Comment rédiger un e-mail d'annulation d'entretien ?
Publié: 2022-06-03
1. Donnez un préavis
2. Restez courtois et professionnel
3. Mentionnez les détails de l'entretien
4. Indiquez les raisons de l'annulation de votre entretien
5. Excusez-vous pour l'annulation
6. Mentionnez les possibilités de coopération future
7. Terminez la lettre avec appréciation
8. Envoyez la lettre dès que possible
Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs
Un entretien d'embauche est un processus qui détermine si une relation de travail entre l'entreprise et le candidat est possible. Mais que se passe-t-il si vous devez annuler un entretien ? Cela peut arriver à la fois aux employeurs et aux candidats. Vous n'êtes pas intéressé à poursuivre le processus de candidature ou vous souhaitez simplement le reporter. Dans tous les cas, votre tâche consiste à informer l'autre personne (un intervieweur ou une personne interrogée) dès que possible et de le faire de manière polie. Le simple fait de ne pas se présenter au rendez-vous vous donne l'impression de ne pas être professionnel et pourrait ruiner les options futures. Envisagez d'écrire un e- mail pour annuler une entrevue .
La différence entre l'e-mail d'annulation d'un candidat et d'un employeur
Les employeurs et les candidats ont des raisons différentes et donc des approches différentes pour rédiger un e-mail d'annulation. Voyons pourquoi votre e-mail "annuler un entretien" est important selon que vous êtes un intervieweur ou un interviewé.
Employeur
Lorsque vous souhaitez annuler un entretien avec un candidat, la première chose à laquelle vous devez penser est la réputation de votre entreprise. En d'autres termes, vous devez vous assurer que la marque de votre entreprise n'est pas affectée. Une fois que vous traitez un candidat avec un manque de respect pour son temps et ses efforts, vous risquez que ses amis et ses proches apprennent vos mauvais traitements. De cette façon, vous pourriez perdre non seulement un candidat, mais un certain nombre de candidats potentiels. Peu importe si vous êtes toujours intéressé par le candidat ou non, il n'y a aucun moyen que vous devriez le fantôme. Écrivez-leur un e- mail opportun de l'employeur "annuler l'entretien" avec ou sans suggestion de reporter votre rendez-vous.
Candidat
Si vous annulez un entretien par e-mail en tant que candidat, vous devez vous assurer que votre fiabilité n'est pas compromise. Vous devez rester en bons termes avec l'intervieweur car :
Quand et pourquoi écrire un e-mail d'annulation d'entretien
Il peut y avoir quatre situations différentes dans lesquelles vous devrez écrire un e-mail d'annulation de rendez-vous. Voyons-les ci-dessous.
1. Vous êtes un employeur et souhaitez annuler sans reporter.
Cela peut se produire pour un certain nombre de raisons, telles que :
- Vous avez trouvé un candidat plus qualifié
- Votre entreprise a décidé de fermer le poste
- La direction de l'entreprise a décidé de reporter l'embauche d'un nouvel employé
2. Vous êtes un employeur et souhaitez reprogrammer.
Vous êtes toujours intéressé par le candidat, mais en raison des circonstances suivantes, vous ne pouvez pas mener l'entretien à la date convenue :
- Une urgence s'est produite (vous êtes tombé malade, avez été enfermé à l'intérieur de l'appartement, votre voiture est tombée en panne, votre vol a été retardé, etc.)
- Il y a eu des problèmes de planification et l'entretien doit être déplacé
- La personne qui devait mener l'entretien avec vous ne peut pas le faire
3. Vous êtes candidat et souhaitez annuler sans reporter.
En tant que candidat, vous pouvez avoir vos propres raisons pour lesquelles vous ne souhaitez plus assister à l'entretien :
- Vous n'êtes plus intéressé par le poste
- Vous avez une offre d'emploi d'une entreprise plus attractive
- Vous avez lu de mauvaises critiques sur l'entreprise
- Vous avez déjà une mauvaise expérience avec l'entreprise et vous ne voulez pas continuer
4. Vous êtes candidat et souhaitez reporter.
Voici les raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de déplacer votre entretien à une autre date :
- Une urgence s'est produite
- Vous êtes malade
- Vous n'avez pas préparé l'entretien
- Vous avez un problème non résolu au travail ou à la maison qui ne peut pas attendre
- Vous avez accepté un entretien avec une autre entreprise, qui ne pouvait pas être programmé un autre jour
Peu importe si vous êtes un candidat ou une personne qui embauche, vous devez être professionnel et poli dans votre demande d'annulation d'un entretien. Si vous souhaitez reporter un rendez-vous, vous devrez également communiquer clairement votre intérêt à parler à nouveau à la personne. Assurez-vous également d'éviter tout conflit d'horaire avant de suggérer un nouveau créneau horaire.
Et rappelez-vous : une fois que vous avez envoyé un e-mail d'annulation, vous ne pouvez plus revenir en arrière. Vous ne pouvez pas l'annuler. Vous devez accepter la possibilité qu'une personne ne veuille pas reporter ou soit offensée par votre manque de cohérence. Essayez de rédiger votre e-mail de manière à ce que votre destinataire comprenne votre situation. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils.
Conseils pour rédiger un e- mail d'annulation d'entretien
Donnez un préavis pour annuler votre entretien
Assurez-vous d'envoyer un message à la personne à l'avance. Idéalement, vous devriez le faire au moins 24 heures avant l'entretien prévu. Gardez à l'esprit que tout le monde est occupé et qu'il n'est pas facile de changer de plan. Si vous annulez votre entretien d'embauche, le faire le plus tôt possible pourrait permettre à l'entretien de programmer un autre candidat pour votre plage horaire
Restez courtois et professionnel lors de la rédaction de votre e-mail d'annulation
Gardez à l'esprit que tout peut arriver dans le futur. En tant qu'employeur, vous voudrez peut-être embaucher le candidat actuel à un moment donné plus tard. Par ailleurs, ceux qui étaient autrefois candidats peuvent devenir clients ou partenaires de votre entreprise. Vous devez vous assurer qu'il n'y a pas de ponts brûlés entre vous.
En tant que candidat, vous pourriez postuler à nouveau pour un poste dans cette entreprise. Ou il peut arriver que la personne à qui vous étiez censé parler vous interviewe pour un autre poste dans une autre entreprise. Vous ne savez jamais comment les choses vont se passer à l'avenir, alors mieux vaut se souvenir d'une personne polie, décente et professionnelle.
Mentionnez les détails de l'entretien dans l'e-mail d'annulation
Dans votre e- mail pour annuler l'entretien , écrivez le poste et le mot "entretien" dans la ligne d'objet. Dans le corps de votre message, vous devez mentionner la date et l'heure auxquelles le rendez-vous devait avoir lieu. Cela permettra d'éviter tout malentendu et, dans le cas où votre destinataire avait prévu plusieurs entretiens, il saura immédiatement de quoi vous parlez.
Fournissez les raisons de l'annulation de votre entretien
Vous devez indiquer une raison valable pour annuler l'entretien, surtout si vous espérez toujours parler à votre destinataire. Si vous annulez à cause d'un autre entretien, mieux vaut ne pas le dire directement, il suffirait de dire qu'un conflit de travail est survenu. Si vous êtes tombé malade, vous devriez l'écrire. Pour paraître plus poli et prévenant, mentionnez que vous ne voulez transmettre le virus à personne.
Si vous êtes candidat et que vous n'êtes plus intéressé par le poste, vous n'avez pas à fournir de justification. Vous pouvez simplement écrire que vous ne visualisez plus la position. Si vous êtes un employeur et que vous avez trouvé un candidat plus approprié, vous pouvez le dire.
Excusez-vous pour l'annulation de l'entretien et les éventuels inconvénients
Une annulation d'entretien sera sûrement un inconvénient pour votre intervieweur. Ils ont peut-être déjà fait des plans pour l'entretien, et tout changement dans ces plans signifiera qu'ils devront à nouveau ajuster leurs plans.
Écrivez des excuses sincères et soyez poli. Faites-leur comprendre que vous êtes toujours intéressé par le poste et que vous ferez tout votre possible pour vous rattraper.
Mentionner les possibilités de coopération future
Si vous souhaitez reporter l'entretien, indiquez clairement que votre intérêt pour le poste (ou le candidat) demeure. Aussi, suggérez plusieurs dates parmi lesquelles l'autre personne pourra choisir. Choisissez les dates avec soin : vous ne pourrez probablement plus annuler le rendez-vous.
Si vous annulez l'entretien sans le reprogrammer, vous pouvez exprimer des espoirs de coopération future, mais ne le faites que lorsque vous le pensez vraiment. Si vous annulez parce que la personne avec qui vous communiquiez était impolie, vous ne voudriez probablement plus avoir affaire à elle.
Terminez la lettre avec appréciation
À la fin de votre e-mail de refus d'entretien , remerciez le destinataire pour sa patience et sa compréhension. Dites-leur que vous appréciez leur temps. Dans le cas où vous reprogrammez, vous pouvez ajouter que vous seriez extrêmement reconnaissant pour leur flexibilité. N'oubliez pas de demander à la personne de confirmer qu'elle a bien reçu votre email.
Envoyez la lettre dès que possible
Plus tôt vous envoyez votre lettre de résiliation, plus il est facile pour une autre personne de modifier ses plans. N'attendez pas à la dernière minute, sauf si c'est une urgence qui vous fait annuler l'entretien d'embauche. Assurez-vous qu'ils ont bien reçu l'e-mail en faisant un suivi si nécessaire.
Meilleurs exemples d' e- mails d'annulation d'entretien
Ci-dessous, nous avons fourni des exemples sur la façon d' annuler un entretien par e-mail . Veuillez consulter l'un des quatre modèles selon que vous êtes candidat ou employeur et que vous annulez ou souhaitez reporter le rendez-vous.
Modèle d'e-mail d'annulation d'entretien pour les employeurs
Objet : [Poste] — Invitation à un entretien (Annulation)
Cher nom,
Merci de votre intérêt à rejoindre [Nom de l'entreprise] en tant que [Titre du poste]. Malheureusement, nous avons dû annuler le poste [Titre du poste] en raison d'une baisse des effectifs. En conséquence, l'interview qui était prévue à 14 heures le [Jour, Mois] n'aura pas lieu.
Je m'excuse profondément pour la gêne occasionnée. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Vous pouvez consulter notre page Carrières pour toute opportunité appropriée.
Merci pour votre compréhension.
Meilleures salutations,
[Votre nom]
[Votre signature électronique]
Exemple d'e-mail d'annulation d'entretien avec une suggestion de report (pour les employeurs)
Objet : [Poste] — Invitation à un entretien (changement d'horaire)
Cher nom,
Merci de votre intérêt à rejoindre [Nom de l'entreprise] en tant que [Titre du poste]. Malheureusement, nous devons annuler l'entretien prévu à 14 h le [jour, mois] en raison de problèmes d'horaire imprévus. Serait-il possible de reporter l'entretien à l'une des dates suivantes ci-dessous ?
11h00, [JJMMAA]
12h, [JJMMAA]
S'il vous plaît envoyez-moi une réponse avec une date appropriée. Si vous n'êtes pas disponible un de ces jours, je serai ouvert à vos suggestions.
Veuillez accepter mes excuses pour la gêne occasionnée.
Dans l'attente de votre réponse.
Meilleures salutations,
[Votre nom]
[Votre signature électronique]
Annuler l'e-mail d'entretien : modèle pour les candidats
Objet : [Poste] — Annulation d'entretien
Cher nom,
Merci beaucoup de l'intérêt que vous portez à ma candidature pour le poste de [titre du poste] et de m'avoir invité à un entretien avec [nom de l'entreprise] prévu le [jour, mois]. Cependant, j'ai le regret de vous dire que je dois annuler notre entretien. Je viens de recevoir une offre d'une autre entreprise et j'arrête ma recherche d'emploi. J'espère pour votre compréhension.
Je suis sincèrement reconnaissant pour votre temps et votre considération. J'espère que vous trouverez bientôt un candidat approprié pour combler le poste.
Encore une fois, veuillez accepter mes excuses.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre signature électronique]
E-mail pour annuler un entretien : exemple pour les candidats qui souhaitent reporter un entretien
Objet : [Poste] — Entretien (changement d'horaire)
Cher nom,
Merci beaucoup de l'intérêt que vous portez à ma candidature pour le poste de [titre du poste] et de m'avoir invité à un entretien avec [nom de l'entreprise] prévu le [jour, mois].
Malheureusement, je ne peux pas assister à l'entretien à la date convenue à cause de ma maladie soudaine. Je ne voudrais pas le transmettre à quiconque de votre entreprise. Je m'excuse et espère votre compréhension.
Est-il possible de reporter mon entretien à la semaine prochaine ? Mercredi, [Jour, Mois] ou Jeudi [Jour, Mois] me conviendrait le mieux.
Encore une fois, veuillez accepter mes excuses pour un préavis aussi court.
Dans l'attente de votre réponse.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre signature électronique]
Faites un suivi si vous êtes impatient de reporter
Après avoir reçu une réponse de la personne à qui vous avez écrit un e-mail d'annulation d'entretien, assurez-vous de réitérer vos excuses et d'exprimer votre volonté de les rencontrer à un moment convenu. Remerciez-les encore une fois pour leur considération et leur compréhension. Cela aidera à montrer à votre interviewé/interviewé vos intentions sincères et les rendra plus enclins à vous voir lors de l'entretien.