Benefícios de aumentar a produtividade das reuniões virtuais
Publicados: 2015-04-09Quanto tempo você gasta em reuniões presenciais? De acordo com a Atlassian (criadora do software de planejamento de projetos JIRA), a maioria dos funcionários participa de 62 reuniões por mês, e metade delas é considerada uma perda de tempo – são 31 horas por mês gastas em reuniões improdutivas.

O que você pode fazer para reduzir as horas desperdiçadas em sua vida e em seu local de trabalho? Uma possibilidade é tornar-se virtual – e essa é uma tendência que está crescendo em muitas organizações. Em uma pesquisa da Frost & Sullivan com executivos de nível C, a web e a videoconferência tiveram uma classificação alta em reconhecimento e uso. De fato, 85% dos entrevistados estavam cientes dos benefícios da web e da videoconferência e 58% a utilizam rotineiramente em suas empresas.
Por que Reuniões Virtuais?
A mudança para reuniões online tem vários fatores determinantes:
Reduzindo despesas. Mais empresas estão mais distribuídas do que nunca. Reuniões virtuais significam que as equipes distribuídas podem trabalhar juntas com mais facilidade, sem incorrer em custos de passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros e refeições, ou perder tempo nas filas de segurança do aeroporto.
Muitas empresas também estão reduzindo os vendedores de campo e contando com equipes internas de vendas. O representante de vendas interno pode fazer uma demonstração em uma reunião virtual, indo muito além do impacto de um telefonema (e muito abaixo do orçamento de uma visita pessoal).
Conveniência. Configurar uma reunião online é fácil. Em muitos casos, você baixa o software da reunião e o integra ao seu e-mail; agora tudo que você precisa está na sua área de trabalho. Você pode pular a parafernália e os dispositivos de reuniões em tempo real, como projetores e apresentações em papel. Você pode agendar uma reunião e convidar participantes usando este sistema integrado, e também pode organizar uma reunião em um piscar de olhos. Algumas soluções são baseadas em nuvem, caso em que você não precisa instalar nada.
Mais eficaz do que uma chamada de conferência.
Uma reunião virtual é uma experiência muito mais rica do que uma teleconferência de várias maneiras importantes:
- Você pode compartilhar sua tela com os participantes, para poder fazer uma apresentação ou mostrar documentos ou discutir um gráfico que todos estão vendo ao mesmo tempo.
- Você pode exibir um vídeo ao vivo de cada participante, para que os participantes possam se ver.
- Alguns serviços possuem quadros brancos que os participantes podem compartilhar em tempo real.
Primeiros passos para uma reunião virtual
Sua primeira reunião virtual pode ser um pouco intimidadora, especialmente se você for a pessoa que está organizando e facilitando uma. Existem vários fornecedores de software para escolher e muita ajuda disponível para você começar. As reuniões virtuais são projetadas para substituir as reuniões presenciais, mas a preparação é diferente.
Comece planejando. Determine o propósito de sua reunião, sua agenda e quem você deseja convidar. Alguns serviços gratuitos limitam o número de participantes, portanto, fique atento a quaisquer restrições. Para sua primeira reunião, comece com um pequeno grupo. Você pode facilitar uma breve reunião sobre um projeto. Ou, se uma sequência de e-mail ficou muito longa, você pode realizar uma rápida reunião online para resolver os problemas.
Quando você convida pessoas, elas podem precisar baixar um pouco de software para entrar na sua reunião. Este é um processo rápido e não é uma dificuldade particular para seus participantes. Várias plataformas de software eliminaram a necessidade de baixar qualquer coisa, e o processo de convite é muito semelhante ao envio de um e-mail.
Opções de Software Virtual
Você pode começar com um software gratuito, como Google Hangouts ou Skype, se estiver apenas começando. Uma conexão com a Internet, um computador ou dispositivo móvel e uma conta gratuita são tudo o que você precisa para participar. Além disso, confira o Join.Me, um programa simples que é ótimo para reuniões improvisadas. Esses brindes têm um número limitado de participantes e restrições de tempo. A maioria está disponível como aplicativos em dispositivos Android e iOS.
Depois de começar a realizar reuniões regulares, você pode querer atualizar para outro provedor com mais opções e áudio e imagens de maior qualidade, como Citrix GoToMeeting ou Cisco WebEx.
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Dicas para reuniões interativas
Em uma reunião presencial, você tem a vantagem de observar a linguagem corporal das pessoas para ver o quanto elas estão engajadas. Para uma reunião virtual, você pode (ou não) ter a opção de adicionar vídeo. Seus participantes ficarão mais engajados se você puder encontrar maneiras de tornar sua reunião interativa. Torne a conexão pessoal e interativa, dando aos participantes maneiras de se envolver:
- Use quadros brancos. Abra um quadro branco, como o do WebEx, para incentivar a interação e a colaboração. Compartilhe-o para que qualquer pessoa na reunião possa adicionar texto, desenhos, gráficos e muito mais.
- Use documentos do Google. Se vocês estiverem trabalhando juntos para editar um documento, por exemplo, qualquer participante com acesso ao documento Google com privilégios de edição pode trabalhar nele à vista dos outros.
- Inclua vários apresentadores. Alterar o alto-falante mantém as pessoas envolvidas – especialmente se elas souberem que serão as próximas. Sua solução de reunião virtual deve simplificar a troca de apresentadores e fornecer o controle da tela de um participante para outro.
Muitas soluções permitem gravar o áudio e o vídeo de suas reuniões. Dessa forma, você pode capturar tudo o que aconteceu e criar transcrições, se necessário, ou compartilhar a gravação com alguém que perdeu o encontro.
Executando sua reunião
Ao enviar seus convites, anexe folhetos e informações que planeja usar na reunião. Use uma plataforma de software que possa facilmente integrar e/ou anexar os arquivos do seu computador, e assim você terá planilhas, apresentações e vídeos ao seu alcance. Você pode facilmente gerenciar apresentadores adicionais, participantes e até mesmo designar um moderador de bate-papo. A maioria dos menus é fácil de navegar e posicionada para ajudá-lo a usar várias opções de reunião.
Quando a reunião começar e todos tiverem participado, você pode apresentar todos (ou fazer com que eles se apresentem) para que todos se sintam incluídos. Uma agenda definida e detalhada também é uma boa ideia. Ajuda a eliminar o espaço morto e mantém as coisas em movimento.
Ao percorrer a agenda, não presuma que um tópico está concluído e passe para o próximo item muito cedo. Wayne Turmel, especialista em reuniões virtuais e gerenciamento remoto de equipes, sugere esperar pelo menos cinco segundos antes de assumir que os participantes não têm mais nada a dizer. Turmel afirma que, na verdade, as pessoas levam o dobro do tempo para processar informações em um ambiente virtual do que em uma sala de reunião tradicional. Se você está ansioso para iniciar ou manter a conversa, sempre pode colocar alguém para fazer perguntas.
Algumas soluções de reunião virtual permitem que você marque sua sala de reunião, permitindo designs, logotipos e cores proprietários. Cada vez que você o insere, os documentos usados anteriormente, as reuniões gravadas e as informações estão prontas para uso.
Em muitos ambientes de reunião virtual, você ouvirá o termo pods. Estes são painéis de exibição; você pode pensar neles como uma forma de exibir várias janelas em sua sala de reuniões. Eles fornecem o utilitário para trazer um vídeo ou imagem instantaneamente.
As virtudes do vídeo
Muitas empresas estão olhando para a videoconferência como uma forma de melhorar a colaboração – especialmente para equipes remotas. O custo dos sistemas de videoconferência corporativos está diminuindo, a qualidade está melhorando e as pessoas estão se sentindo mais confortáveis com a tecnologia. As interações de vídeo podem melhorar as comunicações. Por exemplo, um longo silêncio do outro lado de um telefone pode fazer você pensar que a pessoa com quem está se encontrando está insatisfeita com a última coisa que você acabou de dizer. Se você estiver em uma videoconferência, poderá ver que eles estão distraídos – ou que estão sorrindo e balançando a cabeça.
Pratique sua abordagem usando os recursos que planeja incorporar em sua próxima apresentação. Por exemplo, tente usar quadros brancos, trocar apresentadores e compartilhar toda a sua área de trabalho ou apenas um determinado programa. Pode parecer diferente, mas é o caminho que o futuro está tomando e está mudando a maneira como as pessoas trabalham e colaboram de forma eficaz.