Sanal Toplantıların Verimliliği Arttıran Faydaları

Yüz yüze görüşmelerde ne kadar zaman harcıyorsunuz? Atlassian'a (proje planlama yazılımı JIRA'nın yapımcıları) göre, çoğu çalışan ayda 62 toplantıya katılıyor ve bunların yarısı zaman kaybı olarak görülüyor - bu, her ayın 31 saati verimsiz toplantılarda harcanıyor.

Hayatınızda ve iş yerinizde boşa harcanan bu saatleri azaltmak için ne yapabilirsiniz? Olasılıklardan biri sanal ortama geçmektir ve bu, birçok kuruluşta yükselişte olan bir trenddir. Üst düzey yöneticilerle yapılan bir Frost & Sullivan anketinde, web ve video konferans, farkındalık ve kullanım açısından üst sıralarda yer aldı. Aslında, yanıt verenlerin %85'i web ve video konferansın faydalarından haberdardı ve %58'i bunu şirketlerinde rutin olarak kullanıyor.

Neden Sanal Toplantılar?

Çevrimiçi toplantılara geçişin birçok itici faktörü vardır:

Giderleri azaltmak. Daha fazla şirket her zamankinden daha fazla dağıtılıyor. Sanal toplantılar, dağıtılmış ekiplerin uçak bileti, otel, kiralık araba ve yemek masraflarına katlanmadan veya havaalanı güvenlik hatlarında zaman kaybetmeden birlikte daha kolay çalışabileceği anlamına gelir.

Birçok şirket aynı zamanda saha satış elemanlarını azaltmakta ve iç satış ekiplerine güvenmektedir. İçerideki satış temsilcisi, sanal bir toplantıda, bir telefon görüşmesinin etkisinin çok ötesine geçerek (ve yüz yüze bir ziyaretin bütçesinin çok altında) bir demo yapabilir.

Kolaylık. Çevrimiçi bir toplantı ayarlamak kolaydır. Çoğu durumda, toplantı yazılımını indirir ve e-postanızla entegre edersiniz; şimdi ihtiyacınız olan her şey masaüstünüzde. Projektörler ve kağıt sunumlar gibi gerçek zamanlı toplantı araç gereçlerini ve cihazlarını atlayabilirsiniz. Bu entegre sistemi kullanarak bir toplantı planlayabilir ve katılımcıları davet edebilir ve aynı zamanda bir şapka damlasında bir toplantı düzenleyebilirsiniz. Bazı çözümler bulut tabanlıdır, bu durumda herhangi bir şey yüklemeniz gerekmez.

Konferans görüşmesinden daha etkilidir.

Sanal bir toplantı, birkaç temel açıdan konferans görüşmesinden çok daha zengin bir deneyimdir:

• Ekranınızı katılımcılarla paylaşabilir, böylece bir sunum yapabilir, belgeleri gösterebilir veya aynı anda gördüğünüz bir grafiği tartışabilirsiniz.
• Katılımcıların birbirini görebilmesi için her bir katılımcının canlı videosunu görüntüleyebilirsiniz.
• Bazı hizmetlerde, katılımcıların gerçek zamanlı olarak paylaşabilecekleri beyaz tahtalar bulunur.

Sanal Toplantıya İlk Adımlar

İlk sanal toplantınız biraz göz korkutucu olabilir, özellikle de toplantıyı düzenleyen ve kolaylaştıran kişiyseniz. Aralarından seçim yapabileceğiniz birden fazla yazılım sağlayıcısı ve başlamanız için pek çok yardım mevcuttur. Sanal toplantılar, yüz yüze toplantıların yerini alacak şekilde tasarlanmıştır, ancak hazırlık farklıdır.

Planlayarak başlayın. Toplantınızın amacını, gündeminizi ve kimi davet etmek istediğinizi belirleyin. Bazı ücretsiz hizmetler, katılımcı sayısını sınırlar, bu nedenle kısıtlamalara dikkat edin. İlk toplantınız için küçük bir grupla başlayın. Bir proje hakkında kısa bir toplantı düzenleyebilirsiniz. Veya bir e-posta dizisi çok uzunsa, sorunları çözmek için hızlı bir çevrimiçi toplantı düzenleyebilirsiniz.

İnsanları davet ettiğinizde, toplantınıza katılabilmeleri için bir miktar yazılım indirmeleri gerekebilir. Bu hızlı bir süreçtir ve katılımcılarınız için özel bir zorluk değildir. Çeşitli yazılım platformları herhangi bir şey indirme ihtiyacını ortadan kaldırmıştır ve davet süreci e-posta göndermeye çok benzer.

Sanal Yazılım Seçenekleri

Yeni başlıyorsanız, Google Hangouts veya Skype gibi ücretsiz yazılımlarla başlayabilirsiniz. Katılmak için tek ihtiyacınız olan bir internet bağlantısı, masaüstü veya mobil cihaz ve ücretsiz bir hesap. Ayrıca, doğaçlama toplantılar için harika olan basit bir program olan Join.Me'ye göz atın. Bu ücretsiz etkinliklerin sınırlı sayıda katılımcısı ve zaman kısıtlaması vardır. Çoğu, Android ve iOS cihazlarda uygulama olarak bulunur.

Düzenli toplantılar düzenlemeye başladığınızda, Citrix GoToMeeting veya Cisco WebEx gibi daha fazla seçenek ve daha yüksek kaliteli ses ve görsel sunan başka bir sağlayıcıya geçmek isteyebilirsiniz.

İnteraktif Toplantılar İçin İpuçları

Yüz yüze bir toplantıda, ne kadar meşgul olduklarını görmek için insanların vücut dilini izleme avantajına sahipsiniz. Sanal bir toplantı için video ekleme seçeneğiniz olabilir (veya olmayabilir). Toplantınızı etkileşimli hale getirmenin yollarını bulabilirseniz, katılımcılarınız daha meşgul olacaktır. Katılımcılara etkileşimde bulunmaları için yollar vererek bağlantıyı kişisel ve etkileşimli hale getirin:

• Beyaz tahtaları kullanın. Etkileşimi ve işbirliğini teşvik etmek için WebEx'teki gibi bir beyaz tahta açın. Toplantıdaki herkesin metin, çizim, grafik ve daha fazlasını ekleyebilmesi için paylaşın.
• Google dokümanlarını kullanın. Örneğin, bir dokümanı düzenlemek için birlikte çalışıyorsanız, düzenleme ayrıcalıklarına sahip Google dokümanına erişimi olan herhangi bir katılımcı, diğerlerinin tam görünümünde doküman üzerinde çalışabilir.
• Birden çok sunum yapan kişiyi dahil edin. Konuşmacıyı değiştirmek, özellikle sırada olduklarını biliyorlarsa, insanların ilgisini canlı tutar. Sanal toplantı çözümünüz, sunucuları değiştirmeyi kolaylaştırmalı ve bir katılımcıdan diğerine ekranın kontrolünü vermelidir.

Pek çok çözüm, toplantılarınızın sesini ve videosunu kaydetmenize olanak tanır. Bu şekilde, olan her şeyi yakalayabilir ve gerekirse transkript oluşturabilir veya kaydı kaçıran biriyle paylaşabilirsiniz.

Toplantınızı Yürütme

Davetlerinizi gönderirken, toplantıda kullanmayı planladığınız bildirileri ve bilgileri ekleyin. Bilgisayar dosyalarınızı kolayca entegre edebilen ve/veya ekleyebilen bir yazılım platformu kullanın; bu şekilde elektronik tablolar, sunumlar ve videolar parmaklarınızın ucunda olacaktır. Ek sunucuları, katılımcıları kolayca yönetebilir ve hatta bir sohbet moderatörü atayabilirsiniz. Çoğu menüde gezinmek kolaydır ve birkaç toplantı seçeneğini kullanmanıza yardımcı olacak şekilde konumlandırılmıştır.

Toplantı başladığında ve herkes katıldığında, herkesi tanıtmak (veya kendilerini tanıtmasını sağlamak) isteyebilirsiniz, böylece herkes dahil edilmiş hisseder. Tanımlanmış ve ayrıntılı bir gündem de iyi bir fikirdir. Ölü alanı ortadan kaldırmaya yardımcı olur ve nesnelerin hareket etmesini sağlar.

Gündemde ilerlerken, bir konunun bittiğini varsaymayın ve bir sonraki maddeye çok erken geçin. Sanal toplantılar ve uzaktan ekip yönetimi konusunda uzman olan Wayne Turmel, katılımcıların söyleyecek başka bir şeyleri olmadığını varsaymak için en az beş saniye beklemenizi önerir. Turmel, insanların bilgileri sanal bir ortamda işlemesinin geleneksel bir toplantı odasında olduğundan iki kat daha uzun sürdüğünü iddia ediyor. Sohbeti devam ettirmek veya sürdürmek konusunda endişeliyseniz, soru sorması için her zaman birini yerleştirebilirsiniz.

Bazı sanal toplantı çözümleri, özel tasarımlara, logolara ve renklere izin vererek toplantı odanızı markalaştırmanıza olanak tanır. Her girdiğinizde, daha önce kullanılan belgeler, kayıtlı toplantılar ve bilgiler kullanıma hazırdır.

Birçok sanal toplantı ortamında bölmeler terimini duyacaksınız. Bunlar gösterge panelleridir; bunları toplantı odanızdaki birkaç pencereyi görüntülemenin bir yolu olarak düşünebilirsiniz. Anında bir video veya resim getirmeniz için yardımcı program sağlarlar.

Videonun Erdemleri

Birçok şirket, özellikle uzak ekipler için, işbirliğini geliştirmenin bir yolu olarak video konferansa bakıyor. Kurumsal video konferans sistemlerinin maliyeti düşüyor, kalite artıyor ve insanlar teknolojiyle daha rahat ilgileniyor. Video etkileşimleri iletişimi geliştirebilir. Örneğin, telefonun bir ucunda uzun bir sessizlik, görüştüğünüz kişinin az önce söylediğiniz son şeyden memnun olmadığını düşünmenize neden olabilir. Bir video konferanstaysanız, dikkatlerinin dağıldığını veya gülümseyip başlarını salladıklarını görebilirsiniz.

Bir sonraki sunumunuza dahil etmeyi planladığınız özellikleri kullanarak yaklaşımınızı uygulayın. Örneğin, beyaz tahta kullanmayı, sunucuları değiş tokuş etmeyi ve masaüstünüzün tamamını veya yalnızca belirli bir programı paylaşmayı deneyin. Farklı gelebilir, ancak gelecek bu yönde ilerliyor ve insanların etkin bir şekilde çalışma ve işbirliği yapma şeklinin çehresini değiştiriyor.