Bagaimana Cara Menulis Email Pembatalan Wawancara?

1. Berikan pemberitahuan lanjutan
2. Tetap sopan dan profesional
3. Sebutkan detail wawancara
4. Berikan alasan untuk membatalkan wawancara Anda
5. Mohon maaf karena membatalkan
6. Sebutkan kemungkinan kerjasama di masa depan
7. Akhiri surat dengan penghargaan
8. Kirim surat secepatnya

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Wawancara kerja adalah proses yang menentukan apakah hubungan kerja antara perusahaan dan kandidat dimungkinkan. Tetapi bagaimana jika Anda perlu membatalkan wawancara? Hal ini dapat terjadi baik pada pemberi kerja maupun kandidat. Anda tidak tertarik untuk melanjutkan proses aplikasi atau hanya ingin menjadwal ulang. Bagaimanapun, tugas Anda adalah memberi tahu orang lain (pewawancara atau orang yang diwawancarai) sesegera mungkin dan melakukannya dengan cara yang sopan. Tidak datang ke janji temu membuat Anda tampak tidak profesional dan dapat merusak pilihan di masa depan. Pertimbangkan untuk menulis email untuk membatalkan wawancara .

Perbedaan antara email pembatalan kandidat dan majikan

Pengusaha dan kandidat memiliki alasan yang berbeda dan oleh karena itu pendekatan yang berbeda untuk menulis email pembatalan. Mari kita lihat mengapa email "batalkan wawancara" Anda penting tergantung pada apakah Anda seorang pewawancara atau orang yang diwawancarai.

Pemberi pekerjaan

Ketika Anda ingin membatalkan wawancara dengan seorang kandidat, hal pertama yang harus Anda pikirkan adalah reputasi perusahaan Anda. Dengan kata lain, Anda harus memastikan bahwa merek perusahaan Anda tidak terpengaruh. Begitu Anda memperlakukan seorang kandidat dengan tidak menghargai waktu dan upaya mereka, Anda berisiko teman dan kerabat mereka mengetahui tentang perlakuan buruk Anda. Dengan cara ini, Anda bisa kehilangan tidak hanya satu kandidat, tetapi beberapa kandidat potensial. Terlepas dari apakah Anda masih tertarik pada kandidat tersebut atau tidak, tidak mungkin Anda harus membayangi mereka. Tulis mereka email "batalkan wawancara" majikan yang tepat waktu dengan atau tanpa saran untuk menjadwal ulang janji temu Anda.

Calon

Jika Anda membatalkan wawancara melalui email sebagai kandidat, Anda harus memastikan bahwa keandalan Anda tidak terganggu. Anda harus tetap berhubungan baik dengan pewawancara karena:

Kapan dan mengapa Anda harus menulis email pembatalan wawancara

Ada empat situasi berbeda di mana Anda harus menulis email pembatalan janji temu. Mari kita lihat di bawah ini.

1. Anda adalah pemberi kerja dan ingin membatalkan tanpa penjadwalan ulang.

Hal ini dapat terjadi karena beberapa alasan, seperti:

• Anda menemukan kandidat yang lebih memenuhi syarat
• Perusahaan Anda telah memutuskan untuk menutup posisi
• Manajemen perusahaan memutuskan untuk menunda perekrutan karyawan baru

2. Anda seorang majikan dan ingin menjadwal ulang.

Anda masih tertarik dengan kandidat, tetapi karena keadaan berikut Anda tidak dapat melakukan wawancara pada tanggal yang disepakati:

• Keadaan darurat telah terjadi (Anda jatuh sakit, terkunci di dalam apartemen, mobil Anda mogok, penerbangan Anda tertunda, dan sebagainya)
• Ada masalah penjadwalan, dan wawancara harus dipindahkan
• Orang yang seharusnya melakukan wawancara dengan Anda tidak bisa datang

3. Anda adalah kandidat dan ingin membatalkan tanpa penjadwalan ulang.

Sebagai kandidat, Anda dapat memiliki alasan sendiri mengapa Anda tidak ingin lagi menghadiri wawancara:

• Anda tidak tertarik dengan posisi itu lagi
• Anda mendapat tawaran pekerjaan dari perusahaan yang lebih menarik
• Anda telah membaca ulasan buruk tentang perusahaan
• Anda sudah memiliki pengalaman buruk dengan perusahaan dan tidak ingin melanjutkan

4. Anda adalah kandidat dan ingin menjadwal ulang.

Berikut adalah alasan mengapa Anda mungkin perlu memindahkan wawancara Anda ke tanggal lain:

• Keadaan darurat telah terjadi
• kamu sakit
• Anda belum siap untuk wawancara
• Anda memiliki masalah yang belum terpecahkan di tempat kerja atau rumah yang tidak bisa menunggu
• Anda setuju untuk wawancara dengan perusahaan lain, yang tidak dapat dijadwalkan pada hari lain

Tidak masalah apakah Anda seorang kandidat atau orang yang mempekerjakan, Anda harus bersikap profesional dan sopan dalam permintaan Anda untuk membatalkan wawancara. Jika Anda ingin menjadwal ulang janji temu, Anda juga harus mengomunikasikan minat Anda untuk berbicara lagi dengan orang tersebut dengan jelas. Juga, pastikan untuk menghindari konflik jadwal sebelum Anda menyarankan slot waktu baru.

Dan ingat: setelah Anda mengirim email pembatalan, tidak ada jalan untuk kembali. Anda tidak dapat membatalkannya. Anda harus menerima kemungkinan bahwa seseorang mungkin tidak ingin menjadwal ulang atau mungkin tersinggung oleh kurangnya konsistensi Anda. Cobalah untuk menulis email Anda sedemikian rupa sehingga penerima memahami situasi Anda. Di bawah ini adalah beberapa tips untuk Anda.

Tips menulis email pembatalan wawancara

Berikan pemberitahuan lanjutan untuk membatalkan wawancara Anda

Pastikan Anda mengirim pesan kepada orang tersebut terlebih dahulu. Idealnya, Anda harus melakukan ini setidaknya 24 jam sebelum wawancara yang dijadwalkan. Ingatlah bahwa semua orang sibuk, dan mengubah rencana bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Jika Anda membatalkan wawancara kerja Anda, melakukannya sesegera mungkin dapat membuat wawancara menjadwalkan kandidat lain untuk slot waktu Anda

Tetap sopan dan profesional saat menulis email pembatalan Anda

Ingatlah bahwa apa pun bisa terjadi di masa depan. Sebagai pemberi kerja, Anda mungkin ingin mempekerjakan kandidat saat ini di beberapa titik nanti. Selain itu, mereka yang pernah menjadi kandidat dapat menjadi klien atau mitra perusahaan Anda. Anda harus yakin tidak ada jembatan yang terbakar di antara Anda.

Sebagai kandidat, Anda mungkin melamar posisi di perusahaan ini lagi. Atau bisa saja orang yang seharusnya Anda ajak bicara akan mewawancarai Anda untuk posisi lain di perusahaan lain. Anda tidak pernah tahu bagaimana keadaannya di masa depan, jadi lebih baik diingat sebagai orang yang sopan, sopan, dan profesional.

Sebutkan detail wawancara di email pembatalan

Di email Anda untuk membatalkan wawancara , tulis posisi pekerjaan dan kata "wawancara" di baris subjek. Di isi pesan Anda, Anda perlu menyebutkan tanggal dan waktu janji temu akan terjadi. Ini akan membantu untuk menghindari kesalahpahaman, dan, jika penerima Anda memiliki sejumlah wawancara yang dijadwalkan, dia akan langsung tahu yang mana yang sedang Anda bicarakan.

Berikan alasan untuk membatalkan wawancara Anda

Anda harus menyatakan alasan yang sah untuk membatalkan wawancara, terutama jika Anda masih berharap untuk berbicara dengan penerima Anda. Jika Anda membatalkan karena wawancara lain, lebih baik tidak mengatakannya secara langsung — mengatakan bahwa konflik kerja telah terjadi sudah cukup. Jika Anda sakit, Anda harus menulisnya. Agar terlihat lebih sopan dan perhatian, sebutkan bahwa Anda tidak ingin menyebarkan bug tersebut kepada siapa pun.

Jika Anda seorang kandidat dan tidak lagi tertarik dengan pekerjaan itu, Anda tidak perlu memberikan alasan apa pun. Anda hanya dapat menulis bahwa Anda tidak lagi melihat posisi tersebut. Jika Anda seorang majikan dan telah menemukan kandidat yang lebih cocok, tidak apa-apa untuk mengatakannya.

Mohon maaf karena membatalkan wawancara dan segala ketidaknyamanan yang mungkin terjadi

Pembatalan wawancara tentunya akan menjadi ketidaknyamanan bagi pewawancara Anda. Mereka mungkin sudah membuat rencana untuk wawancara, dan setiap perubahan dalam rencana itu berarti mereka perlu menyesuaikan rencana mereka sekali lagi.

Tulis permintaan maaf yang tulus dan bersikap sopan. Buat mereka mengerti bahwa Anda masih tertarik dengan posisi tersebut dan akan melakukan segala kemungkinan untuk menebusnya.

Sebutkan kemungkinan kerjasama di masa depan

Jika Anda ingin menjadwal ulang wawancara, jelaskan bahwa minat Anda pada pekerjaan (atau kandidat) tetap ada. Juga, sarankan beberapa tanggal untuk dipilih orang lain. Pilih tanggal dengan hati-hati: Anda mungkin tidak akan dapat membatalkan janji lagi.

Jika Anda membatalkan wawancara tanpa menjadwal ulang, Anda dapat mengungkapkan harapan untuk kerja sama di masa mendatang, tetapi lakukan hanya jika Anda benar-benar bersungguh-sungguh. Jika Anda membatalkan karena orang yang berkomunikasi dengan Anda tidak sopan, Anda mungkin tidak ingin berurusan dengan mereka lagi.

Akhiri surat dengan penghargaan

Di akhir email penolakan wawancara Anda , ucapkan terima kasih kepada penerima atas kesabaran dan pengertiannya. Beri tahu mereka bahwa Anda menghargai waktu mereka. Jika Anda menjadwal ulang, Anda dapat menambahkan bahwa Anda akan sangat berterima kasih atas fleksibilitasnya. Jangan lupa untuk meminta orang tersebut untuk mengkonfirmasi bahwa mereka telah menerima email Anda.

Kirim surat itu sesegera mungkin

Semakin cepat Anda mengirim surat pembatalan, semakin mudah bagi orang lain untuk membuat penyesuaian dalam rencana mereka. Jangan biarkan sampai menit terakhir, kecuali keadaan darurat yang membuat Anda membatalkan wawancara kerja. Pastikan mereka menerima email dengan menindaklanjuti jika perlu.

Contoh terbaik email pembatalan wawancara

Di bawah ini, kami telah memberikan contoh cara membatalkan wawancara melalui email . Silakan lihat salah satu dari empat templat tergantung pada apakah Anda seorang kandidat atau pemberi kerja dan apakah Anda baru saja membatalkan atau ingin menjadwal ulang janji temu.

Membatalkan template email wawancara untuk pemberi kerja

Baris subjek: [Posisi] — Undangan Wawancara (Pembatalan)

Nama yang terhormat,

Terima kasih atas minat Anda untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan Jabatan]. Sayangnya, kami harus membatalkan posisi [Position Title] karena penurunan jumlah staf. Akibatnya, wawancara yang dijadwalkan pukul 2 siang pada [Hari, Bulan] tidak akan dilakukan.

Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan ini. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan. Anda dapat memeriksa halaman Karir kami untuk peluang yang sesuai.

Terima kasih atas pengertian Anda.

Salam,

[Namamu]

[Tanda tangan email Anda]

Batalkan contoh email wawancara dengan saran untuk menjadwal ulang (untuk pemberi kerja)

Baris subjek: [Posisi] — Undangan Wawancara (Perubahan Jadwal)

Nama yang terhormat,

Terima kasih atas minat Anda untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan Jabatan]. Sayangnya, kami harus membatalkan wawancara yang dijadwalkan pada pukul 2 siang pada [Hari, Bulan] karena masalah jadwal yang tidak terduga. Apakah mungkin untuk menjadwal ulang wawancara untuk salah satu dari tanggal berikut di bawah ini?

11 pagi, [DDMMYY]

12 siang, [DDMMYY]

Kirimkan saya balasan dengan tanggal yang sesuai. Jika Anda tidak tersedia pada hari-hari ini, saya akan terbuka untuk saran Anda.

Mohon terima permintaan maaf saya atas ketidaknyamanan ini.

Menantikan tanggapan Anda.

Salam,

[Namamu]

[Tanda tangan email Anda]

Batalkan email wawancara: template untuk kandidat

Baris Perihal: [Posisi] — Pembatalan Wawancara

Nama yang terhormat,

Terima kasih banyak atas minat Anda pada pencalonan saya untuk posisi [Jabatan Jabatan] dan telah mengundang saya untuk wawancara dengan [Nama Perusahaan] yang dijadwalkan pada [Hari, Bulan]. Namun, saya menyesal memberi tahu Anda bahwa saya harus membatalkan wawancara kami. Saya baru saja menerima tawaran dari perusahaan lain dan sedang menghentikan pencarian pekerjaan saya. Saya berharap untuk pengertian Anda.

Saya dengan tulus berterima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda. Saya harap Anda segera menemukan kandidat yang cocok untuk mengisi posisi tersebut.

Sekali lagi, terimalah permintaan maaf saya.

Salam Hormat,

[Namamu]

[Tanda tangan email Anda]

Email untuk membatalkan wawancara: contoh untuk kandidat yang ingin menjadwal ulang

Baris Perihal: [Posisi] — Wawancara (Perubahan Jadwal)

Nama yang terhormat,

Terima kasih banyak atas minat Anda pada pencalonan saya untuk posisi [Jabatan Jabatan] dan telah mengundang saya untuk wawancara dengan [Nama Perusahaan] yang dijadwalkan pada [Hari, Bulan].

Sayangnya, saya tidak dapat menghadiri wawancara pada tanggal yang telah disepakati karena penyakit saya yang tiba-tiba. Saya tidak ingin menyampaikannya kepada siapa pun dari perusahaan Anda. Saya mohon maaf dan berharap atas pengertian Anda.

Apakah ada kemungkinan untuk menjadwal ulang wawancara saya untuk minggu depan? Rabu, [Hari, Bulan] atau Kamis [Hari, Bulan] paling cocok untuk saya.

Sekali lagi, terimalah permintaan maaf saya untuk pemberitahuan yang begitu singkat.

Menantikan tanggapan Anda.

Salam Hormat,

[Namamu]

[Tanda tangan email Anda]

Tindak lanjuti jika Anda ingin menjadwal ulang

Setelah Anda mendapat tanggapan dari orang yang Anda kirimi email pembatalan wawancara , pastikan untuk mengulangi permintaan maaf Anda dan menyatakan kesediaan untuk bertemu dengan mereka pada waktu yang disepakati. Terima kasih sekali lagi atas pertimbangan dan pengertian mereka. Ini akan membantu untuk menunjukkan kepada wawancara/orang yang diwawancarai niat tulus Anda dan membuat mereka lebih cenderung untuk melihat Anda saat wawancara.