ประโยชน์ของการเพิ่มผลผลิตของการประชุมเสมือนจริง

คุณใช้เวลาเท่าไหร่ในการประชุมแบบตัวต่อตัว? จากข้อมูลของ Atlassian (ผู้ผลิตซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการ JIRA) พนักงานส่วนใหญ่เข้าร่วมการประชุม 62 ครั้งต่อเดือน และครึ่งหนึ่งถือว่าเสียเวลา นั่นคือ 31 ชั่วโมงของทุกเดือนที่ใช้ในการประชุมที่ไม่เกิดผล

คุณจะทำอะไรได้บ้างเพื่อลดชั่วโมงที่เสียไปในชีวิตและที่ทำงานของคุณ ความเป็นไปได้ประการหนึ่งคือการใช้ระบบเสมือนจริง – และนั่นคือแนวโน้มที่เพิ่มขึ้นในหลายๆ องค์กร ในการสำรวจของ Frost & Sullivan เกี่ยวกับผู้บริหารระดับ C การประชุมผ่านเว็บและวิดีโออยู่ในอันดับที่สูงสำหรับการรับรู้และการใช้งาน ในความเป็นจริง 85% ของผู้ตอบแบบสอบถามทราบถึงประโยชน์ของการประชุมผ่านเว็บและวิดีโอ และ 58% ใช้เป็นประจำภายในบริษัทของตน

ทำไมต้องมีการประชุมเสมือนจริง?

การย้ายไปยังการประชุมออนไลน์มีปัจจัยผลักดันหลายประการ:

ลดรายจ่าย. บริษัทต่างๆ มีการกระจายมากขึ้นกว่าเดิม การประชุมเสมือนจริงหมายความว่าทีมที่กระจายกันสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องเสียค่าตั๋วเครื่องบิน โรงแรม รถเช่า และอาหาร หรือเสียเวลาในสายตรวจรักษาความปลอดภัยสนามบิน

หลายบริษัทกำลังลดพนักงานขายภาคสนามและพึ่งพาทีมขายภายใน ตัวแทนฝ่ายขายภายในสามารถทำการสาธิตในการประชุมเสมือนจริง ซึ่งไปไกลกว่าผลกระทบของการโทร (และต่ำกว่างบประมาณของการเยี่ยมชมด้วยตนเอง)

ความสะดวก. การตั้งค่าการประชุมออนไลน์เป็นเรื่องง่าย ในหลายกรณี คุณดาวน์โหลดซอฟต์แวร์การประชุมและรวมเข้ากับอีเมลของคุณ ตอนนี้ทุกสิ่งที่คุณต้องการอยู่บนเดสก์ท็อปแล้ว คุณสามารถข้ามอุปกรณ์และอุปกรณ์ของการประชุมแบบเรียลไทม์ เช่น โปรเจ็กเตอร์และการนำเสนอด้วยกระดาษได้ คุณสามารถจัดกำหนดการประชุมและเชิญผู้เข้าร่วมประชุมโดยใช้ระบบแบบบูรณาการนี้ และคุณยังสามารถจัดการประชุมได้ทันที โซลูชันบางอย่างใช้ระบบคลาวด์ ซึ่งในกรณีนี้คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งอะไรเลย

มีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมทางโทรศัพท์

การประชุมเสมือนจริงเป็นประสบการณ์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นกว่าการประชุมทางโทรศัพท์ในหลายๆ วิธีที่สำคัญ:

• คุณสามารถแชร์หน้าจอของคุณกับผู้เข้าร่วม เพื่อให้คุณสามารถเรียกใช้งานนำเสนอหรือแสดงเอกสาร หรือหารือเกี่ยวกับกราฟิกที่คุณเห็นพร้อมกันทั้งหมด
• คุณอาจแสดงวิดีโอสดของผู้เข้าร่วมแต่ละคนได้ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมเห็นหน้ากัน
• บริการบางอย่างมีกระดานไวท์บอร์ดที่ผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันแบบเรียลไทม์

ขั้นตอนแรกสู่การประชุมเสมือนจริง

การประชุมเสมือนจริงครั้งแรกของคุณอาจเป็นเรื่องน่ากังวลเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นผู้จัดและอำนวยความสะดวกในการประชุม มีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์หลายรายให้เลือกและความช่วยเหลือมากมายพร้อมให้คุณเริ่มต้น การประชุมเสมือนจริงออกแบบมาเพื่อแทนที่การประชุมแบบตัวต่อตัว แต่การเตรียมการนั้นแตกต่างออกไป

เริ่มต้นด้วยการวางแผน กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม วาระการประชุม และผู้ที่คุณต้องการเชิญ บริการฟรีบางอย่างจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วม ดังนั้นโปรดระวังข้อจำกัดใดๆ สำหรับการประชุมครั้งแรก ให้เริ่มจากกลุ่มเล็กๆ คุณอาจอำนวยความสะดวกในการประชุมสั้น ๆ เกี่ยวกับโครงการ หรือถ้าสตริงอีเมลยาวเกินไป คุณอาจจัดการประชุมออนไลน์อย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขปัญหา

เมื่อคุณเชิญผู้คน พวกเขาอาจต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เล็กน้อยเพื่อเข้าร่วมการประชุมของคุณ นี่เป็นกระบวนการที่รวดเร็วและไม่ใช่ปัญหาเฉพาะสำหรับผู้เข้าร่วมของคุณ แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์หลายตัวได้ขจัดความจำเป็นในการดาวน์โหลดใดๆ และขั้นตอนการเชิญก็คล้ายกับการส่งอีเมล

ตัวเลือกซอฟต์แวร์เสมือน

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยซอฟต์แวร์ฟรี เช่น Google Hangouts หรือ Skype หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ และบัญชีฟรีเพื่อเข้าร่วม ลองดู Join.Me ซึ่งเป็นโปรแกรมง่ายๆ ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประชุมแบบกะทันหัน ของสมนาคุณเหล่านี้จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมและจำกัดเวลา ส่วนใหญ่มีให้บริการในรูปแบบแอปบนอุปกรณ์ Android และ iOS

เมื่อคุณเริ่มจัดการประชุมตามปกติ คุณอาจต้องการอัปเกรดเป็นผู้ให้บริการรายอื่นที่มีตัวเลือกมากขึ้นและภาพและเสียงคุณภาพสูงขึ้น เช่น Citrix GoToMeeting หรือ Cisco WebEx

เคล็ดลับสำหรับการประชุมแบบโต้ตอบ

ในการประชุมแบบตัวต่อตัว คุณมีข้อได้เปรียบในการดูภาษากายของผู้คนเพื่อดูว่าพวกเขามีส่วนร่วมมากเพียงใด สำหรับการประชุมเสมือนจริง คุณอาจ (หรือไม่ก็ได้) มีตัวเลือกในการเพิ่มวิดีโอ ผู้เข้าร่วมของคุณจะมีส่วนร่วมมากขึ้นหากคุณหาวิธีทำให้การประชุมโต้ตอบได้ ทำให้การเชื่อมต่อเป็นส่วนตัวและโต้ตอบได้โดยให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม:

• ใช้กระดานไวท์บอร์ด เปิดไวท์บอร์ด เช่นเดียวกับใน WebEx เพื่อกระตุ้นให้เกิดปฏิสัมพันธ์และการทำงานร่วมกัน แบ่งปันเพื่อให้ทุกคนในการประชุมสามารถเพิ่มข้อความ ภาพวาด กราฟิก และอื่นๆ
• ใช้ Google เอกสาร ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไขเอกสาร ผู้เข้าร่วมที่มีสิทธิ์เข้าถึง Google เอกสารพร้อมสิทธิ์ในการแก้ไขสามารถแก้ไขเอกสารนั้นในมุมมองของคนอื่นๆ ได้อย่างเต็มที่
• รวมผู้นำเสนอหลายคน การเปลี่ยนผู้พูดทำให้ผู้คนมีส่วนร่วม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขารู้ว่ากำลังอยู่ในลำดับต่อไป โซลูชันการประชุมเสมือนจริงของคุณควรทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนผู้นำเสนอ และให้การควบคุมหน้าจอจากผู้เข้าร่วมคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

โซลูชันมากมายช่วยให้คุณบันทึกเสียงและวิดีโอของการประชุมได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจับภาพทุกอย่างที่เกิดขึ้นและสร้างการถอดเสียงหากจำเป็น หรือแชร์การบันทึกกับคนที่พลาดชมหมี่

เรียกใช้การประชุมของคุณ

เมื่อคุณส่งคำเชิญ ให้แนบเอกสารประกอบคำบรรยายและข้อมูลที่คุณวางแผนจะใช้ในการประชุม ใช้แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่สามารถรวมและ/หรือแนบไฟล์คอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย และด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสเปรดชีต งานนำเสนอ และวิดีโอที่ปลายนิ้วของคุณ คุณสามารถจัดการผู้นำเสนอเพิ่มเติม ผู้เข้าร่วม และแม้กระทั่งกำหนดผู้ควบคุมการแชทได้อย่างง่ายดาย เมนูส่วนใหญ่ใช้งานง่ายและอยู่ในตำแหน่งที่ช่วยให้คุณใช้ตัวเลือกการประชุมต่างๆ ได้

เมื่อการประชุมเริ่มขึ้นและทุกคนเข้าร่วมแล้ว คุณอาจต้องการแนะนำทุกคน (หรือให้พวกเขาแนะนำตัวเอง) เพื่อให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วม กำหนดการที่ชัดเจนและมีรายละเอียดก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน ช่วยกำจัดพื้นที่ว่างและทำให้สิ่งต่าง ๆ เคลื่อนไหว

เมื่อคุณเลื่อนไปตามวาระต่างๆ อย่าถือว่าหัวข้อหนึ่งเสร็จสิ้นและไปยังรายการถัดไปเร็วเกินไป Wayne Turmel ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชุมเสมือนจริงและการจัดการทีมทางไกล แนะนำให้รออย่างน้อยห้าวินาทีก่อนที่จะถือว่าผู้เข้าร่วมไม่มีอะไรจะพูดอีก Turmel อ้างว่า จริง ๆ แล้วผู้คนใช้เวลานานสองเท่าในการประมวลผลข้อมูลในสภาพแวดล้อมเสมือนในห้องประชุมแบบดั้งเดิม หากคุณกังวลเกี่ยวกับการเริ่มต้นหรือการรักษาบทสนทนาให้ดำเนินต่อไป คุณสามารถให้ใครสักคนถามคำถามได้ตลอดเวลา

โซลูชันการประชุมเสมือนจริงบางอย่างให้คุณสร้างแบรนด์ห้องประชุมของคุณ โดยอนุญาตให้ใช้การออกแบบ โลโก้ และสีที่เป็นกรรมสิทธิ์ ทุกครั้งที่คุณป้อน เอกสารที่ใช้ก่อนหน้านี้ การประชุมที่บันทึกไว้ และข้อมูลจะพร้อมใช้งาน

ในสภาพแวดล้อมการประชุมเสมือนจริงหลายๆ แห่ง คุณจะได้ยินคำว่า พ็อด นี่คือแผงแสดงผล คุณอาจคิดว่าหน้าต่างเหล่านี้เป็นวิธีแสดงหน้าต่างหลายหน้าต่างในห้องประชุมของคุณ พวกเขาให้ประโยชน์แก่คุณในการนำวิดีโอหรือรูปภาพเข้ามาในทันที

คุณธรรมของวิดีโอ

หลายบริษัทมองว่าการประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีการปรับปรุงการทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะสำหรับทีมทางไกล ค่าใช้จ่ายของระบบการประชุมผ่านวิดีโอระดับองค์กรกำลังลดลง คุณภาพกำลังดีขึ้น และผู้คนรู้สึกคุ้นเคยกับเทคโนโลยีมากขึ้น การโต้ตอบทางวิดีโอสามารถปรับปรุงการสื่อสารได้ ตัวอย่างเช่น การเงียบเป็นเวลานานที่ปลายด้านหนึ่งของโทรศัพท์อาจทำให้คุณคิดว่าคนที่คุณพบปะด้วยไม่พอใจกับสิ่งสุดท้ายที่คุณเพิ่งพูดไป หากคุณอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ คุณจะสังเกตเห็นได้ว่าพวกเขาไม่มีสมาธิ หรือพวกเขากำลังยิ้มและพยักหน้า

ฝึกฝนวิธีการของคุณโดยใช้คุณสมบัติที่คุณวางแผนจะรวมไว้ในงานนำเสนอครั้งต่อไปของคุณ ตัวอย่างเช่น ลองใช้ไวท์บอร์ด แลกเปลี่ยนผู้นำเสนอ และแบ่งปันทั้งเดสก์ท็อปของคุณหรือเฉพาะบางโปรแกรม อาจรู้สึกแตกต่างออกไป แต่เป็นแนวทางที่อนาคตกำลังมุ่งหน้าไป และกำลังเปลี่ยนโฉมหน้าวิธีการทำงานของผู้คนและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ