如何通過五個簡單的步驟制定生產力計劃

對於我們大多數人來說，生產力並不是自然而然的。 毫不費力地完成所有事情並不是我作為一個人的身份。

但是，如果您努力提前思考並組織起來，一切都可以完成。 與成功一樣，生產力始於計劃。

您知道如何制定計劃以最大限度地提高您的生產力嗎？ 如果你不這樣做 - 你來對地方了。 （但即使你這樣做了，和我們在一起，你可能會學到新的東西！）

在本文中，我們將向您展示如何制定提高生產力的計劃——從正確的心態到執行和實用技巧。

什麼是生產力計劃？ 為什麼製作一個很重要？

簡而言之，生產力計劃是您為提高效率而製定的獨特計劃。 它包含以最佳方式安排的優先任務。 這意味著您需要將所有重要任務包括在生產力計劃中，同時注意留出一些緩衝區（用於可能出現的緊急任務）。

那麼，為什麼制定生產力計劃很重要？ 那麼，這些文件可以幫助你：

• 組織你的任務，
• 區分重要和不重要的任務，
• 更擅長決策，並且
• 使您的長期目標與短期目標保持一致。

您可以製定一整週的生產力改進計劃。 每週生產力計劃使您可以更有效地安排您的一周，並確保您不會錯過任何重要的任務或活動。

再說一次，也許你更喜歡每天制定你的計劃。 在這種情況下，您可以花一些時間在早上或前一天晚上首先制定生產力計劃。

無論您選擇哪種類型，請確保一切都從頭腦開始，所以讓我們首先看看如何進入生產力思維模式。

進入正確的思維模式以提高生產力

在開始製定生產力計劃之前，請先投入遊戲。 如果你想建造經得起時間考驗的東西，你必須確保地基質量好。 你的想法變成了你的言語，你的言語變成了你的行動，你的行動變成了你的習慣……你知道交易。

邁向正確心態的第一步是意識到高效不等於忙碌。 讓我們更多地了解忙碌和生產力之間的區別。

你忙嗎？

許多研究證明，忙碌的文化會阻礙生產力，甚至會導致職業倦怠。

在一篇關於忙碌及其與倦怠相關的 HBR 文章中，作者談到了忙碌悖論。 所以，當我們忙的時候，我們只能把注意力集中在最緊迫的任務上，這些任務往往是低價值的。 這種現像被稱為“隧道效應”。 我們覺得我們在隧道中，只能看到我們面前的任務，因此，是最直接的任務。 結果，我們通常沒有足夠的時間來處理重要的任務，因此，我們的工作效率不如我們希望的那樣。 此外，沒有時間處理重要任務會使您無法實現長期目標。

你有生產力嗎？

另一方面，高效意味著您可以充分利用時間和精力。 它更注重質量（獲得結果）而不是數量（花費大量時間工作）。

那麼，您應該如何避免忙碌並恢復生產力？ 以下是提高生產力的幾種方法：

• 嘗試一次將注意力集中在一項任務上。 相信我們，完成您的任務會容易得多。 相比之下，一心多用，或者在項目和任務之間切換，只會讓你看起來非常忙碌。 但是，實際上，你只會浪費你寶貴的時間。
• 總要休息一下，讓你頭腦清醒。 一天中沒有任何休息的“隧道”可能會讓人筋疲力盡。 所以，走出隧道，給你的大腦充電幾分鐘，然後重新開始工作。 您肯定能夠正確地弄清楚目前哪些任務是至關重要的，哪些不是。
• 學會說“不”。 如果你正在處理不切實際的最後期限，或者你已經被任務淹沒了，不要害怕在工作中禮貌地說“不”。 這樣，您將為優先任務節省時間。

既然我們已經區分了生產力和忙碌，那麼讓我們更深入地研究一種高效的心態。

生產力思維的最重要方面

生產力心態包括幾個不同的方面：

• 願景，
• 紀律，
• （內在）動機，
• 批判性和戰略性思維，
• 思想開放和願意學習，以及
• 自信和積極的態度。

現在，讓我們看看為什麼這些方面對於培養生產力思維方式至關重要。

願景

你必須知道你到底想要什麼——只有這樣你才能設定足夠的目標並製定一個好的策略。

心中有一個清晰的願景意味著知道你的最終目標是什麼。 然後，您需要做的就是確保每天盡最大努力，以更接近您的長期目標。 所以，一旦你確定了你的年度目標，你應該把它們分解成每月、每周和每天的目標。

例如，如果你想參加明年的馬拉鬆比賽，實現這一願景的唯一方法就是製定詳細的戰略，並將這個長期目標與你的日常目標保持一致。 在這種情況下，每日目標可以是每次一小時的有氧運動和力量運動。

紀律

你多久真正有動力去工作？

儘管我熱愛我的工作，但我絕對不會在每個工作日從 9 點到 5 點都感到有動力。我也不能等待動力和靈感的繆斯女神們的存在來祝福我，至少如果我的目標是支付我這個月的賬單。

這就是紀律的用武之地。成功的人能夠延遲滿足並完成工作，即使他們寧願做一些更有趣的事情。

紀律嚴明的人有什麼共同點？ 嗯，這些品質通常是責任感、毅力、強烈的職業道德和自我照顧。 因此，培養這些特徵肯定可以幫助您更加自律。

（內在）動機

要被管教幾天以上，你必須知道你的“為什麼？”。 你為什麼要做你正在做的事？ 我們從勵志名言中獲得的動力不會讓我們走得太遠，但內在的動力會。 正如《今日心理學》的一篇文章所指出的，“內在動機就像源源不斷的源泉。 它從內部推動行為。” 多虧了這種動機，我們做的事情是令人愉快的，而不期待任何回報。 此外，內在動力也會幫助你在困難的時候保持堅持。

批判性和戰略性思維

客觀、理性地從不同的角度看待事物。 為了提高你的批判性思維，你應該：

• 牢記您的長期目標，並思考實現這些目標的方法。
• 提高你解決問題的能力。 這樣，您將確保您做出的決定與您的短期和長期目標保持一致。
• 創造性思考。 每當您處理複雜的任務時，請務必從不同的角度考慮分配。

能夠戰略性地思考將幫助您輕鬆解決問題，這也將提高您的生產力水平。

開放的心態和學習的意願

你需要這些品質來改善你的工作和你自己。

當你思想開放時，你會發現更容易產生新想法，這在工作場所和日常生活中都非常有用。 此外，思想開放的人通常善於解決問題，因為他們能夠從不同的角度處理任何問題。

此外，當您渴望獲得知識時，您將始終願意在採用新技能方面保持領先。 事實上，根據對人類動機感興趣的心理學家 Carol Dweck 的說法，有兩種類型的心態：

1. 固定心態——智力是固定的。 例如，想要看起來聰明的人通常傾向於輕易放棄並遠離挑戰。
2. 成長心態——智力是可以培養的。 例如，渴望學習的人通常不會被挑戰嚇倒，並且在遇到障礙時願意繼續前進。

因此，盡最大努力培養成長心態。

你對這些特質的表現越好，你就越有效率，因此你的工作效率就越高。

自信和積極的態度

最後但同樣重要的是，你必須相信自己。 正如著名的亨利福特的名言所說，“無論你認為你可以，或者你認為你不能——你都是對的。 ”

你必須以某種方式說服自己，你有能力做你需要做的所有事情，而且你可以做得很好（這可能不是一件容易的事——但我相信你）。

通過 5 個步驟制定生產力計劃

當我們奠定了正確的基礎時，就該採取行動了。 以下是製定生產力改進計劃所需採取的重要步驟。

1.列出你需要做的所有任務

無論是大項目還是像倒垃圾這樣的日常瑣事，都將腦海中浮現的一切都拋在腦後。 不要擔心優先級，現在，您將在下一步中進行。

2. 按重要性組織任務

哪些任務會讓你在實現目標方面走得更遠？ 如果不完成，哪些任務會產生最大的後果？ 什麼任務最緊迫？

這是一個示例，說明如何將任務分為兩類：重要和緊急。 這些活動包括工作任務和您的日常瑣事。

我們還介紹了幾種可以幫助您確定優先級的策略。

使用艾森豪威爾矩陣技術組織任務

另一種通過緊迫性和重要性區分任務的方法是嘗試艾森豪威爾矩陣技術。 要使用此方法，您需要將作業分為四個像限：

• 第一象限：重要而緊迫的任務。
• 第二象限：重要但不緊急的任務。
• 第三象限：不重要的緊急任務。
• 第四象限：不緊急的不重要任務。

這種時間管理技術可以幫助您評估您的任務並確定最關鍵的任務是什麼。 此外，您將能夠重新考慮什麼是緊急的，什麼不是。

使用沃倫·巴菲特 (Warren Buffett) 的“2 個列表”策略組織任務

除了艾森豪威爾矩陣技術之外，還有另一種可以用來組織任務的策略——沃倫·巴菲特的“2 個列表”方法。

那麼，這個動作背後的故事是什麼？

沃倫·巴菲特使用簡單的“2 個列表”策略來幫助他的員工找出他們的優先事項和行動。 此操作可以最大限度地提高您的注意力，並讓您更好地了解您的優先事項。

這就是一切的開始。 當巴菲特與他的私人飛行員邁克弗林特交談時，他們談到了弗林特的職業優先事項。 巴菲特讓他做一個三步練習：

1. 他讓他寫下他的前 25 個職業優先事項。
2. 在那之後，弗林特必須查看這份清單並圈出他的前 5 個優先事項。
3. 他最終得到了兩個列表：列表 1，他圈出的前 5 個進球，以及列表 2，還有 20 個其他進球。

正如弗林特所說他將立即開始研究前 5 名，巴菲特提出了一個問題：“那你沒有圈出的那些呢？ ”

“嗯，前 5 名是我的主要關注點，但其他 20 名緊隨其後。 它們仍然很重要，所以我會在我認為合適的時候間歇性地處理它們。 他們沒有那麼緊急，但我仍然計劃給他們一個專門的努力。 ”

巴菲特回答說：“不，你錯了，邁克。 你沒有圈出的所有東西都變成了你不惜一切代價避免的清單。 無論如何，在你成功進入前 5 名之前，這些事情不會引起你的注意。 ”

3. 找到最適合您的生產力策略

現在我們已經確定了任務的優先級，是時候找出創建計劃的最佳生產力策略了。 正確策略的重要性在於它可以幫助您保持目標。

我們將介紹幾種您可以使用的流行策略：

• 安東尼·特羅洛普的策略，
• Ivy Lee 方法，以及
• 帕累托原則（80/20 法則）。

嘗試找到適合您的生活方式並使您的生產力計劃更順利的一種。

安東尼·特羅洛普 (Anthony Trollope) 從事大型項目的策略

我們在多篇不同的文章中多次討論應該如何首先完成最重要的任務。 但是，如果第一個任務真的很大，花費的時間太長並且讓你感到沮喪怎麼辦？ 讓我們看看安東尼·特羅洛普在這個話題上是怎麼說的。

特羅洛普是一位多產的英國小說家。 寫作，更不用說寫小說了，可能需要很長時間並且令人沮喪。

Trollope 有一個解決方案：他不是根據章節的完成情況來衡量他的進度，而是以 15 分鐘的時間間隔來衡量他的進度。 這讓他有一種成就感，並立即獲得回報。

以下是特羅洛普在梅森·柯里 (Mason Currey) 的《每日儀式：藝術家的工作方式》一書中解釋他的策略的方式：

“這已經成為我的習慣，而且仍然是我的習慣，儘管最近我對自己有點寬容了——在我面前寫字，要求自己每刻鐘寫 250 個字……

這樣的時間劃分，讓我一天能寫出十多頁的一本普通小說卷，如果堅持十個月，結果一年就能出三本三卷的小說……”

所以，通過經常衡量你的進步，你會有更好的成就感，因此，你會有動力繼續你的表現。

常春藤李方法

Ivy Lee 是一位生產力顧問，曾為伯利恆鋼鐵公司的首席執行官 Charles M. Schwab 工作。 李的工作是提高公司的效率。 Ivy Lee 方法歷史悠久，可以追溯到 1918 年，如果您是創建生產力計劃的初學者，它可能是一個不錯的選擇。 這個方法很簡單——簡單到讓人懷疑它的有效性。 但也許它的簡單性就是它如此有效的原因？

1. 在每個工作日結束時，寫下明天需要完成的 6 項任務。
2. 按照它們的真正重要性對它們進行組織。
3. 當你到達工作崗位時，專注於第一個任務。 工作直到完成任務，然後移動到第二個。
4. 以同樣的方式處理清單的其餘部分。 如果您無法完成所有任務，請將未完成的任務移到明天的列表中。
5. 重複。

帕累托原則（80/20 法則）

帕累托原理不是一條定律，而是一種觀察，即生活中的大多數事情都不是均勻分佈的。 它源於一項觀察，即意大利 80% 的財富屬於 20% 的人口。

在他關於 80/20 規則的文章中，勵志演說家、 Eat That Frog的作者 Brian Tracy 提到了兩個術語：“重要的少數”和“微不足道的多數”。 這些術語是由帕累托原則的創始人 Vilfredo Pareto 創造的，他聲稱在任何社會中，就金錢和影響而言，這些“極少數”是屬於 20% 人口的人。 “小眾”屬於人口的大多數。

以下是 80/20 規則的一些示例：

• 我們 20% 的活動取得了 80% 的成果。
• 20% 的客戶賺取 80% 的收入。
• 20%的原因造成了80%的情況。

額外的例子：還記得你在學校做小組項目的時候，一個人總是會做大部分工作嗎？ 是的，這就是帕累托原理。

這對我們意味著什麼以及如何應用它？

找出那些對您產生影響的關鍵 20% 活動並專注於它們。 我們的時間和精力是有限的資源，應該明智地使用。

4.記下你的時間

弄清楚每項任務需要多少時間以及總共有多少時間（一個下午、一周、一個月）。 如果您不知道每項任務需要多少時間（我們大多數人不知道，當您沉浸在工作中時很難準確估計），請嘗試使用 Clockify 等應用程序跟踪您的時間。

再簡單不過了：開始某項活動時啟動計時器，完成後停止計時器。 如果您的活動是數字化的，您可以使用自動時間跟踪器，讓事情變得更加輕鬆——您無需執行任何操作，應用程序會自動跟踪您的活動。 使用一段時間後，您將更清楚地了解自己如何度過時間以及每項任務通常需要多少時間。 當您制定（新的和改進的）生產力計劃時，這些數據至關重要。

在上面的屏幕截圖中，您可以看到生產力時間線，這是您使用自動時間應用程序跟踪的時間記錄。 此時間線顯示您如何度過一天以及您使用了哪些應用程序。 右側的加號允許您添加要包含在時間記錄中的每個活動。 通過查看諸如此類的時間表，您將更好地了解您是否在某些活動上花費了太多時間。 因此，您將能夠改進您的生產力計劃。

Clockify 的一位用戶指出：“我喜歡無縫且輕鬆地跟踪我的時間以更好地支持業務生產力和計劃。 我喜歡我可以跟踪多少用戶以及報告顯示時間使用情況的方式。”

5.制定最佳時間表

當我在學校時，我通過計算我還剩下多少天以及我需要學習多少頁/章節來準備測驗和考試。 我會用頁數除以天數來製定一個學習計劃。 制定生產力改進計劃的第四步本質上是一個成熟的版本。 考慮您在最後一步收集的所有內容，並製定最佳時間表。 為了最大限度地提高您的工作效率，請記住您的自然節奏（您是早起的人？還是夜貓子？）並在您的注意力達到頂峰時安排最重要的任務。

不過要現實一點。 留一個緩衝區，以防萬一。 考慮到可能會發生一些計劃外的事情。 你的貓可能會意外地吐在地毯上，所以你需要清理它並拿走地毯進行清潔。 或者，您可能有這樣的日子，您似乎無法做任何正確的事情。 不要留太多時間（帕金森定律！），但另一方面，請確保您留出足夠的時間，這樣您就不必著急和/或恐慌。

使生產力規劃更容易的其他提示

以下是一些使生產力規劃更容易的額外提示。 好習慣與生產力齊頭並進，所以這就是這些技巧主要關注的內容。

在涼爽的房間工作

您選擇的工作場所不應該是溫暖和舒適的。

這種環境讓你放鬆和困倦，這與你想要提高工作效率所需要的完全相反。 您的思想應該集中並保持清醒，而稍微涼爽的房間會對此有所幫助。

注意我說的略。 你也不應該感到不舒服和寒冷。 理想情況下，您的所有需求都應該得到滿足，這樣您就可以完全專注於您的任務。

直觀地跟踪您的進度

1993 年，23 歲的 Trent Dyrsmid 在加拿大阿伯茨福德的一家銀行擔任股票經紀人。 由於他的年齡以及 Abbotsford 並不是進行大筆交易的地方這一事實，沒有人預料到 Dyrsmid 會像他一樣令人難以置信。

在 18 個月內，他為公司帶來了 500 萬美元，並在 24 歲時開始賺取 6 位數（以今天的錢計算）。

如何？

James Clear 在他的著作Atomic Habits中解釋了 Dyrsmid 的成功。 所以，故事是這樣的。 Dyrsmid 的桌子上有兩個罐子。 當他打一個銷售電話時，Dyrsmid 會把一個回形針從裝滿的罐子裡移到空罐子裡。 “每天早上我都會從一個罐子裡放 120 個回形針開始，然後我會不停地撥打電話，直到我把它們全部移到第二個罐子裡，”他說。

效果如此之好的原因之一是因為它給了他一個關於他的進步的視覺線索。 每個移動的回形針都給了他一點滿足感和動力，推動他走得更遠。

就像這種方法一樣，習慣追踪器的功能也是一樣的。 它們直觀地向您展示您的進步，但不僅如此； 你跟踪進度的時間越長，你的連續性就越長，打破它的感覺就越糟糕。 “我不想打破我的連勝紀錄，我一直做得很好”的想法比你想像的更能激勵人。

用“2分鐘法則”養成好習慣

詹姆斯·克利爾也因制定 2 分鐘規則而聞名，該規則規定：“當你開始養成一個新習慣時，應該花不到兩分鐘的時間去做。” 它受到 David Allen 和 Getting Things Done 的啟發，其版本聲明“如果不到兩分鐘，那麼現在就做”。

這個想法是讓習慣盡可能容易開始。 那是最難的部分——當你開始做的時候，它並沒有那麼糟糕。 我們在學校都學過牛頓運動定律：“靜止的物體傾向於保持靜止，運動的物體傾向於保持運動，除非受到淨外力的作用。”

在這種情況下，我們沒有外部力量，只有內部力量，我們通過專注於下一步來創造它（這將需要 2 分鐘或更短的時間）。

如果您想開始閱讀更多內容，請從僅閱讀一頁開始。

穿上運動服開始鍛煉。

通過折疊一件衣服開始折疊你的衣服。

這是可行的，對吧？

結論

您可以通過列出所有任務、確定優先級並使用時間跟踪數據制定完美的日程安排來製定生產力計劃。 您也可以嘗試其他人制定的生產力策略，如果它們適合您的生活方式 - 畢竟，您可能會學到一些可以用於您自己的策略的技巧。

提前知道自己在做什麼很重要，但是，如果沒有執行，即使是最精細的計劃也沒有多大意義。 改善當前生產力計劃的方法也是通過實踐——看看哪些有效，哪些無效，並做出相應的改變。

請記住，任何計劃中最重要的一步是採取行動。