虛擬會議提高生產力的好處

您在面對面的會議上花費了多少時間？ 根據 Atlassian（項目規劃軟件 JIRA 的製造商）的說法，大多數員工每月參加 62 次會議，其中一半被認為是浪費時間——每個月有 31 個小時花在無效率的會議上。

您可以做些什麼來減少生活和工作中浪費的時間？ 一種可能性是虛擬化——這是一種在許多組織中興起的趨勢。 在一項針對 C 級高管的 Frost & Sullivan 調查中，網絡和視頻會議在認知度和使用率方面名列前茅。 事實上，85% 的受訪者意識到網絡和視頻會議的好處，58% 的受訪者經常在公司內部使用它。

為什麼要召開虛擬會議？

轉向在線會議有多個驅動因素：

減少開支。 更多的公司比以往任何時候都更加分散。 虛擬會議意味著分散的團隊可以更輕鬆地協同工作，而不會產生機票、酒店、租車和餐飲的費用，也不會在機場安檢隊伍中浪費時間。

許多公司也在裁減現場銷售人員，轉而依賴內部銷售團隊。 內部銷售代表可以在虛擬會議中進行演示，遠遠超出電話的影響（並且遠低於親自訪問的預算）。

方便。 設置在線會議很容易。 在許多情況下，您下載會議軟件並將其與您的電子郵件集成； 現在您需要的一切都在您的桌面上。 您可以跳過實時會議的用具和設備，例如投影儀和紙質演示文稿。 您可以使用此集成系統安排會議並邀請與會者，也可以隨時主持會議。 一些解決方案是基於雲的，在這種情況下您不需要安裝任何東西。

比電話會議更有效。

在幾個關鍵方面，虛擬會議比電話會議更豐富：

• 您可以與與會者共享您的屏幕，這樣您就可以進行演示或展示文檔，或者討論大家同時看到的圖形。
• 您可以顯示每個與會者的實時視頻，以便與會者可以看到彼此。
• 有些服務有白板，與會者可以實時共享。

虛擬會議的第一步

您的第一次虛擬會議可能有點嚇人，特別是如果您是主持和促進會議的人。 有多個軟件供應商可供選擇，並且有大量幫助可以幫助您入門。 虛擬會議旨在取代面對面的會議，但準備工作有所不同。

從計劃開始。 確定會議的目的、議程以及要邀請的人。 一些免費服務會限制參與者的數量，因此請注意任何限制。 對於你的第一次會議，從一個小組開始。 你可能會促成一次關於項目的簡短會議。 或者，如果電子郵件字符串變得太長，您可以召開快速在線會議來解決問題。

當您邀請他人時，他們可能需要下載一些軟件才能加入您的會議。 這是一個快速的過程，對您的與會者來說並不是特別困難。 幾個軟件平台已經不需要下載任何東西，邀請過程與發送電子郵件非常相似。

虛擬軟件選項

如果您剛開始，可以從免費軟件開始，例如 Google Hangouts 或 Skype。 您只需要一個互聯網連接、台式機或移動設備以及一個免費帳戶即可參與。 另外，請查看 Join.Me，這是一個非常適合臨時會議的簡單程序。 這些免費贈品有參與人數和時間限制。 大多數都可以作為 Android 和 iOS 設備上的應用程序使用。

一旦開始定期舉行會議，您可能希望升級到具有更多選項和更高質量音頻和視覺效果的其他提供商，例如 Citrix GoToMeeting 或 Cisco WebEx。

交互式會議的技巧

在面對面的會議中，您可以通過觀察人們的肢體語言來了解他們的參與程度。 對於虛擬會議，您可以（也可以不）選擇添加視頻。 如果您能找到使會議具有互動性的方法，您的參與者將會更加投入。 通過為參與者提供參與方式，使聯繫變得個性化和互動：

• 使用白板。 打開白板，例如 WebEx 中的白板，以鼓勵互動和協作。 共享它，以便會議中的任何人都可以添加文本、繪圖、圖形等。
• 使用谷歌文檔。 例如，如果您正在一起編輯文檔，任何有權訪問具有編輯權限的 Google 文檔的與會者都可以在其他人的完整視圖下處理該文檔。
• 包括多個演示者。 更換演講者可以讓人們保持參與——尤其是當他們知道下一個是他們的時候。 您的虛擬會議解決方案應該可以輕鬆更改演示者並將屏幕控制權從一位與會者交給另一位與會者。

許多解決方案可讓您錄製會議的音頻和視頻。 這樣，您可以捕捉發生的一切並在必要時創建文字記錄，或與錯過會議的人分享錄音

運行你的會議

發送邀請時，請附上您計劃在會議中使用的講義和信息。 使用可以輕鬆集成和/或附加計算機文件的軟件平台，這樣您就可以輕鬆獲得電子表格、演示文稿和視頻。 您可以輕鬆管理其他演示者、參與者，甚至可以指定聊天主持人。 大多數菜單都易於瀏覽和定位，以幫助您使用多個會議選項。

當會議開始並且每個人都加入時，您可能想要介紹每個人（或讓他們自我介紹），讓每個人都感到被包括在內。 明確而詳細的議程也是一個好主意。 它有助於消除死角並保持物體移動。

當你瀏覽議程時，不要假設一個主題已經完成而過早地轉到下一個項目。 虛擬會議和遠程團隊管理專家韋恩·圖梅爾 (Wayne Turmel) 建議至少等待五秒鐘，然後再假設參與者無話可說。 Turmel 聲稱，人們在虛擬環境中處理信息的時間實際上是在傳統會議室中的兩倍。 如果你對開始或保持對話感到焦慮，你總是可以找人提問。

一些虛擬會議解決方案允許您通過專有設計、徽標和顏色為您的會議室打上烙印。 每次輸入時，以前使用的文檔、記錄的會議和信息都可以使用。

在許多虛擬會議環境中，您會聽到“豆莢”一詞。 這些是顯示面板； 您可以將它們視為在會議室中顯示多個窗口的一種方式。 它們為您提供了即時導入視頻或圖像的實用程序。

視頻的優點

許多公司正在將視頻會議視為改善協作的一種方式——尤其是對於遠程團隊而言。 企業視頻會議系統的成本在下降，質量在提高，人們對這項技術也越來越滿意。 視頻交互可以改善通信。 例如，電話一端的長時間沉默可能會讓您認為與您會面的人對您剛剛說的最後一句話不滿意。 如果您正在參加視頻會議，您將能夠看到他們分心了——或者他們在微笑和點頭。

通過使用您計劃合併到下一個演示文稿中的功能來練習您的方法。 例如，嘗試使用白板、交換演示者以及共享整個桌面或僅共享某個程序。 感覺可能有所不同，但這是未來的發展方向，它正在改變人們有效工作和協作的方式。