كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني لإلغاء المقابلة؟

1. إعطاء إشعار مسبق
2. كن مهذبًا ومهنيًا
3. اذكر تفاصيل المقابلة
4. اذكر أسباب إلغاء المقابلة
5. أعتذر عن الإلغاء
6. اذكر احتمالات التعاون في المستقبل
7. إنهاء الخطاب مع التقدير
8. إرسال الرسالة في أسرع وقت ممكن

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

مقابلة العمل هي عملية تحدد ما إذا كانت علاقة العمل بين الشركة والمرشح ممكنة. لكن ماذا لو احتجت إلى إلغاء مقابلة؟ يمكن أن يحدث هذا لكل من أصحاب العمل والمرشحين. إما أنك لست مهتمًا بمواصلة عملية التقديم أو ترغب فقط في إعادة الجدولة. على أي حال ، مهمتك هي السماح للشخص الآخر (المحاور أو المحاور) بمعرفة في أقرب وقت ممكن والقيام بذلك بطريقة مهذبة. إن عدم الحضور للموعد ببساطة يجعلك تبدو غير محترف وقد يفسد الخيارات المستقبلية. ضع في اعتبارك كتابة بريد إلكتروني لإلغاء مقابلة .

الفرق بين البريد الإلكتروني لإلغاء المرشح وصاحب العمل

أصحاب العمل والمرشحون لديهم أسباب مختلفة وبالتالي طرق مختلفة لكتابة بريد إلكتروني للإلغاء. دعنا نرى سبب أهمية بريدك الإلكتروني "إلغاء مقابلة" اعتمادًا على ما إذا كنت محاورًا أو من تجري معه المقابلة.

صاحب العمل

عندما تريد إلغاء مقابلة مع مرشح ، فإن أول شيء يجب أن تفكر فيه هو سمعة شركتك. بمعنى آخر ، يجب عليك التأكد من أن العلامة التجارية لشركتك لا تتأثر. بمجرد أن تعامل مرشحًا ما بقلة احترام لوقته وجهوده ، فإنك تخاطر بأن يتعلم أصدقاؤه وأقاربه بشأن سوء معاملتك. بهذه الطريقة ، قد تخسر ليس فقط مرشحًا واحدًا ، ولكن عددًا من المرشحين المحتملين. بغض النظر عما إذا كنت لا تزال مهتمًا بالمرشح أم لا ، فلا توجد طريقة يجب أن تتخبط فيها. اكتب لهم بريدًا إلكترونيًا "إلغاء المقابلة" لصاحب العمل في الوقت المناسب مع أو بدون اقتراح لإعادة جدولة موعدك.

مُرَشَّح

إذا قمت بإلغاء مقابلة عبر البريد الإلكتروني كمرشح ، فعليك التأكد من عدم المساس بمصداقيتك. يجب أن تظل على علاقة جيدة مع القائم بإجراء المقابلة للأسباب التالية:

متى ولماذا يجب أن تكتب بريدًا إلكترونيًا لإلغاء المقابلة

يمكن أن يكون هناك أربع مواقف مختلفة حيث يتعين عليك كتابة بريد إلكتروني لإلغاء الموعد. دعونا نراهم أدناه.

1. أنت صاحب عمل وتريد الإلغاء دون إعادة جدولة.

يمكن أن يحدث هذا بسبب عدد من الأسباب ، مثل:

• لقد وجدت مرشحًا أكثر تأهيلًا
• قررت شركتك إغلاق المركز
• قررت إدارة الشركة تأجيل تعيين موظف جديد

2. أنت صاحب عمل وتريد إعادة الجدولة.

لا تزال مهتمًا بالمرشح ، ولكن نظرًا للظروف التالية ، لا يمكنك إجراء المقابلة في التاريخ المتفق عليه:

• حدثت حالة طارئة (مرضت ، وحُبست داخل الشقة ، وتعطلت سيارتك ، وتأخرت رحلتك ، وما إلى ذلك)
• كانت هناك مشاكل في الجدولة ، ويجب نقل المقابلة
• لا يمكن للشخص الذي كان من المفترض أن يجري المقابلة معك

3. أنت مرشح وتريد الإلغاء دون إعادة جدولة.

كمرشح ، يمكن أن يكون لديك أسبابك الخاصة لعدم رغبتك في حضور المقابلة:

• لم تعد مهتمًا بالمنصب
• لديك عرض عمل من شركة أكثر جاذبية
• لقد قرأت آراء سيئة عن الشركة
• لديك بالفعل تجربة سيئة مع الشركة ولا تريد الاستمرار

4. أنت مرشح وترغب في إعادة الجدولة.

فيما يلي الأسباب التي قد تدفعك إلى نقل مقابلتك إلى تاريخ آخر:

• حدثت حالة طوارئ
• لقد مرضت
• أنت لم تستعد للمقابلة
• لديك مشكلة لم يتم حلها في العمل أو المنزل ولا يمكنها الانتظار
• لقد وافقت على إجراء مقابلة مع شركة أخرى ، والتي لا يمكن تحديد موعدها في أي يوم آخر

بغض النظر عما إذا كنت مرشحًا أو موظفًا ، يجب أن تكون محترفًا ومهذبًا في طلبك لإلغاء مقابلة. في حالة رغبتك في إعادة تحديد موعد ، ستحتاج أيضًا إلى التعبير بوضوح عن اهتمامك بالتحدث إلى الشخص مرة أخرى. تأكد أيضًا من تجنب أي تعارض في الجدول الزمني قبل اقتراح خانة زمنية جديدة.

وتذكر: بمجرد إرسال بريد إلكتروني للإلغاء ، فلا داعي للعودة. لا يمكنك التراجع عن ذلك. يجب أن تقبل احتمال أن الشخص قد لا يرغب في إعادة الجدولة أو قد يشعر بالإهانة بسبب افتقارك إلى الاتساق. حاول كتابة بريدك الإلكتروني بحيث يفهم المستلم حالتك. فيما يلي بعض النصائح لك.

نصائح حول كتابة بريد إلكتروني لإلغاء المقابلة

قدم إشعارًا مسبقًا لإلغاء مقابلتك

تأكد من مراسلة الشخص مقدمًا. من الناحية المثالية ، يجب عليك القيام بذلك قبل 24 ساعة على الأقل من المقابلة المجدولة. ضع في اعتبارك أن جميع الأشخاص مشغولون ، وأن تغيير الخطط ليس بالأمر السهل. إذا كنت تقوم بإلغاء مقابلة العمل الخاصة بك ، فإن القيام بذلك في أقرب وقت ممكن قد يسمح للمقابلة بجدولة مرشح آخر في الفترة الزمنية الخاصة بك

كن مهذبًا ومهنيًا عند كتابة البريد الإلكتروني الخاص بالإلغاء

ضع في اعتبارك أن أي شيء يمكن أن يحدث في المستقبل. بصفتك صاحب عمل ، قد ترغب في توظيف المرشح الحالي في وقت ما لاحقًا. إلى جانب ذلك ، قد يصبح أولئك الذين كانوا مرشحين في السابق عملاء أو شركاء لشركتك. يجب أن تتأكد من عدم وجود جسور محترقة بينكما.

كمرشح ، يمكنك التقدم لشغل وظيفة في هذه الشركة مرة أخرى. أو يمكن أن يحدث أن الشخص الذي كان من المفترض أن تتحدث معه سيجري مقابلة معك لشغل منصب آخر مع شركة أخرى. أنت لا تعرف أبدًا كيف ستنتهي الأمور في المستقبل ، لذلك من الأفضل أن تتذكرها كشخص مهذب ومحترم ومهني.

اذكر تفاصيل المقابلة في البريد الإلكتروني للإلغاء

في بريدك الإلكتروني لإلغاء المقابلة ، اكتب الوظيفة وكلمة "مقابلة" في سطر الموضوع. في نص رسالتك ، تحتاج إلى ذكر التاريخ والوقت اللذين تم تعيين الموعد فيهما. سيساعد هذا على تجنب أي سوء فهم ، وفي حالة وجود عدد من المقابلات المجدولة للمتلقي ، فسوف يعرف على الفور أي منها تتحدث عنه.

قدم أسبابًا لإلغاء مقابلتك

يجب عليك ذكر سبب وجيه لإلغاء المقابلة ، خاصة إذا كنت لا تزال تأمل في التحدث إلى المستلم. إذا كنت تقوم بالإلغاء بسبب مقابلة أخرى ، فمن الأفضل عدم قول ذلك بشكل مباشر - يكفي القول بحدوث تعارض في العمل. إذا مرضت ، يجب أن تكتب ذلك. لتظهر بمظهر أكثر تهذيبًا ومراعاةً للآداب ، اذكر أنك لا تريد نقل الخطأ إلى أي شخص.

إذا كنت مرشحًا ولم تعد مهتمًا بالوظيفة ، فلا داعي لإبداء أي أسباب. يمكنك فقط أن تكتب أنك لم تعد تشاهد المركز. إذا كنت صاحب عمل ووجدت مرشحًا أكثر ملاءمة ، فلا بأس من قول ذلك.

اعتذر عن إلغاء المقابلة وأي مضايقات محتملة

سيكون إلغاء المقابلة بالتأكيد مصدر إزعاج لمحاورك. ربما يكونون قد وضعوا بالفعل خططًا للمقابلة ، وأي تغيير في هذه الخطط يعني أنهم بحاجة إلى تعديل خططهم مرة أخرى.

اكتب اعتذارًا صادقًا وكن مهذبًا. اجعلهم يفهمون أنك ما زلت مهتمًا بالمنصب وستفعل كل ما هو ممكن لتعويضهم.

اذكر احتمالات التعاون في المستقبل

إذا كنت ترغب في إعادة جدولة المقابلة ، فوضح أن اهتمامك بالوظيفة (أو المرشح) لا يزال قائماً. أيضًا ، اقترح عدة تواريخ ليختار منها الشخص الآخر. اختر التواريخ بعناية: ربما لن تتمكن من إلغاء الموعد مرة أخرى.

إذا كنت تلغي المقابلة دون إعادة جدولة ، يمكنك التعبير عن آمالك في التعاون المستقبلي ، لكن لا تفعل ذلك إلا عندما تقصد ذلك حقًا. إذا كنت تقوم بالإلغاء لأن الشخص الذي كنت تتواصل معه كان وقحًا ، فربما لن ترغب في التعامل معه مرة أخرى.

إنهاء الخطاب مع التقدير

في نهاية رسالة البريد الإلكتروني الخاصة برفض المقابلة ، اشكر المستلم على صبره وتفهمه. أخبرهم أنك تقدر وقتهم. في حالة إعادة الجدولة ، يمكنك أن تضيف أنك ستكون ممتنًا للغاية لمرونتها. لا تنس أن تطلب من الشخص تأكيد استلامه بريدك الإلكتروني.

أرسل الرسالة في أسرع وقت ممكن

كلما أسرعت في إرسال خطاب الإلغاء ، كان من الأسهل على شخص آخر إجراء تعديل في خططه. لا تتركها حتى اللحظة الأخيرة ، إلا إذا كانت هناك حالة طارئة تجعلك تلغي مقابلة العمل. تأكد من أنهم تلقوا البريد الإلكتروني عن طريق المتابعة إذا لزم الأمر.

أفضل الأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني لإلغاء المقابلة

أدناه ، قدمنا ​​أمثلة على كيفية إلغاء مقابلة عبر البريد الإلكتروني . يرجى الاطلاع على أحد النماذج الأربعة اعتمادًا على ما إذا كنت مرشحًا أو صاحب عمل وما إذا كنت تلغي الموعد أو ترغب في إعادة جدولة الموعد.

نموذج إلغاء مقابلة البريد الإلكتروني لأصحاب العمل

سطر الموضوع: [الوظيفة] - دعوة مقابلة (إلغاء)

عزيزي الاسم ،

شكرًا لك على اهتمامك بالانضمام إلى [اسم الشركة] كـ [Position Title]. لسوء الحظ ، اضطررنا إلى إلغاء وظيفة [Position Title] بسبب تراجع التوظيف. نتيجة لذلك ، لن تتم المقابلة التي كان من المقرر إجراؤها في الساعة 2 بعد الظهر في [اليوم ، الشهر].

أعتذر بشدة عن الإزعاج. من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة. يمكنك التحقق من صفحة الوظائف لدينا لمعرفة أي فرص مناسبة.

شكرا لتفهمك.

مع أطيب التحيات،

[اسمك]

[توقيع بريدك الإلكتروني]

مثال على إلغاء المقابلة عبر البريد الإلكتروني مع اقتراح لإعادة الجدولة (لأصحاب العمل)

سطر الموضوع: [الوظيفة] - دعوة مقابلة (تغيير في الجدول)

عزيزي الاسم ،

شكرًا لك على اهتمامك بالانضمام إلى [اسم الشركة] كـ [Position Title]. لسوء الحظ ، يتعين علينا إلغاء المقابلة المقررة في الساعة 2 ظهرًا في [اليوم ، الشهر] بسبب مشكلات غير متوقعة في الجدول الزمني. هل يمكن إعادة جدولة المقابلة في أي من التواريخ التالية أدناه؟

11 صباحًا ، [DDMMYY]

12 م ، [DDMMYY]

من فضلك أرسل لي رد بتاريخ مناسب. إذا لم تكن متواجدًا في أي من هذه الأيام ، فسأكون منفتحًا على اقتراحاتك.

الرجاء قبول اعتذاري عن الإزعاج.

نتطلع الى ردكم.

مع أطيب التحيات،

[اسمك]

[توقيع بريدك الإلكتروني]

إلغاء البريد الإلكتروني للمقابلة: نموذج للمرشحين

سطر الموضوع: [الوظيفة] - إلغاء المقابلة

عزيزي الاسم ،

شكرًا جزيلاً لك على اهتمامك بترشيحي لمنصب [Position Title] ودعوتي لإجراء مقابلة مع [اسم الشركة] المقرر في [اليوم ، الشهر]. ومع ذلك ، يؤسفني أن أخبرك أنه يتعين علي إلغاء مقابلتنا. لقد تلقيت للتو عرضًا من شركة أخرى وأنا أتوقف عن البحث عن وظيفة. اتمنى. ان تفهم.

أنا ممتن بصدق لوقتك واهتمامك. أتمنى أن تجد مرشحًا مناسبًا لشغل هذا المنصب قريبًا.

مرة أخرى ، أرجو قبول اعتذاري.

تحياتي الحارة،

[اسمك]

[توقيع بريدك الإلكتروني]

بريد إلكتروني لإلغاء المقابلة: مثال للمرشحين الذين يرغبون في إعادة الجدولة

سطر الموضوع: [الوظيفة] - مقابلة (تغيير في الجدول)

عزيزي الاسم ،

شكرًا جزيلاً لك على اهتمامك بترشيحي لمنصب [Position Title] ودعوتي لإجراء مقابلة مع [اسم الشركة] المقرر في [اليوم ، الشهر].

لسوء الحظ ، لا يمكنني حضور المقابلة في الموعد المتفق عليه بسبب مرضي المفاجئ. لا أريد أن أنقله إلى أي شخص من شركتك. أعتذر وأتمنى تفهمك.

هل هناك إمكانية لإعادة تحديد موعد المقابلة الخاصة بي للأسبوع المقبل؟ الأربعاء ، [اليوم ، الشهر] أو الخميس [اليوم ، الشهر] هو الأفضل بالنسبة لي.

مرة أخرى ، أرجو قبول اعتذاري عن هذه المهلة القصيرة.

نتطلع الى ردكم.

تحياتي الحارة،

[اسمك]

[توقيع بريدك الإلكتروني]

تابع إذا كنت حريصًا على إعادة الجدولة

بعد أن تحصل على رد من الشخص الذي كتبت إليه رسالة بريد إلكتروني لإلغاء مقابلة ، تأكد من تكرار اعتذارك والتعبير عن استعدادك لمقابلتهم في وقت متفق عليه. اشكرهم مرة أخرى على تفكيرهم وتفهمهم. سيساعد هذا في إظهار مقابلتك / الشخص الذي تجري معه المقابلة نواياك الصادقة ويجعلهم أكثر ميلًا لرؤيتك في المقابلة.