Как написать электронное письмо об отмене собеседования?

1. Дайте предварительное уведомление
2. Оставайтесь вежливым и профессиональным
3. Расскажите подробности интервью
4. Укажите причины отмены собеседования
5. Извинитесь за отмену
6. Упомяните возможности будущего сотрудничества
7. Завершите письмо благодарностью
8. Отправьте письмо как можно скорее

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. Mailtrack — ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Собеседование — это процесс, который определяет, возможны ли рабочие отношения между компанией и кандидатом. Но что, если вам нужно отменить интервью? Это может случиться как с работодателями, так и с кандидатами. Вы либо не заинтересованы в продолжении процесса подачи заявки, либо просто хотите перенести его на другое время. В любом случае, ваша задача — как можно скорее сообщить другому человеку (интервьюеру или интервьюируемому) и сделать это вежливо. Если вы просто не явитесь на встречу, вы будете выглядеть непрофессионально и можете испортить будущие варианты. Подумайте о том, чтобы написать электронное письмо, чтобы отменить интервью .

Разница между письмом об отмене кандидата и работодателя

У работодателей и кандидатов разные причины и, следовательно, разные подходы к написанию электронного письма об отмене. Давайте посмотрим, почему ваше электронное письмо с просьбой отменить собеседование имеет значение в зависимости от того, являетесь ли вы интервьюером или интервьюируемым.

Работодатель

Когда вы хотите отменить собеседование с кандидатом, первое, о чем вы должны подумать, — это репутация вашей компании. Другими словами, вы должны убедиться, что бренд вашей компании не пострадал. Когда вы относитесь к кандидату с неуважением к его времени и усилиям, вы рискуете, что его друзья и родственники узнают о вашем жестоком обращении. Таким образом, вы можете потерять не одного кандидата, а несколько потенциальных. Независимо от того, заинтересованы вы все еще в кандидате или нет, вы ни в коем случае не должны на него смотреть. Своевременно напишите им электронное письмо об отмене собеседования с предложением или без предложения перенести встречу.

Кандидат

Если вы отменяете собеседование по электронной почте в качестве кандидата, вы должны убедиться, что ваша надежность не будет скомпрометирована. Вы должны оставаться в хороших отношениях с интервьюером, потому что:

Когда и почему вы должны написать электронное письмо об отмене собеседования

Может быть четыре разных ситуации, в которых вам придется написать электронное письмо об отмене встречи. Давайте посмотрим на них ниже.

1. Вы работодатель и хотите отменить без переноса.

Это может произойти по ряду причин, таких как:

• Вы нашли более подходящего кандидата
• Ваша компания приняла решение закрыть позицию
• Руководство компании приняло решение отложить прием на работу нового сотрудника

2. Вы работодатель и хотите изменить расписание.

Вы по-прежнему заинтересованы в кандидате, но в связи со следующими обстоятельствами не можете провести собеседование в оговоренную дату:

• Произошло ЧП (вы заболели, оказались запертыми в квартире, у вас сломалась машина, ваш рейс задержали и т. д.)
• Были проблемы с расписанием, и интервью пришлось перенести
• Человек, который должен был проводить с вами собеседование, не может этого сделать.

3. Вы являетесь кандидатом и хотите отменить запись без переноса даты.

У вас как у кандидата могут быть свои причины, по которым вы больше не хотите идти на собеседование:

• Вы больше не заинтересованы в должности
• Вы получили предложение о работе от более привлекательной компании
• Вы прочитали плохие отзывы о компании
• У вас уже есть неудачный опыт работы с компанией, и вы не хотите продолжать

4. Вы являетесь кандидатом и хотите перенести дату.

Вот причины, по которым вам может понадобиться перенести собеседование на другую дату:

• Произошла чрезвычайная ситуация
• ты заболел
• Вы не подготовились к интервью
• У вас есть нерешенный вопрос на работе или дома, который не может ждать
• Вы согласились на собеседование с другой компанией, которое не могло быть назначено на другой день

Независимо от того, являетесь ли вы кандидатом или нанимающим лицом, вы должны быть профессиональны и вежливы в своей просьбе отменить собеседование. Если вы хотите перенести встречу, вам также необходимо четко сообщить о своем желании поговорить с человеком еще раз. Кроме того, убедитесь, что вы избегаете каких-либо конфликтов в расписании, прежде чем предлагать новый временной интервал.

И помните: после того, как вы отправили электронное письмо об отмене, пути назад уже нет. Вы не можете отменить это. Вы должны принять возможность того, что человек может не захотеть переносить встречу или может быть оскорблен вашим непостоянством. Постарайтесь написать письмо таким образом, чтобы получатель понял вашу ситуацию. Ниже приведены несколько советов для вас.

Советы по написанию электронного письма об отмене собеседования

Заблаговременно уведомить об отмене собеседования

Убедитесь, что вы написали человеку заранее. В идеале вы должны сделать это как минимум за 24 часа до запланированного собеседования. Имейте в виду, что все люди заняты, и изменить планы нелегко. Если вы отменяете собеседование при приеме на работу, сделайте это как можно скорее, чтобы собеседование назначило другого кандидата на ваш временной интервал.

Будьте вежливы и профессиональны, когда пишете электронное письмо об отмене.

Имейте в виду, что все может случиться в будущем. Как работодатель, вы можете захотеть нанять текущего кандидата в какой-то момент позже. Кроме того, те, кто когда-то были кандидатами, могут стать клиентами или партнерами вашей компании. Вы должны быть уверены, что между вами не сожжены мосты.

Как кандидат, вы можете подать заявку на работу в этой компании еще раз. Или может случиться так, что человек, с которым вы должны были поговорить, проведет собеседование на какую-то другую должность в какой-то другой компании. Никогда не знаешь, как все обернется в будущем, поэтому лучше запомниться как вежливый, порядочный и профессиональный человек.

Упомяните детали собеседования в электронном письме об отмене

В письме об отмене собеседования укажите вакансию и слово «интервью» в теме письма. В теле сообщения необходимо указать дату и время, когда должна была состояться встреча. Это поможет избежать недоразумений, а если у вашего получателя запланировано несколько интервью, то он сразу поймет, о каком из них вы говорите.

Укажите причины отмены собеседования

Вы должны указать уважительную причину отмены интервью, особенно если вы все еще надеетесь поговорить с получателем. Если вы отменяете собеседование из-за другого, лучше не говорить об этом прямо — достаточно сказать, что произошел рабочий конфликт. Если вы заболели, вы должны так и написать. Чтобы казаться более вежливым и внимательным, упомяните, что вы не хотите передавать ошибку никому.

Если вы являетесь кандидатом и больше не заинтересованы в работе, вам не нужно указывать какие-либо причины. Вы можете просто написать, что больше не просматриваете позицию. Если вы работодатель и нашли более подходящего кандидата, можно так и сказать.

Приносим извинения за отмену интервью и любые возможные неудобства

Отмена собеседования, безусловно, доставит неудобства вашему интервьюеру. Возможно, у них уже есть планы на интервью, и любое изменение в этих планах будет означать, что им нужно будет еще раз скорректировать свои планы.

Напишите искренние извинения и будьте вежливы. Дайте им понять, что вы по-прежнему заинтересованы в этой должности и сделаете все возможное, чтобы загладить их вину.

Назовите возможности для будущего сотрудничества

Если вы хотите перенести собеседование, дайте понять, что ваш интерес к работе (или кандидату) сохраняется. Кроме того, предложите другому человеку несколько дат на выбор. Тщательно выбирайте даты: вы, вероятно, не сможете снова отменить встречу.

Если вы отменяете интервью без переноса, вы можете выразить надежду на будущее сотрудничество, но делайте это только тогда, когда вы действительно этого хотите. Если вы отменяете встречу, потому что человек, с которым вы общались, был груб, вы, вероятно, не захотите иметь с ним дело снова.

Завершите письмо благодарностью

В конце письма об отказе от интервью поблагодарите получателя за терпение и понимание. Скажите им, что вы цените их время. Если вы меняете расписание, вы можете добавить, что вы были бы чрезвычайно благодарны за их гибкость. Не забудьте попросить человека подтвердить, что он получил ваше письмо.

Отправьте письмо как можно скорее

Чем раньше вы отправите письмо об отмене, тем легче другому человеку внести коррективы в свои планы. Не оставляйте это на последнюю минуту, если только это не чрезвычайная ситуация, которая заставит вас отменить собеседование. Убедитесь, что они получили электронное письмо, отреагировав, если это необходимо.

Лучшие примеры писем об отмене собеседования

Ниже мы привели примеры того, как отменить собеседование по электронной почте . См. один из четырех шаблонов в зависимости от того, являетесь ли вы кандидатом или работодателем, а также отменяете ли вы встречу или хотите перенести ее на другое время.

Шаблон письма об отмене собеседования для работодателей

Строка темы: [Должность] — Приглашение на собеседование (Отмена)

Дорогое имя,

Благодарим вас за интерес к работе в [Название компании] в качестве [Название должности]. К сожалению, нам пришлось отменить вакансию [Название должности] из-за нехватки персонала. Как следствие, интервью, которое было назначено на 14:00 [День, месяц], не состоится.

Я глубоко извиняюсь за неудобства. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы. Вы можете проверить нашу страницу карьеры для любых подходящих возможностей.

Спасибо за Ваше понимание.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

[Ваша электронная подпись]

Пример электронного письма об отмене собеседования с предложением перенести его (для работодателей)

Строка темы: [Должность] — Приглашение на собеседование (Изменение в расписании)

Дорогое имя,

Благодарим вас за интерес к работе в [Название компании] в качестве [Название должности]. К сожалению, мы вынуждены отменить интервью, назначенное на 14:00 [День, месяц], из-за непредвиденных проблем с расписанием. Можно ли перенести собеседование на любую из следующих дат?

11:00, [ДДММГГ]

12:00, [ДДММГГ]

Пожалуйста, пришлите мне ответ с подходящей датой. Если вы не доступны в любой из этих дней, я буду открыт для ваших предложений.

Пожалуйста, примите мои извинения за неудобства.

С нетерпением жду вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

[Ваша электронная подпись]

Электронное письмо об отмене собеседования: шаблон для кандидатов

Строка темы: [Должность] — Отмена интервью

Дорогое имя,

Большое спасибо за проявленный интерес к моей кандидатуре на должность [Название должности] и за приглашение на собеседование в [Название компании], запланированное на [День, Месяц]. Однако с сожалением должен сообщить вам, что вынужден отменить наше интервью. Я только что получил предложение от другой компании и прекращаю поиск работы. Я надеюсь на ваше понимание.

Я искренне благодарен за ваше время и внимание. Надеюсь, вы скоро найдете подходящего кандидата на эту должность.

Еще раз, пожалуйста, примите мои извинения.

С уважением,

[Ваше имя]

[Ваша электронная подпись]

Электронное письмо для отмены собеседования: пример для кандидатов, которые хотят перенести собеседование

Тема сообщения: [Должность] — Интервью (Изменение в расписании)

Дорогое имя,

Большое спасибо за проявленный интерес к моей кандидатуре на должность [Название должности] и за приглашение на собеседование в [Название компании], запланированное на [День, Месяц].

К сожалению, я не могу прийти на собеседование в оговоренный день из-за внезапной болезни. Я не хотел бы передавать его кому-либо из вашей компании. Прошу прощения и надеюсь на ваше понимание.

Есть ли возможность перенести мое собеседование на следующую неделю? Среда, [День, Месяц] или Четверг [День, Месяц] подошли бы мне лучше всего.

Еще раз, пожалуйста, примите мои извинения за такое короткое уведомление.

С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

[Ваше имя]

[Ваша электронная подпись]

Следуйте, если вы хотите перенести

После того, как вы получите ответ от человека, которому вы написали электронное письмо об отмене собеседования , не забудьте повторить свои извинения и выразить готовность встретиться с ним в оговоренное время. Спасибо им еще раз за внимание и понимание. Это поможет показать вашему собеседнику/собеседнику ваши искренние намерения и сделать их более склонными видеть вас на собеседовании.