Примеры хорошего приглашения на важную деловую встречу

Написание хорошего пригласительного письма может занять больше времени, если вы не знаете, с чего начать. Мы собрали несколько советов и примеров пригласительных писем , которые помогут вам в этом.

1. Структура приглашения
2. Ценные советы
3. Примеры приглашения на деловую встречу
4. Шаблоны приглашения на деловую встречу

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Sender — платформа для email-маркетинга (возможности: автоматизация, конструктор новостных рассылок и рассылка подписчикам).
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. Открытки от DesignModo — конструктор шаблонов электронной почты с возможностью перетаскивания
5. GlockApps — чтобы улучшить расположение входящих сообщений электронной почты.
6. InVideo — для создания видео-приглашений

Ключевые детали

Для начала определите следующие вещи:

Кто? Кто будет присутствовать на встрече или мероприятии? Могут ли участники приглашать других?

Что почему? Какова цель или причина вашей встречи? Существуют разные причины для отправки электронных писем с приглашением на встречу: еженедельное собрание сотрудников, собеседование между начальником и сотрудником или рекламное предложение с потенциальным клиентом.
Где? Какое подходящее место? Вам нужно забронировать конкретное место?
Когда? Это может быть установленное время или что-то, что будет обсуждаться дальше.

Определившись с этими деталями, вы можете начать с формата письма-приглашения.

Как написать пригласительное письмо: идеальная структура

Хорошая сюжетная линия

Это очень важный фактор, который следует учитывать при написании электронного письма с деловым приглашением на встречу . Он решит, действительно ли получатель открывает ваше электронное письмо. Включение имени человека в тему — это очень простой способ повысить вероятность того, что ваше деловое приглашение будет открыто.

Открытие

Ваши вступительные строки — это первое, что человек увидит в электронном письме. Вот почему эти строки должны привлекать внимание и вести читателя к следующему абзацу.

Открытие электронной почты задает тон голоса и стиль всего письма-приглашения. Вам следует подумать о своих прежних отношениях с этим человеком. Это поможет вам понять, следует ли вам придерживаться строгости и формальности, или вы можете быть немного более непринужденным.

Причина вашей деловой встречи

Вы хотите, чтобы ваш партнер по деловой встрече был готов. Упомяните причину или тему вашей встречи. Если у вас есть повестка дня, включите ее или отправьте в виде вложения, но не перегружайте их подробным описанием. Вместо этого укажите темы для обсуждения или программу в пунктах.

Укажите время, дату, место и продолжительность

Чтобы убедиться, что ваш партнер по встрече будет в нужном месте в нужное время, включая детали обстановки встречи. Если у вас нет установленного плана, дайте приглашенным варианты на выбор, а не спрашивайте, «что лучше всего работает для них». Это облегчит им принятие решения и даст вам более быстрый ответ. Если вы встречаетесь со своим начальником или кем-то еще с плотным графиком, вы можете добавить опцию календаря, чтобы позволить им выбрать дату. В этом случае, поскольку вы хотите уважать время человека, также подумайте о том, чтобы указать время окончания.

Запросить ответ

Вы когда-нибудь отправляли сообщение с приглашением на встречу в письме, ожидая, что ваш партнер по встрече появится, только чтобы узнать, что этот человек не планировал присутствовать? Вы можете избежать этой ситуации, добавив опцию RSVP в свое электронное письмо. Чтобы получателю было еще проще ответить, добавьте кнопки подтверждения внизу письма и собирайте ваши ответы, как в этом шаблоне приглашения на собрание.

Закрытие

Попробуйте заменить окончание «Хорошего дня» дружеской просьбой , чтобы побудить читателя ответить на ваши деловые письма-приглашения. Попробуйте добавить строку вроде «с нетерпением жду вашего ответа», чтобы люди с большей вероятностью ответили на ваше письмо с приглашением на встречу.

Если у вас есть электронная подпись , вы, вероятно, уже сделали большую часть работы для закрытия. Но рассмотрите возможность использования подписи электронной почты более глубоким способом.

Да, это может быть немного больше, чем просто текст. Или стильную кнопку CTA с приглашением на онлайн-встречу.

Нажмите здесь, чтобы создать подпись электронной почты, чтобы сделать ваше электронное письмо с приглашением на встречу более эффективным.

Вы можете создать интерактивную электронную подпись с кнопкой призыва к действию или баннером с просьбой принять ваше приглашение. Кроме того, использование хорошо продуманных подписей электронной почты может сделать ваше пригласительное письмо более профессиональным и личным.

Лучшие подписи электронной почты будут иметь следующую структуру:

• ФИО;
• должность;
• Компания;
• Контактная информация;
• социальные иконки;
• баннер или призыв к действию.

Ценные советы по написанию делового приглашения

Сделайте это личным

Персонализированные сообщения имеют более высокую скорость открытия и кликов. Один очень простой способ сделать ваши массовые рассылки более личными — использовать имя адресата в строке темы и начале письма. Держите тон сообщения дружелюбным, но профессиональным.

Держать его коротким

Придерживайтесь основных положений, приведенных выше во введении, и не включайте слишком много информации. На короткие сообщения легче отвечать, и вы получите ответ быстрее. Все остальное можно обсудить при встрече.

Установить напоминания

Ваш партнер по встрече, вероятно, получает множество приглашений на деловые мероприятия. Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о встрече. Если вы пишете письмо -приглашение на мероприятие, вы можете установить баннер в подписи электронной почты, чтобы получить ссылку на подробности.

Корректура

Наконец, убедитесь, что вы указали правильные данные, проверьте адреса электронной почты и (ради Пита) проверьте орфографию вашего сообщения.

Теперь, когда вы знаете, как написать письмо-приглашение, посмотрите пример простого приглашения на встречу.

Три примера приглашения на важную деловую встречу

Это пара реальных примеров пригласительных писем. В зависимости от встречи или события вы можете настроить тон и детали.

1. Пример письма-приглашения на стартап-мероприятие. Поскольку это письмо рассылается стартапам, его тон более неформальный. Как вы можете видеть в образце официального приглашения на встречу ниже.

2. Приглашение на собеседование. Взгляните на этот образец электронного письма с приглашением на встречу.

3. Пример письма с приглашением на нестандартное собрание сотрудников. Вот пример приглашения на встречу с повесткой дня.

Шаблоны приглашения на важную деловую встречу

Как написать пригласительное письмо на практике? Вы можете проверить и выбрать один из этих образцов пригласительного письма на Template.net.

1. Вот шаблон письма -приглашения на ежемесячное собрание сотрудников. Электронное письмо, подобное этому, обычно неформальное, но профессиональное, если вы работаете в крупной компании.

Уважаемый [имя сотрудника],

Настоящим я хотел бы сообщить вам, что наше ежемесячное собрание сотрудников состоится [дата] в [место].

Я приложил повестку дня, но, пожалуйста, не стесняйтесь добавлять любые вопросы, ответив на это письмо по крайней мере за день до нашей встречи.

Убедитесь, что вы подготовлены и обновлены по предметам ваших отделов. Если вы не сможете присоединиться к этой встрече, сообщите нам об этом и обязательно делегируйте коллеге важные новости о вашем отделе.

С наилучшими пожеланиями,

2. Пример письма-приглашения для встречи с потенциальным клиентом или коммерческого предложения.

Уважаемый [имя потенциального клиента]

Меня зовут […] и я занимаю [должность] в [название компании], то есть [опишите деятельность компании].

Я считаю, что мы можем помочь вам с [конкретной проблемой] и будем признательны за возможность встретиться в вашем офисе, чтобы обсудить [то, что вы продаете]. Для вашего удобства я добавил несколько предложений по дате и времени.

С нетерпением жду более подробного обсуждения того, что мы можем сделать друг для друга.

С уважением,

[Ваше имя]

3. Образец письма-приглашения на просьбу о проведении собеседования.

Уважаемый [имя вашего босса],

В последнее [время] я с большим удовольствием работаю в [название компании].

Чтобы иметь возможность работать лучше и лучше достигать своих личных карьерных целей, я хотел бы запросить [ежегодное/раз в два года] собеседование по эффективности.
Кроме того, я был бы признателен, если бы вы могли оценить и сообщить о моей работе за прошедшее [время] и обсудить это со мной при личной встрече. Я хотел бы предложить [варианты времени и места].

Пожалуйста, дайте мне знать, если это вас устроит, и я забронирую [конференц-зал/место].