Vantaggi di aumento della produttività delle riunioni virtuali

Quanto tempo dedichi alle riunioni di persona? Secondo Atlassian (i creatori del software di pianificazione dei progetti JIRA), la maggior parte dei dipendenti partecipa a 62 riunioni al mese e la metà di esse è considerata una perdita di tempo, ovvero 31 ore al mese trascorse in riunioni improduttive.

Cosa puoi fare per ridurre quelle ore sprecate nella tua vita e nel tuo posto di lavoro? Una possibilità è quella di passare al virtuale, e questa è una tendenza in aumento in molte organizzazioni. In un sondaggio di Frost & Sullivan condotto tra i dirigenti di alto livello, le conferenze Web e video si sono classificate al primo posto per consapevolezza e utilizzo. Infatti, l'85% degli intervistati era consapevole dei vantaggi del Web e della videoconferenza e il 58% lo utilizza abitualmente all'interno della propria azienda.

Perché le riunioni virtuali?

Il passaggio alle riunioni online ha molteplici fattori trainanti:

Riduzione delle spese. Più aziende sono più distribuite che mai. Riunioni virtuali significano che i team distribuiti possono lavorare insieme più facilmente, senza incorrere in costi per biglietti aerei, hotel, auto a noleggio e pasti o perdere tempo nelle linee di sicurezza dell'aeroporto.

Molte aziende stanno anche riducendo i venditori sul campo e affidandosi a team di vendita interni. Il rappresentante di vendita interno può fare una demo in una riunione virtuale, andando ben oltre l'impatto di una telefonata (e molto al di sotto del budget di una visita di persona).

Convenienza. Organizzare una riunione online è facile. In molti casi, scarichi il software per meeting e lo integri con la tua email; ora tutto ciò di cui hai bisogno è sul tuo desktop. Puoi saltare gli accessori e i dispositivi delle riunioni in tempo reale, come proiettori e presentazioni cartacee. Puoi pianificare una riunione e invitare i partecipanti utilizzando questo sistema integrato e puoi anche ospitare una riunione in un batter d'occhio. Alcune soluzioni sono basate su cloud, nel qual caso non è necessario installare nulla.

Più efficace di una teleconferenza.

Una riunione virtuale è un'esperienza molto più ricca di una teleconferenza in diversi modi chiave:

• Puoi condividere il tuo schermo con i partecipanti, in modo da poter eseguire una presentazione o mostrare documenti o discutere un grafico che vedete tutti contemporaneamente.
• Potresti essere in grado di visualizzare un video dal vivo di ciascun partecipante, in modo che i partecipanti possano vedersi.
• Alcuni servizi dispongono di lavagne che i partecipanti possono condividere in tempo reale.

Primi passi verso una riunione virtuale

Il tuo primo incontro virtuale può essere un po' intimidatorio, soprattutto se sei la persona che lo ospita e lo facilita. Ci sono diversi fornitori di software tra cui scegliere e un sacco di aiuto disponibile per iniziare. Le riunioni virtuali sono progettate per sostituire le riunioni di persona, ma la preparazione è diversa.

Inizia pianificando. Determina lo scopo della tua riunione, la tua agenda e chi vuoi invitare. Alcuni servizi gratuiti limitano il numero di partecipanti, quindi fai attenzione a eventuali vincoli. Per il tuo primo incontro, inizia con un piccolo gruppo. Potresti facilitare un breve incontro su un progetto. Oppure, se una stringa di posta elettronica è diventata troppo lunga, potresti tenere una rapida riunione online per risolvere i problemi.

Quando inviti persone, potrebbe essere necessario scaricare un po' di software per partecipare alla riunione. Questo è un processo rapido e non un disagio particolare per i tuoi partecipanti. Diverse piattaforme software hanno eliminato la necessità di scaricare qualsiasi cosa e il processo di invito è molto simile all'invio di un'e-mail.

Opzioni software virtuali

Puoi iniziare con software gratuiti come Google Hangouts o Skype se hai appena iniziato. Una connessione Internet, un dispositivo desktop o mobile e un account gratuito sono tutto ciò di cui hai bisogno per partecipare. Inoltre, dai un'occhiata a Join.Me, un semplice programma ottimo per riunioni improvvisate. Questi omaggi hanno un numero limitato di partecipanti e limiti di tempo. La maggior parte sono disponibili come app su dispositivi Android e iOS.

Una volta che inizi a tenere riunioni regolari, potresti voler passare a un altro provider con più opzioni e audio e immagini di qualità superiore, come Citrix GoToMeeting o Cisco WebEx.

Suggerimenti per riunioni interattive

In una riunione di persona, hai il vantaggio di osservare il linguaggio del corpo delle persone per vedere quanto sono coinvolte. Per una riunione virtuale, potresti (o meno) avere la possibilità di aggiungere video. I tuoi partecipanti saranno più coinvolti se riesci a trovare modi per rendere la tua riunione interattiva. Rendi la connessione personale e interattiva offrendo ai partecipanti modi per impegnarsi:

• Usa le lavagne. Apri una lavagna, come quella in WebEx, per incoraggiare l'interazione e la collaborazione. Condividilo in modo che chiunque nella riunione possa aggiungere testo, disegni, grafica e altro ancora.
• Usa Google Documenti. Se state lavorando insieme per modificare un documento, ad esempio, qualsiasi partecipante con accesso al documento Google con privilegi di modifica può lavorarci in piena vista degli altri.
• Includi più relatori. Cambiare l'altoparlante mantiene le persone impegnate, soprattutto se sanno di essere le prossime. La tua soluzione per riunioni virtuali dovrebbe semplificare il cambio di relatore e dare il controllo dello schermo da un partecipante all'altro.

Molte soluzioni ti consentono di registrare l'audio e il video delle tue riunioni. In questo modo, puoi catturare tutto ciò che è accaduto e creare trascrizioni, se necessario, o condividere la registrazione con qualcuno che si è perso l'incontro

Gestire la tua riunione

Quando invii i tuoi inviti, allega le dispense e le informazioni che intendi utilizzare nella riunione. Utilizza una piattaforma software in grado di integrare e/o allegare facilmente i file del tuo computer e avrai così fogli di calcolo, presentazioni e video a portata di mano. Puoi gestire facilmente relatori e partecipanti aggiuntivi e persino designare un moderatore della chat. La maggior parte dei menu è facile da navigare e posizionata per aiutarti a utilizzare diverse opzioni della riunione.

Quando inizia la riunione e tutti si sono uniti, potresti voler presentare tutti (o farli presentare da soli) in modo che tutti si sentano inclusi. Anche un'agenda definita e dettagliata è una buona idea. Aiuta a eliminare lo spazio morto e mantiene le cose in movimento.

Mentre ti sposti nell'ordine del giorno, non dare per scontato che un argomento sia finito e passa troppo presto all'elemento successivo. Wayne Turmel, esperto di riunioni virtuali e gestione remota dei team, suggerisce di attendere almeno cinque secondi prima di presumere che i partecipanti non abbiano altro da dire. Turmel afferma che in realtà le persone impiegano il doppio del tempo per elaborare le informazioni in un ambiente virtuale rispetto a una sala riunioni tradizionale. Se sei ansioso di avviare o mantenere viva la conversazione, puoi sempre incaricare qualcuno di porre domande.

Alcune soluzioni per riunioni virtuali ti consentono di marchiare la tua sala riunioni, consentendo design, loghi e colori proprietari. Ogni volta che lo si accede, i documenti utilizzati in precedenza, le riunioni registrate e le informazioni sono pronte per l'uso.

In molti ambienti di riunioni virtuali, sentirai il termine pod. Questi sono pannelli di visualizzazione; potresti pensarli come un modo per visualizzare diverse finestre nella tua sala riunioni. Ti danno l'utilità di portare istantaneamente un video o un'immagine.

Le virtù del video

Molte aziende considerano la videoconferenza un modo per migliorare la collaborazione, in particolare per i team remoti. Il costo dei sistemi di videoconferenza aziendale sta diminuendo, la qualità sta migliorando e le persone stanno diventando più a loro agio con la tecnologia. Le interazioni video possono migliorare le comunicazioni. Ad esempio, un lungo silenzio all'estremità di un telefono potrebbe farti pensare che la persona che stai incontrando non sia contenta dell'ultima cosa che hai appena detto. Se sei in una videoconferenza, potresti vedere che sono stati distratti o che stanno sorridendo e annuendo.

Pratica il tuo approccio utilizzando le funzionalità che prevedi di incorporare nella tua prossima presentazione. Ad esempio, prova a utilizzare lavagne, scambiare relatori e condividere l'intero desktop o solo un determinato programma. Potrebbe sembrare diverso, ma è la direzione in cui si sta dirigendo il futuro e sta cambiando il modo in cui le persone lavorano e collaborano in modo efficace.