Come creare un piano di produttività in cinque semplici passaggi

Per la maggior parte di noi, la produttività non è naturale. Realizzare tutto senza sforzo non è proprio quello che sono come persona.

Tuttavia, tutto può essere fatto se fai uno sforzo per pensare al futuro e organizzarti. Proprio come il successo, la produttività inizia con un piano.

Sai come fare un piano che massimizzerà la tua produttività? Se non lo fai, sei nel posto giusto. (Ma anche se lo fai, resta con noi, potresti imparare qualcosa di nuovo!)

In questo articolo, ti mostreremo come creare un piano di miglioramento della produttività, dall'acquisizione della giusta mentalità all'esecuzione e suggerimenti pratici.

Che cos'è un piano di produttività? E perché è importante che tu ne faccia uno?

In poche parole, un piano di produttività è un piano unico che fai per aumentare la tua efficacia. Consiste nelle tue attività prioritarie programmate in modo ottimale. Ciò significa che devi includere tutti i tuoi incarichi essenziali in un piano di produttività prestando attenzione a lasciare un po 'di buffer (per attività urgenti che potrebbero apparire).

Allora, perché è importante fare piani di produttività? Bene, questi documenti possono aiutarti:

• organizza i tuoi compiti,
• distinguere tra compiti significativi e non significativi,
• essere più bravi nel processo decisionale, e
• allinea i tuoi obiettivi a lungo termine con quelli a breve termine.

Puoi creare un piano di miglioramento della produttività per un'intera settimana. I piani di produttività settimanali ti consentono di strutturare la tua settimana in modo più efficace e di assicurarti di non perdere attività o attività significative.

Poi di nuovo, forse preferisci elaborare i tuoi piani giorno dopo giorno. In tal caso, puoi prenderti del tempo per creare un piano di produttività come prima cosa al mattino o alla sera prima.

Indipendentemente dal tipo che scegli, assicurati che tutto parta dalla mente, quindi vediamo prima come entrare in una mentalità di produttività.

Entra nella giusta mentalità per la produttività

Prima di iniziare a creare i tuoi piani di produttività, mettiti in gioco. Se vuoi costruire qualcosa che resista alla prova del tempo, devi assicurarti che le fondamenta siano di buona qualità. I tuoi pensieri diventano le tue parole, le tue parole diventano le tue azioni, le tue azioni diventano le tue abitudini... conosci l'accordo.

Il primo passo verso la giusta mentalità è la consapevolezza che essere produttivi non equivale ad essere occupati. Impariamo di più sulla differenza tra occupazione e produttività.

Sei occupato?

Molti studi hanno dimostrato che la cultura occupata ostacola la produttività e provoca persino il burnout della carriera.

In un articolo di HBR sulla frenesia e la sua correlazione con il burnout, l'autore parla del paradosso della frenesia. Quindi, quando siamo impegnati, possiamo concentrare la nostra attenzione solo sui compiti più immediati, che spesso sono di basso valore. Questo fenomeno è noto come “ tunneling ”. Ci sentiamo come in un tunnel e siamo in grado di vedere solo i compiti davanti a noi, quindi quelli più immediati. Di conseguenza, di solito non abbiamo abbastanza tempo per occuparci di incarichi significativi, quindi non siamo produttivi come vorremmo essere. Inoltre, non avere tempo per lavorare sui tuoi compiti vitali ti impedisce di raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Sei produttivo?

D'altra parte, essere produttivi significa sfruttare al meglio tempo ed energia. È più focalizzato sulla qualità (ottenere risultati) che sulla quantità (trascorrere molto tempo a lavorare).

Bene, come dovresti evitare l'attività frenetica e riguadagnare produttività? Ecco diversi modi per essere produttivi:

• Cerca di concentrare la tua attenzione su un compito alla volta . Fidati di noi, sarà molto più facile completare i tuoi compiti. Al contrario, il multitasking o il passaggio da un progetto all'altro può solo farti sembrare estremamente impegnato. Ma, in realtà, perderai solo il tuo tempo prezioso.
• Fai sempre delle pause per liberare la mente . "Tunneling" durante la giornata senza riposo può essere estenuante. Quindi, esci da un tunnel, ricarica la mente per un paio di minuti, poi torna al lavoro. Sarai sicuramente in grado di capire correttamente quali attività sono cruciali in questo momento e quali no.
• Impara a dire "No". Se hai a che fare con scadenze irrealistiche o sei già sommerso da incarichi, non aver paura di dire educatamente "No" al lavoro. In questo modo risparmierai tempo per le tue attività prioritarie.

Ora che abbiamo distinto tra produttività ed essere occupati, immergiamoci in una mentalità produttiva.

Gli aspetti più importanti di una mentalità di produttività

La mentalità della produttività consiste in alcuni aspetti diversi:

• una visione,
• disciplina,
• (motivazione intrinseca,
• pensiero critico e strategico,
• apertura mentale e volontà di imparare, e
• fiducia in se stessi e atteggiamento positivo.

Ora, vediamo perché ciascuno di questi aspetti è cruciale per lo sviluppo di una mentalità di produttività.

Una visione

Devi sapere esattamente cosa vuoi, solo allora sarai in grado di fissare obiettivi adeguati e creare una buona strategia.

Avere una visione chiara nella tua mente significa sapere quali sono i tuoi obiettivi finali. Quindi, tutto ciò che devi fare è assicurarti di dare il meglio ogni giorno per avvicinarti un po' ai tuoi obiettivi a lungo termine. Quindi, una volta individuati i tuoi obiettivi annuali, dovresti suddividerli in obiettivi mensili, poi settimanali e giornalieri.

Ad esempio, se desideri partecipare a una maratona il prossimo anno, l'unico modo per realizzare questa visione è elaborare una strategia dettagliata e allineare questo obiettivo a lungo termine con i tuoi obiettivi giornalieri. In questo caso, gli obiettivi giornalieri possono essere esercizi cardio e di forza per un'ora ciascuno.

Disciplina

Quante volte sei veramente motivato a lavorare?

Anche se amo il mio lavoro, non mi sento assolutamente motivato ogni giorno lavorativo dalle 9 alle 5. Inoltre non posso permettermi di aspettare che le muse della motivazione e dell'ispirazione mi benedicano con la loro presenza, almeno non se miro per pagare le bollette del mese.

È qui che entra in gioco la disciplina. Le persone di successo sono in grado di ritardare la gratificazione e portare a termine le cose anche quando preferiscono fare qualcosa di più divertente.

Quali caratteristiche hanno in comune le persone altamente disciplinate? Bene, queste qualità sono solitamente un senso di responsabilità, perseveranza, forte etica del lavoro e cura di sé. Pertanto, coltivare queste caratteristiche può sicuramente aiutarti a essere più disciplinato.

(Motivazione intrinseca

Per essere disciplinato per più di qualche giorno, devi conoscere il tuo “ Perché ?”. Perché stai facendo quello che stai facendo? La motivazione che otteniamo dalle citazioni ispiratrici non ci porterà lontano, ma la motivazione intrinseca lo farà. Come notato in un articolo di Psychology Today, “ la motivazione intrinseca è come una sorgente senza fine. Guida il comportamento dall'interno ". Grazie a questo tipo di motivazione, facciamo cose divertenti senza aspettarci ricompense. Inoltre, la motivazione intrinseca ti aiuterà anche a rimanere persistente anche quando le cose si fanno difficili.

Pensiero critico e strategico

Guarda le cose che ti vengono incontro in modo obiettivo, razionale e da prospettive diverse. Per migliorare il tuo pensiero critico, dovresti:

• Tieni a mente i tuoi obiettivi a lungo termine e pensa ai modi in cui puoi raggiungerli.
• Migliora le tue capacità di problem solving. In questo modo, ti assicurerai che le decisioni che prendi siano allineate con i tuoi obiettivi sia a breve che a lungo termine.
• Pensa fuori dagli schemi. Ogni volta che hai a che fare con compiti complessi, assicurati di considerare gli incarichi da diverse prospettive.

Essere in grado di pensare in modo strategico ti aiuterà a risolvere i problemi con facilità, il che migliorerà anche i tuoi livelli di produttività.

Apertura mentale e volontà di imparare

Hai bisogno di queste qualità per migliorare non solo il tuo lavoro ma anche te stesso.

Quando sei di mentalità aperta, trovi più facile pensare a nuove idee, che possono essere molto utili sul posto di lavoro ma anche nella vita di tutti i giorni. Inoltre, le persone di mentalità aperta di solito sono brave a risolvere i problemi poiché sono in grado di affrontare qualsiasi problema da diverse prospettive.

Inoltre, quando sei desideroso di acquisire conoscenze, sarai sempre disposto a stare al passo con l'adozione di nuove abilità. Infatti, secondo Carol Dweck, psicologa interessata alla motivazione umana, esistono due tipi di mentalità:

1. Mentalità fissa : l'intelligenza è fissa. Ad esempio, le persone che vogliono apparire intelligenti di solito tendono ad arrendersi facilmente e a stare lontane dalle sfide.
2. Mentalità di crescita : l'intelligenza può essere coltivata. Ad esempio, le persone desiderose di imparare di solito non sono intimidite dalle sfide e sono disposte ad andare avanti di fronte agli ostacoli.

Quindi, dai il tuo meglio per nutrire una mentalità di crescita.

Migliore diventi con questi tratti, più efficace diventi e, di conseguenza, più produttivo diventi.

Fiducia in se stessi e un atteggiamento positivo

Ultimo ma non meno importante, devi credere in te stesso. Come recita la famosa citazione di Henry Ford: “ Se pensi di poterlo fare o pensi di non poterlo fare, hai ragione. "

Devi in ​​qualche modo convincerti che sei in grado di fare tutto ciò che devi fare e che puoi farlo molto bene (cosa che potrebbe non essere una cosa facile da fare, ma io credo in te).

Crea un piano di produttività in 5 passaggi

Quando stabiliamo le basi giuste, è tempo di agire. Di seguito sono riportati i passaggi vitali che devi intraprendere per costruire un piano di miglioramento della produttività.

1. Elenca tutte le attività che devi svolgere

Scarica il cervello tutto ciò che ti viene in mente, che si tratti di un grande progetto o di un lavoro quotidiano come portare fuori la spazzatura. Non preoccuparti della definizione delle priorità, per ora lo farai nel passaggio successivo.

2. Organizza i compiti per importanza

Quali compiti ti porteranno più lontano nel raggiungimento dei tuoi obiettivi? Quali attività avranno le conseguenze maggiori se non vengono eseguite? Quali sono i compiti più urgenti?

Ecco un esempio di come puoi suddividere i tuoi compiti in due categorie: importanti e urgenti. Queste attività includono sia le attività lavorative che le faccende quotidiane.

Abbiamo anche trattato diverse strategie che possono aiutarti con la definizione delle priorità.

Organizza le attività con la tecnica della matrice di Eisenhower

Un altro modo per distinguere i tuoi compiti per urgenza e importanza è provare la tecnica della matrice di Eisenhower. Per utilizzare questo metodo, devi dividere i tuoi compiti in quattro quadranti:

• Il primo quadrante : Compiti importanti e urgenti.
• Il secondo quadrante : Compiti importanti ma non urgenti.
• Il terzo quadrante : Compiti urgenti senza importanza.
• Il quarto quadrante : Compiti insignificanti che non sono urgenti.

Questa tecnica di gestione del tempo può aiutarti a valutare i tuoi compiti e decidere quali sono i più cruciali. Inoltre, potrai riconsiderare ciò che è urgente e ciò che non lo è.

Organizza le attività con la strategia "2 Liste" di Warren Buffett

A parte la tecnica della Matrice di Eisenhower, ecco un'altra strategia che puoi utilizzare per organizzare le tue attività: il metodo "2 Liste" di Warren Buffett.

Allora, qual è la storia dietro questa azione?

Warren Buffett utilizza una semplice strategia "2 liste" per aiutare i suoi dipendenti a capire le loro priorità e azioni. Questa azione può massimizzare la tua concentrazione e fornirti una migliore comprensione delle tue priorità.

Ecco come è iniziato tutto. Quando Buffett stava parlando con il suo pilota personale, Mike Flint, hanno toccato l'argomento delle priorità della carriera di Flint. Buffett gli ha chiesto di eseguire un esercizio in 3 fasi:

1. Gli ha chiesto di scrivere le sue 25 principali priorità di carriera.
2. Dopodiché, Flint ha dovuto rivedere l'elenco e cerchiare le sue 5 principali priorità.
3. Ha finito con due liste: Lista 1, con i suoi primi 5 gol cerchiati, e Lista 2, con altri 20 gol.

Quando Flint ha detto che avrebbe iniziato subito a lavorare sulla top 5, Buffett ha proposto una domanda: “ E quelli che non hai cerchiato? "

“ Beh, i primi 5 sono il mio obiettivo principale, ma gli altri 20 arrivano subito dopo. Sono ancora importanti, quindi lavorerò su quelli a intermittenza come ritengo opportuno. Non sono così urgenti, ma ho comunque intenzione di dedicare loro uno sforzo dedicato. "

Buffett ha risposto: “ No. Hai sbagliato, Mike. Tutto ciò che non hai cerchiato è diventato il tuo elenco da evitare a tutti i costi. Non importa cosa, queste cose non ottengono attenzione da te finché non hai avuto successo con la tua top 5. ”

3. Trova una strategia di produttività che funzioni meglio per te

Ora che abbiamo assegnato la priorità alle nostre attività, è tempo di capire la migliore strategia di produttività per la creazione di un piano. L'importanza di una strategia adeguata è che ti aiuta a rimanere in linea con i tuoi obiettivi.

Tratteremo diverse strategie popolari che puoi utilizzare:

• La strategia di Anthony Trollope,
• Il metodo Ivy Lee, e
• Principio di Pareto (Regola 80/20).

Cerca di trovare quello che si adatta al tuo stile di vita e rende più agevole la pianificazione della tua produttività.

La strategia di Anthony Trollope per lavorare su grandi progetti

Abbiamo parlato più volte in più articoli diversi su come eseguire prima l'attività più importante. Ma cosa succede se il primo compito è davvero grande, richiede troppo tempo e ti frustra? Diamo un'occhiata a ciò che Anthony Trollope ha da dire sull'argomento.

Trollope è un prolifico romanziere inglese. Scrivere, per non parlare di romanzi, può richiedere molto tempo e diventare scoraggiante.

Trollope aveva una soluzione: invece di misurare i suoi progressi in base al completamento dei capitoli, misurava i suoi progressi in intervalli di tempo di 15 minuti. Gli ha permesso di provare un senso di realizzazione e ottenere un guadagno immediato.

Ecco come Trollope ha spiegato la sua strategia nel libro Daily Rituals: How Artists Work , di Mason Currey:

"Era diventata una mia abitudine in quel momento, - ed è ancora mia abitudine, anche se ultimamente sono diventato un po' indulgente con me stesso - di scrivere con l'orologio davanti a me e di chiedere a me stesso 250 parole ogni quarto d'ora...

Questa suddivisione del tempo mi ha permesso di produrre più di dieci pagine al giorno di un normale volume di romanzo e, se mantenuto per dieci mesi, avrebbe dato come risultato tre romanzi di tre volumi ciascuno nell'anno…”

Quindi, misurando frequentemente i tuoi progressi, avrai un migliore senso di realizzazione e, quindi, sarai motivato a portare avanti la tua performance.

Il metodo Ivy Lee

Ivy Lee era una consulente per la produttività che lavorava per Charles M. Schwab, CEO di Bethlehem Steel Corporation. Il compito di Lee era quello di migliorare l'efficienza dell'azienda. Con una lunga storia, il metodo Ivy Lee risale al 1918 e potrebbe essere una buona scelta se sei un principiante nella creazione di piani di produttività. Il metodo è semplice, così semplice da far sorgere il sospetto della sua efficacia. Ma forse la sua semplicità è il motivo per cui è così efficace?

1. Alla fine di ogni giornata lavorativa, annota 6 attività che devi svolgere domani.
2. Organizzali in base alla loro vera importanza.
3. Quando arrivi al lavoro, concentrati sul primo compito. Lavora fino al termine dell'attività, quindi passa alla seconda.
4. Risolvi il resto della tua lista allo stesso modo. Se non riesci a completarle tutte, sposta le attività non completate nell'elenco di domani.
5. Ripetere.

Principio di Pareto (Regola 80/20)

Il principio di Pareto non è una legge, ma un'osservazione che la maggior parte delle cose nella vita non sono distribuite in modo uniforme. Nasceva dall'osservazione che l'80% della ricchezza in Italia apparteneva al 20% della popolazione.

Nel suo articolo sulla regola 80/20, Brian Tracy, un oratore motivazionale e autore di Eat That Frog , ha menzionato due termini: "pochi vitali" e "molti banali". Questi termini sono stati coniati dal fondatore del principio di Pareto, Vilfredo Pareto, il quale sosteneva che in ogni società questi “pochi vitali” sono persone che appartengono al 20% della popolazione, per quanto riguarda denaro e influenza. I “molti banali” appartengono alla maggioranza della popolazione.

Ecco alcuni esempi della regola 80/20:

• Il 20% delle nostre attività costituisce l'80% del risultato.
• Il 20% dei clienti realizza l'80% delle entrate.
• Il 20% delle cause fa l'80% delle circostanze.

Esempio aggiuntivo: ricordi quando facevi progetti di gruppo a scuola e una persona faceva sempre la maggior parte del lavoro? Sì, questo è il principio di Pareto.

Cosa significa per noi e come applicarlo?

Trova quali sono le attività chiave del 20% che fanno la differenza per te e concentrati su di esse. Il nostro tempo e le nostre energie sono risorse limitate e dovrebbero essere usate con saggezza.

4. Prendi nota del tuo tempo

Scopri quanto tempo hai bisogno per ogni attività e quanto hai in totale (un pomeriggio, una settimana, un mese). Se non sai quanto tempo impiega ciascuna delle tue attività (la maggior parte di noi non lo sa, è difficile stimare con precisione quando sei immerso nel lavoro), prova a monitorare il tuo tempo con un'app come Clockify.

Non potrebbe essere più semplice: avvia un timer quando inizi una determinata attività e interrompi il timer quando finisci. Se le tue attività sono digitali, puoi utilizzare un monitoraggio automatico del tempo e rendere le cose ancora più semplici: non devi fare nulla, l'app traccerà automaticamente la tua attività. Dopo averlo utilizzato per un po', avrai un quadro più chiaro di come trascorri il tuo tempo e quanto tempo richiede solitamente ogni attività. Questi dati sono fondamentali quando si creano piani di produttività (nuovi e migliorati).

Nello screenshot qui sopra, puoi vedere una sequenza temporale della produttività, un record del tempo che hai monitorato utilizzando un'app automatica del tempo. Questa sequenza temporale mostra come hai trascorso la giornata e quali app hai utilizzato. Il segno più a destra ti consente di aggiungere ogni attività che desideri includere nei tuoi record di tempo. Esaminando sequenze temporali come questa, avrai un'idea migliore se dedichi troppo tempo ad alcune attività. In questo modo potrai migliorare i tuoi piani di produttività.

Un utente di Clockify ha osservato: "Adoro il modo in cui posso monitorare il mio tempo in modo semplice e continuo per supportare meglio la produttività e la pianificazione aziendale. Mi piace il numero di utenti che posso monitorare e il modo in cui i rapporti mostrano come viene utilizzato il tempo".

5. Crea un programma ottimale

Quando ero a scuola, mi preparavo per quiz ed esami contando quanti giorni mi mancavano e quante pagine/capitoli dovevo imparare. Farei un piano di studio dividendo il numero delle pagine per il numero dei giorni. La quarta fase dello sviluppo di un piano di miglioramento della produttività è essenzialmente una versione adulta di questo. Prendi in considerazione tutto ciò che hai raccolto nell'ultimo passaggio e crea un programma ottimale. Per massimizzare la tua produttività, tieni a mente il tuo ritmo naturale (Sei una persona mattiniera? O un nottambulo?) e pianifica le attività più importanti quando la tua concentrazione è al culmine.

Sii realistico, però. Lascia un buffer, per ogni evenienza. Tieni in considerazione che potrebbe succedere qualcosa di non pianificato. Il tuo gatto potrebbe vomitare inaspettatamente sul tappeto, quindi dovrai pulirlo e prendere il tappeto per pulirlo. Oppure potresti avere uno di quei giorni in cui sembra che tu non possa fare nulla di buono. Non lasciare troppo tempo (legge di Parkinson!) ma, d'altra parte, assicurati di andartene abbastanza, così non dovrai avere fretta e/o farti prendere dal panico.

Suggerimenti aggiuntivi per semplificare la pianificazione della produttività

Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per semplificare la pianificazione della produttività. Le buone abitudini vanno di pari passo con l'essere produttivi, quindi è su questo che si concentrano principalmente questi suggerimenti.

Lavora in una stanza più fresca

Il tuo posto di lavoro preferito non dovrebbe essere caldo e accogliente.

Quell'ambiente ti rende rilassato e assonnato, che è l'esatto opposto di ciò di cui hai bisogno se vuoi essere produttivo. La tua mente dovrebbe essere concentrata e sveglia, e una stanza leggermente più fresca aiuta in questo.

Si noti che ho detto leggermente . Non dovresti nemmeno sentirti a disagio e avere freddo. Idealmente, tutte le tue esigenze dovrebbero essere soddisfatte in modo da poterti concentrare completamente sui tuoi compiti.

Tieni traccia dei tuoi progressi visivamente

Nel 1993, Trent Dyrsmid era un agente di cambio di 23 anni in una banca ad Abbotsford, in Canada. A causa della sua età e del fatto che Abbotsford non è esattamente il luogo in cui si facevano grandi affari, nessuno si aspettava che Dyrsmid fosse incredibile come lui.

In 18 mesi, ha portato 5 milioni di dollari all'azienda e ha iniziato a guadagnare 6 cifre (in denaro di oggi) all'età di 24 anni.

Come?

James Clear ha spiegato il successo di Dyrsmid nel suo libro Atomic Habits . Quindi, ecco come va la storia. Dyrsmid aveva due barattoli sulla scrivania. Quando faceva una chiamata di vendita, Dyrsmid spostava una graffetta dal barattolo pieno a quello vuoto. " Ogni mattina iniziavo con 120 graffette in un barattolo e continuavo a comporre il numero del telefono finché non li avevo spostati tutti nel secondo barattolo ", ha detto.

Uno dei motivi per cui ha funzionato così bene è perché gli ha dato un indizio visivo dei suoi progressi. Ogni graffetta mossa gli dava una piccola soddisfazione e motivazione che lo spingeva oltre.

Proprio come questo metodo, i tracker delle abitudini funzionano allo stesso modo. Ti mostrano visivamente i tuoi progressi, ma non solo; più a lungo tieni traccia dei tuoi progressi, più lunga diventa la tua serie e peggiore è la sensazione di interromperla. Il pensiero " Non voglio interrompere la mia serie di vittorie, sto andando così bene " motiva più di quanto si possa pensare.

Usa la "Regola dei 2 minuti" per sviluppare buone abitudini

James Clear è anche famoso per aver creato una regola di 2 minuti che afferma: " Quando inizi una nuova abitudine, dovrebbero volerci meno di due minuti per farlo ". È ispirato a David Allen e Getting Things Done, la cui versione afferma " Se ci vogliono meno di due minuti, fallo ora ".

L'idea è di rendere le abitudini il più semplice possibile per iniziare. Questa è la parte più difficile: quando inizi a farlo, non è poi così male. Abbiamo tutti imparato la legge del moto di Newton a scuola: " un corpo in quiete tende a rimanere in quiete, e un corpo in movimento tende a rimanere in movimento, a meno che non sia agito da una forza esterna netta".

In questo caso, non abbiamo una forza esterna, solo interna, e la creiamo concentrandoci sul passaggio successivo (che richiederà 2 minuti o meno).

Se vuoi iniziare a leggere di più, inizia leggendo solo una pagina.

Inizia ad allenarti indossando i tuoi abiti da allenamento.

Inizia a piegare il bucato piegando solo un capo di abbigliamento.

È fattibile, giusto?

Conclusione

Fai piani di produttività elencando tutte le tue attività, assegnando loro la priorità e utilizzando i dati di monitoraggio del tempo per creare una pianificazione perfetta. Puoi anche provare strategie di produttività create da qualcun altro, se si adattano al tuo stile di vita - dopotutto, potresti raccogliere alcuni trucchi che puoi utilizzare per la tua strategia.

Sapere cosa stai facendo in anticipo è importante, tuttavia, anche il piano più elaborato non significa molto se non c'è esecuzione. Il modo per migliorare il tuo attuale piano di produttività è anche fare: vedere cosa funziona e cosa no e apportare le modifiche di conseguenza.

Tieni presente che il passo più importante di qualsiasi piano è agire .