วิธีทำแผนการผลิตในห้าขั้นตอนง่ายๆ

สำหรับพวกเราส่วนใหญ่ ผลผลิตไม่ได้เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ การทำทุกอย่างให้สำเร็จได้อย่างง่ายดายไม่ใช่แค่ตัวฉันเอง

อย่างไรก็ตาม ทุกอย่างสามารถทำได้หากคุณพยายามคิดล่วงหน้าและจัดระเบียบ เช่นเดียวกับความสำเร็จ ผลผลิตเริ่มต้นด้วยแผน

คุณรู้วิธีการจัดทำแผนที่จะเพิ่มผลผลิตของคุณได้อย่างไร? ถ้าคุณไม่ทำ – คุณมาถูกที่แล้ว (แต่แม้ว่าคุณจะทำ อยู่กับเรา คุณอาจเรียนรู้สิ่งใหม่!)

ในบทความนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการจัดทำแผนปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ตั้งแต่การเข้าใจวิธีคิดที่ถูกต้องไปจนถึงการปฏิบัติจริงและเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริง

แผนการผลิตคืออะไร? และเหตุใดคุณจึงสำคัญ

พูดง่ายๆ ก็คือ แผนผลิต ภาพคือแผนเฉพาะที่คุณทำขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ ประกอบด้วยงานลำดับความสำคัญของคุณที่กำหนดเวลาไว้อย่างเหมาะสม ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องรวมการมอบหมายที่สำคัญทั้งหมดไว้ในแผนประสิทธิภาพการทำงานในขณะที่ให้ความสนใจกับบัฟเฟอร์บางส่วน (สำหรับงานเร่งด่วนที่อาจปรากฏขึ้น)

เหตุใดการวางแผนการผลิตจึงสำคัญ เอกสารเหล่านี้สามารถช่วยคุณได้:

• จัดระเบียบงานของคุณ
• แยกแยะระหว่างงานที่สำคัญและไม่สำคัญ
• ตัดสินใจได้ดีขึ้นและ
• ปรับเป้าหมายระยะยาวของคุณกับเป้าหมายระยะสั้น

คุณสามารถสร้างแผนปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ตลอดทั้งสัปดาห์ แผนประสิทธิภาพการทำงานรายสัปดาห์ช่วยให้คุณสามารถจัดโครงสร้างสัปดาห์ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่พลาดงานหรือกิจกรรมที่สำคัญใดๆ

อีกอย่าง คุณอาจจะชอบวางแผนในแต่ละวัน ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้เวลาสักครู่เพื่อสร้างแผนประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างแรกในตอนเช้าหรือคืนก่อนหน้า

ไม่ว่าคุณจะเลือกประเภทใด ต้องแน่ใจว่าทุกอย่างเริ่มต้นจากความคิด ดังนั้น มาดูวิธีเข้าสู่กรอบความคิดด้านผลิตภาพก่อน

เข้าสู่กรอบความคิดที่เหมาะสมสำหรับการผลิต

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างแผนการผลิตของคุณ เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับเกม หากคุณต้องการสร้างบางสิ่งที่ทนทานต่อกาลเวลา คุณต้องแน่ใจว่ารากฐานมีคุณภาพดี ความคิดของคุณกลายเป็นคำพูด คำพูดของคุณกลายเป็นการกระทำ การกระทำของคุณกลายเป็นนิสัยของคุณ ... คุณรู้จักข้อตกลง

ก้าวแรกสู่กรอบความคิดที่ถูกต้อง คือ การตระหนักรู้ว่าการทำงานให้มีประสิทธิภาพไม่เท่ากับการยุ่งวุ่นวาย มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างความยุ่งกับผลิตภาพกัน

คุณยุ่งอยู่หรือเปล่า

การศึกษาจำนวนมากได้พิสูจน์แล้วว่าวัฒนธรรมที่วุ่นวายขัดขวางผลิตภาพและแม้กระทั่งทำให้หมดไฟในอาชีพการงาน

ในบทความ HBR หนึ่งเรื่องเกี่ยวกับความยุ่งและความสัมพันธ์กับความเหนื่อยหน่าย ผู้เขียนพูดถึง ความขัดแย้งที่ ไม่ว่าง ดังนั้น เมื่อเรายุ่ง เราสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานเร่งด่วนที่สุดเท่านั้น ซึ่งมักจะเป็นงานที่มีคุณค่าต่ำ ปรากฏการณ์นี้เรียกว่า “ อุโมงค์ ” เรารู้สึกเหมือนอยู่ในอุโมงค์และมองเห็นได้เฉพาะงานที่อยู่ตรงหน้าเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นงานที่เร่งด่วนที่สุด เป็นผลให้เราไม่มีเวลามากพอที่จะจัดการกับงานที่สำคัญ ดังนั้นเราจึงไม่ได้ผลเท่าที่เราต้องการ นอกจากนี้ การไม่มีเวลาทำงานสำคัญๆ ทำให้คุณไม่บรรลุเป้าหมายระยะยาว

คุณมีประสิทธิผลหรือไม่?

ในทางกลับกัน การมีประสิทธิผลหมายความว่าคุณใช้เวลาและพลังงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด เน้นคุณภาพ (ได้ผล) มากกว่าปริมาณ (ใช้เวลาทำงานมาก)

คุณควรหลีกเลี่ยงความยุ่งและฟื้นประสิทธิภาพได้อย่างไร? มีหลายวิธีในการผลิต:

• พยายามมุ่งความสนใจไปที่งานทีละ อย่าง ไว้วางใจเรา การทำงานของคุณจะง่ายขึ้นมาก ในทางตรงกันข้าม การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน หรือการสลับไปมาระหว่างโครงการและงาน อาจทำให้คุณดูยุ่งมากเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง คุณจะเสียเวลาอันมีค่าของคุณไปเปล่าๆ
• หยุดพักเพื่อล้างใจ เสมอ “การเข้าอุโมงค์” ตลอดทั้งวันโดยไม่ได้พักผ่อนอาจทำให้เหนื่อยได้ ดังนั้น ออกจากอุโมงค์ เติมพลังให้จิตใจสักสองสามนาที แล้วกลับไปทำงาน คุณจะสามารถทราบได้อย่างถูกต้องว่างานใดมีความสำคัญในขณะนี้และอะไรที่ไม่มีความสำคัญ
• เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" หากคุณกำลังรับมือกับกำหนดเวลาที่ไม่สมจริงหรืองานมอบหมายล้นมือ อย่ากลัวที่จะพูดว่า “ไม่” ในที่ทำงานอย่างสุภาพ ด้วยวิธีนี้ คุณจะประหยัดเวลาสำหรับงานสำคัญของคุณ

ตอนนี้เราได้แยกความแตกต่างระหว่างความสามารถในการผลิตกับการมีงานยุ่งแล้ว มาเจาะลึกลงไปในกรอบความคิดที่มีประสิทธิผลกัน

แง่มุมที่สำคัญที่สุดของกรอบความคิดด้านผลิตภาพ

แนวความคิดด้านผลิตภาพประกอบด้วยแง่มุมที่แตกต่างกันสองสามประการ:

• วิสัยทัศน์
• การลงโทษ,
• (แท้จริง) แรงจูงใจ
• การคิดเชิงวิพากษ์และเชิงกลยุทธ์
• เปิดใจกว้างและเต็มใจที่จะเรียนรู้และ
• ความมั่นใจในตนเองและทัศนคติเชิงบวก

ตอนนี้ มาดูกันว่าทำไมแต่ละแง่มุมเหล่านี้จึงมีความสำคัญต่อการพัฒนากรอบความคิดด้านผลิตภาพ

วิสัยทัศน์

คุณต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไรกันแน่ จากนั้นคุณจะสามารถกำหนดเป้าหมายที่เพียงพอและสร้างกลยุทธ์ที่ดีได้

การมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในใจหมายถึงการรู้ว่าเป้าหมายสุดท้ายของคุณคืออะไร จากนั้น สิ่งที่คุณต้องทำคือทำให้แน่ใจว่าคุณพยายามอย่างเต็มที่ทุกวันเพื่อเข้าใกล้เป้าหมายระยะยาวมากขึ้นอีกนิด ดังนั้น เมื่อคุณหาเป้าหมายประจำปีได้แล้ว คุณควรแบ่งเป้าหมายออกเป็นรายเดือน รายสัปดาห์ และรายวัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเข้าร่วมการวิ่งมาราธอนในปีหน้า วิธีเดียวที่จะบรรลุวิสัยทัศน์นี้คือการสร้างกลยุทธ์โดยละเอียดและปรับเป้าหมายระยะยาวให้สอดคล้องกับเป้าหมายรายวันของคุณ ในกรณีนี้ เป้าหมายรายวันอาจเป็นการออกกำลังกายแบบคาร์ดิโอและความแข็งแรงเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง

การลงโทษ

บ่อยแค่ไหนที่คุณมีแรงจูงใจในการทำงานอย่างแท้จริง?

แม้ว่าฉันจะรักงานที่ทำ แต่ฉันก็ไม่มีแรงกระตุ้นทุกวันทำการตั้งแต่ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น ฉันยังไม่สามารถรอแรงบันดาลใจและแรงบันดาลใจที่จะอวยพรให้ฉันได้แสดงตน อย่างน้อยก็ไม่ใช่ถ้าฉันตั้งเป้าหมาย เพื่อชำระค่าใช้จ่ายของฉันสำหรับเดือน

นั่นคือที่มาของระเบียบวินัย คนที่ประสบความสำเร็จสามารถชะลอความพอใจและทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วงได้ แม้ว่าพวกเขาจะชอบทำอะไรที่สนุกมากกว่าก็ตาม

คนที่มีวินัยสูงมีลักษณะที่เหมือนกันอย่างไร? คุณสมบัติเหล่านี้มักจะเป็นความรับผิดชอบ ความพากเพียร จรรยาบรรณในการทำงานที่เข้มแข็ง และการดูแลตนเอง ดังนั้น การปลูกฝังคุณลักษณะเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีระเบียบวินัยมากขึ้นอย่างแน่นอน

(ภายใน) แรงจูงใจ

หากต้องการถูกลงโทษมากกว่าสองสามวัน คุณต้องรู้ว่า " ทำไม " ของคุณ ทำไมคุณทำในสิ่งที่คุณทำ? แรงจูงใจที่เราได้รับจากคำพูดสร้างแรงบันดาลใจจะไม่พาเราไปไกล แต่แรงจูงใจที่แท้จริงจะส่งต่อ ดังที่กล่าวไว้ในบทความ Psychology Today บทความหนึ่งว่า “ แรงจูงใจที่แท้จริงนั้นเปรียบเสมือนแหล่งน้ำที่ไม่รู้จบ มันขับเคลื่อนพฤติกรรมจากภายใน ” ด้วยแรงจูงใจประเภทนี้ เราจึงทำสิ่งที่สนุกโดยไม่หวังผลตอบแทนใดๆ นอกจากนี้ แรงจูงใจจากภายในยังช่วยให้คุณยืนหยัดได้แม้ในยามยาก

การคิดเชิงวิพากษ์และกลยุทธ์

มองสิ่งต่าง ๆ ที่เข้ามาอย่างเป็นกลาง มีเหตุผล และจากมุมมองที่ต่างกัน ในการปรับปรุงการคิดเชิงวิพากษ์ คุณควร:

• ระลึกถึงเป้าหมายระยะยาวและคิดถึงวิธีที่จะบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
• เพิ่มทักษะการแก้ปัญหาของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจของคุณสอดคล้องกับเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของคุณ
• คิดนอกกรอบ. เมื่อใดก็ตามที่คุณจัดการกับงานที่ซับซ้อน อย่าลืมพิจารณางานที่ได้รับมอบหมายจากมุมมองที่หลากหลาย

ความสามารถในการคิดอย่างมีกลยุทธ์จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะช่วยเพิ่มระดับผลิตภาพของคุณด้วย

เปิดใจและเต็มใจที่จะเรียนรู้

คุณต้องการคุณสมบัติเหล่านี้เพื่อพัฒนาไม่เพียงแต่งานของคุณแต่รวมถึงตัวคุณเองด้วย

เมื่อคุณเปิดใจกว้าง คุณจะคิดหาแนวคิดใหม่ๆ ได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะมีประโยชน์มากในที่ทำงานแต่ในชีวิตประจำวันด้วย นอกจากนี้ คนใจกว้างมักจะเก่งในการแก้ปัญหา เพราะพวกเขาสามารถเข้าถึงปัญหาต่างๆ จากมุมมองที่หลากหลายได้

นอกจากนี้ เมื่อคุณอยากได้ความรู้ คุณจะพร้อมเสมอที่จะนำทักษะใหม่ๆ มาใช้ ในความเป็นจริง ตามที่ Carol Dweck นักจิตวิทยาที่สนใจในแรงจูงใจของมนุษย์ กล่าวว่ามีความคิดสองประเภท:

1. ความคิดคง ที่ - สติปัญญาได้รับการแก้ไข ตัวอย่างเช่น คนที่อยากดูฉลาดมักจะยอมแพ้ง่าย ๆ และอยู่ห่างจากความท้าทาย
2. ความคิดที่เติบโต - ความฉลาดสามารถปลูกฝังได้ ตัวอย่างเช่น คนที่กระตือรือร้นที่จะเรียนรู้มักจะไม่ถูกข่มขู่โดยความท้าทายและเต็มใจที่จะเดินหน้าต่อไปเมื่อต้องเผชิญกับอุปสรรค

ดังนั้นจงพยายามอย่างเต็มที่เพื่อหล่อเลี้ยงกรอบความคิดแบบเติบโต

ยิ่งคุณมีคุณสมบัติเหล่านี้ได้ดีเท่าไร คุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น และด้วยเหตุนี้ คุณก็จะมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น

ความมั่นใจในตนเองและทัศนคติเชิงบวก

สุดท้ายนี้ คุณต้องเชื่อมั่นในตัวเอง ดังคำกล่าวของ Henry Ford ที่มีชื่อเสียงว่า “ ไม่ว่าคุณจะคิดว่าคุณทำได้ หรือคุณคิดว่าทำไม่ได้ คุณคิดถูก ”

คุณต้องโน้มน้าวตัวเองว่าคุณสามารถทำทุกอย่างที่ต้องทำและทำได้ดีมาก (ซึ่งอาจไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ แต่ฉันเชื่อในตัวคุณ)

วางแผนการผลิตใน 5 ขั้นตอน

เมื่อเราวางรากฐานที่ถูกต้อง ก็ถึงเวลาลงมือปฏิบัติ ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำคัญที่คุณต้องดำเนินการเพื่อสร้างแผนปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

1. จดรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำ

ทิ้งทุกอย่างที่เข้ามาในหัวสมองของคุณ ไม่ว่าจะเป็นโครงการใหญ่หรืองานบ้านในแต่ละวัน เช่น การกำจัดขยะ ไม่ต้องกังวลกับการจัดลำดับความสำคัญ สำหรับตอนนี้ คุณจะทำในขั้นตอนต่อไป

2. จัดระเบียบงานตามความสำคัญ

งานใดที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ไกลที่สุด? งานใดจะมีผลที่ตามมามากที่สุดหากพวกเขาไม่ทำเสร็จ งานอะไรเร่งด่วนที่สุด?

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีแบ่งงานของคุณออกเป็นสองประเภท: สำคัญและเร่งด่วน กิจกรรมเหล่านี้มีทั้งงานและงานบ้านประจำวันของคุณ

นอกจากนี้เรายังครอบคลุมถึงกลยุทธ์ต่างๆ ที่สามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญได้

จัดระเบียบงานด้วยเทคนิค Eisenhower Matrix

อีกวิธีในการแยกแยะงานของคุณด้วยความเร่งด่วนและความสำคัญคือการลองใช้เทคนิค Eisenhower Matrix ในการใช้วิธีนี้ คุณต้องแบ่งงานออกเป็นสี่ส่วน:

• จตุภาคแรก : งานสำคัญและเร่งด่วน.
• จตุภาคที่สอง : งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
• จตุภาคที่สาม : งานด่วนที่ไม่สำคัญ.
• จตุภาคที่สี่ : งานไม่สำคัญที่ไม่เร่งด่วน.

เทคนิคการบริหารเวลานี้สามารถช่วยคุณประเมินงานของคุณและตัดสินใจว่างานที่สำคัญที่สุดคืออะไร นอกจากนี้ คุณจะสามารถพิจารณาใหม่ว่าอะไรเร่งด่วนและอะไรไม่เร่งด่วน

จัดระเบียบงานด้วยกลยุทธ์ “2 รายการ” ของวอร์เรน บัฟเฟตต์

นอกเหนือจากเทคนิค Eisenhower Matrix แล้ว นี่เป็นอีกกลยุทธ์หนึ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบงานของคุณ — วิธี "2 รายการ" ของ Warren Buffett

แล้วเรื่องราวเบื้องหลังการกระทำนี้เป็นอย่างไร?

วอร์เรน บัฟเฟตต์ใช้กลยุทธ์ "2 รายการ" ง่ายๆ เพื่อช่วยให้พนักงานทราบลำดับความสำคัญและการกระทำของตน การดำเนินการนี้สามารถเพิ่มโฟกัสได้สูงสุดและช่วยให้คุณเข้าใจลำดับความสำคัญได้ดีขึ้น

นี่เป็นวิธีที่มันเริ่มต้นขึ้น เมื่อบัฟเฟตต์พูดคุยกับนักบินส่วนตัวของเขา ไมค์ ฟลินท์ พวกเขาได้พูดถึงประเด็นสำคัญในอาชีพของฟลินท์ บัฟเฟตต์ขอให้เขาทำแบบฝึกหัด 3 ขั้นตอน:

1. เขาขอให้เขาเขียนลำดับความสำคัญในอาชีพ 25 อันดับแรกของเขา
2. หลังจากนั้น ฟลินท์ต้องตรวจสอบรายการและวนรอบลำดับความสำคัญ 5 อันดับแรกของเขา
3. เขาลงเอยด้วยสองรายการ: รายการที่ 1 โดยมีเป้าหมาย 5 อันดับแรกในวงกลม และรายการที่ 2 พร้อม 20 ประตูอื่นๆ

อย่างที่ฟลินท์บอกว่าเขาจะเริ่มทำงานใน 5 อันดับแรกทันที บัฟเฟตต์เสนอคำถาม: “ แล้วคนที่คุณไม่ได้วงกลมล่ะ? ”

“ 5 อันดับแรกเป็นจุดสนใจหลักของฉัน แต่อีก 20 อันดับแรกเข้ามาใกล้ สิ่งเหล่านี้ยังคงมีความสำคัญอยู่ ดังนั้นฉันจะแก้ไขสิ่งเหล่านั้นเป็นระยะๆ ตามที่เห็นสมควร พวกเขาไม่เร่งด่วน แต่ฉันยังคงวางแผนที่จะทุ่มเทให้กับพวกเขา ”

บัฟเฟตต์ตอบว่า: “ ไม่ คุณเข้าใจผิดแล้ว ไมค์ ทุกสิ่งที่คุณไม่ได้วงกลมก็กลายเป็นรายการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น สิ่งเหล่านี้ไม่ได้รับความสนใจจากคุณจนกว่าคุณจะทำสำเร็จ 5 อันดับแรก ”

3. ค้นหากลยุทธ์การผลิตที่เหมาะกับคุณที่สุด

ตอนนี้เราได้จัดลำดับความสำคัญของงานแล้ว ก็ได้เวลาหากลยุทธ์การผลิตที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างแผน ความสำคัญของกลยุทธ์ที่เหมาะสมคือการช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้

เราจะครอบคลุมกลยุทธ์ยอดนิยมหลายประการที่คุณสามารถใช้ได้:

• กลยุทธ์ของแอนโธนี่ โทรลโลป
• วิธี Ivy Lee และ
• หลักการพาเรโต (กฎ 80/20)

พยายามหาสิ่งที่เข้ากับไลฟ์สไตล์ของคุณและทำให้การวางแผนผลิตภาพของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น

กลยุทธ์ของ Anthony Trollope ในการทำงานในโครงการใหญ่

เราได้พูดคุยกันหลายครั้งในบทความต่างๆ มากมายเกี่ยวกับวิธีการทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน แต่ถ้างานแรกนั้นใหญ่มาก ใช้เวลานานเกินไป และทำให้คุณหงุดหงิดล่ะ มาดูกันว่า Anthony Trollope พูดอะไรในหัวข้อนี้

Trollope เป็นนักประพันธ์ชาวอังกฤษที่มีผลงานมากมาย การเขียน นับประสาการเขียนนวนิยายอาจใช้เวลานานและทำให้ท้อใจ

โทรลโลปีมีวิธีแก้ปัญหา: แทนที่จะวัดความคืบหน้าโดยพิจารณาจากความสมบูรณ์ของบท เขาวัดความคืบหน้าเป็นช่วงเวลา 15 นาที ทำให้เขารู้สึกถึงความสำเร็จและได้รับผลตอบแทนทันที

นี่คือวิธีที่ Trollope อธิบายกลยุทธ์ของเขาในหนังสือ Daily Rituals: How Artists Work โดย Mason Currey:

“เวลานี้กลายเป็นธรรมเนียมของฉัน — และยังคงเป็นธรรมเนียมของฉัน ถึงแม้ว่าช่วงนี้ฉันจะผ่อนปรนตัวเองบ้างแล้ว — ที่จะเขียนนาฬิกาต่อหน้าฉัน และต้องใช้คำ 250 คำทุก ๆ สี่ของชั่วโมง...

การแบ่งเวลานี้อนุญาตให้ฉันผลิตนวนิยายธรรมดามากกว่าสิบหน้าต่อวัน และหากเก็บไว้จนถึงสิบเดือน จะได้รับนวนิยายสามเล่มสามเล่มในแต่ละปี…”

ดังนั้น ด้วยการวัดความก้าวหน้าของคุณบ่อยๆ คุณจะมีความรู้สึกถึงความสำเร็จที่ดีขึ้น และด้วยเหตุนี้ คุณจะมีแรงจูงใจที่จะดำเนินการแสดงต่อไป

วิธีการของไอวี่ ลี

Ivy Lee เป็นที่ปรึกษาด้านการผลิตที่ทำงานให้กับ Charles M. Schwab ซีอีโอของ Bethlehem Steel Corporation งานของลีคือการเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ด้วยประวัติศาสตร์อันยาวนาน วิธีการของ Ivy Lee มีมาตั้งแต่ปี 1918 และอาจเป็นทางเลือกที่ดีหากคุณเป็นมือใหม่ในการสร้างแผนการผลิต วิธีการนั้นง่าย — ง่ายมากจนทำให้เกิดความสงสัยในประสิทธิภาพ แต่ความเรียบง่ายอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้มีประสิทธิภาพมาก

1. เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน ให้เขียน 6 งานที่คุณต้องทำให้สำเร็จในวันพรุ่งนี้
2. จัดระเบียบตามลำดับความสำคัญที่แท้จริง
3. เมื่อคุณมาถึงที่ทำงาน ให้มุ่งความสนใจไปที่งานแรก ทำงานจนเสร็จ แล้วย้ายไปที่งานที่สอง
4. ทำงานผ่านรายการที่เหลือในแบบเดียวกัน หากคุณไม่สามารถจัดการให้เสร็จได้ทั้งหมด ให้ย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปยังรายการของวันพรุ่งนี้
5. ทำซ้ำ.

หลักการพาเรโต (กฎ 80/20)

หลักการพาเรโตไม่ใช่กฎ แต่เป็นข้อสังเกตว่าสิ่งต่างๆ ในชีวิตส่วนใหญ่ไม่ได้กระจายอย่างเท่าเทียมกัน เกิดจากการสังเกตว่า 80% ของความมั่งคั่งในอิตาลีเป็นของ 20% ของประชากร

ในบทความของเขาเกี่ยวกับกฎ 80/20 Brian Tracy วิทยากรที่สร้างแรงบันดาลใจและผู้เขียน Eat That Frog กล่าวถึงคำศัพท์สองคำ: "vital few" และ "trivial many" คำเหล่านี้กำหนดโดย Vilfredo Pareto ผู้ก่อตั้งหลักการ Pareto ซึ่งอ้างว่าในสังคมใด ๆ "ส่วนน้อย" เหล่านี้คือคนที่อยู่ใน 20% ของประชากรเกี่ยวกับเงินและอิทธิพล "จำนวนเล็กน้อย" เป็นของประชากรส่วนใหญ่

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของกฎ 80/20:

• 20% ของกิจกรรมของเราสร้าง 80% ของผลลัพธ์
• ลูกค้า 20% สร้างรายได้ 80%
• 20% ของสาเหตุทำให้เกิด 80% ของสถานการณ์

ตัวอย่างเพิ่มเติม: จำได้ไหมว่าตอนที่คุณกำลังทำโครงงานกลุ่มในโรงเรียนและคนคนหนึ่งมักจะทำงานส่วนใหญ่เสมอ? ใช่ นั่นคือหลักการของพาเรโต

มีความหมายต่อเราอย่างไรและจะนำไปใช้อย่างไร?

ค้นหากิจกรรมหลัก 20% ที่สร้างความแตกต่างให้กับคุณและมุ่งเน้นที่กิจกรรมเหล่านั้น เวลาและพลังงานของเรามีทรัพยากรจำกัดและควรใช้อย่างชาญฉลาด

4. จดบันทึกเวลาของคุณ

พิจารณาว่าคุณต้องการเวลาเท่าไรสำหรับแต่ละงานและคุณมีทั้งหมดเท่าไร (ช่วงบ่าย หนึ่งสัปดาห์ หนึ่งเดือน) หากคุณไม่ทราบว่าแต่ละงานของคุณใช้เวลาเท่าไร (พวกเราส่วนใหญ่ไม่รู้ เป็นการยากที่จะประเมินอย่างแม่นยำเมื่อคุณจดจ่ออยู่กับงาน) ให้ลองติดตามเวลาของคุณด้วยแอปเช่น Clockify

ไม่มีอะไรจะง่ายไปกว่านี้อีกแล้ว: เริ่มจับเวลาเมื่อคุณเริ่มกิจกรรมบางอย่างและหยุดตัวจับเวลาเมื่อคุณเสร็จสิ้น หากกิจกรรมของคุณเป็นแบบดิจิทัล คุณสามารถใช้ตัวติดตามเวลาอัตโนมัติและทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายยิ่งขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ แอปจะติดตามกิจกรรมของคุณโดยอัตโนมัติ หลังจากใช้งานไปสักระยะหนึ่ง คุณจะมีภาพที่ชัดเจนขึ้นว่าคุณใช้เวลาอย่างไรและใช้เวลาแต่ละงานเท่าไร ข้อมูลนั้นมีความสำคัญเมื่อคุณจัดทำแผนการผลิต (ใหม่และปรับปรุง)

ในภาพหน้าจอด้านบน คุณสามารถดูไทม์ไลน์การผลิต บันทึกเวลาที่คุณติดตามโดยใช้แอปเวลาอัตโนมัติ ไทม์ไลน์นี้แสดงให้เห็นว่าคุณใช้เวลาทั้งวันอย่างไรและคุณใช้แอปใด เครื่องหมายบวกทางด้านขวาช่วยให้คุณสามารถเพิ่มแต่ละกิจกรรมที่คุณต้องการรวมไว้ในบันทึกเวลาของคุณ การตรวจสอบไทม์ไลน์เช่นนี้จะทำให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นว่าคุณใช้เวลากับกิจกรรมบางอย่างมากเกินไปหรือไม่ ดังนั้น คุณจะสามารถปรับปรุงแผนการผลิตของคุณได้

ผู้ใช้ Clockify ตั้งข้อสังเกตว่า: “ฉันชอบที่ฉันสามารถติดตามเวลาของฉันได้อย่างราบรื่นและง่ายดาย เพื่อสนับสนุนการผลิตและการวางแผนทางธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น ฉันชอบจำนวนผู้ใช้ที่ฉันสามารถติดตามได้และวิธีที่รายงานแสดงให้เห็นว่าใช้เวลาอย่างไร”

5. จัดตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุด

ตอนที่ฉันเรียนหนังสือ ฉันเตรียมสอบและสอบโดยนับว่าเหลืออีกกี่วันและต้องเรียนกี่หน้า/บท ฉันจะจัดทำแผนการศึกษาโดยหารจำนวนหน้าด้วยจำนวนวัน ขั้นตอนที่สี่ของการพัฒนาแผนปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตโดยพื้นฐานแล้วเป็นเวอร์ชันที่โตแล้ว พิจารณาทุกสิ่งที่คุณรวบรวมในขั้นตอนสุดท้ายและจัดตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุด ในการเพิ่มผลผลิตของคุณ ให้นึกถึงจังหวะตามธรรมชาติของคุณ (คุณเป็นคนตื่นเช้าหรือนกฮูกกลางคืน) และกำหนดเวลางานที่สำคัญที่สุดเมื่อคุณมีสมาธิจดจ่ออยู่ที่จุดสูงสุด

เป็นจริงแม้ว่า ทิ้งบัฟเฟอร์ไว้เผื่อไว้ พิจารณาว่าอาจมีบางสิ่งที่ไม่ได้วางแผนเกิดขึ้น แมวของคุณอาจโยนขึ้นไปบนพรมโดยไม่คาดคิด คุณจึงต้องทำความสะอาดและนำพรมไปทำความสะอาด หรือคุณอาจมีวันหนึ่งที่ดูเหมือนคุณทำอะไรไม่ถูก อย่าปล่อยให้เวลามากเกินไป (กฎของพาร์กินสัน!) แต่ในทางกลับกัน คุณต้องปล่อยให้เพียงพอ คุณจะได้ไม่ต้องเร่งรีบและ/หรือตื่นตระหนก

เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อทำให้การวางแผนการผลิตง่ายขึ้น

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเพิ่มเติมบางประการเพื่อให้การวางแผนผลิตผลง่ายขึ้น นิสัยที่ดีควบคู่ไปกับการทำงานอย่างมีประสิทธิผล ดังนั้นนั่นคือสิ่งที่เคล็ดลับเหล่านี้มุ่งเน้นเป็นส่วนใหญ่

ทำงานในห้องเย็น

สถานที่ทำงานที่คุณเลือกไม่ควรอบอุ่นและเป็นกันเอง

สภาพแวดล้อมนั้นทำให้คุณรู้สึกผ่อนคลายและง่วงนอน ซึ่งตรงกันข้ามกับสิ่งที่คุณต้องการหากคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ จิตใจของคุณควรจดจ่อและตื่นตัว และห้องที่เย็นกว่าเล็กน้อยก็ช่วยได้

สังเกตว่าฉันพูด เล็กน้อย คุณไม่ควรรู้สึกอึดอัดและเป็นหวัดเช่นกัน ตามหลักการแล้ว ควรตอบสนองทุกความต้องการของคุณ เพื่อให้คุณสามารถมีสมาธิกับงานของคุณได้อย่างเต็มที่

ติดตามความคืบหน้าของคุณด้วยสายตา

ในปี 1993 Trent Dyrsmid เป็นนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์อายุ 23 ปีในธนาคารแห่งหนึ่งในเมือง Abbotsford ประเทศแคนาดา เนื่องจากอายุของเขาและความจริงที่ว่า Abbotsford ไม่ใช่สถานที่ที่มีการทำข้อตกลงทางธุรกิจขนาดใหญ่ จึงไม่มีใครคาดคิดว่า Dyrsmid จะน่าเหลือเชื่อเหมือนเขา

ภายใน 18 เดือน เขานำเงิน 5 ล้านดอลลาร์มาที่บริษัทและเริ่มมีรายได้ 6 หลัก (ในเงินปัจจุบัน) เมื่ออายุ 24 ปี

ยังไง?

James Clear อธิบายความสำเร็จของ Dyrsmid ในหนังสือ Atomic Habits ของเขา นี่เป็นวิธีที่เรื่องราวดำเนินไป Dyrsmid มีขวดสองใบวางอยู่บนโต๊ะทำงานของเขา เมื่อเขาโทรออกฝ่ายขาย Dyrsmid จะย้ายคลิปหนีบกระดาษจากโถเต็มไปยังที่ว่างเปล่า “ ทุกเช้า ฉันจะเริ่มต้นด้วยคลิปหนีบกระดาษ 120 คลิปในขวดเดียว และฉันจะโทรหาโทรศัพท์ต่อไปจนกว่าฉันจะย้ายทั้งหมดไปที่ขวดที่สอง ” เขากล่าว

เหตุผลหนึ่งที่วิธีนี้ใช้ได้ผลดีก็เพราะว่ามันทำให้เขาเห็นภาพความคืบหน้าของเขา คลิปหนีบกระดาษแต่ละอันให้ความพึงพอใจและแรงจูงใจเล็กน้อยที่ผลักดันให้เขาก้าวต่อไป

เช่นเดียวกับวิธีนี้ เครื่องมือติดตามนิสัยจะทำงานในลักษณะเดียวกัน พวกเขาแสดงให้คุณเห็นถึงความก้าวหน้าของคุณ แต่ไม่เพียงเท่านั้น ยิ่งคุณติดตามความก้าวหน้าของคุณนานเท่าไร สตรีคของคุณก็จะยิ่งนานขึ้น และยิ่งรู้สึกแย่ลงเท่านั้นที่จะทำลายมัน ความคิดที่ว่า “ ฉันไม่ต้องการที่จะทำลายสถิติของฉัน ฉันทำได้ดีมาก ” เป็นแรงบันดาลใจมากกว่าที่คุณคิด

ใช้ “กฎ 2 นาที” เพื่อพัฒนานิสัยที่ดี

เจมส์ เคลียร์ยังมีชื่อเสียงในการสร้างกฎ 2 นาทีที่ระบุว่า: “ เมื่อคุณเริ่มนิสัยใหม่ ควรใช้เวลาน้อยกว่าสองนาทีในการทำ ” ได้รับแรงบันดาลใจจาก David Allen และ Getting Things Done ซึ่งเวอร์ชันระบุว่า “ หากใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ก็ลงมือทำ เลย”

แนวคิดคือการสร้างนิสัยให้ง่ายที่สุดในการเริ่มต้น นั่นเป็นส่วนที่ยากที่สุด เมื่อคุณเริ่มทำ มันไม่ได้แย่ขนาดนั้น เราทุกคนเรียนรู้กฎการเคลื่อนที่ของนิวตันในโรงเรียนว่า " ร่างกายที่อยู่นิ่งมักจะพัก และร่างกายที่เคลื่อนไหวมีแนวโน้มที่จะเคลื่อนไหว เว้นแต่จะถูกกระทำโดยแรงภายนอก"

ในกรณีนี้ เราไม่มีแรงภายนอก มีแต่ภายใน และเราสร้างขึ้นโดยเน้นที่ขั้นตอนต่อไป (ซึ่งจะใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที)

หากคุณต้องการเริ่มอ่านเพิ่มเติม ให้เริ่มด้วยการอ่านเพียงหน้าเดียว

เริ่มออกกำลังกายด้วยการสวมชุดออกกำลังกายของคุณ

เริ่มพับผ้าด้วยการพับเพียงชิ้นเดียว

ที่ทำได้ใช่มั้ย?

บทสรุป

คุณจัดทำแผนประสิทธิภาพการทำงานโดยแสดงรายการงานทั้งหมด จัดลำดับความสำคัญ และใช้เวลาติดตามข้อมูลเพื่อสร้างกำหนดการที่สมบูรณ์แบบ คุณยังสามารถลองใช้กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพที่สร้างโดยคนอื่นได้ หากพวกเขาเหมาะกับไลฟ์สไตล์ของคุณ คุณอาจเลือกใช้กลอุบายบางอย่างที่คุณสามารถใช้กับกลยุทธ์ของคุณเองได้

การรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม แม้แต่แผนงานที่ละเอียดที่สุดก็ไม่ได้มีความหมายอะไรมากหากไม่มีการดำเนินการ วิธีปรับปรุงแผนการผลิตปัจจุบันของคุณก็คือการทำเช่นกัน การดูว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและสิ่งใดใช้ไม่ได้ และทำการเปลี่ยนแปลงตามนั้น

โปรดทราบว่าขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของแผนคือ การดำเนินการ