Come scrivere un'e-mail di cancellazione del colloquio?

1. Dare un preavviso
2. Sii cortese e professionale
3. Menziona i dettagli dell'intervista
4. Fornisci i motivi per annullare il colloquio
5. Scusarsi per l'annullamento
6. Menzionare le possibilità di cooperazione futura
7. Concludi la lettera con apprezzamento
8. Invia la lettera il prima possibile

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Un colloquio di lavoro è un processo che determina se è possibile un rapporto di lavoro tra l'azienda e il candidato. Ma cosa succede se devi annullare un colloquio? Questo può accadere sia ai datori di lavoro che ai candidati. Non sei interessato a continuare il processo di candidatura o desideri semplicemente riprogrammare. In ogni caso, il tuo compito è di farlo sapere all'altra persona (un intervistatore o un intervistato) il prima possibile e di farlo in modo educato. Il semplice fatto che non ti presenti all'appuntamento ti fa sembrare poco professionale e potrebbe rovinare le opzioni future. Prendi in considerazione la possibilità di scrivere un'e-mail per annullare un colloquio .

La differenza tra l'e-mail di cancellazione del candidato e del datore di lavoro

Datori di lavoro e candidati hanno ragioni diverse e quindi approcci diversi alla scrittura di un'e-mail di cancellazione. Vediamo perché la tua email "cancella un'intervista" è importante a seconda che tu sia un intervistatore o un intervistato.

Datore di lavoro

Quando vuoi annullare un colloquio con un candidato, la prima cosa a cui dovresti pensare è la reputazione della tua azienda. In altre parole, dovresti assicurarti che il marchio della tua azienda non sia influenzato. Se tratti un candidato senza rispetto per il suo tempo e i suoi sforzi, rischi che i suoi amici e parenti vengano a conoscenza del tuo maltrattamento. In questo modo, potresti perdere non solo un candidato, ma un certo numero di potenziali. Indipendentemente dal fatto che tu sia ancora interessato al candidato o meno, non c'è modo di nasconderlo. Scrivi loro un'e-mail tempestiva del datore di lavoro "cancella il colloquio" con o senza un suggerimento per riprogrammare l'appuntamento.

Candidato

Se annulli un colloquio via e-mail come candidato, devi assicurarti che la tua affidabilità non sia compromessa. Dovresti rimanere in buoni rapporti con l'intervistatore perché:

Quando e perché dovresti scrivere un'e-mail di cancellazione del colloquio

Ci possono essere quattro diverse situazioni in cui dovresti scrivere un'e-mail di cancellazione dell'appuntamento. Vediamoli di seguito.

1. Sei un datore di lavoro e desideri annullare senza riprogrammare.

Ciò può accadere a causa di una serie di motivi, come ad esempio:

• Hai trovato un candidato più qualificato
• La tua azienda ha deciso di chiudere la posizione
• La direzione dell'azienda ha deciso di posticipare l'assunzione di un nuovo dipendente

2. Sei un datore di lavoro e vuoi riprogrammare.

Sei ancora interessato al candidato, ma a causa delle seguenti circostanze non puoi condurre il colloquio nella data concordata:

• Si è verificata un'emergenza (ti sei ammalato, sei stato rinchiuso all'interno dell'appartamento, la tua macchina si è rotta, il tuo volo è stato ritardato e così via)
• Ci sono stati problemi di programmazione e l'intervista deve essere spostata
• La persona che avrebbe dovuto condurre l'intervista con te non può farcela

3. Sei un candidato e desideri annullare senza riprogrammare.

Come candidato, puoi avere i tuoi motivi per cui non vuoi più partecipare al colloquio:

• Non sei più interessato alla posizione
• Hai un'offerta di lavoro da un'azienda più attraente
• Hai letto recensioni negative sull'azienda
• Stai già vivendo una brutta esperienza con l'azienda e non vuoi continuare

4. Sei un candidato e vuoi riprogrammare.

Ecco i motivi per cui potresti dover spostare il colloquio in un'altra data:

• Si è verificata un'emergenza
• Ti sei ammalato
• Non ti sei preparato per il colloquio
• Hai un problema irrisolto al lavoro oa casa che non può aspettare
• Hai acconsentito a un colloquio con un'altra società, che non poteva essere programmato in nessun altro giorno

Non importa se sei un candidato o una persona che assume, devi essere professionale ed educato nella tua richiesta di annullare un colloquio. Nel caso in cui desideri riprogrammare un appuntamento, dovrai anche comunicare chiaramente il tuo interesse a parlare di nuovo con la persona. Inoltre, assicurati di evitare qualsiasi conflitto di programma prima di suggerire una nuova fascia oraria.

E ricorda: una volta inviata un'e-mail di cancellazione, non puoi più tornare indietro. Non puoi annullarlo. Devi accettare la possibilità che una persona potrebbe non voler riprogrammare o potrebbe essere offesa dalla tua mancanza di coerenza. Prova a scrivere la tua email in modo tale che il tuo destinatario capisca la tua situazione. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per te.

Suggerimenti su come scrivere un'e-mail di annullamento del colloquio

Dare un preavviso per l'annullamento del colloquio

Assicurati di inviare un messaggio alla persona in anticipo. Idealmente, dovresti farlo almeno 24 ore prima del colloquio programmato. Tieni presente che tutte le persone sono impegnate e cambiare piano non è una cosa facile da fare. Se stai annullando il tuo colloquio di lavoro, farlo il prima possibile potrebbe consentire al colloquio di programmare un altro candidato per la tua fascia oraria

Sii cortese e professionale quando scrivi la tua e-mail di cancellazione

Tieni presente che tutto può succedere in futuro. In qualità di datore di lavoro, potresti voler assumere l'attuale candidato in un momento successivo. Inoltre, coloro che una volta erano candidati possono diventare clienti o partner della tua azienda. Devi essere sicuro che non ci siano ponti bruciati tra di voi.

In qualità di candidato, potresti candidarti nuovamente per una posizione in questa azienda. Oppure può succedere che la persona con cui dovevi parlare ti intervisterà per qualche altra posizione in qualche altra azienda. Non sai mai come andranno le cose in futuro, quindi è meglio essere ricordata come una persona educata, rispettabile e professionale.

Menziona i dettagli del colloquio nell'e-mail di cancellazione

Nella tua email per annullare il colloquio , scrivi la posizione lavorativa e la parola "colloquio" nella riga dell'oggetto. Nel corpo del tuo messaggio, devi menzionare la data e l'ora in cui è stato fissato l'appuntamento. Ciò contribuirà a evitare malintesi e, nel caso in cui il destinatario avesse programmato una serie di interviste, saprà immediatamente di quale di esse stai parlando.

Fornisci i motivi per annullare il colloquio

Dovresti indicare un motivo valido per annullare il colloquio, soprattutto se speri ancora di parlare con il destinatario. Se stai annullando a causa di un altro colloquio, è meglio non dirlo direttamente: sarebbe sufficiente dire che si è verificato un conflitto di lavoro. Se ti sei ammalato, dovresti scriverlo. Per apparire più educato e premuroso, menziona che non vuoi trasmettere il bug a nessuno.

Se sei un candidato e non sei più interessato al lavoro, non devi fornire alcuna motivazione. Puoi semplicemente scrivere che non stai più visualizzando la posizione. Se sei un datore di lavoro e hai trovato un candidato più adatto, va bene dirlo.

Ci scusiamo per l'annullamento del colloquio e per eventuali disagi

L'annullamento dell'intervista sarà sicuramente un inconveniente per il tuo intervistatore. Potrebbero aver già pianificato l'intervista e qualsiasi cambiamento in tali piani significherà che dovranno modificare i loro piani ancora una volta.

Scrivi delle scuse sincere e sii educato. Fagli capire che sei ancora interessato alla posizione e farai tutto il possibile per rimediare.

Citare le possibilità per una futura cooperazione

Se vuoi riprogrammare il colloquio, chiarisci che il tuo interesse per il lavoro (o il candidato) rimane. Inoltre, suggerisci diverse date tra cui l'altra persona può scegliere. Scegli le date con attenzione: probabilmente non potrai più cancellare l'appuntamento.

Se stai annullando il colloquio senza riprogrammare, puoi esprimere speranze per una futura collaborazione, ma fallo solo quando lo intendi davvero. Se stai cancellando perché la persona con cui stavi comunicando è stata scortese, probabilmente non vorrai più occuparti di loro.

Concludi la lettera con apprezzamento

Al termine della tua email di colloquio di rifiuto , ringrazia il destinatario per la pazienza e la comprensione. Di' loro che apprezzi il loro tempo. Nel caso in cui tu stia riprogrammando, puoi aggiungere che saresti estremamente grato per la loro flessibilità. Non dimenticare di chiedere alla persona di confermare di aver ricevuto la tua email.

Invia la lettera il prima possibile

Prima invii la tua lettera di cancellazione, più facile sarà per un'altra persona apportare modifiche ai propri piani. Non lasciarlo all'ultimo minuto, a meno che non sia un'emergenza che ti fa annullare il colloquio di lavoro. Assicurati che abbiano ricevuto l'e-mail proseguendo se necessario.

I migliori esempi di email di annullamento dell'intervista

Di seguito, abbiamo fornito esempi di come annullare un colloquio tramite e-mail . Consulta uno dei quattro modelli a seconda che tu sia un candidato o un datore di lavoro e se stai semplicemente annullando o desideri riprogrammare l'appuntamento.

Modello di e-mail di annullamento di un colloquio per i datori di lavoro

Riga dell'oggetto: [Posizione] — Invito al colloquio (cancellazione)

Caro nome,

Grazie per il tuo interesse a entrare a far parte di [Nome azienda] come [Titolo posizione]. Sfortunatamente, abbiamo dovuto cancellare la posizione [Titolo della posizione] a causa di una diminuzione del personale. Di conseguenza, il colloquio previsto per le ore 14 del [Giorno, Mese] non avrà luogo.

Mi scuso profondamente per l'inconveniente. Non esitate a contattarmi se avete domande. Puoi controllare la nostra pagina Carriere per eventuali opportunità adatte.

Grazie per la vostra comprensione.

Distinti saluti,

[Il tuo nome]

[La tua firma e-mail]

Annulla esempio di email di colloquio con un suggerimento per riprogrammare (per i datori di lavoro)

Riga dell'oggetto: [Posizione] — Invito al colloquio (modifica del programma)

Caro nome,

Grazie per il tuo interesse a entrare a far parte di [Nome azienda] come [Titolo posizione]. Sfortunatamente, dobbiamo annullare l'intervista programmata alle 14:00 del [Giorno, Mese] a causa di problemi di pianificazione imprevisti. Sarebbe possibile riprogrammare il colloquio per una delle seguenti date?

11:00, [GGMMAA]

12:00, [GGMMAA]

Vi prego di inviarmi una risposta con una data adeguata. Se non sei disponibile in nessuno di questi giorni, sarò aperto ai tuoi suggerimenti.

Si prega di accettare le mie scuse per l'inconveniente.

Rimango in attesa di una tua risposta.

Distinti saluti,

[Il tuo nome]

[La tua firma e-mail]

Annulla l'e-mail del colloquio: modello per i candidati

Riga dell'oggetto: [Posizione] — Annullamento dell'intervista

Caro nome,

Grazie mille per il tuo interesse per la mia candidatura per la posizione di [Titolo posizione] e per avermi invitato a un colloquio con [Nome azienda] previsto per [Giorno, Mese]. Tuttavia, mi dispiace dirvi che devo cancellare la nostra intervista. Ho appena ricevuto un'offerta da un'altra azienda e sto interrompendo la mia ricerca di lavoro. Spero nella vostra comprensione.

Vi sono sinceramente grato per il vostro tempo e la vostra considerazione. Spero che troverai presto un candidato adatto a ricoprire la posizione.

Di nuovo, per favore accetta le mie scuse.

Distinti saluti,

[Il tuo nome]

[La tua firma e-mail]

Email per annullare il colloquio: esempio per i candidati che vogliono riprogrammare

Riga dell'oggetto: [Posizione] — Intervista (Modifica del programma)

Caro nome,

Grazie mille per il tuo interesse per la mia candidatura per la posizione di [Titolo posizione] e per avermi invitato a un colloquio con [Nome azienda] previsto per [Giorno, Mese].

Purtroppo non posso partecipare al colloquio nella data concordata a causa della mia improvvisa malattia. Non vorrei trasmetterlo a nessuno della vostra azienda. Mi scuso e spero nella vostra comprensione.

C'è la possibilità di riprogrammare il mio colloquio per la prossima settimana? Mercoledì, [Giorno, Mese] o Giovedì [Giorno, Mese] funzionerebbero meglio per me.

Ancora una volta, per favore accetta le mie scuse per così poco preavviso.

Rimango in attesa di una tua risposta.

Distinti saluti,

[Il tuo nome]

[La tua firma e-mail]

Follow Up se sei ansioso di riprogrammare

Dopo aver ricevuto una risposta dalla persona a cui hai scritto un'e-mail di cancellazione del colloquio, assicurati di ribadire le tue scuse ed esprimere la volontà di incontrarla a un'ora concordata. Ringraziali ancora una volta per la loro considerazione e comprensione. Questo ti aiuterà a mostrare al tuo colloquio/intervistato le tue intenzioni sincere e a renderli più inclini a vederti al colloquio.