虚拟会议提高生产力的好处

您在面对面的会议上花费了多少时间？ 根据 Atlassian（项目规划软件 JIRA 的制造商）的说法，大多数员工每月参加 62 次会议，其中一半被认为是浪费时间——每个月有 31 个小时花在无效率的会议上。

您可以做些什么来减少生活和工作中浪费的时间？ 一种可能性是虚拟化——这是一种在许多组织中兴起的趋势。 在一项针对 C 级高管的 Frost & Sullivan 调查中，网络和视频会议在认知度和使用率方面名列前茅。 事实上，85% 的受访者意识到网络和视频会议的好处，58% 的受访者经常在公司内部使用它。

为什么要召开虚拟会议？

转向在线会议有多个驱动因素：

减少开支。 更多的公司比以往任何时候都更加分散。 虚拟会议意味着分散的团队可以更轻松地协同工作，而不会产生机票、酒店、租车和餐饮的费用，也不会在机场安检队伍中浪费时间。

许多公司也在裁减现场销售人员，转而依赖内部销售团队。 内部销售代表可以在虚拟会议中进行演示，远远超出电话的影响（并且远低于亲自访问的预算）。

方便。 设置在线会议很容易。 在许多情况下，您下载会议软件并将其与您的电子邮件集成； 现在您需要的一切都在您的桌面上。 您可以跳过实时会议的用具和设备，例如投影仪和纸质演示文稿。 您可以使用此集成系统安排会议并邀请与会者，也可以随时主持会议。 一些解决方案是基于云的，在这种情况下您不需要安装任何东西。

比电话会议更有效。

在几个关键方面，虚拟会议比电话会议更丰富：

• 您可以与与会者共享您的屏幕，这样您就可以进行演示或展示文档，或者讨论大家同时看到的图形。
• 您可以显示每个与会者的实时视频，以便与会者可以看到彼此。
• 有些服务有白板，与会者可以实时共享。

虚拟会议的第一步

您的第一次虚拟会议可能有点吓人，特别是如果您是主持和促进会议的人。 有多个软件供应商可供选择，并且有大量帮助可以帮助您入门。 虚拟会议旨在取代面对面的会议，但准备工作有所不同。

从计划开始。 确定会议的目的、议程以及要邀请的人。 一些免费服务会限制参与者的数量，因此请注意任何限制。 对于你的第一次会议，从一个小组开始。 你可能会促成一次关于项目的简短会议。 或者，如果电子邮件字符串变得太长，您可以召开快速在线会议来解决问题。

当您邀请他人时，他们可能需要下载一些软件才能加入您的会议。 这是一个快速的过程，对您的与会者来说并不是特别困难。 几个软件平台已经不需要下载任何东西，邀请过程与发送电子邮件非常相似。

虚拟软件选项

如果您刚开始，可以从免费软件开始，例如 Google Hangouts 或 Skype。 您只需要一个互联网连接、台式机或移动设备以及一个免费帐户即可参与。 另外，请查看 Join.Me，这是一个非常适合临时会议的简单程序。 这些免费赠品有参与人数和时间限制。 大多数都可以作为 Android 和 iOS 设备上的应用程序使用。

一旦开始定期举行会议，您可能希望升级到具有更多选项和更高质量音频和视觉效果的其他提供商，例如 Citrix GoToMeeting 或 Cisco WebEx。

交互式会议的技巧

在面对面的会议中，您可以通过观察人们的肢体语言来了解他们的参与程度。 对于虚拟会议，您可以（也可以不）选择添加视频。 如果您能找到使会议具有互动性的方法，您的参与者将会更加投入。 通过为参与者提供参与方式，使联系变得个性化和互动：

• 使用白板。 打开白板，例如 WebEx 中的白板，以鼓励互动和协作。 共享它，以便会议中的任何人都可以添加文本、绘图、图形等。
• 使用谷歌文档。 例如，如果您正在一起编辑文档，任何有权访问具有编辑权限的 Google 文档的与会者都可以在其他人的完整视图下处理该文档。
• 包括多个演示者。 更换演讲者可以让人们保持参与——尤其是当他们知道下一个是他们的时候。 您的虚拟会议解决方案应该可以轻松更改演示者并将屏幕控制权从一位与会者交给另一位与会者。

许多解决方案可让您录制会议的音频和视频。 这样，您可以捕捉发生的一切并在必要时创建文字记录，或与错过会议的人分享录音

运行你的会议

发送邀请时，请附上您计划在会议中使用的讲义和信息。 使用可以轻松集成和/或附加计算机文件的软件平台，这样您就可以轻松获得电子表格、演示文稿和视频。 您可以轻松管理其他演示者、参与者，甚至可以指定聊天主持人。 大多数菜单都易于浏览和定位，以帮助您使用多个会议选项。

当会议开始并且每个人都加入时，您可能想要介绍每个人（或让他们自我介绍），让每个人都感到被包括在内。 明确而详细的议程也是一个好主意。 它有助于消除死角并保持物体移动。

当你浏览议程时，不要假设一个主题已经完成而过早地转到下一个项目。 虚拟会议和远程团队管理专家韦恩·图梅尔 (Wayne Turmel) 建议至少等待五秒钟，然后再假设参与者无话可说。 Turmel 声称，人们在虚拟环境中处理信息的时间实际上是在传统会议室中的两倍。 如果你对开始或保持对话感到焦虑，你总是可以找人提问。

一些虚拟会议解决方案允许您通过专有设计、徽标和颜色为您的会议室打上烙印。 每次输入时，以前使用的文档、记录的会议和信息都可以使用。

在许多虚拟会议环境中，您会听到“豆荚”一词。 这些是显示面板； 您可以将它们视为在会议室中显示多个窗口的一种方式。 它们为您提供了即时导入视频或图像的实用程序。

视频的优点

许多公司正在将视频会议视为改善协作的一种方式——尤其是对于远程团队而言。 企业视频会议系统的成本在下降，质量在提高，人们对这项技术也越来越满意。 视频交互可以改善通信。 例如，电话一端的长时间沉默可能会让您认为与您会面的人对您刚刚说的最后一句话不满意。 如果您正在参加视频会议，您将能够看到他们分心了——或者他们在微笑和点头。

通过使用您计划合并到下一个演示文稿中的功能来练习您的方法。 例如，尝试使用白板、交换演示者以及共享整个桌面或仅共享某个程序。 感觉可能有所不同，但这是未来的发展方向，它正在改变人们有效工作和协作的方式。