 成长心态——智力是可以培养的。 例如，渴望学习的人通常不会被挑战吓倒，并且在遇到障碍时愿意继续前进。

因此，尽最大努力培养成长心态。

你对这些特质的表现越好，你就越有效率，因此你的工作效率就越高。

自信和积极的态度

最后但同样重要的是，你必须相信自己。 正如著名的亨利福特的名言所说，“无论你认为你可以，或者你认为你不能——你都是对的。 ”

你必须以某种方式说服自己，你有能力做你需要做的所有事情，而且你可以做得很好（这可能不是一件容易的事——但我相信你）。

通过 5 个步骤制定生产力计划

当我们奠定了正确的基础时，就该采取行动了。 以下是制定生产力改进计划所需采取的重要步骤。

1.列出你需要做的所有任务

无论是大项目还是像倒垃圾这样的日常琐事，都将脑海中浮现的一切都抛在脑后。 不要担心优先级，现在，您将在下一步中进行。

2. 按重要性组织任务

哪些任务会让你在实现目标方面走得更远？ 如果不完成，哪些任务会产生最大的后果？ 什么任务最紧迫？

这是一个示例，说明如何将任务分为两类：重要和紧急。 这些活动包括工作任务和您的日常琐事。

我们还介绍了几种可以帮助您确定优先级的策略。

使用艾森豪威尔矩阵技术组织任务

另一种通过紧迫性和重要性区分任务的方法是尝试艾森豪威尔矩阵技术。 要使用此方法，您需要将作业分为四个象限：

• 第一象限：重要而紧迫的任务。
• 第二象限：重要但不紧急的任务。
• 第三象限：不重要的紧急任务。
• 第四象限：不紧急的不重要任务。

这种时间管理技术可以帮助您评估您的任务并确定最关键的任务是什么。 此外，您将能够重新考虑什么是紧急的，什么不是。

使用沃伦·巴菲特 (Warren Buffett) 的“2 个列表”策略组织任务

除了艾森豪威尔矩阵技术之外，还有另一种可以用来组织任务的策略——沃伦·巴菲特的“2 个列表”方法。

那么，这个动作背后的故事是什么？

沃伦·巴菲特使用简单的“2 个列表”策略来帮助他的员工找出他们的优先事项和行动。 此操作可以最大限度地提高您的注意力，并让您更好地了解您的优先事项。

这就是一切的开始。 当巴菲特与他的私人飞行员迈克弗林特交谈时，他们谈到了弗林特的职业优先事项。 巴菲特让他做一个三步练习：

1. 他让他写下他的前 25 个职业优先事项。
2. 在那之后，弗林特必须查看这份清单并圈出他的前 5 个优先事项。
3. 他最终得到了两个列表：列表 1，他圈出的前 5 个进球，以及列表 2，还有 20 个其他进球。

正如弗林特所说他将立即开始研究前 5 名，巴菲特提出了一个问题：“那你没有圈出的那些呢？ ”

“嗯，前 5 名是我的主要关注点，但其他 20 名紧随其后。 它们仍然很重要，所以我会在我认为合适的时候间歇性地处理它们。 他们没有那么紧急，但我仍然计划给他们一个专门的努力。 ”

巴菲特回答说：“不，你错了，迈克。 你没有圈出的所有东西都变成了你不惜一切代价避免的清单。 无论如何，在你成功进入前 5 名之前，这些事情不会引起你的注意。 ”

3. 找到最适合您的生产力策略

现在我们已经确定了任务的优先级，是时候找出创建计划的最佳生产力策略了。 正确策略的重要性在于它可以帮助您保持目标。

我们将介绍几种您可以使用的流行策略：

• 安东尼·特罗洛普的策略，
• Ivy Lee 方法，以及
• 帕累托原则（80/20 法则）。

尝试找到适合您的生活方式并使您的生产力计划更顺利的一种。

安东尼·特罗洛普 (Anthony Trollope) 从事大型项目的策略

我们在多篇不同的文章中多次讨论应该如何首先完成最重要的任务。 但是，如果第一个任务真的很大，花费的时间太长并且让你感到沮丧怎么办？ 让我们看看安东尼·特罗洛普在这个话题上是怎么说的。

特罗洛普是一位多产的英国小说家。 写作，更不用说写小说了，可能需要很长时间并且令人沮丧。

Trollope 有一个解决方案：他不是根据章节的完成情况来衡量他的进度，而是以 15 分钟的时间间隔来衡量他的进度。 这让他有一种成就感，并立即获得回报。

以下是特罗洛普在梅森·柯里 (Mason Currey) 的《每日仪式：艺术家的工作方式》一书中解释他的策略的方式：

“这时候已经成为我的习惯，而且仍然是我的习惯，尽管最近我对自己有点宽容了——把手表放在我面前，要求自己每刻钟写 250 个字……

这样的时间划分，让我一天能写出十多页的一本普通小说卷，如果坚持十个月，结果一年就能出三本三卷的小说……”

所以，通过经常衡量你的进步，你会有更好的成就感，因此，你会有动力继续你的表现。

常春藤李方法

Ivy Lee 是一位生产力顾问，曾为伯利恒钢铁公司的首席执行官 Charles M. Schwab 工作。 李的工作是提高公司的效率。 Ivy Lee 方法历史悠久，可以追溯到 1918 年，如果您是创建生产力计划的初学者，它可能是一个不错的选择。 这个方法很简单——简单到让人怀疑它的有效性。 但也许它的简单性就是它如此有效的原因？

1. 在每个工作日结束时，写下明天需要完成的 6 项任务。
2. 按照它们的真正重要性对它们进行组织。
3. 当你到达工作岗位时，专注于第一个任务。 工作直到完成任务，然后移动到第二个。
4. 以同样的方式处理清单的其余部分。 如果您无法完成所有任务，请将未完成的任务移到明天的列表中。
5. 重复。

帕累托原则（80/20 法则）

帕累托原理不是一条定律，而是一种观察，即生活中的大多数事情都不是均匀分布的。 它源于一项观察，即意大利 80% 的财富属于 20% 的人口。

在他关于 80/20 规则的文章中，励志演说家、 Eat That Frog的作者 Brian Tracy 提到了两个术语：“重要的少数”和“微不足道的多数”。 这些术语是由帕累托原则的创始人 Vilfredo Pareto 创造的，他声称在任何社会中，就金钱和影响而言，这些“极少数”是属于 20% 人口的人。 “小众”属于人口的大多数。

以下是 80/20 规则的一些示例：

• 我们 20% 的活动取得了 80% 的成果。
• 20% 的客户赚取 80% 的收入。
• 20%的原因造成了80%的情况。

额外的例子：还记得你在学校做小组项目的时候，一个人总是会做大部分工作吗？ 是的，这就是帕累托原理。

这对我们意味着什么以及如何应用它？

找出那些对您产生影响的关键 20% 活动并专注于它们。 我们的时间和精力是有限的资源，应该明智地使用。

4.记下你的时间

弄清楚每项任务需要多少时间以及总共有多少时间（一个下午、一周、一个月）。 如果您不知道每项任务需要多少时间（我们大多数人不知道，当您沉浸在工作中时很难准确估计），请尝试使用 Clockify 等应用程序跟踪您的时间。

再简单不过了：开始某项活动时启动计时器，完成后停止计时器。 如果您的活动是数字化的，您可以使用自动时间跟踪器，让事情变得更加轻松——您无需执行任何操作，应用程序会自动跟踪您的活动。 使用一段时间后，您将更清楚地了解自己如何度过时间以及每项任务通常需要多少时间。 当您制定（新的和改进的）生产力计划时，这些数据至关重要。

在上面的屏幕截图中，您可以看到生产力时间线，这是您使用自动时间应用程序跟踪的时间记录。 此时间线显示您如何度过一天以及您使用了哪些应用程序。 右侧的加号允许您添加要包含在时间记录中的每个活动。 通过查看诸如此类的时间表，您将更好地了解您是否在某些活动上花费了太多时间。 因此，您将能够改进您的生产力计划。

Clockify 的一位用户指出：“我喜欢无缝且轻松地跟踪我的时间以更好地支持业务生产力和计划。 我喜欢我可以跟踪多少用户以及报告显示时间使用情况的方式。”

5.制定最佳时间表

当我在学校时，我通过计算我还剩下多少天以及我需要学习多少页/章节来准备测验和考试。 我会用页数除以天数来制定一个学习计划。 制定生产力改进计划的第四步本质上是一个成熟的版本。 考虑您在最后一步收集的所有内容，并制定最佳时间表。 为了最大限度地提高您的工作效率，请记住您的自然节奏（您是早起的人？还是夜猫子？）并在您的注意力达到顶峰时安排最重要的任务。

不过要现实一点。 留一个缓冲区，以防万一。 考虑到可能会发生一些计划外的事情。 你的猫可能会意外地吐在地毯上，所以你需要清理它并拿走地毯进行清洁。 或者，您可能有这样的日子，您似乎无法做任何正确的事情。 不要留太多时间（帕金森定律！），但另一方面，请确保您留出足够的时间，这样您就不必着急和/或恐慌。

使生产力规划更容易的其他提示

以下是一些使生产力规划更容易的额外提示。 好习惯与生产力齐头并进，所以这就是这些技巧主要关注的内容。

在凉爽的房间工作

您选择的工作场所不应该是温暖和舒适的。

这种环境让你放松和困倦，这与你想要提高工作效率所需要的完全相反。 您的思想应该集中并保持清醒，而稍微凉爽的房间会对此有所帮助。

注意我说的略。 你也不应该感到不舒服和寒冷。 理想情况下，您的所有需求都应该得到满足，这样您就可以完全专注于您的任务。

直观地跟踪您的进度

1993 年，23 岁的 Trent Dyrsmid 在加拿大阿伯茨福德的一家银行担任股票经纪人。 由于他的年龄以及 Abbotsford 并不是进行大笔交易的地方这一事实，没有人预料到 Dyrsmid 会像他一样令人难以置信。

在 18 个月内，他为公司带来了 500 万美元，并在 24 岁时开始赚取 6 位数（以今天的钱计算）。

如何？

James Clear 在他的著作Atomic Habits中解释了 Dyrsmid 的成功。 所以，故事是这样的。 Dyrsmid 的桌子上有两个罐子。 当他打一个销售电话时，Dyrsmid 会把一个回形针从装满的罐子里移到空罐子里。 “每天早上我都会从一个罐子里放 120 个回形针开始，然后我会不停地拨打电话，直到我把它们全部移到第二个罐子里，”他说。

效果如此之好的原因之一是因为它给了他一个关于他的进步的视觉线索。 每个移动的回形针都给了他一点满足感和动力，推动他走得更远。

就像这种方法一样，习惯追踪器的功能也是一样的。 它们直观地向您展示您的进步，但不仅如此； 你跟踪进度的时间越长，你的连续性就越长，打破它的感觉就越糟糕。 “我不想打破我的连胜纪录，我一直做得很好”的想法比你想象的更能激励人。

用“2分钟法则”养成好习惯

詹姆斯·克利尔也因制定 2 分钟规则而闻名，该规则规定：“当你开始养成一个新习惯时，应该花不到两分钟的时间去做。” 它受到 David Allen 和 Getting Things Done 的启发，其版本声明“如果不到两分钟，那么现在就做”。

这个想法是让习惯尽可能容易开始。 那是最难的部分——当你开始做的时候，它并没有那么糟糕。 我们在学校都学过牛顿运动定律：“静止的物体倾向于保持静止，运动的物体倾向于保持运动，除非受到净外力的作用。”

在这种情况下，我们没有外部力量，只有内部力量，我们通过专注于下一步来创造它（这将需要 2 分钟或更短的时间）。

如果您想开始阅读更多内容，请从仅阅读一页开始。

穿上运动服开始锻炼。

通过折叠一件衣服开始折叠你的衣服。

这是可行的，对吧？

结论

您可以通过列出所有任务、确定优先级并使用时间跟踪数据制定完美的日程安排来制定生产力计划。 您也可以尝试其他人制定的生产力策略，如果它们适合您的生活方式 - 毕竟，您可能会学到一些可以用于您自己的策略的技巧。

提前知道自己在做什么很重要，但是，如果没有执行，即使是最精细的计划也没有多大意义。 改善当前生产力计划的方法也是通过实践——看看哪些有效，哪些无效，并做出相应的改变。

请记住，任何计划中最重要的一步是采取行动。