가상 회의의 생산성 향상 이점

대면 회의에 얼마나 많은 시간을 사용합니까? Atlassian(프로젝트 계획 소프트웨어 JIRA 제조사)에 따르면 대부분의 직원은 한 달에 62회의 회의에 참석하며 그 중 절반은 시간 낭비로 간주됩니다.

당신의 삶과 직장에서 낭비되는 시간을 줄이기 위해 무엇을 할 수 있습니까? 한 가지 가능성은 가상으로 전환하는 것입니다. 이는 많은 조직에서 증가하고 있는 추세입니다. C 레벨 경영진을 대상으로 한 Frost & Sullivan 설문 조사에서 웹 및 화상 회의는 인식 및 사용 측면에서 높은 순위를 차지했습니다. 실제로 응답자의 85%가 웹 및 화상 회의의 이점을 알고 있었고 58%는 회사 내에서 일상적으로 사용하고 있습니다.

왜 가상 회의인가?

온라인 회의로의 전환에는 다음과 같은 여러 요인이 있습니다.

비용 절감. 그 어느 때보다 더 많은 기업이 분산되어 있습니다. 가상 회의는 분산된 팀이 항공료, 호텔, 렌트카 및 식사 비용을 발생시키거나 공항 보안 검색대에서 시간을 낭비하지 않고도 보다 쉽게 ​​함께 작업할 수 있음을 의미합니다.

또한 많은 기업들이 현장 영업사원을 줄이고 내부 영업팀에 의존하고 있습니다. 내부 영업 담당자는 가상 회의에서 데모를 수행할 수 있으며 전화 통화의 영향을 훨씬 능가합니다(그리고 직접 방문의 예산보다 훨씬 적음).

편의. 온라인 회의를 설정하는 것은 쉽습니다. 대부분의 경우 회의 소프트웨어를 다운로드하여 이메일과 통합합니다. 이제 필요한 모든 것이 데스크탑에 있습니다. 프로젝터 및 종이 프레젠테이션과 같은 실시간 회의의 도구 및 장치를 건너뛸 수 있습니다. 이 통합 시스템을 사용하여 회의를 예약하고 참석자를 초대할 수 있으며 즉시 회의를 주최할 수도 있습니다. 일부 솔루션은 클라우드 기반이므로 아무 것도 설치할 필요가 없습니다.

전화 회의보다 효과적입니다.

가상 회의는 다음과 같은 몇 가지 주요 방식에서 전화 회의보다 훨씬 풍부한 경험을 제공합니다.

• 참석자와 화면을 공유할 수 있으므로 프레젠테이션을 실행하거나 문서를 보여주거나 모두 동시에 보고 있는 그래픽에 대해 토론할 수 있습니다.
• 참석자들이 서로를 볼 수 있도록 각 참석자의 라이브 비디오를 표시할 수 있습니다.
• 일부 서비스에는 참석자가 실시간으로 공유할 수 있는 화이트보드가 있습니다.

가상 회의를 위한 첫 단계

첫 번째 가상 회의는 특히 귀하가 회의를 주최하고 촉진하는 사람이라면 약간 겁이 날 수 있습니다. 선택할 수 있는 여러 소프트웨어 공급자가 있으며 시작하는 데 사용할 수 있는 많은 도움말이 있습니다. 가상 회의는 대면 회의를 대체하도록 설계되었지만 준비 방식이 다릅니다.

계획부터 시작하십시오. 회의 목적, 의제 및 초대할 사람을 결정합니다. 일부 무료 서비스는 참가자 수를 제한하므로 모든 제약 사항에 유의하십시오. 첫 모임은 소그룹으로 시작하세요. 프로젝트에 대한 간단한 회의를 진행할 수 있습니다. 또는 이메일 문자열이 너무 길어지면 문제를 해결하기 위해 빠른 온라인 회의를 열 수 있습니다.

사람들을 초대할 때 회의에 참여하려면 약간의 소프트웨어를 다운로드해야 할 수 있습니다. 이것은 빠른 프로세스이며 참석자에게 특별한 어려움이 아닙니다. 여러 소프트웨어 플랫폼에서는 무엇이든 다운로드할 필요가 없으며 초대 프로세스는 이메일을 보내는 것과 매우 유사합니다.

가상 소프트웨어 옵션

이제 막 시작하는 경우 Google Hangouts 또는 Skype와 같은 무료 소프트웨어로 시작할 수 있습니다. 인터넷 연결, 데스크톱 또는 모바일 장치, 무료 계정만 있으면 참가할 수 있습니다. 또한 즉석 회의에 적합한 간단한 프로그램인 Join.Me를 확인하십시오. 이 공짜는 제한된 수의 참가자와 시간 제한이 있습니다. 대부분은 Android 및 iOS 기기에서 앱으로 사용할 수 있습니다.

정기 회의를 시작하면 Citrix GoToMeeting 또는 Cisco WebEx와 같이 더 많은 옵션과 고품질 오디오 및 영상을 제공하는 다른 공급자로 업그레이드할 수 있습니다.

대화형 회의를 위한 팁

대면 회의에서는 사람들의 바디 랭귀지를 관찰하여 그들이 얼마나 참여하고 있는지 확인할 수 있는 이점이 있습니다. 가상 회의의 경우 비디오를 추가하는 옵션이 있을 수도 있고 없을 수도 있습니다. 회의를 대화식으로 만드는 방법을 찾을 수 있다면 참가자들의 참여도가 높아질 것입니다. 참여자에게 다음과 같은 참여 방법을 제공하여 개인적이고 상호작용적인 연결을 만드십시오.

• 화이트보드를 사용합니다. WebEx와 같은 화이트보드를 열어 상호 작용과 협업을 장려합니다. 회의에 있는 모든 사람이 텍스트, 그림, 그래픽 등을 추가할 수 있도록 공유하십시오.
• Google 문서를 사용하십시오. 예를 들어 문서를 편집하기 위해 함께 작업하는 경우 편집 권한이 있는 Google 문서에 대한 액세스 권한이 있는 참석자는 다른 참석자가 전체 보기에서 작업할 수 있습니다.
• 여러 발표자를 포함합니다. 스피커를 변경하면 사람들이 계속 참여하게 됩니다. 특히 다음 단계에 있다는 것을 알고 있는 경우 더욱 그렇습니다. 가상 회의 솔루션은 간단하게 발표자를 변경하고 한 참석자에서 다음 참석자로 화면을 제어할 수 있도록 해야 합니다.

많은 솔루션을 사용하여 회의의 오디오 및 비디오를 녹음할 수 있습니다. 그렇게 하면 일어난 모든 일을 캡처하고 필요한 경우 대본을 만들거나 회의를 놓친 사람과 녹음을 공유할 수 있습니다.

회의 진행

초대장을 보낼 때 유인물과 회의에서 사용할 정보를 첨부하십시오. 컴퓨터 파일을 쉽게 통합 및/또는 첨부할 수 있는 소프트웨어 플랫폼을 사용하면 손쉽게 스프레드시트, 프리젠테이션 및 비디오를 사용할 수 있습니다. 추가 발표자, 참가자를 쉽게 관리하고 채팅 중재자를 지정할 수도 있습니다. 대부분의 메뉴는 탐색하기 쉽고 여러 회의 옵션을 사용하는 데 도움이 되도록 배치되어 있습니다.

회의가 시작되고 모든 사람이 참여하면 모든 사람이 소속감을 느낄 수 있도록 모든 사람을 소개하거나 자신을 소개하게 할 수 있습니다. 정의되고 상세한 의제 또한 좋은 생각입니다. 데드 스페이스를 제거하고 물건을 계속 움직일 수 있도록 도와줍니다.

의제를 진행하면서 주제가 끝났다고 생각하지 말고 너무 빨리 다음 항목으로 넘어가십시오. 가상 회의 및 원격 팀 관리 전문가인 Wayne Turmel은 참가자가 더 이상 할 말이 없다고 가정하기 전에 최소 5초를 기다릴 것을 제안합니다. Turmel은 사람들이 가상 환경에서 정보를 처리하는 데 기존 회의실에서보다 실제로 두 배 더 오래 걸린다고 주장합니다. 대화를 시작하거나 계속하는 것이 불안하다면 언제든지 질문할 사람을 심을 수 있습니다.

일부 가상 회의 솔루션은 독점적인 디자인, 로고 및 색상을 허용하여 회의실에 브랜드를 부여할 수 있습니다. 입력할 때마다 이전에 사용한 문서, 녹화된 회의 및 정보를 사용할 수 있습니다.

많은 가상 회의 환경에서 포드라는 용어를 듣게 될 것입니다. 이들은 디스플레이 패널입니다. 회의실에 여러 개의 창을 표시하는 방법으로 생각할 수 있습니다. 비디오나 이미지를 즉시 가져올 수 있는 유틸리티를 제공합니다.

비디오의 장점

많은 회사에서 특히 원격 팀의 경우 협업을 개선하는 방법으로 화상 회의를 고려하고 있습니다. 엔터프라이즈 화상 회의 시스템의 비용은 낮아지고 품질은 향상되며 사람들은 기술에 더욱 익숙해지고 있습니다. 비디오 인터랙션은 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다. 예를 들어, 전화기 한쪽 끝에서 긴 침묵이 지속되면 만나고 있는 사람이 방금 말한 마지막 내용에 불만이 있다고 생각할 수 있습니다. 화상 회의 중이라면 상대방이 주의가 산만하거나 웃고 고개를 끄덕이는 모습을 볼 수 있습니다.

다음 프레젠테이션에 통합하려는 기능을 사용하여 접근 방식을 연습하십시오. 예를 들어 화이트보드 사용, 발표자 교환, 데스크톱 전체 공유 또는 특정 프로그램만 공유해 보십시오. 다르게 느껴질 수 있지만 미래가 향하는 방식이며 사람들이 효율적으로 일하고 협업하는 방식을 변화시키고 있습니다.