So erstellen Sie einen Produktivitätsplan in fünf einfachen Schritten

Für die meisten von uns ist Produktivität nicht selbstverständlich. Alles mühelos zu erreichen, ist einfach nicht meine Persönlichkeit.

Es kann jedoch alles erledigt werden, wenn Sie sich bemühen, vorauszudenken und sich zu organisieren. Genau wie Erfolg beginnt Produktivität mit einem Plan.

Wissen Sie, wie Sie einen Plan erstellen, der Ihre Produktivität maximiert? Wenn nicht – dann sind Sie hier genau richtig. (Aber selbst wenn Sie das tun, bleiben Sie bei uns, vielleicht lernen Sie etwas Neues!)

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Plan zur Produktivitätssteigerung erstellen – von der richtigen Denkweise bis hin zur Umsetzung und praktischen Tipps.

Was ist ein Produktivitätsplan? Und warum ist es wichtig, dass Sie einen machen?

Einfach ausgedrückt ist ein Produktivitätsplan ein einzigartiger Plan, den Sie erstellen, um Ihre Effektivität zu steigern. Es besteht aus Ihren vorrangigen Aufgaben, die optimal geplant sind. Das bedeutet, dass Sie alle Ihre wesentlichen Aufgaben in einen Produktivitätsplan aufnehmen und gleichzeitig darauf achten müssen, etwas Puffer zu lassen (für möglicherweise auftretende dringende Aufgaben).

Warum ist es also wichtig, Produktivitätspläne zu erstellen? Nun, diese Dokumente können Ihnen helfen:

• organisiere deine Aufgaben,
• zwischen wesentlichen und nicht wesentlichen Aufgaben unterscheiden,
• besser in der Entscheidungsfindung sein, und
• Richten Sie Ihre langfristigen Ziele an kurzfristigen aus.

Sie können einen Plan zur Produktivitätssteigerung für eine ganze Woche erstellen. Mit wöchentlichen Produktivitätsplänen können Sie Ihre Woche effektiver strukturieren und sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Aufgaben oder Aktivitäten verpassen.

Andererseits ziehen Sie es vielleicht vor, Ihre Pläne Tag für Tag zu erstellen. In diesem Fall können Sie sich etwas Zeit nehmen, um gleich morgens oder am Vorabend einen Produktivitätsplan zu erstellen.

Ganz gleich, für welchen Typ Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass alles im Kopf beginnt. Sehen wir uns also zuerst an, wie Sie zu einer produktiven Denkweise gelangen.

Holen Sie sich die richtige Denkweise für Produktivität

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Produktivitätspläne beginnen, sollten Sie sich ins Spiel einarbeiten. Wenn Sie etwas bauen wollen, das die Zeit überdauert, müssen Sie sicherstellen, dass das Fundament von guter Qualität ist. Ihre Gedanken werden zu Ihren Worten, Ihre Worte werden zu Ihren Handlungen, Ihre Handlungen werden zu Ihren Gewohnheiten … Sie kennen den Deal.

Der erste Schritt zum richtigen Mindset ist das Bewusstsein, dass produktiv zu sein nicht bedeutet, beschäftigt zu sein. Lassen Sie uns mehr über den Unterschied zwischen Geschäftigkeit und Produktivität erfahren.

Bist du beschäftigt?

Viele Studien haben bewiesen, dass eine geschäftige Kultur die Produktivität behindert und sogar Karriere-Burnout verursacht.

In einem HBR-Artikel über Geschäftigkeit und ihre Korrelation zu Burnout spricht der Autor über das Geschäftigkeitsparadoxon . Wenn wir also beschäftigt sind, können wir unsere Aufmerksamkeit nur auf die unmittelbarsten Aufgaben richten, die oft von geringem Wert sind. Dieses Phänomen ist als „ Tunneln “ bekannt. Wir fühlen uns wie in einem Tunnel und können nur Aufgaben vor uns sehen, also die unmittelbarsten. Infolgedessen haben wir normalerweise nicht genug Zeit, um wichtige Aufgaben zu erledigen, und sind daher nicht so produktiv, wie wir es gerne wären. Darüber hinaus hält Sie die fehlende Zeit, um an Ihren wichtigen Aufgaben zu arbeiten, davon ab, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

Bist du produktiv?

Andererseits bedeutet produktiv zu sein, dass Sie Ihre Zeit und Energie optimal nutzen. Es konzentriert sich mehr auf Qualität (Ergebnisse erzielen) als auf Quantität (viel Zeit mit der Arbeit verbringen).

Nun, wie sollten Sie Hektik vermeiden und die Produktivität wiedererlangen? Hier sind mehrere Möglichkeiten, produktiv zu sein:

• Versuchen Sie, Ihre Aufmerksamkeit jeweils auf eine Aufgabe zu richten . Vertrauen Sie uns, es wird so viel einfacher sein, Ihre Aufgaben zu erledigen. Im Gegensatz dazu kann Multitasking oder das Wechseln zwischen Projekten und Aufgaben Sie nur extrem beschäftigt aussehen lassen. Aber in Wirklichkeit verschwenden Sie nur Ihre kostbare Zeit.
• Machen Sie immer Pausen, um Ihren Kopf frei zu bekommen . Es kann anstrengend sein, sich ohne Pause durch den Tag zu „tunneln“. Verlassen Sie also einen Tunnel, tanken Sie für ein paar Minuten neue Energie und machen Sie sich dann wieder an die Arbeit. Sie werden sicherlich schon richtig einschätzen können, welche Aufgaben gerade entscheidend sind und welche nicht.
• Lerne „Nein“ zu sagen. Wenn Sie mit unrealistischen Fristen zu kämpfen haben oder bereits mit Aufgaben überhäuft sind, scheuen Sie sich nicht, bei der Arbeit höflich „Nein“ zu sagen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit für Ihre vorrangigen Aufgaben.

Nachdem wir nun zwischen Produktivität und Beschäftigung unterschieden haben, wollen wir tiefer in eine produktive Denkweise eintauchen.

Die wichtigsten Aspekte einer Produktivitätsmentalität

Das Produktivitäts-Mindset besteht aus einigen verschiedenen Aspekten:

• eine Vision,
• Disziplin,
• (intrinsische Motivation,
• kritisches und strategisches Denken,
• Aufgeschlossenheit und Lernbereitschaft und
• Selbstbewusstsein und positive Einstellung.

Lassen Sie uns nun sehen, warum jeder dieser Aspekte entscheidend für die Entwicklung einer Produktivitätsmentalität ist.

Eine Vision

Sie müssen genau wissen, was Sie wollen – nur dann können Sie sich angemessene Ziele setzen und eine gute Strategie entwickeln.

Eine klare Vision im Kopf zu haben, bedeutet zu wissen, was Ihre Endziele sind. Dann musst du nur noch darauf achten, jeden Tag dein Bestes zu geben, um deinen langfristigen Zielen ein Stück näher zu kommen. Sobald Sie also Ihre Jahresziele herausgefunden haben, sollten Sie sie in monatliche, dann wöchentliche und tägliche Ziele aufteilen.

Wenn Sie beispielsweise nächstes Jahr an einem Marathon teilnehmen möchten, können Sie diese Vision nur verwirklichen, indem Sie eine detaillierte Strategie entwickeln und dieses langfristige Ziel mit Ihren täglichen Zielen in Einklang bringen. Tagesziele können in diesem Fall Cardio- und Kraftübungen für jeweils eine Stunde sein.

Disziplin

Wie oft sind Sie wirklich motiviert zu arbeiten?

Obwohl ich meinen Job liebe, fühle ich mich jeden Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr absolut nicht motiviert. Ich kann es mir auch nicht leisten, darauf zu warten, dass mich die Musen der Motivation und Inspiration mit ihrer Anwesenheit segnen, zumindest nicht, wenn ich ziele um meine Rechnungen für den Monat zu bezahlen.

Hier kommt Disziplin ins Spiel. Erfolgreiche Menschen sind in der Lage, Befriedigung hinauszuzögern und Dinge zu erledigen, selbst wenn sie lieber etwas Lustigeres tun würden.

Welche Eigenschaften haben hochdisziplinierte Menschen gemeinsam? Nun, diese Eigenschaften sind normalerweise Verantwortungsbewusstsein, Beharrlichkeit, starke Arbeitsmoral und Selbstfürsorge. Die Kultivierung dieser Eigenschaften kann Ihnen also sicherlich dabei helfen, disziplinierter zu sein.

(Intrinsische Motivation

Um länger als ein paar Tage diszipliniert zu sein, muss man sein „ Warum ?“ kennen. Warum tust du, was du tust? Die Motivation, die wir von inspirierenden Zitaten bekommen, wird uns nicht weit bringen, aber die intrinsische Motivation wird es tun. Wie es in einem Artikel von Psychology Today heißt: „ Intrinsische Motivation ist wie eine endlose Quelle. Es treibt das Verhalten von innen an .“ Dank dieser Art von Motivation tun wir Dinge, die Spaß machen, ohne Belohnungen zu erwarten. Außerdem hilft Ihnen die intrinsische Motivation dabei, auch dann hartnäckig zu bleiben, wenn es schwierig wird.

Kritisches und strategisches Denken

Betrachten Sie die Dinge, die auf Sie zukommen, objektiv, rational und aus verschiedenen Perspektiven. Um Ihr kritisches Denken zu verbessern, sollten Sie:

• Behalte deine langfristigen Ziele im Auge und überlege, wie du sie erreichen kannst.
• Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Entscheidungen sowohl an Ihren kurz- als auch an Ihren langfristigen Zielen ausgerichtet sind.
• Querdenken. Betrachten Sie Aufträge bei komplexen Aufgaben immer aus unterschiedlichen Perspektiven.

In der Lage zu sein, strategisch zu denken, wird Ihnen helfen, Probleme mit Leichtigkeit zu lösen, was auch Ihre Produktivität steigern wird.

Aufgeschlossenheit und Lernbereitschaft

Sie brauchen diese Qualitäten, um nicht nur Ihre Arbeit, sondern auch sich selbst zu verbessern.

Wenn Sie aufgeschlossen sind, fällt es Ihnen leichter, auf neue Ideen zu kommen, was am Arbeitsplatz, aber auch im Alltag sehr hilfreich sein kann. Außerdem sind aufgeschlossene Menschen normalerweise gut darin, Probleme zu lösen, da sie in der Lage sind, jedes Problem aus verschiedenen Perspektiven anzugehen.

Darüber hinaus sind Sie, wenn Sie begierig darauf sind, sich Wissen anzueignen, immer bereit, der Zeit voraus zu sein, indem Sie sich neue Fähigkeiten aneignen. Tatsächlich gibt es laut Carol Dweck, einer Psychologin, die sich für menschliche Motivation interessiert, zwei Arten von Denkweisen:

1. Fixed Mindset – Intelligenz ist fixiert. Zum Beispiel neigen Menschen, die klug aussehen wollen, normalerweise dazu, leicht aufzugeben und sich von Herausforderungen fernzuhalten.
2. Wachstumsmentalität – Intelligenz kann kultiviert werden. Beispielsweise lassen sich lernbegierige Menschen in der Regel nicht von Herausforderungen einschüchtern und sind bereit, bei Hindernissen weiterzumachen.

Geben Sie also Ihr Bestes, um eine Wachstumsmentalität zu fördern.

Je besser Sie mit diesen Eigenschaften werden, desto effektiver werden Sie und desto produktiver werden Sie.

Selbstbewusstsein und eine positive Einstellung

Nicht zuletzt muss man an sich selbst glauben. Wie das berühmte Zitat von Henry Ford sagt: „ Ob Sie denken, Sie können es, oder Sie denken, Sie können es nicht – Sie haben Recht. ”

Sie müssen sich irgendwie selbst davon überzeugen, dass Sie in der Lage sind, alles zu tun, was Sie tun müssen, und dass Sie es sehr gut können (was vielleicht nicht einfach ist – aber ich glaube an Sie).

Erstellen Sie einen Produktivitätsplan in 5 Schritten

Wenn wir die richtige Grundlage geschaffen haben, ist es Zeit zu handeln. Hier sind wichtige Schritte, die Sie unternehmen müssen, um einen Plan zur Produktivitätssteigerung zu erstellen.

1. Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen

Denke über alles nach, was dir in den Sinn kommt, egal ob es sich um ein großes Projekt oder eine alltägliche Aufgabe wie das Rausbringen des Mülls handelt. Machen Sie sich vorerst keine Gedanken über die Priorisierung, das erledigen Sie im nächsten Schritt.

2. Organisieren Sie Aufgaben nach Wichtigkeit

Welche Aufgaben bringen Sie am weitesten, um Ihre Ziele zu erreichen? Welche Aufgaben haben die größten Konsequenzen, wenn sie nicht erledigt werden? Welche Aufgaben sind am dringendsten?

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie Ihre Aufgaben in zwei Kategorien einteilen können: wichtig und dringend. Diese Aktivitäten umfassen sowohl Arbeitsaufgaben als auch Ihre täglichen Aufgaben.

Wir haben auch mehrere Strategien behandelt, die Ihnen bei Ihrer Priorisierung helfen können.

Organisieren Sie Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix-Technik

Eine andere Möglichkeit, Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden, besteht darin, die Eisenhower-Matrix-Technik auszuprobieren. Um diese Methode zu verwenden, müssen Sie Ihre Aufgaben in vier Quadranten unterteilen:

• Der erste Quadrant : Wichtige und dringende Aufgaben.
• Der zweite Quadrant : Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben.
• Der dritte Quadrant : Unwichtige dringende Aufgaben.
• Der vierte Quadrant : Unwichtige Aufgaben, die nicht dringend sind.

Diese Zeitmanagementtechnik kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu bewerten und zu entscheiden, welche die wichtigsten sind. Außerdem können Sie überdenken, was dringend ist und was nicht.

Organisieren Sie Aufgaben mit der „2-Listen“-Strategie von Warren Buffett

Abgesehen von der Eisenhower-Matrix-Technik gibt es hier eine weitere Strategie, mit der Sie Ihre Aufgaben organisieren können – die „2-Listen“-Methode von Warren Buffett.

Also, was ist die Geschichte hinter dieser Aktion?

Warren Buffett verwendet eine einfache „2-Listen“-Strategie, um seinen Mitarbeitern zu helfen, ihre Prioritäten und Maßnahmen herauszufinden. Diese Aktion kann Ihren Fokus maximieren und Ihnen ein besseres Verständnis Ihrer Prioritäten vermitteln.

Hier ist, wie alles begann. Als Buffett mit seinem persönlichen Piloten Mike Flint sprach, sprachen sie über Flints Karriereprioritäten. Buffett bat ihn, eine 3-Stufen-Übung durchzuführen:

1. Er bat ihn, seine 25 wichtigsten Karriereprioritäten aufzuschreiben.
2. Danach musste Flint die Liste durchgehen und seine 5 wichtigsten Prioritäten einkreisen.
3. Am Ende hatte er zwei Listen: Liste 1 mit seinen eingekreisten Top-5-Toren und Liste 2 mit 20 anderen Toren.

Als Flint sagte, er würde sofort mit der Arbeit an den Top 5 beginnen, schlug Buffett eine Frage vor: „ Und was ist mit denen, die Sie nicht eingekreist haben? ”

„ Nun, die Top 5 sind mein Hauptaugenmerk, aber die anderen 20 kommen knapp an zweiter Stelle. Sie sind immer noch wichtig, also werde ich zeitweise daran arbeiten, wie ich es für richtig halte. Sie sind nicht so dringend, aber ich habe dennoch vor, mich intensiv darum zu bemühen. ”

Buffett antwortete: „ Nein. Du liegst falsch, Mike. Alles, was Sie nicht eingekreist haben, wurde einfach zu Ihrer „Um jeden Preis vermeiden“-Liste. Egal was passiert, diese Dinge bekommen keine Aufmerksamkeit von dir, bis du es mit deinen Top 5 geschafft hast. “

3. Finden Sie eine Produktivitätsstrategie, die für Sie am besten funktioniert

Nachdem wir unsere Aufgaben priorisiert haben, ist es an der Zeit, die beste Produktivitätsstrategie für die Erstellung eines Plans zu finden. Die Bedeutung einer richtigen Strategie besteht darin, dass sie Ihnen hilft, mit Ihren Zielen auf Kurs zu bleiben.

Wir behandeln mehrere beliebte Strategien, die Sie verwenden können:

• Anthony Trollopes Strategie,
• Die Ivy-Lee-Methode und
• Pareto-Prinzip (Die 80/20-Regel).

Versuchen Sie, diejenige zu finden, die zu Ihrem Lebensstil passt und Ihre Produktivitätsplanung reibungsloser macht.

Anthony Trollopes Strategie für die Arbeit an großen Projekten

Wir haben mehrfach in mehreren verschiedenen Artikeln darüber gesprochen, wie die wichtigste Aufgabe zuerst erledigt werden sollte. Aber was ist, wenn diese erste Aufgabe wirklich groß ist, viel zu lange dauert und Sie frustriert? Schauen wir uns an, was Anthony Trollope zu diesem Thema zu sagen hat.

Trollope ist eine produktive englische Romanautorin. Das Schreiben, geschweige denn das Schreiben von Romanen, kann lange dauern und entmutigend werden.

Trollope hatte eine Lösung: Anstatt seinen Fortschritt anhand des Abschlusses von Kapiteln zu messen, maß er seinen Fortschritt in 15-Minuten-Intervallen. Es ermöglichte ihm, ein Erfolgserlebnis zu verspüren und eine sofortige Auszahlung zu erhalten.

So erklärte Trollope seine Strategie in dem Buch Daily Rituals: How Artists Work von Mason Currey:

„Es war zu dieser Zeit meine Gewohnheit geworden – und ist immer noch meine Gewohnheit, obwohl ich in letzter Zeit ein wenig nachsichtig von mir geworden bin – mit meiner Uhr vor mir zu schreiben und jede Viertelstunde 250 Wörter von mir zu verlangen …

Diese Zeiteinteilung ermöglichte es mir, täglich über zehn Seiten eines gewöhnlichen Romanbandes zu produzieren, und wenn ich zehn Monate durchgehalten hätte, hätte ich als Ergebnis drei Romane mit jeweils drei Bänden im Jahr erhalten …“

Indem Sie Ihre Fortschritte regelmäßig messen, haben Sie ein besseres Erfolgserlebnis und sind somit motiviert, Ihre Leistung fortzusetzen.

Die Ivy-Lee-Methode

Ivy Lee war ein Produktivitätsberater, der für Charles M. Schwab, den CEO der Bethlehem Steel Corporation, arbeitete. Lees Aufgabe war es, die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Die Ivy-Lee-Methode hat eine lange Geschichte und reicht bis ins Jahr 1918 zurück. Sie ist möglicherweise eine gute Wahl, wenn Sie ein Anfänger bei der Erstellung von Produktivitätsplänen sind. Die Methode ist einfach – so einfach, dass sie Zweifel an ihrer Wirksamkeit weckt. Aber vielleicht ist seine Einfachheit der Grund, warum es so effektiv ist?

1. Schreiben Sie am Ende eines jeden Arbeitstages 6 Aufgaben auf, die Sie morgen erledigen müssen.
2. Ordnen Sie sie nach ihrer wahren Bedeutung.
3. Wenn Sie zur Arbeit kommen, konzentrieren Sie sich auf die erste Aufgabe. Arbeiten Sie, bis die Aufgabe erledigt ist, und fahren Sie dann mit der zweiten fort.
4. Gehen Sie den Rest Ihrer Liste auf die gleiche Weise durch. Wenn Sie es nicht schaffen, alle zu erledigen, verschieben Sie die unerledigten Aufgaben auf die Liste für morgen.
5. Wiederholen.

Pareto-Prinzip (Die 80/20-Regel)

Das Pareto-Prinzip ist kein Gesetz, sondern eine Beobachtung, dass die meisten Dinge im Leben nicht gleichmäßig verteilt sind. Es stammte aus einer Beobachtung, dass 80 % des Reichtums in Italien 20 % der Bevölkerung gehörten.

Brian Tracy, ein Motivationsredner und Autor von Eat That Frog , erwähnte in seinem Artikel über die 80/20-Regel zwei Begriffe: „Vital Few“ und „Trivial Many“. Diese Begriffe wurden vom Begründer des Pareto-Prinzips, Vilfredo Pareto, geprägt, der behauptete, dass diese „wenigen Vitalen“ in jeder Gesellschaft Menschen sind, die in Bezug auf Geld und Einfluss zu 20 % der Bevölkerung gehören. Die „trivialen Vielen“ gehören der Mehrheit der Bevölkerung an.

Hier sind einige Beispiele für die 80/20-Regel:

• 20 % unserer Aktivitäten machen 80 % des Ergebnisses aus.
• 20 % der Kunden machen 80 % des Umsatzes.
• 20 % der Ursachen machen 80 % der Umstände aus.

Zusätzliches Beispiel: Erinnerst du dich an die Zeit, als du in der Schule Gruppenprojekte gemacht hast und immer eine Person den Großteil der Arbeit gemacht hat? Ja, das ist das Pareto-Prinzip.

Was bedeutet das für uns und wie können wir es anwenden?

Finden Sie heraus, welche 20 % der wichtigsten Aktivitäten den Unterschied für Sie ausmachen, und konzentrieren Sie sich darauf. Unsere Zeit und Energie sind begrenzte Ressourcen und sollten sinnvoll eingesetzt werden.

4. Notieren Sie Ihre Zeit

Finde heraus, wie viel Zeit du für jede Aufgabe benötigst und wie viel dir insgesamt zur Verfügung steht (ein Nachmittag, eine Woche, ein Monat). Wenn Sie nicht wissen, wie viel Zeit jede Ihrer Aufgaben in Anspruch nimmt (die meisten von uns wissen das nicht, es ist schwer, genau abzuschätzen, wenn Sie in die Arbeit vertieft sind), versuchen Sie, Ihre Zeit mit einer App wie Clockify zu verfolgen.

Es könnte nicht einfacher sein: Starten Sie einen Timer, wenn Sie eine bestimmte Aktivität beginnen, und stoppen Sie den Timer, wenn Sie fertig sind. Wenn Ihre Aktivitäten digital sind, können Sie eine automatische Zeiterfassung verwenden und die Dinge noch einfacher machen – Sie müssen nichts tun, die App verfolgt Ihre Aktivitäten automatisch. Nachdem Sie es eine Weile verwendet haben, haben Sie ein klareres Bild davon, wie Sie Ihre Zeit verbringen und wie viel Zeit jede Aufgabe normalerweise in Anspruch nimmt. Diese Daten sind entscheidend, wenn Sie (neue und verbesserte) Produktivitätspläne erstellen.

Im obigen Screenshot sehen Sie eine Produktivitätszeitachse, eine Aufzeichnung der Zeit, die Sie mit einer automatischen Zeit-App verfolgt haben. Diese Zeitleiste zeigt, wie Sie Ihren Tag verbracht haben und welche Apps Sie verwendet haben. Mit dem Pluszeichen auf der rechten Seite können Sie jede Aktivität hinzufügen, die Sie in Ihre Zeitaufzeichnungen aufnehmen möchten. Durch die Überprüfung von Zeitplänen wie diesem haben Sie eine bessere Vorstellung davon, ob Sie zu viel Zeit für einige Aktivitäten aufwenden. So können Sie Ihre Produktivitätspläne verbessern.

Ein Benutzer von Clockify bemerkte: „Ich finde es toll, wie nahtlos und einfach ich meine Zeit verfolgen kann, um die Produktivität und Planung des Unternehmens besser zu unterstützen. Mir gefällt, wie viele Benutzer ich verfolgen kann und wie die Berichte zeigen, wie die Zeit verwendet wird.“

5. Erstellen Sie einen optimalen Zeitplan

Als ich in der Schule war, bereitete ich mich auf Tests und Prüfungen vor, indem ich zählte, wie viele Tage ich noch hatte und wie viele Seiten/Kapitel ich lernen musste. Ich würde einen Studienplan erstellen, indem ich die Anzahl der Seiten durch die Anzahl der Tage dividiere. Der vierte Schritt bei der Entwicklung eines Produktivitätssteigerungsplans ist im Wesentlichen eine erwachsene Version davon. Berücksichtigen Sie alles, was Sie im letzten Schritt gesammelt haben, und erstellen Sie einen optimalen Zeitplan. Um Ihre Produktivität zu maximieren, denken Sie an Ihren natürlichen Rhythmus (Sind Sie ein Morgenmensch? Oder eine Nachteule?) und planen Sie die wichtigsten Aufgaben, wenn Ihr Fokus am höchsten ist.

Seien Sie jedoch realistisch. Lassen Sie einen Puffer, nur für den Fall. Berücksichtigen Sie, dass etwas Unvorhergesehenes passieren könnte. Ihre Katze kann sich unerwartet auf den Teppich übergeben, also müssen Sie das sauber machen und den Teppich zur Reinigung nehmen. Oder Sie haben vielleicht einen dieser Tage, an denen es so aussieht, als könnten Sie nichts richtig machen. Planen Sie nicht zu viel Zeit ein (Parkinsonsches Gesetz!), aber lassen Sie sich auf der anderen Seite genug Zeit, damit Sie nicht in Eile und/oder Panik geraten müssen.

Zusätzliche Tipps zur Vereinfachung der Produktivitätsplanung

Hier sind einige zusätzliche Tipps, um die Produktivitätsplanung zu vereinfachen. Gute Gewohnheiten gehen Hand in Hand mit Produktivität, daher konzentrieren sich diese Tipps hauptsächlich darauf.

Arbeiten Sie in einem kühleren Raum

Der Arbeitsplatz Ihrer Wahl sollte nicht warm und gemütlich sein.

Diese Umgebung macht Sie entspannt und schläfrig, was genau das Gegenteil von dem ist, was Sie brauchen, wenn Sie produktiv sein wollen. Ihr Geist sollte konzentriert und wach sein, und ein etwas kühlerer Raum hilft dabei.

Beachten Sie, dass ich leicht gesagt habe. Sie sollten auch nicht unbequem und kalt sein. Im Idealfall sollten alle Ihre Bedürfnisse erfüllt sein, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren können.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt visuell

1993 war Trent Dyrsmid ein 23-jähriger Börsenmakler in einer Bank in Abbotsford, Kanada. Aufgrund seines Alters und der Tatsache, dass Abbotsford nicht gerade der Ort ist, an dem große Geschäfte gemacht wurden, hätte niemand erwartet, dass Dyrsmid so unglaublich ist wie er.

Innerhalb von 18 Monaten brachte er 5 Millionen Dollar in das Unternehmen ein und begann im Alter von 24 Jahren 6-stellig (in heutigem Geld) zu verdienen.

Wie?

James Clear erklärte Dyrsmids Erfolg in seinem Buch Atomic Habits . Also, hier ist, wie die Geschichte geht. Dyrsmid hatte zwei Gläser auf seinem Schreibtisch. Wenn er ein Verkaufsgespräch führte, bewegte Dyrsmid eine Büroklammer vom vollen Glas zum leeren. „ Jeden Morgen fing ich mit 120 Büroklammern in einem Glas an und wählte weiter, bis ich sie alle in das zweite Glas gelegt hatte“, sagte er.

Einer der Gründe, warum dies so gut funktionierte, ist, dass es ihm einen visuellen Hinweis auf seinen Fortschritt gab. Jede bewegte Büroklammer gab ihm ein wenig Genugtuung und Motivation, die ihn weiter trieb.

Genau wie diese Methode funktionieren Gewohnheitstracker auf die gleiche Weise. Sie zeigen Ihnen visuell Ihren Fortschritt, aber nicht nur das; Je länger Sie Ihren Fortschritt verfolgen, desto länger wird Ihr Streak und desto schlimmer fühlt es sich an, ihn zu brechen. Der Gedanke „ Ich will meinen Streak nicht brechen, ich habe mich so gut geschlagen“ motiviert mehr, als Sie vielleicht denken.

Verwenden Sie die „2-Minuten-Regel“, um gute Gewohnheiten zu entwickeln

James Clear ist auch berühmt dafür, eine 2-Minuten-Regel aufgestellt zu haben, die besagt: „ Wenn Sie mit einer neuen Gewohnheit beginnen, sollte es weniger als zwei Minuten dauern .“ Es ist inspiriert von David Allen und Getting Things Done, in dessen Version es heißt: „ Wenn es weniger als zwei Minuten dauert, dann mach es jetzt .“

Die Idee ist, Gewohnheiten so einfach wie möglich zu beginnen. Das ist der schwierigste Teil – wenn du damit anfängst, ist es nicht so schlimm. Wir alle haben in der Schule das Newtonsche Bewegungsgesetz gelernt: „ Ein Körper in Ruhe neigt dazu, in Ruhe zu bleiben, und ein Körper in Bewegung neigt dazu, in Bewegung zu bleiben, es sei denn, auf ihn wirkt eine äußere Nettokraft ein.“

In diesem Fall haben wir keine äußere Kraft, sondern nur eine innere, und wir erzeugen sie, indem wir uns auf den allernächsten Schritt konzentrieren (der 2 Minuten oder weniger dauern wird).

Wenn Sie mehr lesen möchten, beginnen Sie damit, nur eine Seite zu lesen.

Beginnen Sie mit dem Training, indem Sie Ihre Trainingskleidung anziehen.

Beginnen Sie Ihre Wäsche zu falten, indem Sie nur ein Kleidungsstück falten.

Das ist machbar, oder?

Fazit

Sie erstellen Produktivitätspläne, indem Sie alle Ihre Aufgaben auflisten, priorisieren und anhand der Zeiterfassungsdaten einen perfekten Zeitplan erstellen. Sie können auch Produktivitätsstrategien von jemand anderem ausprobieren, wenn sie zu Ihrem Lebensstil passen – schließlich lernen Sie vielleicht einige Tricks kennen, die Sie für Ihre eigene Strategie verwenden können.

Es ist wichtig, dass Sie im Voraus wissen, was Sie tun, aber selbst der ausgefeilteste Plan bedeutet nicht viel, wenn es keine Ausführung gibt. Der Weg zur Verbesserung Ihres aktuellen Produktivitätsplans besteht auch darin, zu tun – zu sehen, was funktioniert und was nicht, und entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Denken Sie daran, dass der wichtigste Schritt eines jeden Plans darin besteht , Maßnahmen zu ergreifen .