Avantages des réunions virtuelles pour augmenter la productivité

Combien de temps consacrez-vous aux réunions en personne ? Selon Atlassian (le créateur du logiciel de planification de projet JIRA), la plupart des employés assistent à 62 réunions par mois, et la moitié d'entre elles sont considérées comme une perte de temps, soit 31 heures par mois consacrées à des réunions improductives.

Que pouvez-vous faire pour réduire ces heures perdues dans votre vie et votre lieu de travail ? L'une des possibilités consiste à passer au virtuel, et c'est une tendance en hausse dans de nombreuses organisations. Dans une enquête de Frost & Sullivan auprès de cadres de niveau C, les conférences Web et vidéo se sont classées en tête en termes de notoriété et d'utilisation. En effet, 85% des répondants étaient conscients des avantages du web et de la visioconférence et 58% l'utilisent régulièrement au sein de leur entreprise.

Pourquoi les réunions virtuelles ?

Le passage aux réunions en ligne a plusieurs facteurs moteurs :

Réduction des dépenses. De plus en plus d'entreprises sont plus distribuées que jamais. Les réunions virtuelles signifient que les équipes distribuées peuvent travailler ensemble plus facilement, sans encourir de frais pour les billets d'avion, les hôtels, les voitures de location et les repas, ni perdre de temps dans les files de sécurité des aéroports.

De nombreuses entreprises réduisent également le nombre de vendeurs sur le terrain et s'appuient sur des équipes de vente internes. Le représentant des ventes internes peut faire une démonstration lors d'une réunion virtuelle, allant bien au-delà de l'impact d'un appel téléphonique (et bien en deçà du budget d'une visite en personne).

Commodité. Organiser une réunion en ligne est facile. Dans de nombreux cas, vous téléchargez le logiciel de réunion et l'intégrez à votre messagerie ; maintenant tout ce dont vous avez besoin est sur votre bureau. Vous pouvez ignorer l'attirail et les appareils des réunions en temps réel, tels que les projecteurs et les présentations papier. Vous pouvez planifier une réunion et inviter des participants à l'aide de ce système intégré, et vous pouvez également organiser une réunion en un clin d'œil. Certaines solutions sont basées sur le cloud, auquel cas vous n'avez rien à installer.

Plus efficace qu'une conférence téléphonique.

Une réunion virtuelle est une expérience beaucoup plus riche qu'une conférence téléphonique à plusieurs égards :

• Vous pouvez partager votre écran avec les participants, afin de pouvoir exécuter une présentation ou afficher des documents, ou discuter d'un graphique que vous voyez tous en même temps.
• Vous pourrez peut-être afficher une vidéo en direct de chaque participant, afin que les participants puissent se voir.
• Certains services ont des tableaux blancs que les participants peuvent partager en temps réel.

Premiers pas vers une réunion virtuelle

Votre première réunion virtuelle peut être un peu intimidante, surtout si vous êtes la personne qui l'héberge et la facilite. Il existe plusieurs fournisseurs de logiciels parmi lesquels choisir et de nombreuses aides sont disponibles pour vous aider à démarrer. Les réunions virtuelles sont conçues pour remplacer les réunions en personne, mais la préparation est différente.

Commencez par planifier. Déterminez l'objet de votre réunion, votre ordre du jour et les personnes que vous souhaitez inviter. Certains services gratuits limitent le nombre de participants, soyez donc conscient de toutes les contraintes. Pour votre première réunion, commencez par un petit groupe. Vous pourriez animer une brève réunion sur un projet. Ou, si une chaîne d'e-mails est devenue trop longue, vous pouvez organiser une réunion en ligne rapide pour résoudre les problèmes.

Lorsque vous invitez des personnes, elles peuvent avoir besoin de télécharger un logiciel pour rejoindre votre réunion. Il s'agit d'un processus rapide et non d'une difficulté particulière pour vos participants. Plusieurs plates-formes logicielles ont éliminé le besoin de télécharger quoi que ce soit, et le processus d'invitation est très similaire à l'envoi d'un e-mail.

Options de logiciel virtuel

Vous pouvez commencer avec des logiciels gratuits tels que Google Hangouts ou Skype si vous débutez. Une connexion Internet, un ordinateur de bureau ou un appareil mobile et un compte gratuit sont tout ce dont vous avez besoin pour participer. Découvrez également Join.Me, un programme simple, idéal pour les réunions impromptues. Ces cadeaux ont un nombre limité de participants et des restrictions de temps. La plupart sont disponibles sous forme d'applications sur les appareils Android et iOS.

Une fois que vous commencez à organiser des réunions régulières, vous souhaiterez peut-être passer à un autre fournisseur avec plus d'options et une meilleure qualité audio et visuelle, comme Citrix GoToMeeting ou Cisco WebEx.

Conseils pour les réunions interactives

Lors d'une réunion en personne, vous avez l'avantage d'observer le langage corporel des gens pour voir à quel point ils sont engagés. Pour une réunion virtuelle, vous pouvez (ou non) avoir la possibilité d'ajouter une vidéo. Vos participants seront plus engagés si vous pouvez trouver des moyens de rendre votre réunion interactive. Rendez la connexion personnelle et interactive en donnant aux participants des moyens de s'engager :

• Utilisez des tableaux blancs. Ouvrez un tableau blanc, comme celui de WebEx, pour encourager l'interaction et la collaboration. Partagez-le afin que tous les participants à la réunion puissent ajouter du texte, des dessins, des graphiques, etc.
• Utilisez les documents Google. Si vous travaillez ensemble pour modifier un document, par exemple, tout participant ayant accès au document Google avec des privilèges de modification peut travailler dessus à la vue des autres.
• Inclure plusieurs présentateurs. Changer de haut-parleur permet aux gens de rester engagés, surtout s'ils savent qu'ils sont les prochains. Votre solution de réunion virtuelle doit simplifier le changement de présentateur et donner le contrôle de l'écran d'un participant à l'autre.

De nombreuses solutions vous permettent d'enregistrer l'audio et la vidéo de vos réunions. De cette façon, vous pouvez capturer tout ce qui s'est passé et créer des transcriptions si nécessaire, ou partager l'enregistrement avec quelqu'un qui a raté le mee

Organiser votre réunion

Lorsque vous envoyez vos invitations, joignez les documents et les informations que vous prévoyez d'utiliser lors de la réunion. Utilisez une plate-forme logicielle qui peut facilement intégrer et/ou joindre vos fichiers informatiques, et ainsi vous aurez des feuilles de calcul, des présentations et des vidéos à portée de main. Vous pouvez facilement gérer des présentateurs supplémentaires, des participants et même désigner un modérateur de chat. La plupart des menus sont faciles à naviguer et positionnés pour vous aider à utiliser plusieurs options de réunion.

Lorsque la réunion commence et que tout le monde s'est joint, vous pouvez présenter tout le monde (ou leur demander de se présenter) afin que tout le monde se sente inclus. Un ordre du jour défini et détaillé est également une bonne idée. Il aide à éliminer l'espace mort et maintient les choses en mouvement.

Au fur et à mesure que vous progressez dans l'ordre du jour, ne présumez pas qu'un sujet est terminé et passez trop tôt au point suivant. Wayne Turmel, un expert des réunions virtuelles et de la gestion d'équipe à distance, suggère d'attendre au moins cinq secondes avant de supposer que les participants n'ont plus rien à dire. Turmel affirme qu'il faut en fait deux fois plus de temps pour traiter les informations dans un environnement virtuel que dans une salle de réunion traditionnelle. Si vous êtes anxieux à l'idée d'engager ou de poursuivre la conversation, vous pouvez toujours demander à quelqu'un de poser des questions.

Certaines solutions de réunion virtuelle vous permettent de personnaliser votre salle de réunion en autorisant des conceptions, des logos et des couleurs propriétaires. Chaque fois que vous y entrez, les documents précédemment utilisés, les réunions enregistrées et les informations sont prêts à l'emploi.

Dans de nombreux environnements de réunion virtuelle, vous entendrez le terme modules. Ce sont des panneaux d'affichage; vous pourriez les considérer comme un moyen d'afficher plusieurs fenêtres dans votre salle de réunion. Ils vous donnent l'utilité d'apporter une vidéo ou une image instantanément.

Les vertus de la vidéo

De nombreuses entreprises considèrent la visioconférence comme un moyen d'améliorer la collaboration, en particulier pour les équipes distantes. Le coût des systèmes de visioconférence d'entreprise diminue, la qualité s'améliore et les gens sont de plus en plus à l'aise avec la technologie. Les interactions vidéo peuvent améliorer les communications. Par exemple, un long silence à une extrémité d'un téléphone peut vous faire penser que la personne que vous rencontrez est mécontente de la dernière chose que vous venez de dire. Si vous êtes en visioconférence, vous pourrez voir qu'ils ont été distraits ou qu'ils sourient et acquiescent.

Pratiquez votre approche en utilisant les fonctionnalités que vous prévoyez d'intégrer dans votre prochaine présentation. Par exemple, essayez d'utiliser des tableaux blancs, d'échanger des présentateurs et de partager tout votre bureau ou seulement un certain programme. Cela peut sembler différent, mais c'est la direction que prend l'avenir et cela change la façon dont les gens travaillent et collaborent efficacement.