Manfaat Meningkatkan Produktivitas dari Rapat Virtual

Berapa banyak waktu yang Anda habiskan dalam pertemuan tatap muka? Menurut Atlassian (pembuat perangkat lunak perencanaan proyek JIRA), sebagian besar karyawan menghadiri 62 rapat dalam sebulan, dan setengahnya dianggap membuang-buang waktu – 31 jam setiap bulan dihabiskan untuk rapat yang tidak produktif.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi jam-jam yang terbuang dalam hidup dan tempat kerja Anda? Salah satu kemungkinannya adalah menjadi virtual – dan itu adalah tren yang sedang meningkat di banyak organisasi. Dalam survei Frost & Sullivan terhadap eksekutif tingkat C, konferensi web dan video mendapat peringkat tinggi untuk kesadaran dan penggunaan. Faktanya, 85% responden mengetahui manfaat konferensi web dan video dan 58% secara rutin menggunakannya di dalam perusahaan mereka.

Mengapa Rapat Virtual?

Perpindahan ke rapat online memiliki beberapa faktor pendorong:

Mengurangi pengeluaran. Lebih banyak perusahaan yang lebih terdistribusi daripada sebelumnya. Rapat virtual berarti tim yang terdistribusi dapat bekerja bersama dengan lebih mudah, tanpa mengeluarkan biaya untuk tiket pesawat, hotel, mobil sewaan, dan makan, atau membuang waktu di jalur keamanan bandara.

Banyak perusahaan juga mengurangi tenaga penjualan lapangan dan mengandalkan tim penjualan orang dalam. Perwakilan penjualan orang dalam dapat melakukan demo dalam rapat virtual, jauh melampaui dampak panggilan telepon (dan jauh di bawah anggaran kunjungan langsung).

Kenyamanan. Menyiapkan rapat online itu mudah. Dalam banyak kasus, Anda mengunduh perangkat lunak rapat dan mengintegrasikannya dengan email Anda; sekarang semua yang Anda butuhkan ada di desktop Anda. Anda dapat melewati perlengkapan dan perangkat rapat waktu nyata, seperti proyektor dan presentasi kertas. Anda dapat menjadwalkan rapat dan mengundang peserta menggunakan sistem terintegrasi ini, dan Anda juga dapat menyelenggarakan rapat dengan mudah. Beberapa solusi berbasis cloud, dalam hal ini Anda tidak perlu menginstal apa pun.

Lebih efektif daripada panggilan konferensi.

Rapat virtual adalah pengalaman yang jauh lebih kaya daripada panggilan konferensi dalam beberapa cara utama:

• Anda dapat berbagi layar dengan peserta, sehingga Anda dapat menjalankan presentasi atau menampilkan dokumen, atau mendiskusikan grafik yang Anda lihat secara bersamaan.
• Anda mungkin dapat menampilkan video langsung dari setiap peserta, sehingga peserta dapat melihat satu sama lain.
• Beberapa layanan memiliki papan tulis yang dapat dibagikan peserta secara real-time.

Langkah Pertama Menuju Rapat Virtual

Pertemuan virtual pertama Anda bisa sedikit mengintimidasi, terutama jika Anda adalah orang yang menjadi tuan rumah dan memfasilitasinya. Ada beberapa penyedia perangkat lunak untuk dipilih dan banyak bantuan tersedia untuk Anda mulai. Rapat virtual dirancang untuk menggantikan rapat tatap muka, tetapi persiapannya berbeda.

Mulailah dengan perencanaan. Tentukan tujuan pertemuan Anda, agenda Anda, dan siapa yang ingin Anda undang. Beberapa layanan gratis membatasi jumlah peserta, jadi waspadalah terhadap batasan apa pun. Untuk pertemuan pertama Anda, mulailah dengan kelompok kecil. Anda dapat memfasilitasi pertemuan singkat tentang suatu proyek. Atau, jika string email menjadi terlalu panjang, Anda dapat mengadakan rapat online singkat untuk menyelesaikan masalah.

Saat Anda mengundang orang, mereka mungkin perlu mengunduh sedikit perangkat lunak untuk bergabung dalam rapat Anda. Ini adalah proses yang cepat dan bukan kesulitan khusus untuk peserta Anda. Beberapa platform perangkat lunak telah menghilangkan kebutuhan untuk mengunduh apa pun, dan proses undangannya sangat mirip dengan mengirim email.

Opsi Perangkat Lunak Virtual

Anda dapat memulai dengan perangkat lunak gratis seperti Google Hangouts atau Skype jika Anda baru memulai. Hanya koneksi internet, desktop atau perangkat seluler, dan akun gratis yang Anda perlukan untuk berpartisipasi. Lihat juga Join.Me, sebuah program sederhana yang bagus untuk rapat dadakan. Gratis ini memiliki jumlah peserta dan batasan waktu yang terbatas. Sebagian besar tersedia sebagai aplikasi di perangkat Android dan iOS.

Setelah Anda mulai mengadakan rapat rutin, Anda mungkin ingin meningkatkan ke penyedia lain dengan lebih banyak pilihan dan kualitas audio dan visual yang lebih tinggi, seperti Citrix GoToMeeting atau Cisco WebEx.

Tips untuk Rapat Interaktif

Dalam pertemuan tatap muka, Anda memiliki keuntungan dengan memperhatikan bahasa tubuh orang untuk mengetahui seberapa terlibatnya mereka. Untuk rapat virtual, Anda mungkin (atau mungkin tidak) memiliki opsi untuk menambahkan video. Peserta Anda akan lebih terlibat jika Anda dapat menemukan cara untuk membuat rapat menjadi interaktif. Jadikan koneksi bersifat pribadi dan interaktif dengan memberi peserta cara untuk terlibat:

• Gunakan papan tulis. Buka papan tulis, seperti yang ada di WebEx, untuk mendorong interaksi dan kolaborasi. Bagikan agar semua orang dalam rapat dapat menambahkan teks, gambar, grafik, dan lainnya.
• Gunakan dokumen Google. Jika Anda bekerja sama untuk mengedit dokumen, misalnya, setiap peserta yang memiliki akses ke dokumen Google dengan hak istimewa mengedit dapat mengerjakannya dalam tampilan penuh orang lain.
• Sertakan beberapa penyaji. Mengubah pembicara membuat orang tetap terlibat – terutama jika mereka tahu mereka berikutnya. Solusi rapat virtual Anda harus memudahkan untuk mengubah penyaji dan memberikan kontrol layar dari satu peserta ke peserta berikutnya.

Banyak solusi memungkinkan Anda merekam audio dan video rapat Anda. Dengan begitu, Anda dapat mengabadikan semua yang terjadi dan membuat transkrip jika perlu, atau membagikan rekaman tersebut dengan seseorang yang melewatkan pertemuan tersebut

Menjalankan Rapat Anda

Saat Anda mengirim undangan, lampirkan handout dan informasi yang Anda rencanakan untuk digunakan dalam rapat. Gunakan platform perangkat lunak yang dapat dengan mudah mengintegrasikan dan/atau melampirkan file komputer Anda, dan dengan cara ini Anda akan memiliki spreadsheet, presentasi, dan video di ujung jari Anda. Anda dapat dengan mudah mengelola penyaji tambahan, peserta, dan bahkan menunjuk moderator obrolan. Sebagian besar menu mudah dinavigasi dan diposisikan untuk membantu Anda menggunakan beberapa opsi rapat.

Saat rapat dimulai dan semua orang telah bergabung, Anda mungkin ingin memperkenalkan semua orang (atau meminta mereka memperkenalkan diri) agar semua orang merasa disertakan. Agenda yang jelas dan terperinci juga merupakan ide yang bagus. Ini membantu menghilangkan ruang mati dan membuat benda terus bergerak.

Saat Anda menelusuri agenda, jangan menganggap topik sudah selesai dan terlalu cepat beralih ke topik berikutnya. Wayne Turmel, pakar rapat virtual dan manajemen tim jarak jauh, menyarankan untuk menunggu setidaknya lima detik sebelum menganggap peserta tidak memiliki apa-apa lagi untuk dikatakan. Turmel mengklaim bahwa orang membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk memproses informasi dalam pengaturan virtual seperti di ruang pertemuan tradisional. Jika Anda sangat ingin mendapatkan atau mempertahankan percakapan, Anda selalu dapat meminta seseorang untuk mengajukan pertanyaan.

Beberapa solusi rapat virtual memungkinkan Anda memberi merek pada ruang rapat Anda, dengan mengizinkan desain, logo, dan warna eksklusif. Setiap kali Anda memasukkannya, dokumen yang sebelumnya digunakan, rekaman rapat, dan informasi siap digunakan.

Di banyak lingkungan rapat virtual, Anda akan mendengar istilah pod. Ini adalah panel display; Anda dapat menganggapnya sebagai cara untuk menampilkan beberapa jendela di ruang rapat Anda. Mereka memberi Anda utilitas untuk memasukkan video atau gambar secara instan.

Keutamaan Video

Banyak perusahaan melihat konferensi video sebagai cara untuk meningkatkan kolaborasi – terutama untuk tim jarak jauh. Biaya sistem konferensi video perusahaan turun, kualitas meningkat, dan orang menjadi lebih nyaman dengan teknologinya. Interaksi video dapat meningkatkan komunikasi. Misalnya, keheningan yang lama di salah satu ujung telepon mungkin membuat Anda berpikir orang yang Anda temui tidak senang dengan hal terakhir yang baru saja Anda katakan. Jika Anda berada di konferensi video, Anda akan dapat melihat bahwa perhatian mereka teralihkan – atau mereka tersenyum dan mengangguk.

Latih pendekatan Anda dengan menggunakan fitur yang Anda rencanakan untuk dimasukkan ke dalam presentasi Anda berikutnya. Misalnya, coba gunakan papan tulis, bertukar presenter, dan berbagi seluruh desktop Anda atau hanya program tertentu. Ini mungkin terasa berbeda, tetapi itulah arah masa depan, dan ini mengubah wajah cara orang bekerja dan berkolaborasi secara efektif.