Jak napisać e-mail o anulowaniu rozmowy kwalifikacyjnej?
Opublikowany: 2022-06-03
1. Poinformuj z wyprzedzeniem
2. Bądź uprzejmy i profesjonalny
3. Podaj szczegóły rozmowy kwalifikacyjnej
4. Podaj powody odwołania rozmowy kwalifikacyjnej
5. Przeproś za anulowanie
6. Wspomnij możliwości przyszłej współpracy
7. Zakończ list z uznaniem
8. Wyślij list jak najszybciej
Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów
Rozmowa kwalifikacyjna to proces, który określa, czy możliwa jest relacja robocza między firmą a kandydatem. Ale co, jeśli musisz odwołać rozmowę kwalifikacyjną? Może się to zdarzyć zarówno pracodawcom, jak i kandydatom. Albo nie jesteś zainteresowany kontynuowaniem procesu aplikacji, albo po prostu chcesz zmienić termin. W każdym razie Twoim zadaniem jest jak najszybsze poinformowanie drugiej osoby (przeprowadzającej wywiad lub rozmówcy) i zrobienie tego w uprzejmy sposób. Po prostu niestawienie się na spotkaniu sprawia, że wydajesz się nieprofesjonalny i może zrujnować przyszłe opcje. Rozważ napisanie e-maila, aby anulować rozmowę kwalifikacyjną .
Różnica między e-mailem dotyczącym anulowania kandydata i pracodawcy
Pracodawcy i kandydaci mają różne powody, a zatem różne podejścia do pisania wiadomości e-mail z anulowaniem. Zobaczmy, dlaczego Twój e-mail „anuluj wywiad” ma znaczenie w zależności od tego, czy jesteś ankieterem, czy rozmówcą.
Pracodawca
Kiedy chcesz odwołać rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem, pierwszą rzeczą, o której powinieneś pomyśleć, jest reputacja Twojej firmy. Innymi słowy, powinieneś upewnić się, że nie ma to wpływu na markę Twojej firmy. Kiedy traktujesz kandydata z brakiem szacunku dla jego czasu i wysiłków, ryzykujesz, że jego przyjaciele i bliscy dowiedzą się o twoim złym traktowaniu. W ten sposób możesz stracić nie tylko jednego kandydata, ale wielu potencjalnych. Niezależnie od tego, czy nadal jesteś zainteresowany kandydatem, czy nie, nie ma mowy, abyś miał na nim duchy. Napisz im w odpowiednim czasie e-mail z informacją o odwołaniu rozmowy kwalifikacyjnej z lub bez sugestii zmiany terminu spotkania.
Kandydat
Jeśli jako kandydat anulujesz rozmowę kwalifikacyjną przez e-mail , musisz upewnić się, że Twoja wiarygodność nie zostanie zagrożona. Powinieneś pozostać w dobrych stosunkach z ankieterem, ponieważ:
Kiedy i dlaczego powinieneś napisać e-mail z odwołaniem rozmowy kwalifikacyjnej ?
Mogą istnieć cztery różne sytuacje, w których będziesz musiał napisać e-mail o odwołaniu spotkania. Zobaczmy je poniżej.
1. Jesteś pracodawcą i chcesz zrezygnować bez zmiany terminu.
Może się to zdarzyć z wielu powodów, takich jak:
- Znalazłeś bardziej wykwalifikowanego kandydata
- Twoja firma zdecydowała się zamknąć pozycję
- Zarząd firmy zdecydował o odroczeniu zatrudnienia nowego pracownika
2. Jesteś pracodawcą i chcesz zmienić termin.
Nadal jesteś zainteresowany kandydatem, ale z uwagi na następujące okoliczności nie możesz przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjnej w umówionym terminie:
- Nastąpiła sytuacja awaryjna (zachorowałeś, zostałeś zamknięty w mieszkaniu, samochód się zepsuł, Twój lot był opóźniony i tak dalej)
- Pojawiły się problemy z planowaniem i rozmowa musi zostać przeniesiona
- Osoba, która miała przeprowadzić z tobą rozmowę, nie może tego zrobić
3. Jesteś kandydatem i chcesz zrezygnować bez zmiany terminu.
Jako kandydat możesz mieć własne powody, dla których nie chcesz już brać udziału w rozmowie kwalifikacyjnej:
- Nie jesteś już zainteresowany stanowiskiem
- Masz ofertę pracy w atrakcyjniejszej firmie
- Przeczytałeś złe recenzje o firmie
- Masz już złe doświadczenia z firmą i nie chcesz kontynuować
4. Jesteś kandydatem i chcesz zmienić termin.
Oto powody, dla których może być konieczne przeniesienie rozmowy kwalifikacyjnej na inny termin:
- Wystąpiła sytuacja awaryjna
- jesteś chory
- Nie przygotowałeś się do rozmowy kwalifikacyjnej
- Masz nierozwiązany problem w pracy lub domu, który nie może czekać
- Zgodziłeś się na rozmowę kwalifikacyjną z inną firmą, której nie można było umówić na żaden inny dzień
Bez względu na to, czy jesteś kandydatem, czy osobą zatrudniającą, musisz być profesjonalny i uprzejmy w swojej prośbie o anulowanie rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli chcesz przełożyć wizytę, musisz również wyraźnie wyrazić zainteresowanie ponowną rozmową z tą osobą. Pamiętaj też, aby uniknąć konfliktów z harmonogramem, zanim zasugerujesz nowy przedział czasowy.
I pamiętaj: po wysłaniu e-maila z anulowaniem nie ma odwrotu. Nie możesz tego cofnąć. Musisz zaakceptować możliwość, że dana osoba może nie chcieć zmieniać terminu lub może być urażona twoim brakiem konsekwencji. Postaraj się napisać e-mail w taki sposób, aby odbiorca zrozumiał Twoją sytuację. Poniżej kilka wskazówek dla Ciebie.
Wskazówki dotyczące pisania wiadomości e-mail z anulowaniem rozmowy kwalifikacyjnej
Przekaż z wyprzedzeniem powiadomienie o odwołaniu rozmowy kwalifikacyjnej
Upewnij się, że napisz do tej osoby z wyprzedzeniem. Najlepiej zrobić to co najmniej 24 godziny przed zaplanowaną rozmową kwalifikacyjną. Pamiętaj, że wszyscy ludzie są zajęci, a zmiana planów nie jest łatwa. Jeśli odwołujesz rozmowę kwalifikacyjną, zrobienie tego tak szybko, jak to możliwe, może pozwolić na zaplanowanie rozmowy kwalifikacyjnej innego kandydata na Twój przedział czasowy
Zachowaj uprzejmość i profesjonalizm podczas pisania wiadomości e-mail z anulowaniem
Pamiętaj, że w przyszłości może się zdarzyć wszystko. Jako pracodawca możesz później zatrudnić obecnego kandydata. Poza tym ci, którzy byli kiedyś kandydatami, mogą stać się klientami lub partnerami Twojej firmy. Musisz być pewien, że między wami nie ma spalonych mostów.
Jako kandydat możesz ponownie ubiegać się o stanowisko w tej firmie. Może się też zdarzyć, że osoba, z którą miałeś porozmawiać, przeprowadzi z Tobą rozmowę kwalifikacyjną na inne stanowisko w innej firmie. Nigdy nie wiesz, jak potoczą się sprawy w przyszłości, więc lepiej zapamiętaj Cię jako osobę uprzejmą, przyzwoitą i profesjonalną.
Wzmianka o szczegółach rozmowy kwalifikacyjnej w wiadomości e-mail dotyczącej anulowania
W wiadomości e-mail, aby anulować rozmowę kwalifikacyjną , wpisz stanowisko i słowo „rozmowa kwalifikacyjna” w temacie. W treści wiadomości musisz podać datę i godzinę umówionego spotkania. Pomoże to uniknąć wszelkich nieporozumień, a jeśli Twój odbiorca miał zaplanowanych kilka wywiadów, od razu będzie wiedział, o którym z nich mówisz.
Podaj powody odwołania rozmowy kwalifikacyjnej
Powinieneś podać uzasadniony powód odwołania rozmowy, zwłaszcza jeśli nadal masz nadzieję na rozmowę z odbiorcą. Jeśli odwołujesz się z powodu kolejnej rozmowy, lepiej nie mówić tego wprost — wystarczy powiedzieć, że doszło do konfliktu w pracy. Jeśli zachorowałeś, powinieneś tak napisać. Aby wyglądać na bardziej uprzejmego i taktownego, wspomnij, że nie chcesz nikomu przekazywać błędu.
Jeśli jesteś kandydatem i nie jesteś już zainteresowany pracą, nie musisz podawać żadnych powodów. Możesz po prostu napisać, że nie przeglądasz już pozycji. Jeśli jesteś pracodawcą i znalazłeś bardziej odpowiedniego kandydata, możesz to powiedzieć.
Przepraszamy za odwołanie rozmowy kwalifikacyjnej i ewentualne niedogodności
Odwołanie rozmowy kwalifikacyjnej z pewnością będzie niedogodnością dla Twojego ankietera. Być może mieli już plany na rozmowę kwalifikacyjną, a każda zmiana w tych planach będzie oznaczać, że będą musieli ponownie dostosować swoje plany.
Napisz szczere przeprosiny i bądź uprzejmy. Spraw, aby zrozumieli, że nadal jesteś zainteresowany pozycją i zrobisz wszystko, co możliwe, aby je naprawić.
Wspomnij o możliwościach przyszłej współpracy
Jeśli chcesz przełożyć rozmowę kwalifikacyjną, wyjaśnij, że nadal interesujesz się pracą (lub kandydatem). Zaproponuj także kilka dat dla drugiej osoby do wyboru. Starannie dobieraj daty: prawdopodobnie nie będziesz mógł ponownie odwołać wizyty.
Jeśli odwołujesz rozmowę bez zmiany terminu, możesz wyrazić nadzieję na przyszłą współpracę, ale rób to tylko wtedy, gdy naprawdę tego chcesz. Jeśli anulujesz, ponieważ osoba, z którą się komunikujesz, była niegrzeczna, prawdopodobnie nie chciałbyś się z nią ponownie zajmować.
Na końcu wiadomości e-mail dotyczącej odrzucenia rozmowy kwalifikacyjnej podziękuj odbiorcy za cierpliwość i zrozumienie. Powiedz im, że doceniasz ich czas. W przypadku zmiany harmonogramu możesz dodać, że będziesz bardzo wdzięczny za ich elastyczność. Nie zapomnij poprosić osobę o potwierdzenie otrzymania Twojego e-maila.
Im szybciej wyślesz swój list rezygnacyjny, tym łatwiej będzie innej osobie dokonać korekty w swoich planach. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę, chyba że sytuacja awaryjna zmusza Cię do odwołania rozmowy kwalifikacyjnej. Upewnij się, że otrzymali wiadomość e-mail, jeśli to konieczne.
Najlepsze przykłady e-maili z anulowaniem rozmowy kwalifikacyjnej
Poniżej przedstawiamy przykłady, jak anulować rozmowę kwalifikacyjną przez e-mail . Zapoznaj się z jednym z czterech szablonów w zależności od tego, czy jesteś kandydatem, czy pracodawcą i czy właśnie odwołujesz lub chcesz przełożyć spotkanie.
Szablon e-maila z anulowaniem rozmowy kwalifikacyjnej dla pracodawców
Wiersz tematu: [Stanowisko] — Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną (Anulowanie)
Drogie imię,
Dziękujemy za zainteresowanie dołączeniem do [Nazwa firmy] jako [Tytuł stanowiska]. Niestety musieliśmy odwołać stanowisko [Tytuł stanowiska] z powodu spadku zatrudnienia. W konsekwencji rozmowa kwalifikacyjna zaplanowana na godz. 14.00 na [Dzień, Miesiąc] nie odbędzie się.
Bardzo przepraszam za niedogodności. Nie wahaj się ze mną skontaktować, jeśli masz jakiekolwiek pytania. Możesz sprawdzić naszą stronę Kariera, aby znaleźć odpowiednie możliwości.
Dziękuję za zrozumienie.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Twój podpis e-mail]
Przykładowy e-mail dotyczący anulowania rozmowy kwalifikacyjnej z sugestią zmiany terminu (dla pracodawców)
Wiersz tematu: [Stanowisko] — Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną (zmiana harmonogramu)
Drogie imię,
Dziękujemy za zainteresowanie dołączeniem do [Nazwa firmy] jako [Tytuł stanowiska]. Niestety, musimy odwołać rozmowę kwalifikacyjną zaplanowaną na 14:00 w [Dzień, Miesiąc] z powodu nieprzewidzianych problemów z harmonogramem. Czy byłoby możliwe przełożenie rozmowy kwalifikacyjnej na którykolwiek z poniższych terminów?
11:00, [DDMMRR]
12:00, [DDMMRR]
Proszę o odpowiedź z dogodnym terminem. Jeśli nie będziesz dostępny w żadnym z tych dni, będę otwarty na Twoje sugestie.
Proszę przyjąć moje przeprosiny za niedogodności.
Czekam na twoją odpowiedź.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Twój podpis e-mail]
Anuluj e-mail na rozmowę kwalifikacyjną: szablon dla kandydatów
Wiersz tematu: [Stanowisko] — Anulowanie wywiadu
Drogie imię,
Bardzo dziękuję za zainteresowanie moją kandydaturą na stanowisko [Tytuł Stanowiska] i zaproszenie mnie na rozmowę kwalifikacyjną z [Nazwa Firmy] zaplanowaną na [Dzień, Miesiąc]. Z przykrością muszę jednak powiedzieć, że muszę odwołać nasz wywiad. Właśnie otrzymałem ofertę od innej firmy i przerywam poszukiwanie pracy. Mam nadzieję na twoje zrozumienie.
Serdecznie dziękuję za poświęcony czas i uwagę. Mam nadzieję, że wkrótce znajdziesz odpowiedniego kandydata na to stanowisko.
Proszę ponownie przyjąć moje przeprosiny.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Twój podpis e-mail]
E-mail, aby anulować rozmowę kwalifikacyjną: przykład dla kandydatów, którzy chcą zmienić termin
Wiersz tematu: [Stanowisko] — Wywiad (zmiana w harmonogramie)
Drogie imię,
Bardzo dziękuję za zainteresowanie moją kandydaturą na stanowisko [Tytuł Stanowiska] i zaproszenie mnie na rozmowę kwalifikacyjną z [Nazwa Firmy] zaplanowaną na [Dzień, Miesiąc].
Niestety nie mogę przybyć na rozmowę w umówionym terminie z powodu nagłej choroby. Nie chciałbym go przekazywać nikomu z Twojej firmy. Przepraszam i mam nadzieję na zrozumienie.
Czy istnieje możliwość przełożenia mojej rozmowy kwalifikacyjnej na przyszły tydzień? Środa, [Dzień, Miesiąc] lub Czwartek [Dzień, Miesiąc] byłaby dla mnie najlepsza.
Proszę ponownie przyjąć moje przeprosiny za tak krótkie powiadomienie.
Czekam na twoją odpowiedź.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Twój podpis e-mail]
Kontynuuj, jeśli chcesz zmienić termin
Po otrzymaniu odpowiedzi od osoby, do której napisałeś e-mail z anulowaniem rozmowy kwalifikacyjnej , pamiętaj, aby ponownie przeprosić i wyrazić chęć spotkania się z nią w uzgodnionym terminie. Jeszcze raz podziękuj im za uwagę i zrozumienie. Pomoże to pokazać podczas rozmowy kwalifikacyjnej/rozmowę swoje szczere intencje i sprawi, że będą bardziej skłonni do spotkania się z Tobą podczas rozmowy kwalifikacyjnej.