仮想会議の生産性向上のメリット

対面でのミーティングにどのくらいの時間を費やしますか? Atlassian (プロジェクト計画ソフトウェア JIRA のメーカー) によると、ほとんどの従業員は 1 か月に 62 回の会議に出席し、そのうちの半分は時間の無駄であると考えられています。つまり、毎月 31 時間が非生産的な会議に費やされています。

生活や職場での無駄な時間を減らすために何ができますか? 1 つの可能性は、仮想化することです。これは、多くの組織で増加している傾向です。 Frost & Sullivan が C レベルのエグゼクティブを対象に行った調査では、Web およびビデオ会議が認知度と使用率で上位にランクされました。 実際、回答者の 85% が Web およびビデオ会議の利点を認識しており、58% が社内で日常的に使用しています。

仮想会議を使用する理由

オンライン会議への移行には、複数の推進要因があります。

経費削減。 ますます多くの企業がかつてないほど分散しています。 仮想会議は、分散したチームがより簡単に共同作業できることを意味し、航空運賃、ホテル、レンタカー、食事の費用が発生したり、空港のセキュリティ ラインで時間を無駄にしたりする必要がありません。

多くの企業は、フィールド セールス担当者を削減し、インサイド セールス チームに依存しています。 インサイドセールス担当者は、仮想会議でデモを行うことができ、電話の影響をはるかに超えます (そして、直接訪問する予算をはるかに下回ります)。

快適。 オンライン会議の設定は簡単です。 多くの場合、会議ソフトウェアをダウンロードしてメールに統合します。 必要なものはすべてデスクトップにあります。 プロジェクターや紙のプレゼンテーションなど、リアルタイム会議の道具やデバイスをスキップできます。 この統合システムを使用して会議をスケジュールし、出席者を招待できます。また、すぐに会議を主催することもできます。 一部のソリューションはクラウドベースであり、その場合は何もインストールする必要はありません。

電話会議より効果的です。

仮想会議は、いくつかの重要な点で電話会議よりもはるかに豊富なエクスペリエンスです。

• 画面を出席者と共有できるため、プレゼンテーションを実行したり、ドキュメントを表示したり、全員が同時に見ているグラフィックについて話し合ったりできます。
• 各出席者のライブ ビデオを表示できる場合があるため、出席者はお互いを見ることができます。
• 一部のサービスには、出席者がリアルタイムで共有できるホワイトボードがあります。

仮想会議への最初のステップ

初めてのバーチャル ミーティングは、特に主催者やファシリテーターである場合は、少し緊張するかもしれません。 選択できる複数のソフトウェア プロバイダーがあり、開始するために利用できるヘルプがたくさんあります。 バーチャル会議は、対面式の会議に取って代わるように設計されていますが、準備が異なります。

計画することから始めます。 会議の目的、議題、招待する相手を決定します。 一部の無料サービスでは、参加者の数を制限しているため、制約があることに注意してください。 初めてのミーティングは、少人数のグループから始めましょう。 プロジェクトに関する簡単な会議を進行するかもしれません。 または、電子メールの文字列が長くなりすぎた場合は、簡単なオンライン ミーティングを開いて問題を解決することもできます。

人を招待すると、会議に参加するためにソフトウェアを少しダウンロードする必要がある場合があります。 これは迅速なプロセスであり、出席者にとって特別な困難ではありません。 いくつかのソフトウェア プラットフォームでは、何もダウンロードする必要がありません。招待プロセスは、電子メールの送信と非常によく似ています。

仮想ソフトウェア オプション

始めたばかりの場合は、Google ハングアウトや Skype などの無料のソフトウェアから始めることができます。 参加に必要なのは、インターネット接続、デスクトップまたはモバイル デバイス、および無料のアカウントだけです。 また、即席の会議に最適なシンプルなプログラム、Join.Me もチェックしてください。 これらの景品には、参加者数と時間制限があります。 ほとんどは、Android および iOS デバイスのアプリとして利用できます。

定期的な会議の開催を開始したら、Citrix GoToMeeting や Cisco WebEx など、より多くのオプションと高品質のオーディオとビジュアルを備えた別のプロバイダーにアップグレードすることをお勧めします。

インタラクティブなミーティングのヒント

対面式の会議では、人々のボディー ランゲージを見て、彼らがどの程度関与しているかを確認できるという利点があります。 仮想会議の場合、ビデオを追加するオプションがある場合とない場合があります。 会議をインタラクティブにする方法を見つけることができれば、参加者はより熱心になります。 参加者に関与する方法を提供することで、接続を個人的かつインタラクティブにします。

• ホワイトボードを使用します。 相互作用とコラボレーションを促進するために、WebEx のようなホワイトボードを開きます。 共有して、会議の参加者全員がテキスト、図、グラフィックスなどを追加できるようにします。
• Google ドキュメントを使用します。 たとえば、ドキュメントを編集するために共同作業している場合、編集権限を持つ Google ドキュメントへのアクセス権を持つ出席者は、他の参加者の完全なビューで作業することができます。
• 複数の発表者を含めます。 スピーカーを変更すると、特に次の予定がわかっている場合は、人々の関与が維持されます。 仮想会議ソリューションでは、発表者を簡単に変更し、参加者間で画面を制御できるようにする必要があります。

多くのソリューションでは、会議の音声とビデオを記録できます。 そうすれば、起こったことをすべてキャプチャし、必要に応じてトランスクリプトを作成したり、記録を見逃した人と共有したりできます

ミーティングの運営

招待状を送信するときは、配布資料や会議で使用する予定の情報を添付してください。 コンピューター ファイルを簡単に統合および/または添付できるソフトウェア プラットフォームを使用すると、スプレッドシート、プレゼンテーション、およびビデオをすぐに利用できます。 追加のプレゼンターや参加者を簡単に管理したり、チャット モデレーターを指名したりすることもできます。 ほとんどのメニューはナビゲートしやすく、いくつかの会議オプションを使用しやすいように配置されています。

ミーティングが開始され、全員が参加したら、全員を紹介する (または自己紹介させる) ことで、全員が参加していると感じることができます。 明確で詳細なアジェンダも良い考えです。 デッドスペースをなくし、物事を動かし続けるのに役立ちます。

議題を進めていく際に、トピックが終わったと思い込んですぐに次の項目に移らないでください。 仮想会議とリモート チーム管理の専門家である Wayne Turmel は、参加者がそれ以上何も言うことがないと想定する前に、少なくとも 5 秒待つことを提案しています。 Turmel は、仮想環境で情報を処理するのに、従来の会議室よりも実際には 2 倍の時間がかかると主張しています。 会話を続けたり、続けたりすることに不安がある場合は、いつでも誰かに質問してもらうことができます。

一部の仮想会議ソリューションでは、独自のデザイン、ロゴ、および色を使用できるようにすることで、会議室をブランディングできます。 入力するたびに、以前に使用したドキュメント、記録された会議、および情報が使用できるようになります。

多くの仮想会議環境では、ポッドという用語を耳にします。 これらは表示パネルです。 会議室に複数のウィンドウを表示する方法と考えることができます。 ビデオや画像を即座に取り込むユーティリティを提供します。

ビデオの美徳

多くの企業は、特にリモート チームのコラボレーションを改善する方法として、ビデオ会議を検討しています。 エンタープライズ ビデオ会議システムのコストは下がり、品質は向上し、人々はテクノロジーに慣れてきています。 ビデオ インタラクションは、コミュニケーションを向上させることができます。 たとえば、電話の一方の端で長い沈黙が続くと、会っている相手があなたが最後に言ったことに不満を持っていると思うかもしれません. ビデオ会議に参加している場合、彼らが気が散っていること、または笑顔でうなずいていることがわかります。

次のプレゼンテーションに組み込む予定の機能を使用して、アプローチを練習します。 たとえば、ホワイトボードを使用したり、発表者を交換したり、デスクトップ全体または特定のプログラムのみを共有したりしてみてください。 感じ方は違うかもしれませんが、それが未来に向かっている道であり、人々が効果的に働き、協力する方法の様相を変えつつあります。