Wie schreibe ich eine Interview-Absage-E-Mail?
Veröffentlicht: 2022-06-03
1. Geben Sie eine Vorankündigung
2. Bleiben Sie höflich und professionell
3. Erwähnen Sie Interviewdetails
4. Geben Sie Gründe für die Absage Ihres Vorstellungsgesprächs an
5. Entschuldigen Sie die Stornierung
6. Erwähnen Sie Möglichkeiten für eine zukünftige Zusammenarbeit
7. Beenden Sie den Brief mit Wertschätzung
8. Senden Sie den Brief so schnell wie möglich
Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs
Ein Vorstellungsgespräch ist ein Prozess, der feststellt, ob eine Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Kandidaten möglich ist. Aber was ist, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch absagen müssen? Dies kann sowohl Arbeitgebern als auch Bewerbern passieren. Sie haben entweder kein Interesse an einer Fortsetzung des Bewerbungsverfahrens oder möchten nur einen neuen Termin vereinbaren. In jedem Fall ist es Ihre Aufgabe, die andere Person (einen Interviewer oder einen Interviewten) so schnell wie möglich zu informieren und dies auf höfliche Weise zu tun. Einfach nicht zum Termin zu erscheinen, lässt Sie unprofessionell erscheinen und kann zukünftige Optionen ruinieren. Erwägen Sie, eine E-Mail zu schreiben , um ein Vorstellungsgespräch abzusagen .
Der Unterschied zwischen der Kündigungs-E-Mail von Kandidaten und Arbeitgebern
Arbeitgeber und Bewerber haben unterschiedliche Gründe und damit auch unterschiedliche Herangehensweisen, eine Kündigungs-E-Mail zu schreiben. Lassen Sie uns sehen, warum Ihre „Interview abbrechen“-E-Mail wichtig ist, je nachdem, ob Sie ein Interviewer oder ein Interviewpartner sind.
Arbeitgeber
Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch mit einem Kandidaten absagen möchten, sollten Sie zuerst an den Ruf Ihres Unternehmens denken. Mit anderen Worten, Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Unternehmensmarke nicht beeinträchtigt wird. Wenn Sie einen Kandidaten mit einem Mangel an Respekt für seine Zeit und Bemühungen behandeln, riskieren Sie, dass seine Freunde und Verwandten von Ihrer Misshandlung erfahren. Auf diese Weise könnten Sie nicht nur einen Kandidaten verlieren, sondern gleich mehrere potenzielle. Unabhängig davon, ob Sie noch an dem Kandidaten interessiert sind oder nicht, sollten Sie ihn auf keinen Fall anstarren. Schreiben Sie ihm rechtzeitig eine Arbeitgeber-E-Mail „Interview absagen“ mit oder ohne Vorschlag, Ihren Termin zu verschieben.
Kandidat
Wenn Sie als Kandidat ein Vorstellungsgespräch per E-Mail absagen , müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Zuverlässigkeit nicht beeinträchtigt wird. Sie sollten mit dem Interviewer in gutem Kontakt bleiben, weil:
Wann und warum Sie eine Interview-Absage-E-Mail schreiben sollten
Es kann vier verschiedene Situationen geben, in denen Sie eine Terminabsage-E-Mail schreiben müssten. Sehen wir sie uns unten an.
1. Sie sind Arbeitgeber und möchten ohne Umschuldung kündigen.
Dies kann aus einer Reihe von Gründen geschehen, wie z.
- Sie haben einen qualifizierteren Kandidaten gefunden
- Ihr Unternehmen hat beschlossen, die Position zu schließen
- Die Unternehmensleitung beschloss, die Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu verschieben
2. Sie sind Arbeitgeber und möchten umbuchen.
Sie interessieren sich weiterhin für den Kandidaten, können das Vorstellungsgespräch aber aufgrund folgender Umstände nicht zum vereinbarten Termin durchführen:
- Ein Notfall ist eingetreten (Sie wurden krank, wurden in der Wohnung eingesperrt, Ihr Auto hat eine Panne, Ihr Flug hatte Verspätung usw.)
- Es gab Terminprobleme und das Interview muss verschoben werden
- Die Person, die das Interview mit Ihnen führen sollte, kann es nicht schaffen
3. Sie sind Kandidat und möchten ohne Umbuchung stornieren.
Als Kandidat können Sie Ihre eigenen Gründe haben, warum Sie nicht mehr an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen möchten:
- Sie haben kein Interesse mehr an der Stelle
- Sie haben ein Stellenangebot von einem attraktiveren Unternehmen
- Sie haben schlechte Bewertungen über das Unternehmen gelesen
- Sie haben bereits schlechte Erfahrungen mit dem Unternehmen gemacht und möchten nicht weitermachen
4. Sie sind Kandidat und möchten umbuchen.
Hier sind die Gründe, warum Sie Ihr Vorstellungsgespräch möglicherweise auf einen anderen Termin verschieben müssen:
- Ein Notfall ist eingetreten
- Du bist krank geworden
- Sie haben sich nicht auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet
- Sie haben ein ungelöstes Problem bei der Arbeit oder zu Hause, das nicht warten kann
- Sie haben einem Vorstellungsgespräch bei einem anderen Unternehmen zugestimmt, das an keinem anderen Tag stattfinden konnte
Ganz gleich, ob Sie ein Kandidat oder eine einstellende Person sind, Sie müssen bei Ihrer Anfrage, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, professionell und höflich sein. Falls Sie einen Termin verschieben möchten, müssen Sie auch Ihr Interesse an einem erneuten Gespräch mit der Person klar zum Ausdruck bringen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Terminkonflikte vermeiden, bevor Sie ein neues Zeitfenster vorschlagen.
Und denken Sie daran: Sobald Sie eine Kündigungs-E-Mail gesendet haben, gibt es kein Zurück mehr. Sie können es nicht rückgängig machen. Sie müssen die Möglichkeit akzeptieren, dass eine Person den Termin nicht verschieben möchte oder sich über Ihre mangelnde Konstanz beleidigt fühlt. Versuchen Sie, Ihre E-Mail so zu schreiben, dass Ihr Empfänger Ihre Situation versteht. Nachfolgend finden Sie einige Tipps für Sie.
Tipps zum Schreiben einer E- Mail mit der Absage eines Vorstellungsgesprächs
Geben Sie eine Vorankündigung für die Absage Ihres Vorstellungsgesprächs
Stellen Sie sicher, dass Sie der Person im Voraus eine Nachricht senden. Idealerweise sollten Sie dies mindestens 24 Stunden vor dem geplanten Vorstellungsgespräch tun. Denken Sie daran, dass alle Menschen beschäftigt sind und es nicht einfach ist, Pläne zu ändern. Wenn Sie Ihr Vorstellungsgespräch absagen, können Sie es so schnell wie möglich tun, damit das Vorstellungsgespräch einen anderen Kandidaten für Ihr Zeitfenster einplanen kann
Bleiben Sie höflich und professionell, wenn Sie Ihre Kündigungs-E-Mail schreiben
Denken Sie daran, dass in der Zukunft alles passieren kann. Als Arbeitgeber möchten Sie vielleicht den aktuellen Kandidaten zu einem späteren Zeitpunkt einstellen. Außerdem können diejenigen, die einst Kandidaten waren, zu Kunden oder Partnern Ihres Unternehmens werden. Sie müssen sicher sein, dass keine Brücken zwischen Ihnen abgebrannt sind.
Als Kandidat können Sie sich möglicherweise erneut auf eine Stelle bei diesem Unternehmen bewerben. Oder es kann passieren, dass die Person, mit der Sie sprechen sollten, Sie für eine andere Stelle bei einem anderen Unternehmen interviewt. Du weißt nie, wie sich die Dinge in der Zukunft entwickeln werden, also bleibe besser als höfliche, anständige und professionelle Person in Erinnerung.
Erwähnen Sie Details zum Vorstellungsgespräch in der Stornierungs-E-Mail
Schreiben Sie in Ihrer E-Mail zur Absage des Vorstellungsgesprächs die Stellenausschreibung und das Wort „Vorstellungsgespräch“ in die Betreffzeile. Im Text Ihrer Nachricht müssen Sie das Datum und die Uhrzeit angeben, zu der der Termin festgelegt wurde. So vermeiden Sie Missverständnisse und falls Ihr Empfänger mehrere Vorstellungsgespräche geplant hatte, weiß er oder sie sofort, von welchem Sie sprechen.
Geben Sie Gründe für die Absage Ihres Vorstellungsgesprächs an
Sie sollten einen triftigen Grund für die Absage des Interviews angeben, insbesondere wenn Sie immer noch hoffen, mit Ihrem Empfänger zu sprechen. Wenn Sie wegen eines anderen Vorstellungsgesprächs absagen, ist es besser, dies nicht direkt zu sagen – es würde ausreichen, zu sagen, dass ein Arbeitskonflikt aufgetreten ist. Wenn du krank wurdest, solltest du das schreiben. Erwähnen Sie, um höflicher und rücksichtsvoller zu wirken, dass Sie den Fehler an niemanden weitergeben möchten.
Falls Sie Kandidat sind und kein Interesse mehr an der Stelle haben, müssen Sie keine Gründe angeben. Sie können einfach schreiben, dass Sie die Stelle nicht mehr sehen. Wenn Sie ein Arbeitgeber sind und einen geeigneteren Kandidaten gefunden haben, können Sie das gerne sagen.
Entschuldigen Sie die Absage des Interviews und mögliche Unannehmlichkeiten
Eine Absage des Vorstellungsgesprächs ist für Ihren Gesprächspartner sicherlich eine Unannehmlichkeit. Sie haben möglicherweise bereits Pläne für das Vorstellungsgespräch gemacht, und jede Änderung dieser Pläne bedeutet, dass sie ihre Pläne erneut anpassen müssen.
Schreiben Sie eine aufrichtige Entschuldigung und seien Sie höflich. Machen Sie ihnen klar, dass Sie nach wie vor an der Stelle interessiert sind und alles tun werden, um nachzuholen.
Nennen Sie Möglichkeiten für eine zukünftige Zusammenarbeit
Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben möchten, machen Sie deutlich, dass Ihr Interesse an der Stelle (oder dem Kandidaten) bestehen bleibt. Schlagen Sie auch mehrere Termine vor, aus denen die andere Person wählen kann. Wählen Sie die Daten sorgfältig aus: Wahrscheinlich können Sie den Termin nicht mehr stornieren.
Wenn Sie das Vorstellungsgespräch ohne Neuterminierung absagen, können Sie Hoffnungen auf eine zukünftige Zusammenarbeit äußern, tun Sie dies aber nur, wenn Sie es wirklich ernst meinen. Wenn Sie kündigen, weil die Person, mit der Sie kommuniziert haben, unhöflich war, möchten Sie wahrscheinlich nicht noch einmal mit ihr zu tun haben.
Beenden Sie den Brief mit Wertschätzung
Bedanken Sie sich am Ende Ihrer Ablehnungs-E-Mail für das Vorstellungsgespräch beim Empfänger für seine Geduld und sein Verständnis. Sagen Sie ihnen, dass Sie ihre Zeit schätzen. Falls Sie umplanen, können Sie hinzufügen, dass Sie für ihre Flexibilität äußerst dankbar wären. Vergessen Sie nicht, die Person zu bitten, den Erhalt Ihrer E-Mail zu bestätigen.
Senden Sie den Brief so schnell wie möglich
Je früher Sie Ihr Kündigungsschreiben versenden, desto einfacher ist es für eine andere Person, ihre Pläne anzupassen. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall, der Sie dazu zwingt, das Vorstellungsgespräch abzusagen. Stellen Sie sicher, dass sie die E-Mail erhalten haben, indem Sie bei Bedarf nachhaken.
Beste Beispiele für E-Mails zur Absage von Vorstellungsgesprächen
Nachfolgend haben wir Beispiele für die Stornierung eines Vorstellungsgesprächs per E-Mail zusammengestellt . Bitte sehen Sie sich eine der vier Vorlagen an, je nachdem, ob Sie Kandidat oder Arbeitgeber sind und ob Sie den Termin nur stornieren oder verschieben möchten.
E-Mail-Vorlage zum Abbrechen eines Vorstellungsgesprächs für Arbeitgeber
Betreffzeile: [Stelle] – Einladung zum Vorstellungsgespräch (Absage)
Lieber Name,
Vielen Dank für Ihr Interesse, bei [Name des Unternehmens] als [Positionsbezeichnung] einzusteigen. Leider mussten wir die Stelle [Position Title] aufgrund eines Personalrückgangs kündigen. Daher findet das Interview, das am [Tag, Monat] um 14:00 Uhr geplant war, nicht statt.
Ich entschuldige mich zutiefst für die Unannehmlichkeiten. Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben. Sie können auf unserer Karriereseite nach geeigneten Möglichkeiten suchen.
Danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihren Namen]
[Ihre E-Mail-Signatur]
E-Mail-Beispiel für die Absage eines Vorstellungsgesprächs mit einem Vorschlag zur Terminverschiebung (für Arbeitgeber)
Betreffzeile: [Position] – Einladung zum Vorstellungsgespräch (Änderung des Zeitplans)
Lieber Name,
Vielen Dank für Ihr Interesse, bei [Name des Unternehmens] als [Positionsbezeichnung] einzusteigen. Leider müssen wir das für 14:00 Uhr am [Tag, Monat] geplante Interview aufgrund unvorhergesehener Zeitplanprobleme absagen. Wäre es möglich, das Vorstellungsgespräch auf einen der folgenden Termine zu verschieben?
11 Uhr, [TTMMJJ]
12 Uhr, [TTMMJJ]
Bitte senden Sie mir eine Antwort mit einem passenden Datum. Sollten Sie an diesen Tagen nicht erreichbar sein, bin ich für Ihre Vorschläge offen.
Bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihren Namen]
[Ihre E-Mail-Signatur]
Interview-E-Mail absagen: Vorlage für Kandidaten
Betreffzeile: [Position] – Absage des Vorstellungsgesprächs
Lieber Name,
Vielen Dank für Ihr Interesse an meiner Kandidatur für die Position von [Positionstitel] und für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch mit [Name des Unternehmens], das am [Tag, Monat] geplant ist. Allerdings muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich unser Interview absagen muss. Ich habe gerade ein Angebot von einem anderen Unternehmen erhalten und breche meine Stellensuche ab. Ich hoffe für Ihr Verständnis.
Ich bin aufrichtig dankbar für Ihre Zeit und Überlegung. Ich hoffe, Sie finden bald einen geeigneten Kandidaten für die Besetzung der Stelle.
Nochmals, bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihren Namen]
[Ihre E-Mail-Signatur]
E-Mail zur Absage des Vorstellungsgesprächs: Beispiel für Kandidaten, die den Termin verschieben möchten
Betreffzeile: [Position] – Vorstellungsgespräch (Änderung des Zeitplans)
Lieber Name,
Vielen Dank für Ihr Interesse an meiner Kandidatur für die Position von [Positionstitel] und für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch mit [Name des Unternehmens], das am [Tag, Monat] geplant ist.
Leider kann ich aufgrund meiner plötzlichen Erkrankung nicht zum vereinbarten Termin zum Vorstellungsgespräch erscheinen. Ich möchte es an niemanden aus Ihrem Unternehmen weitergeben. Ich entschuldige mich und hoffe auf Ihr Verständnis.
Gibt es eine Möglichkeit, mein Vorstellungsgespräch auf nächste Woche zu verschieben? Mittwoch, [Tag, Monat] oder Donnerstag [Tag, Monat] würde für mich am besten funktionieren.
Nochmals, bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung für die so kurzfristige Benachrichtigung.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihren Namen]
[Ihre E-Mail-Signatur]
Follow-up, wenn Sie den Termin verschieben möchten
Nachdem Sie eine Antwort von der Person erhalten haben, an die Sie eine E-Mail mit der Absage des Vorstellungsgesprächs geschrieben haben, entschuldigen Sie sich erneut und erklären Sie sich bereit, sie zu einem vereinbarten Zeitpunkt zu treffen. Ich danke ihnen noch einmal für ihre Aufmerksamkeit und ihr Verständnis. Dies wird dazu beitragen, Ihrem Gesprächspartner Ihre aufrichtigen Absichten zu zeigen und ihn eher dazu zu bringen, Sie beim Vorstellungsgespräch zu sehen.