Beneficiile de creștere a productivității ale întâlnirilor virtuale

Cât timp petreci în întâlniri în persoană? Potrivit Atlassian (producătorii software-ului de planificare a proiectelor JIRA), majoritatea angajaților participă la 62 de întâlniri pe lună, iar jumătate dintre ele sunt considerate a fi o pierdere de timp - adică 31 de ore din fiecare lună petrecută în întâlniri neproductive.

Ce poți face pentru a reduce orele pierdute în viața ta și la locul tău de muncă? O posibilitate este de a deveni virtuală – și aceasta este o tendință care este în creștere în multe organizații. Într-un sondaj Frost & Sullivan al directorilor de nivel C, conferințele web și video s-au clasat înalt pentru gradul de conștientizare și utilizare. De fapt, 85% dintre respondenți erau conștienți de beneficiile conferințelor web și video și 58% le folosesc în mod obișnuit în cadrul companiilor lor.

De ce întâlniri virtuale?

Trecerea la întâlnirile online are mai mulți factori determinanți:

Reducerea cheltuielilor. Mai multe companii sunt mai distribuite decât oricând. Întâlnirile virtuale înseamnă că echipele distribuite pot lucra împreună mai ușor, fără a suporta costuri pentru bilete de avion, hoteluri, mașini de închiriat și mese, sau fără a pierde timpul în liniile de securitate din aeroport.

Multe companii reduc, de asemenea, oamenii de vânzări pe teren și se bazează pe echipele de vânzări din interior. Reprezentantul de vânzări din interior poate face o demonstrație într-o întâlnire virtuală, depășind cu mult impactul unui apel telefonic (și mult sub bugetul unei vizite în persoană).

Comoditate. Configurarea unei întâlniri online este simplă. În multe cazuri, descărcați software-ul pentru întâlniri și îl integrați cu e-mailul dvs.; acum tot ce ai nevoie este pe desktop. Puteți sări peste accesoriile și dispozitivele întâlnirilor în timp real, cum ar fi proiectoarele și prezentările pe hârtie. Puteți să programați o întâlnire și să invitați participanți folosind acest sistem integrat și, de asemenea, puteți găzdui o întâlnire pe scurt. Unele soluții sunt bazate pe cloud, caz în care nu trebuie să instalați nimic.

Mai eficient decât un apel conferință.

O întâlnire virtuală este o experiență mult mai bogată decât un apel conferință în mai multe moduri cheie:

• Puteți partaja ecranul cu participanții, astfel încât să puteți rula o prezentare sau să afișați documente sau să discutați despre o imagine pe care o vedeți cu toții în același timp.
• Este posibil să puteți afișa un videoclip live al fiecărui participant, astfel încât participanții să se poată vedea.
• Unele servicii au table albe pe care participanții le pot partaja în timp real.

Primii pași către o întâlnire virtuală

Prima ta întâlnire virtuală poate fi puțin intimidantă, mai ales dacă ești persoana care găzduiește și facilitează una. Există mai mulți furnizori de software din care să alegeți și o mulțime de ajutor disponibil pentru a începe. Întâlnirile virtuale sunt concepute pentru a înlocui întâlnirile în persoană, dar pregătirea este diferită.

Începe prin a planifica. Stabiliți scopul întâlnirii, agenda și pe cine doriți să invitați. Unele servicii gratuite limitează numărul de participanți, așa că fiți conștienți de orice constrângeri. Pentru prima întâlnire, începeți cu un grup mic. Ați putea facilita o scurtă întâlnire despre un proiect. Sau, dacă un șir de e-mail a devenit prea lung, ați putea organiza o întâlnire online rapidă pentru a rezolva problemele.

Când inviți oameni, este posibil ca aceștia să fie nevoiți să descarce un pic de software pentru a se alătura întâlnirii tale. Acesta este un proces rapid și nu o dificultate deosebită pentru participanții dvs. Mai multe platforme software au eliminat nevoia de a descărca orice, iar procesul de invitare este foarte asemănător cu trimiterea unui e-mail.

Opțiuni software virtuale

Puteți începe cu software gratuit, cum ar fi Google Hangouts sau Skype, dacă ați început. O conexiune la internet, un desktop sau un dispozitiv mobil și un cont gratuit sunt tot ce ai nevoie pentru a participa. De asemenea, consultați Join.Me, un program simplu, excelent pentru întâlniri improvizate. Aceste gratuite au un număr limitat de participanți și restricții de timp. Cele mai multe sunt disponibile ca aplicații pe dispozitivele Android și iOS.

Odată ce începeți să organizați întâlniri regulate, este posibil să doriți să faceți upgrade la un alt furnizor cu mai multe opțiuni și imagini audio și vizuale de calitate superioară, cum ar fi Citrix GoToMeeting sau Cisco WebEx.

Sfaturi pentru întâlniri interactive

Într-o întâlnire personală, aveți avantajul de a urmări limbajul corpului oamenilor pentru a vedea cât de implicați sunt. Pentru o întâlnire virtuală, puteți (sau nu) să aveți opțiunea de a adăuga un videoclip. Participanții dvs. vor fi mai implicați dacă puteți găsi modalități de a vă face întâlnirea interactivă. Faceți conexiunea personală și interactivă, oferind participanților modalități de a se implica:

• Folosiți table albe. Deschideți o tablă, ca cea din WebEx, pentru a încuraja interacțiunea și colaborarea. Partajați-l pentru ca oricine din întâlnire să poată adăuga text, desene, grafice și multe altele.
• Utilizați Google Docs. Dacă lucrați împreună pentru a edita un document, de exemplu, orice participant cu acces la documentul Google cu privilegii de editare poate lucra la el în vederea completă a celorlalți.
• Includeți mai mulți prezentatori. Schimbarea difuzorului îi menține pe oameni implicați – mai ales dacă știu că sunt următorii. Soluția dvs. de întâlnire virtuală ar trebui să faciliteze schimbarea prezentatorilor și să ofere controlul ecranului de la un participant la altul.

Multe soluții vă permit să înregistrați audio și video ale întâlnirilor dvs. În acest fel, puteți surprinde tot ce s-a întâmplat și puteți crea transcrieri, dacă este necesar, sau puteți partaja înregistrarea cu cineva care a ratat întâlnirea

Conducerea întâlnirii dvs

Când trimiteți invitațiile, atașați fișe și informațiile pe care intenționați să le utilizați în întâlnire. Utilizați o platformă software care vă poate integra și/sau atașa cu ușurință fișierele computerului și astfel veți avea la îndemână foi de calcul, prezentări și videoclipuri. Puteți gestiona cu ușurință prezentatori, participanți suplimentari și chiar să desemnați un moderator de chat. Majoritatea meniurilor sunt ușor de navigat și poziționate pentru a vă ajuta să utilizați mai multe opțiuni de întâlnire.

Când începe întâlnirea și toată lumea s-a alăturat, poate doriți să îi prezentați pe toți (sau să îi cereți să se prezinte) pentru ca toată lumea să se simtă inclusă. O agendă definită și detaliată este, de asemenea, o idee bună. Ajută la eliminarea spațiului mort și menține lucrurile în mișcare.

Pe măsură ce treceți prin agendă, nu presupuneți că un subiect este terminat și treceți la următorul subiect prea devreme. Wayne Turmel, un expert în întâlniri virtuale și managementul echipei de la distanță, sugerează să așteptați cel puțin cinci secunde înainte de a presupune că participanții nu mai au nimic de spus. Turmel susține că, de fapt, oamenii le ia de două ori mai mult timp pentru a procesa informații într-un cadru virtual decât într-o sală de întâlnire tradițională. Dacă sunteți îngrijorat să porniți sau să mențineți conversația, puteți oricând să plantezi pe cineva care să pună întrebări.

Unele soluții de întâlnire virtuală vă permit să vă marcați sala de ședințe, permițând modele, logo-uri și culori proprietare. De fiecare dată când îl introduceți, documentele utilizate anterior, întâlnirile înregistrate și informațiile sunt gata de utilizare.

În multe medii de întâlnire virtuală, veți auzi termenul de pods. Acestea sunt panouri de afișare; ai putea să te gândești la ele ca pe o modalitate de a afișa mai multe ferestre în sala ta de ședințe. Ele vă oferă utilitatea de a aduce un videoclip sau o imagine instantaneu.

Virtuțile video

Multe companii se uită la videoconferința ca pe o modalitate de a îmbunătăți colaborarea, în special pentru echipele de la distanță. Costul sistemelor de videoconferință pentru întreprinderi scade, calitatea se îmbunătățește, iar oamenii devin mai confortabil cu tehnologia. Interacțiunile video pot îmbunătăți comunicarea. De exemplu, o tăcere lungă la un capăt al unui telefon te poate face să crezi că persoana cu care te întâlnești este nemulțumită de ultimul lucru pe care tocmai l-ai spus. Dacă sunteți într-o conferință video, veți putea vedea că au fost distrași – sau că zâmbesc și dă din cap.

Exersați-vă abordarea utilizând caracteristicile pe care intenționați să le încorporați în următoarea prezentare. De exemplu, încercați să utilizați table albe, să faceți schimb de prezentatori și să vă partajați întregul desktop sau doar un anumit program. Poate că se simte diferit, dar acesta este felul în care se îndreaptă viitorul și schimbă fața modului în care oamenii lucrează și colaborează eficient.