Produktivitätssteigernde Vorteile virtueller Meetings

Wie viel Zeit verbringen Sie in persönlichen Meetings? Laut Atlassian (dem Hersteller der Projektplanungssoftware JIRA) nehmen die meisten Mitarbeiter an 62 Meetings pro Monat teil, und die Hälfte davon wird als Zeitverschwendung angesehen – das sind 31 Stunden pro Monat, die in unproduktiven Meetings verbracht werden.

Was können Sie tun, um diese verschwendeten Stunden in Ihrem Leben und an Ihrem Arbeitsplatz zu reduzieren? Eine Möglichkeit ist, virtuell zu werden – und das ist ein Trend, der in vielen Organisationen auf dem Vormarsch ist. In einer Frost & Sullivan-Umfrage unter C-Level-Führungskräften rangierten Web- und Videokonferenzen in Bezug auf Bekanntheit und Nutzung ganz oben. Tatsächlich waren sich 85 % der Befragten der Vorteile von Web- und Videokonferenzen bewusst und 58 % nutzen sie routinemäßig in ihren Unternehmen.

Warum virtuelle Meetings?

Der Wechsel zu Online-Meetings hat mehrere treibende Faktoren:

Ausgaben reduzieren. Mehr Unternehmen sind verteilter als je zuvor. Virtuelle Meetings bedeuten, dass verteilte Teams einfacher zusammenarbeiten können, ohne dass Kosten für Flüge, Hotels, Mietwagen und Mahlzeiten anfallen oder Zeit in der Sicherheitskontrolle am Flughafen verschwendet wird.

Viele Unternehmen bauen auch Außendienstmitarbeiter ab und verlassen sich auf Inside-Sales-Teams. Der Vertriebsmitarbeiter im Innendienst kann in einem virtuellen Meeting eine Demo durchführen, die weit über die Auswirkungen eines Telefongesprächs hinausgeht (und weit unter das Budget eines persönlichen Besuchs fällt).

Bequemlichkeit. Das Einrichten eines Online-Meetings ist einfach. In vielen Fällen laden Sie die Meeting-Software herunter und integrieren sie in Ihre E-Mail; Jetzt ist alles, was Sie brauchen, auf Ihrem Desktop. Sie können die Utensilien und Geräte von Echtzeit-Meetings wie Projektoren und Papierpräsentationen überspringen. Mit diesem integrierten System können Sie ein Meeting planen und Teilnehmer einladen, und Sie können auch im Handumdrehen ein Meeting veranstalten. Einige Lösungen sind Cloud-basiert, in diesem Fall brauchen Sie nichts zu installieren.

Effektiver als eine Telefonkonferenz.

Ein virtuelles Meeting ist in mehrfacher Hinsicht eine viel reichhaltigere Erfahrung als eine Telefonkonferenz:

• Sie können Ihren Bildschirm für die Teilnehmer freigeben, sodass Sie eine Präsentation abhalten oder Dokumente zeigen oder eine Grafik besprechen können, die Sie alle gleichzeitig sehen.
• Möglicherweise können Sie ein Live-Video jedes Teilnehmers anzeigen, damit sich die Teilnehmer gegenseitig sehen können.
• Einige Dienste verfügen über Whiteboards, die die Teilnehmer in Echtzeit teilen können.

Erste Schritte zu einem virtuellen Meeting

Ihr erstes virtuelles Meeting kann ein wenig einschüchternd sein, besonders wenn Sie die Person sind, die es moderiert und moderiert. Es stehen mehrere Softwareanbieter zur Auswahl und es stehen zahlreiche Hilfestellungen für den Einstieg zur Verfügung. Virtuelle Meetings sollen persönliche Treffen ersetzen, aber die Vorbereitung ist anders.

Beginnen Sie mit der Planung. Bestimmen Sie den Zweck Ihres Meetings, Ihre Tagesordnung und wen Sie einladen möchten. Einige kostenlose Dienste begrenzen die Anzahl der Teilnehmer, seien Sie sich also etwaiger Einschränkungen bewusst. Beginnen Sie Ihr erstes Treffen mit einer kleinen Gruppe. Sie könnten ein kurzes Treffen zu einem Projekt ermöglichen. Oder wenn eine E-Mail-Zeichenfolge zu lang geworden ist, können Sie ein kurzes Online-Meeting abhalten, um Probleme zu lösen.

Wenn Sie Personen einladen, müssen diese möglicherweise ein wenig Software herunterladen, um an Ihrem Meeting teilnehmen zu können. Dies ist ein schneller Prozess und keine besondere Härte für Ihre Teilnehmer. Mehrere Softwareplattformen machen es überflüssig, irgendetwas herunterzuladen, und der Einladungsprozess ist dem Versenden einer E-Mail sehr ähnlich.

Virtuelle Softwareoptionen

Sie können mit kostenloser Software wie Google Hangouts oder Skype beginnen, wenn Sie gerade erst anfangen. Für die Teilnahme benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung, ein Desktop- oder Mobilgerät und ein kostenloses Konto. Sehen Sie sich auch Join.Me an, ein einfaches Programm, das sich hervorragend für spontane Meetings eignet. Diese Freebies haben eine begrenzte Teilnehmerzahl und zeitliche Beschränkungen. Die meisten sind als Apps auf Android- und iOS-Geräten verfügbar.

Sobald Sie mit dem Abhalten regelmäßiger Meetings beginnen, möchten Sie möglicherweise auf einen anderen Anbieter mit mehr Optionen und höherer Audio- und Bildqualität upgraden, z. B. Citrix GoToMeeting oder Cisco WebEx.

Tipps für interaktive Meetings

Bei einem persönlichen Treffen haben Sie den Vorteil, die Körpersprache der Menschen zu beobachten, um zu sehen, wie engagiert sie sind. Bei einem virtuellen Meeting haben Sie möglicherweise (oder auch nicht) die Möglichkeit, ein Video hinzuzufügen. Ihre Teilnehmer werden engagierter sein, wenn Sie Wege finden, Ihr Meeting interaktiv zu gestalten. Machen Sie die Verbindung persönlich und interaktiv, indem Sie den Teilnehmern Möglichkeiten geben, sich zu engagieren:

• Verwenden Sie Whiteboards. Öffnen Sie ein Whiteboard, wie das in WebEx, um die Interaktion und Zusammenarbeit zu fördern. Geben Sie es frei, damit jeder im Meeting Text, Zeichnungen, Grafiken und mehr hinzufügen kann.
• Verwenden Sie Google-Dokumente. Wenn Sie beispielsweise zusammenarbeiten, um ein Dokument zu bearbeiten, kann jeder Teilnehmer mit Zugriff auf das Google-Dokument mit Bearbeitungsberechtigungen in voller Sicht der anderen daran arbeiten.
• Beziehen Sie mehrere Moderatoren ein. Durch das Wechseln des Sprechers bleiben die Leute engagiert – besonders wenn sie wissen, dass sie als Nächstes an der Reihe sind. Ihre Lösung für virtuelle Meetings sollte es einfach machen, Moderatoren zu wechseln und die Kontrolle über den Bildschirm von einem Teilnehmer zum nächsten zu übertragen.

Mit vielen Lösungen können Sie Audio und Video Ihrer Meetings aufzeichnen. Auf diese Weise können Sie alles, was passiert ist, festhalten und bei Bedarf Transkripte erstellen oder die Aufzeichnung mit jemandem teilen, der die Mee verpasst hat

Ausführen Ihres Meetings

Wenn Sie Ihre Einladungen versenden, fügen Sie Handouts und Informationen bei, die Sie in der Besprechung verwenden möchten. Verwenden Sie eine Softwareplattform, die Ihre Computerdateien einfach integrieren und/oder anhängen kann, und auf diese Weise haben Sie Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Videos immer zur Hand. Sie können ganz einfach zusätzliche Referenten und Teilnehmer verwalten und sogar einen Chat-Moderator benennen. Die meisten Menüs sind einfach zu navigieren und so positioniert, dass Sie mehrere Meeting-Optionen nutzen können.

Wenn das Meeting beginnt und alle beigetreten sind, möchten Sie vielleicht alle vorstellen (oder sich selbst vorstellen lassen), damit sich alle einbezogen fühlen. Eine definierte und detaillierte Agenda ist ebenfalls eine gute Idee. Es hilft, Toträume zu beseitigen und hält die Dinge in Bewegung.

Wenn Sie sich durch die Agenda bewegen, gehen Sie nicht davon aus, dass ein Thema abgeschlossen ist, und gehen Sie zu früh zum nächsten Punkt über. Wayne Turmel, ein Experte für virtuelle Meetings und Remote-Teammanagement, schlägt vor, mindestens fünf Sekunden zu warten, bevor man davon ausgeht, dass die Teilnehmer nichts mehr zu sagen haben. Turmel behauptet, dass die Verarbeitung von Informationen in einer virtuellen Umgebung tatsächlich doppelt so lange dauert wie in einem traditionellen Besprechungsraum. Wenn Sie besorgt sind, das Gespräch in Gang zu bringen oder aufrechtzuerhalten, können Sie jederzeit jemanden einplanen, der Fragen stellt.

Bei einigen Lösungen für virtuelle Meetings können Sie Ihren Meetingraum brandmarken, indem Sie proprietäre Designs, Logos und Farben zulassen. Jedes Mal, wenn Sie es eingeben, sind zuvor verwendete Dokumente, aufgezeichnete Besprechungen und Informationen einsatzbereit.

In vielen virtuellen Besprechungsumgebungen werden Sie den Begriff Pods hören. Dies sind Anzeigetafeln; Sie könnten sich diese als Möglichkeit vorstellen, mehrere Fenster in Ihrem Besprechungsraum anzuzeigen. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, ein Video oder Bild sofort einzufügen.

Die Tugenden des Videos

Viele Unternehmen betrachten Videokonferenzen als eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu verbessern – insbesondere für Remote-Teams. Die Kosten für Videokonferenzsysteme für Unternehmen sinken, die Qualität verbessert sich und die Menschen fühlen sich mit der Technologie wohler. Videointeraktionen können die Kommunikation verbessern. Zum Beispiel könnte ein langes Schweigen an einem Ende eines Telefons Sie glauben lassen, dass die Person, mit der Sie sich treffen, mit dem, was Sie gerade gesagt haben, unzufrieden ist. Wenn Sie sich in einer Videokonferenz befinden, könnten Sie sehen, dass sie abgelenkt sind – oder dass sie lächeln und nicken.

Üben Sie Ihren Ansatz, indem Sie die Funktionen verwenden, die Sie in Ihre nächste Präsentation integrieren möchten. Versuchen Sie beispielsweise, Whiteboards zu verwenden, Moderatoren auszutauschen und Ihren gesamten Desktop oder nur ein bestimmtes Programm freizugeben. Es mag sich anders anfühlen, aber so sieht die Zukunft aus und verändert die Art und Weise, wie Menschen effektiv arbeiten und zusammenarbeiten.