Beneficios de aumento de la productividad de las reuniones virtuales

¿Cuánto tiempo dedica a las reuniones presenciales? Según Atlassian (los creadores del software de planificación de proyectos JIRA), la mayoría de los empleados asisten a 62 reuniones al mes, y la mitad de ellas se considera una pérdida de tiempo, es decir, 31 horas de cada mes dedicadas a reuniones improductivas.

¿Qué puedes hacer para reducir esas horas perdidas en tu vida y en tu lugar de trabajo? Una posibilidad es volverse virtual, y esa es una tendencia que va en aumento en muchas organizaciones. En una encuesta de Frost & Sullivan de ejecutivos de nivel C, la web y las videoconferencias ocuparon un lugar destacado en cuanto a conocimiento y uso. De hecho, el 85 % de los encuestados conocía los beneficios de la web y la videoconferencia y el 58 % la usa habitualmente dentro de sus empresas.

¿Por qué Reuniones Virtuales?

El paso a las reuniones en línea tiene múltiples factores impulsores:

Reduciendo gastos. Más empresas están más distribuidas que nunca. Las reuniones virtuales significan que los equipos distribuidos pueden trabajar juntos más fácilmente, sin incurrir en costos de pasajes aéreos, hoteles, alquiler de automóviles y comidas, ni perder tiempo en las filas de seguridad del aeropuerto.

Muchas empresas también están reduciendo el personal de ventas de campo y confiando en equipos de ventas internos. El representante de ventas interno puede hacer una demostración en una reunión virtual, yendo mucho más allá del impacto de una llamada telefónica (y muy por debajo del presupuesto de una visita en persona).

Conveniencia. Configurar una reunión en línea es fácil. En muchos casos, descarga el software de reuniones y lo integra con su correo electrónico; ahora todo lo que necesita está en su escritorio. Puede omitir la parafernalia y los dispositivos de las reuniones en tiempo real, como proyectores y presentaciones en papel. Puede programar una reunión e invitar a asistentes utilizando este sistema integrado, y también puede organizar una reunión en un abrir y cerrar de ojos. Algunas soluciones están basadas en la nube, en cuyo caso no necesita instalar nada.

Más eficaz que una conferencia telefónica.

Una reunión virtual es una experiencia mucho más rica que una conferencia telefónica en varios aspectos clave:

• Puede compartir su pantalla con los asistentes, para que pueda ejecutar una presentación o mostrar documentos, o discutir un gráfico que todos están viendo al mismo tiempo.
• Es posible que pueda mostrar un video en vivo de cada asistente, para que los asistentes puedan verse entre sí.
• Algunos servicios tienen pizarras que los asistentes pueden compartir en tiempo real.

Primeros pasos para una reunión virtual

Tu primera reunión virtual puede ser un poco intimidante, especialmente si eres la persona que organiza y facilita una. Hay varios proveedores de software para elegir y mucha ayuda disponible para comenzar. Las reuniones virtuales están diseñadas para reemplazar las reuniones en persona, pero la preparación es diferente.

Comience por planificar. Determine el propósito de su reunión, su agenda y a quién desea invitar. Algunos servicios gratuitos limitan el número de participantes, así que tenga cuidado con las limitaciones. Para su primera reunión, comience con un grupo pequeño. Puede facilitar una breve reunión sobre un proyecto. O, si una cadena de correo electrónico es demasiado larga, puede realizar una reunión rápida en línea para resolver los problemas.

Cuando invite a personas, es posible que necesiten descargar un poco de software para unirse a su reunión. Este es un proceso rápido y no una dificultad particular para sus asistentes. Varias plataformas de software han eliminado la necesidad de descargar nada, y el proceso de invitación es muy similar a enviar un correo electrónico.

Opciones de software virtual

Puede comenzar con un software gratuito como Google Hangouts o Skype si recién está comenzando. Todo lo que necesita para participar es una conexión a Internet, un dispositivo de escritorio o móvil y una cuenta gratuita. Además, consulte Join.Me, un programa simple que es ideal para reuniones improvisadas. Estos regalos tienen un número limitado de participantes y restricciones de tiempo. La mayoría están disponibles como aplicaciones en dispositivos Android e iOS.

Una vez que comience a realizar reuniones periódicas, es posible que desee actualizar a otro proveedor con más opciones y audio e imágenes de mayor calidad, como Citrix GoToMeeting o Cisco WebEx.

Consejos para reuniones interactivas

En una reunión en persona, tiene la ventaja de observar el lenguaje corporal de las personas para ver qué tan comprometidas están. Para una reunión virtual, puede (o no) tener la opción de agregar video. Sus participantes estarán más comprometidos si puede encontrar formas de hacer que su reunión sea interactiva. Haga que la conexión sea personal e interactiva brindando a los participantes formas de participar:

• Usa pizarras. Abra una pizarra, como la de WebEx, para fomentar la interacción y la colaboración. Compártalo para que cualquiera en la reunión pueda agregar texto, dibujos, gráficos y más.
• Usa documentos de Google. Si están trabajando juntos para editar un documento, por ejemplo, cualquier asistente con acceso al documento de Google con privilegios de edición puede trabajar en él a la vista de los demás.
• Incluir varios presentadores. Cambiar el altavoz mantiene a la gente interesada, especialmente si saben que son los siguientes. Su solución de reunión virtual debería simplificar el cambio de presentadores y dar el control de la pantalla de un asistente al siguiente.

Muchas soluciones le permiten grabar el audio y el video de sus reuniones. De esa manera, puede capturar todo lo que sucedió y crear transcripciones si es necesario, o compartir la grabación con alguien que se perdió la reunión.

Ejecutar su reunión

Cuando envíe sus invitaciones, adjunte folletos e información que planea usar en la reunión. Utilice una plataforma de software que pueda integrar y/o adjuntar fácilmente los archivos de su computadora, y de esta manera tendrá hojas de cálculo, presentaciones y videos al alcance de su mano. Puede administrar fácilmente presentadores y participantes adicionales e incluso designar un moderador de chat. La mayoría de los menús son fáciles de navegar y están posicionados para ayudarlo a usar varias opciones de reunión.

Cuando comience la reunión y todos se hayan unido, es posible que desee presentarlos a todos (o pedirles que se presenten a sí mismos) para que todos se sientan incluidos. Una agenda definida y detallada también es una buena idea. Ayuda a eliminar el espacio muerto y mantiene las cosas en movimiento.

A medida que avanza en la agenda, no asuma que un tema está terminado y pase al siguiente elemento demasiado pronto. Wayne Turmel, experto en reuniones virtuales y gestión remota de equipos, sugiere esperar al menos cinco segundos antes de asumir que los participantes no tienen nada más que decir. Turmel afirma que, en realidad, las personas tardan el doble en procesar información en un entorno virtual que en una sala de reuniones tradicional. Si está ansioso por iniciar o mantener la conversación, siempre puede plantar a alguien para que haga preguntas.

Algunas soluciones de reuniones virtuales le permiten marcar su sala de reuniones, al permitir diseños, logotipos y colores patentados. Cada vez que lo ingresa, los documentos utilizados anteriormente, las reuniones grabadas y la información están listos para usar.

En muchos entornos de reuniones virtuales, escuchará el término pods. Estos son paneles de exhibición; podría pensar en ellos como una forma de mostrar varias ventanas en su sala de reuniones. Te dan la utilidad de traer un video o una imagen instantáneamente.

Las virtudes del vídeo

Muchas empresas están considerando las videoconferencias como una forma de mejorar la colaboración, especialmente para los equipos remotos. El costo de los sistemas de videoconferencia empresarial está disminuyendo, la calidad está mejorando y las personas se sienten más cómodas con la tecnología. Las interacciones de video pueden mejorar las comunicaciones. Por ejemplo, un largo silencio en un extremo de un teléfono puede hacerle pensar que la persona con la que se está reuniendo no está contenta con lo último que acaba de decir. Si está en una videoconferencia, podrá ver que se han distraído, o que están sonriendo y asintiendo.

Practique su enfoque utilizando las características que planea incorporar en su próxima presentación. Por ejemplo, intente usar pizarras, intercambiar presentadores y compartir todo su escritorio o solo un programa determinado. Puede parecer diferente, pero es el rumbo que toma el futuro y está cambiando la forma en que las personas trabajan y colaboran de manera efectiva.