Как написать электронное письмо об отмене мероприятия?

1. Что такое электронное письмо об отмене мероприятия?
2. Когда следует написать письмо об отмене мероприятия?
3. Зачем нужно писать письмо об отмене мероприятия?
4. Пошаговое руководство: как написать электронное письмо об отмене мероприятия

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. Mailtrack — ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Бывает ли у вас ситуация, когда вам приходится отменять мероприятие после того, как люди зарегистрировались? Пытаетесь найти правильный способ сделать это? Ну вы пришли в нужное место. Мы поможем вам написать правильное электронное письмо, чтобы отменить ваше мероприятие, которое не повредит вашей аудитории.

В этой статье будет представлена ​​вся информация о важности электронного письма об отмене мероприятия. Мы также объясним, как шаг за шагом написать электронное письмо об отмене мероприятия . Итак, держитесь крепче и читайте дальше!

Что такое электронное письмо об отмене мероприятия?

Написание электронного письма об отмене мероприятия может оказаться сложной задачей, если вы не знаете тактики написания. Электронное письмо, информирующее аудиторию об отмене мероприятия, называется электронным письмом об отмене мероприятия. В идеале оно должно быть отправлено по крайней мере за несколько недель или месяцев. Он может содержать информацию о следующем событии. Кроме того, многие организации признали, что электронные письма об отмене — одна из самых сложных вещей для написания, потому что вы разрушаете мечты многих участников посетить его.

Отмена мероприятия может стоить вам некоторых участников, ожидавших этого мероприятия. Поэтому важно найти правильные аккорды в электронном письме и сообщить им, что вы действительно сожалеете об этом, и, если возможно, предоставить стимулы для следующего события, например, небольшую скидку или что-то подобное.

Важный контент в электронном письме об отмене мероприятия:

• Соответствующие причины отмены,
• Подробная информация о мероприятии, почему оно отменено,
• Дальнейшие действия, которые должен предпринять участник,
• Возвраты, если нужно.

Когда вы должны написать письмо об отмене мероприятия?

Электронные письма об отмене должны быть отправлены вашим посетителям до того, как событие произойдет. Нужно указать, где должно было произойти событие, написать дату, время и место. Кроме того, вы должны указать подробности об отмене и о том, по каким неизбежным обстоятельствам она была закрыта. Его следует отправить как можно раньше до мероприятия, чтобы дать участникам время изменить свое расписание.

Кроме того, если есть предположения об отмене, не отправляйте электронное письмо. Желательно информировать зарегистрировавшихся только после принятия окончательного решения. Но не отменяйте мероприятие всего за несколько дней до дня мероприятия. Участники могут расценить это как непрофессионализм или неорганизованность хозяев.

Вам также необходимо учитывать тот факт, что некоторые участники приезжают из других стран на международные конференции или семинары, и у них забронированы авиабилеты и проживание. Их тоже нужно отменить.

Зачем нужно писать письмо об отмене мероприятия?

Что ж, основная причина написать письмо об отмене мероприятия очевидна. Если вы не напишете электронное письмо об отмене мероприятия, вы потеряете всех зарегистрированных и участников. Они никогда не будут посещать никакое другое мероприятие, организованное вами или вашей организацией, компанией в будущем.

Во-первых, проводите мероприятие только в том случае, если вы уверены в этом. Конечно, в случае отмены мероприятия вы напишете короткое электронное письмо с объяснением обстоятельств, по которым организаторы отменили мероприятие. Но вы должны убедиться, что люди поймут ваши рассуждения, если они действительно бесспорны.

Когда у людей есть вопросы или жалобы на отмену, отвечайте им простым объяснительным тоном и постарайтесь объяснить им необходимость отмены.

Пошаговое руководство: как написать электронное письмо об отмене мероприятия

Теперь, когда вы знаете всю информацию о том, «что», «когда» и «почему», давайте сразу перейдем к пошаговому руководству. Мы кратко проведем вас через всю процедуру и постараемся объяснить каждую ее часть. Чтобы написать электронное письмо об отмене, выполните следующие действия:

Выберите правильный формат письма об отмене мероприятия

Сделать это может быть немного сложно, поскольку вы не знаете, какой формат лучше для вашей аудитории. Во-первых, давайте пройдемся по основам. Существует два типа формата: один формальный, требующий профессиональных формулировок и написанный для крупных мероприятий, таких как международные вебинары или семинары, а другой — менее формальный формат, включающий дружественный подход.

Менее формальный формат может использоваться для местных мероприятий или вечеринок, которые не так велики и ориентированы на местную аудиторию и молодежь. Официальные мероприятия должны следовать формальному формату для поддержания офисного приличия.

Информировать получателей об отмене

Крайне важно, чтобы вы написали соответствующую строку темы, например, «Событие было отменено», «Отменено событие» или «К сожалению, отмена». Такие строки темы подчеркивают цель этого события — то, что событие было отменено — и, таким образом, информируют об этом получателя.

После того, как строка темы ясно докажет мотив этого письма, затем в теле вы можете начать описывать остальные детали, но начать с того, что сказать и добавить содержание, как «мероприятие было отменено», «к сожалению, мероприятие было отменено». ” и другие подобные фразы.

Укажите причину отмены мероприятия:

Подробно укажите причину в письме. Это должно занимать максимальное место среди других деталей в теле письма. Несмотря на то, что я упомянул, что это должно быть «развернутое» и «подробное» объяснение, оно должно быть кратким, максимум 100-200 слов. Старайтесь говорить профессионально и по существу.

Напишите извинения за отмену мероприятия на почту

Это абсолютная необходимость в сообщении об отмене события. Извинения обязательны либо в начале нескольких строк, либо при добавлении их в следующем абзаце перед объяснением причин.

Вы можете написать приведенные ниже примеры, чтобы извиниться:

• «С сожалением сообщаем вам»,
• «От имени комитета/организации приношу свои извинения»,
• «Примите наши искренние извинения» и так далее.

Принесение извинений за отмену мероприятия — одна из самых важных частей электронного письма, без которой вы можете показаться грубым и неуважительным.

Укажите условия возврата в сообщении об отмене мероприятия .

В электронном письме об отмене получатель ищет условия возврата или готов дать вам обратный ответ, написав электронное письмо с просьбой о возврате. Это может создать напряженность между вами и вашим посетителем из-за денег, в большинстве случаев деньги являются корнем всех споров. Поэтому четко укажите условия возврата средств и то, как участники получат свои деньги в связи с отменой мероприятия .

Также укажите сумму, которая будет взята в качестве комиссии или платы за услугу. Крупная и известная организация, взявшая большую сумму денег, должна вернуть деньги, как указано в правилах и положениях.  

Завершите письмо благодарностью

Наконец, после написания всего письма, в конце напишите несколько слов благодарности. Это добавит мягкости вашему профессиональному тексту и позволит вашему электронному письму выглядеть стильно. Эта признательность важна для того, чтобы участники знали, что время и деньги, потраченные ими на регистрацию, были учтены и оценены.

Вы можете добавить такие предложения, как:

• Мы очень ценим время, которое вы нам уделили,
• Ваш интерес к этой конференции высоко ценится,
• Приносим извинения за доставленные неудобства,
• Было очень приятно поговорить с вами, и мы желаем вам всего наилучшего.

Отправьте письмо как можно скорее

Зрители будут с нетерпением ждать этого события и будут планировать себя в соответствии с ним. Такая новость об отмене может разбить им сердце, особенно если она будет отправлена ​​за несколько дней до мероприятия.

Во избежание всех проблем объявление об отмене мероприятия должно быть сделано задолго до фактической даты проведения мероприятия. И только после того, как будет принято окончательное решение, как можно скорее отправьте электронное письмо об отмене.

Лучшие примеры письма об отмене мероприятия

Вот несколько примеров, которые пояснят все вышеизложенное. Эти письма легче увидеть визуально после прочтения всех этих советов. Это облегчит вам задачу написания уведомления об отмене мероприятия .

Ниже приведены некоторые примеры писем об отмене мероприятия:

  источник

В приведенном выше примере то, как они объяснили, почему событие было отменено, очень хорошо и определенно - это помогает избежать путаницы. Кроме того, они дали ссылку на предстоящее мероприятие.

Это изображение больше похоже на шаблон, но многое объясняет о том, как извиниться, причины отмены, слова благодарности и показывает предстоящее событие.

источник

Приведенное выше электронное письмо предоставляет участникам информацию об отмене вместе с информацией о финансировании — это очень важно для любой кампании по электронной почте. Хорошо быть ясным и кратким. При отмене мероприятия необходимо объяснить, почему участники не смогли его посетить, и как сразу сделать возврат.

Думайте обо всем электронном письме

Мы надеемся, что эта статья оказалась полезной, так как мы попытались объяснить все аспекты электронного письма об отмене. Кроме того, все шаги, указанные в электронном письме выше, должны быть использованы в электронном письме в соответствии с типом события. Постарайтесь, чтобы это было как можно более профессионально и более дружелюбно для неформальных мероприятий.

Кроме того, всякий раз, когда вы получаете электронное письмо от участников с вопросами, постарайтесь как можно скорее ответить им с необходимой информацией. Если вы не можете предоставить им эту информацию, вы можете просто написать, что у вас нет информации об этом прямо сейчас, и вы сообщите им об этом в течение определенного периода времени.

Кроме того, всегда старайтесь дважды проверять текст на грамматику, опечатки и орфографические ошибки перед отправкой электронного письма. Убедитесь, что вы добавили всю необходимую информацию об отменяемом мероприятии и контактную информацию ответственного лица или организатора. Вы можете сделать это, добавив подпись в нижнем колонтитуле электронной почты.

Используя службу NEWOLDSTAMP , вы можете прикрепить подпись электронной почты с контактными данными и профессиональным баннером за пару простых шагов.
Теперь, когда вы знаете, как написать электронное письмо об отмене мероприятия, наберитесь смелости и вперед!