فوائد تعزيز الإنتاجية للاجتماعات الافتراضية

كم من الوقت تقضيه في الاجتماعات الشخصية؟ وفقًا لـ Atlassian (صانعي برنامج تخطيط المشاريع JIRA) ، يحضر معظم الموظفين 62 اجتماعًا في الشهر ، ويعتبر نصفهم مضيعة للوقت - أي 31 ساعة من كل شهر يقضونها في اجتماعات غير منتجة.

ما الذي يمكنك فعله لتقليل تلك الساعات الضائعة في حياتك ومكان عملك؟ أحد الاحتمالات هو أن تصبح افتراضيًا - وهذا اتجاه آخذ في الارتفاع في العديد من المنظمات. في استطلاع أجرته شركة Frost & Sullivan للمديرين التنفيذيين على مستوى C ، احتلت مؤتمرات الويب والفيديو مرتبة عالية من حيث الوعي والاستخدام. في الواقع ، كان 85 ٪ من المشاركين على دراية بفوائد مؤتمرات الويب والفيديو و 58 ٪ يستخدمونها بشكل روتيني داخل شركاتهم.

لماذا الاجتماعات الافتراضية؟

الانتقال إلى الاجتماعات عبر الإنترنت له عدة عوامل دافعة:

تقليل المصاريف. تم توزيع المزيد من الشركات أكثر من أي وقت مضى. الاجتماعات الافتراضية تعني أن الفرق الموزعة يمكنها العمل معًا بسهولة أكبر ، دون تكبد تكاليف تذاكر الطيران والفنادق وتأجير السيارات والوجبات ، أو إضاعة الوقت في خطوط الأمن بالمطار.

تقوم العديد من الشركات أيضًا بتخفيض عدد مندوبي المبيعات الميدانيين والاعتماد على فرق المبيعات الداخلية. يمكن لمندوب المبيعات الداخلية إجراء عرض توضيحي في اجتماع افتراضي ، يتجاوز تأثير المكالمة الهاتفية (وأقل بكثير من ميزانية الزيارة الشخصية).

راحة. يعد إعداد اجتماع عبر الإنترنت أمرًا سهلاً. في كثير من الحالات ، تقوم بتنزيل برنامج الاجتماع ودمجه مع بريدك الإلكتروني ؛ الآن كل ما تحتاجه موجود على سطح المكتب الخاص بك. يمكنك تخطي الأدوات والأجهزة الخاصة بالاجتماعات في الوقت الفعلي ، مثل أجهزة العرض والعروض التقديمية الورقية. يمكنك جدولة اجتماع ودعوة الحاضرين باستخدام هذا النظام المتكامل ، ويمكنك أيضًا استضافة اجتماع في مكان قريب. تعتمد بعض الحلول على السحابة ، وفي هذه الحالة لا تحتاج إلى تثبيت أي شيء.

أكثر فعالية من المكالمة الجماعية.

يعد الاجتماع الافتراضي تجربة أكثر ثراءً من المكالمة الجماعية من عدة طرق رئيسية:

• يمكنك مشاركة شاشتك مع الحاضرين ، بحيث يمكنك تشغيل عرض تقديمي أو إظهار المستندات ، أو مناقشة رسم تراه جميعًا في نفس الوقت.
• قد تتمكن من عرض فيديو مباشر لكل شخص حاضر ، حتى يتمكن الحاضرون من رؤية بعضهم البعض.
• تحتوي بعض الخدمات على ألواح معلومات يمكن للحضور مشاركتها في الوقت الفعلي.

الخطوات الأولى للاجتماع الافتراضي

قد يكون اجتماعك الافتراضي الأول مخيفًا بعض الشيء ، خاصة إذا كنت الشخص الذي يستضيف الاجتماع ويسهله. هناك العديد من مزودي البرامج للاختيار من بينهم والكثير من المساعدة المتاحة للبدء. تم تصميم الاجتماعات الافتراضية لتحل محل الاجتماعات الشخصية ، لكن الإعداد مختلف.

ابدأ بالتخطيط. حدد الغرض من اجتماعك وجدول أعمالك ومن تريد دعوته. تحد بعض الخدمات المجانية من عدد المشاركين ، لذا كن على دراية بأي قيود. لاجتماعك الأول ، ابدأ بمجموعة صغيرة. يمكنك تسهيل اجتماع موجز حول المشروع. أو ، إذا كانت سلسلة البريد الإلكتروني طويلة جدًا ، فقد تعقد اجتماعًا سريعًا عبر الإنترنت لحل المشكلات.

عندما تدعو أشخاصًا ، قد يحتاجون إلى تنزيل القليل من البرامج للانضمام إلى اجتماعك. هذه عملية سريعة وليست صعوبة خاصة للحاضرين. ألغت العديد من منصات البرامج الحاجة إلى تنزيل أي شيء ، وتشبه عملية الدعوة إلى حد كبير إرسال بريد إلكتروني.

خيارات البرامج الافتراضية

يمكنك البدء ببرامج مجانية مثل Google Hangouts أو Skype إذا كنت قد بدأت للتو. كل ما تحتاجه للمشاركة هو اتصال بالإنترنت وسطح مكتب أو جهاز محمول وحساب مجاني. تحقق أيضًا من Join.Me ، وهو برنامج بسيط رائع للاجتماعات المرتجلة. هذه الهدايا المجانية لها عدد محدود من المشاركين وقيود زمنية. يتوفر معظمها كتطبيقات على أجهزة Android و iOS.

بمجرد أن تبدأ في عقد اجتماعات منتظمة ، قد ترغب في الترقية إلى مزود آخر مع المزيد من الخيارات والصوت والمرئيات عالية الجودة ، مثل Citrix GoToMeeting أو Cisco WebEx.

نصائح للاجتماعات التفاعلية

في الاجتماع وجهًا لوجه ، لديك ميزة مشاهدة لغة جسد الأشخاص لمعرفة مدى تفاعلهم. بالنسبة للاجتماع الافتراضي ، قد يكون لديك (أو لا) خيار إضافة فيديو. سيكون المشاركون أكثر تفاعلًا إذا تمكنت من إيجاد طرق لجعل اجتماعك تفاعليًا. اجعل الاتصال شخصيًا وتفاعليًا من خلال منح المشاركين طرقًا للمشاركة:

• استخدم ألواح الكتابة. افتح لوحة بيضاء ، مثل تلك الموجودة في WebEx ، لتشجيع التفاعل والتعاون. شاركها حتى يتمكن أي شخص في الاجتماع من إضافة نصوص ورسومات ورسومات والمزيد.
• استخدم مستندات جوجل. إذا كنت تعمل معًا لتحرير مستند ، على سبيل المثال ، يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى مستند Google مع امتيازات التحرير العمل عليه في مرأى ومسمع للآخرين.
• قم بتضمين العديد من مقدمي العروض. يؤدي تغيير المتحدث إلى استمرار تفاعل الأشخاص - خاصةً إذا كانوا يعرفون أنهم التاليين. يجب أن يجعل حل الاجتماع الافتراضي الخاص بك من السهل تغيير المقدمين ومنح التحكم في الشاشة من أحد الحاضرين إلى التالي.

تتيح لك العديد من الحلول تسجيل الصوت والفيديو لاجتماعاتك. بهذه الطريقة ، يمكنك التقاط كل ما حدث وإنشاء نصوص إذا لزم الأمر ، أو مشاركة التسجيل مع شخص فاتني

إدارة اجتماعك

عندما ترسل دعواتك ، أرفق النشرات والمعلومات التي تخطط لاستخدامها في الاجتماع. استخدم منصة برمجية يمكنها بسهولة دمج و / أو إرفاق ملفات الكمبيوتر ، وبهذه الطريقة سيكون لديك جداول بيانات وعروض تقديمية ومقاطع فيديو في متناول يدك. يمكنك بسهولة إدارة المقدمين الإضافيين والمشاركين وحتى تعيين مشرف دردشة. يسهل التنقل في معظم القوائم ويتم وضعها لمساعدتك في استخدام خيارات اجتماعات متعددة.

عندما يبدأ الاجتماع وينضم الجميع ، قد ترغب في تقديم الجميع (أو جعلهم يقدمون أنفسهم) حتى يشعر الجميع بأنهم مشمولين. جدول أعمال محدد ومفصل هو أيضا فكرة جيدة. يساعد في القضاء على الفراغ الميت ويبقي الأشياء تتحرك.

أثناء التنقل في جدول الأعمال ، لا تفترض أن الموضوع قد انتهى وانتقل إلى العنصر التالي في وقت قريب جدًا. يقترح واين تورميل ، الخبير في الاجتماعات الافتراضية وإدارة الفريق عن بُعد ، الانتظار لمدة خمس ثوانٍ على الأقل قبل افتراض أن المشاركين ليس لديهم ما يقولونه. تدعي شركة Turmel أن معالجة المعلومات في بيئة افتراضية تستغرق ضعف الوقت الذي تستغرقه غرفة الاجتماعات التقليدية. إذا كنت قلقًا بشأن استمرار المحادثة أو استمرارها ، فيمكنك دائمًا زرع شخص لطرح الأسئلة.

تتيح لك بعض حلول الاجتماعات الافتراضية العلامة التجارية لغرفة الاجتماعات الخاصة بك ، من خلال السماح بالتصاميم والشعارات والألوان الخاصة. في كل مرة تقوم بإدخالها ، تكون المستندات المستخدمة سابقًا والاجتماعات المسجلة والمعلومات جاهزة للاستخدام.

في العديد من بيئات الاجتماعات الافتراضية ، ستسمع مصطلح pods. هذه لوحات عرض ؛ يمكنك التفكير فيها كطريقة لعرض العديد من النوافذ في غرفة الاجتماعات الخاصة بك. يوفرون لك الأداة المساعدة لإحضار مقطع فيديو أو صورة على الفور.

فضائل الفيديو

تبحث العديد من الشركات في مؤتمرات الفيديو كطريقة لتحسين التعاون - خاصة للفرق البعيدة. إن تكلفة أنظمة مؤتمرات الفيديو للمؤسسات آخذة في الانخفاض ، والجودة تتحسن ، وأصبح الناس أكثر راحة مع التكنولوجيا. يمكن أن تؤدي تفاعلات الفيديو إلى تحسين الاتصالات. على سبيل المثال ، قد يجعلك الصمت الطويل على أحد طرفي الهاتف تعتقد أن الشخص الذي تقابله غير سعيد بآخر شيء قلته للتو. إذا كنت في مؤتمر فيديو ، فستتمكن من رؤية أنه قد تم تشتيت انتباهه - أو أنه يبتسم ويومئ برأسه.

تدرب على نهجك باستخدام الميزات التي تخطط لدمجها في عرضك التقديمي التالي. على سبيل المثال ، جرب استخدام السبورات البيضاء ، وتبادل مقدمي العروض ، ومشاركة سطح المكتب بأكمله أو برنامج معين فقط. قد يبدو الأمر مختلفًا ، لكنه الطريقة التي يسير بها المستقبل ، وهو يغير وجه كيفية عمل الأشخاص وتعاونهم بفعالية.