Zwiększające produktywność korzyści płynące z wirtualnych spotkań

Ile czasu spędzasz na spotkaniach osobistych? Według firmy Atlassian (twórców oprogramowania do planowania projektów JIRA) większość pracowników uczestniczy w 62 spotkaniach miesięcznie, a połowa z nich uważana jest za stratę czasu – to 31 godzin każdego miesiąca spędzonych na bezproduktywnych spotkaniach.

Co możesz zrobić, aby ograniczyć te zmarnowane godziny w swoim życiu i miejscu pracy? Jedną z możliwości jest wirtualizacja — i jest to trend, który w wielu organizacjach rośnie. W ankiecie przeprowadzonej przez firmę Frost & Sullivan wśród kadry kierowniczej najwyższego szczebla konferencje internetowe i wideokonferencje uzyskały wysoką pozycję pod względem świadomości i wykorzystania. W rzeczywistości 85% respondentów było świadomych korzyści płynących z konferencji internetowych i wideokonferencji, a 58% rutynowo korzysta z nich w swoich firmach.

Dlaczego Wirtualne Spotkania?

Przejście na spotkania online ma wiele czynników:

Zmniejszenie wydatków. Więcej firm jest bardziej rozproszonych niż kiedykolwiek wcześniej. Wirtualne spotkania oznaczają, że rozproszone zespoły mogą łatwiej ze sobą współpracować, bez ponoszenia kosztów biletów lotniczych, hoteli, wynajmu samochodów i posiłków ani marnowania czasu w kolejkach bezpieczeństwa na lotniskach.

Wiele firm ogranicza również liczbę sprzedawców terenowych i polega na wewnętrznych zespołach sprzedaży. Wewnętrzny przedstawiciel handlowy może przeprowadzić demonstrację podczas wirtualnego spotkania, wykraczając daleko poza wpływ rozmowy telefonicznej (i znacznie poniżej budżetu wizyty osobistej).

Wygoda. Konfigurowanie spotkania online jest łatwe. W wielu przypadkach pobierasz oprogramowanie do obsługi spotkań i integrujesz je ze swoją pocztą e-mail; teraz wszystko, czego potrzebujesz, znajduje się na pulpicie. Możesz pominąć akcesoria i urządzenia spotkań w czasie rzeczywistym, takie jak projektory i prezentacje papierowe. Możesz zaplanować spotkanie i zaprosić uczestników za pomocą tego zintegrowanego systemu, a także zorganizować spotkanie w mgnieniu oka. Niektóre rozwiązania są oparte na chmurze, w takim przypadku nie trzeba niczego instalować.

Skuteczniejsze niż połączenie konferencyjne.

Wirtualne spotkanie jest znacznie bogatszym doświadczeniem niż połączenie konferencyjne na kilka kluczowych sposobów:

• Możesz udostępnić swój ekran uczestnikom, aby uruchomić prezentację lub pokazać dokumenty lub omówić grafikę, którą wszyscy widzą w tym samym czasie.
• Możesz wyświetlać wideo na żywo każdego uczestnika, aby uczestnicy mogli się widzieć.
• Niektóre usługi mają tablice, które uczestnicy mogą udostępniać w czasie rzeczywistym.

Pierwsze kroki do wirtualnego spotkania

Twoje pierwsze wirtualne spotkanie może być trochę onieśmielające, zwłaszcza jeśli jesteś osobą, która je organizuje i ułatwia. Istnieje wielu dostawców oprogramowania do wyboru i mnóstwo pomocy na początek. Wirtualne spotkania mają zastąpić spotkania osobiste, ale przygotowanie jest inne.

Zacznij od planowania. Określ cel spotkania, agendę i kogo chcesz zaprosić. Niektóre bezpłatne usługi ograniczają liczbę uczestników, więc należy pamiętać o wszelkich ograniczeniach. Pierwsze spotkanie zacznij od małej grupy. Możesz poprowadzić krótkie spotkanie dotyczące projektu. Lub, jeśli ciąg wiadomości e-mail stał się zbyt długi, możesz zorganizować szybkie spotkanie online, aby rozwiązać problemy.

Gdy zapraszasz osoby, być może będą musiały pobrać trochę oprogramowania, aby dołączyć do spotkania. Jest to szybki proces, który nie jest szczególnie trudny dla uczestników. Kilka platform oprogramowania wyeliminowało potrzebę pobierania czegokolwiek, a proces zapraszania jest bardzo podobny do wysyłania wiadomości e-mail.

Opcje oprogramowania wirtualnego

Jeśli dopiero zaczynasz, możesz zacząć od bezpłatnego oprogramowania, takiego jak Google Hangouts lub Skype. Aby wziąć udział, wystarczy połączenie z Internetem, komputer stacjonarny lub urządzenie mobilne oraz bezpłatne konto. Wypróbuj także Join.Me, prosty program, który doskonale nadaje się do spontanicznych spotkań. Te gratisy mają ograniczoną liczbę uczestników i ograniczenia czasowe. Większość z nich jest dostępna jako aplikacje na urządzenia z Androidem i iOS.

Gdy zaczniesz organizować regularne spotkania, możesz chcieć przejść na innego dostawcę oferującego więcej opcji oraz wyższą jakość dźwięku i obrazu, takiego jak Citrix GoToMeeting lub Cisco WebEx.

Wskazówki dotyczące interaktywnych spotkań

Podczas osobistego spotkania masz tę zaletę, że obserwujesz mowę ciała ludzi, aby zobaczyć, jak bardzo są zaangażowani. W przypadku wirtualnego spotkania możesz (lub nie) mieć możliwość dodania wideo. Twoi uczestnicy będą bardziej zaangażowani, jeśli znajdziesz sposoby na uczynienie spotkania interaktywnym. Spraw, aby połączenie było osobiste i interaktywne, dając uczestnikom sposoby na zaangażowanie:

• Korzystaj z tablic suchościeralnych. Otwórz tablicę, taką jak ta w WebEx, aby zachęcić do interakcji i współpracy. Udostępnij go, aby każdy uczestnik spotkania mógł dodawać tekst, rysunki, grafikę i nie tylko.
• Skorzystaj z dokumentów Google. Jeśli na przykład pracujecie razem nad edycją dokumentu, każdy uczestnik z dostępem do dokumentu Google z uprawnieniami do edycji może nad nim pracować na oczach innych.
• Uwzględnij wielu prezenterów. Zmiana mówcy sprawia, że ​​ludzie są zaangażowani – zwłaszcza jeśli wiedzą, że będą następni. Twoje rozwiązanie do spotkań wirtualnych powinno ułatwiać zmianę prezenterów i zapewniać kontrolę nad ekranem od jednego uczestnika do drugiego.

Wiele rozwiązań umożliwia nagrywanie audio i wideo spotkań. W ten sposób możesz uchwycić wszystko, co się wydarzyło, i w razie potrzeby utworzyć transkrypcje lub udostępnić nagranie komuś, kto przegapił spotkanie

Prowadzenie spotkania

Wysyłając zaproszenia, dołącz materiały informacyjne i informacje, które planujesz wykorzystać na spotkaniu. Skorzystaj z platformy programowej, która może łatwo integrować i/lub dołączać pliki komputerowe, dzięki czemu będziesz mieć arkusze kalkulacyjne, prezentacje i filmy na wyciągnięcie ręki. Możesz łatwo zarządzać dodatkowymi prezenterami, uczestnikami, a nawet wyznaczyć moderatora czatu. Większość menu jest łatwa w nawigacji i rozmieszczona tak, aby ułatwić korzystanie z kilku opcji spotkań.

Kiedy spotkanie się rozpocznie i wszyscy dołączą, możesz przedstawić wszystkich (lub poprosić ich o przedstawienie się), aby wszyscy poczuli się włączeni. Dobrym pomysłem jest również określony i szczegółowy program. Pomaga wyeliminować martwą przestrzeń i utrzymuje rzeczy w ruchu.

Poruszając się po programie, nie zakładaj, że temat jest zakończony i nie przechodź do następnego punktu zbyt szybko. Wayne Turmel, ekspert w dziedzinie wirtualnych spotkań i zdalnego zarządzania zespołami, sugeruje odczekać co najmniej pięć sekund, zanim uzna, że ​​uczestnicy nie mają już nic więcej do powiedzenia. Turmel twierdzi, że przetwarzanie informacji w środowisku wirtualnym zajmuje ludziom dwa razy więcej czasu niż w tradycyjnym pokoju konferencyjnym. Jeśli obawiasz się rozpoczęcia lub podtrzymania rozmowy, zawsze możesz poprosić kogoś o zadawanie pytań.

Niektóre rozwiązania do wirtualnych spotkań pozwalają na oznakowanie sali konferencyjnej, dopuszczając zastrzeżone projekty, logo i kolory. Za każdym razem, gdy do niego wchodzisz, używane wcześniej dokumenty, nagrane spotkania i informacje są gotowe do użycia.

W wielu wirtualnych środowiskach spotkań można usłyszeć termin pody. To są panele wyświetlające; można je traktować jako sposób na wyeksponowanie kilku okien w pokoju konferencyjnym. Dają ci narzędzie do natychmiastowego włączenia wideo lub obrazu.

Zalety wideo

Wiele firm postrzega wideokonferencje jako sposób na usprawnienie współpracy — zwłaszcza w przypadku zespołów zdalnych. Koszt korporacyjnych systemów wideokonferencyjnych spada, jakość się poprawia, a ludzie czują się bardziej komfortowo z tą technologią. Interakcje wideo mogą poprawić komunikację. Na przykład długa cisza po jednej stronie telefonu może sprawić, że pomyślisz, że osoba, z którą się spotykasz, jest niezadowolona z ostatniej rzeczy, którą właśnie powiedziałeś. Jeśli bierzesz udział w wideokonferencji, możesz zobaczyć, że są rozproszeni lub że się uśmiechają i kiwają głowami.

Przećwicz swoje podejście, korzystając z funkcji, które planujesz włączyć do następnej prezentacji. Na przykład spróbuj korzystać z tablic, wymieniać prezenterów i udostępniać cały pulpit lub tylko określony program. Może wydawać się inaczej, ale to kierunek, w którym zmierza przyszłość i zmienia oblicze tego, jak ludzie pracują i efektywnie współpracują.