Как распространять исправления для пресс-релиза

Пресс-релизы — это важная тактика, позволяющая быстро донести важные новости о вашей компании до самых разных источников. Однако, учитывая быстроту распространения таких новостей, надлежащую проверку и утверждение можно либо пропустить, либо поторопиться. Информационные или грамматические ошибки могут появиться после того, как вы уже нажмете кнопку «Отправить», и когда они это сделают, вы обязаны внести необходимые исправления и убедиться, что новости и имидж вашей компании точны и профессиональны. Когда дело доходит до исправления пресс-релизов, возникает много вопросов: к кому мне обращаться? Будет ли это стоить дороже? Есть ли буферное время?

Что ж, сегодня у нас есть ваши ответы. Ранее работая на крупнейшей платформе цифровой PR-индустрии Cision, я снова и снова видел, как исправления являются сложной (но необходимой) частью управления PR. Подавали ли вы через синдикат, такой как PRNewswire Cision, или напрямую в СМИ — вашу местную газету или журнал — вот ключевые ответы на ваши вопросы об исправлениях в пресс-релизе.

Распространение пресс-релиза через синдикаты

В: После отправки пресс-релиза в синдикат, как я могу внести исправления?

О: В зависимости от даты и времени публикации вашего пресс-релиза, вы можете отправить изменения в службу поддержки клиентов синдиката. Если вы отправили заявку через стороннюю службу, обязательно обратитесь за помощью непосредственно к синдикату, а не к стороннему поставщику. Как правило, вам также звонят с подтверждением, чтобы просмотреть пресс-релиз с редактором, чтобы он получил устное подтверждение отправки. Если вы поймаете это достаточно быстро, вы можете дать им знать в это время. Многие синдикаты имеют круглосуточные группы обслуживания клиентов, но вы можете узнать более конкретные часы работы на их веб-сайте.

Если релиз попал в Интернет, вам нужно будет повторно опубликовать свои изменения, отправив «Пресс-релиз с уведомлением об исправлении» или просто повторно отправив новый пресс-релиз с правильным текстом. Имейте в виду, что будет взиматься дополнительная плата, вероятно, равная стоимости выпуска оригинального релиза. Дополнительная плата зависит от поставщика услуг.

В: В каком формате я должен отправить свои исправления, если пресс-релиз был распространен?

О: Наилучшей практикой является повторная отправка полного выпуска в синдикатный сервис, поскольку он распространяется и принимается большим количеством торговых точек.

В: Проверяет ли редактор выпуск перед публикацией?

A: Да, так что это часто выявляет большинство грамматических ошибок. В большинстве случаев вам позвонят, чтобы уточнить все правки и получить устное подтверждение о раздаче. Если у вас есть ошибка, основанная на фактах, обратитесь в службу поддержки клиентов синдиката. Если это произошло до даты публикации, они могут помочь вам отправить изменения, но если выпуск был распространен, вам нужно будет отправить пресс-релиз с исправлениями за дополнительную плату.

В: Если у меня уже есть отчет о том, какие публикации получили мое освобождение, должен ли я связаться с ними по отдельности?

О: Чтобы быть максимально своевременным и гарантировать, что информация дойдет до всех СМИ, лучше всего представить пресс-релиз с дополнительными исправлениями.

Отправка пресс-релиза по электронной почте непосредственно в публикацию

В: Если я увижу исправление до даты публикации, к кому мне обратиться?

О: Немедленно свяжитесь с редактором по электронной почте. Если вы не получили ответа в течение дня, попробуйте связаться с редактором по телефону. Большинство изданий предоставляют прямую контактную информацию на своих веб-сайтах. Если это недоступно, вы также можете попробовать найти заголовок. Всегда лучше обратиться непосредственно к контактному лицу, а не в общий почтовый ящик редакционного отдела, чтобы вы могли связаться с живым голосом.

В: Что должно быть включено в электронное письмо, содержащее исправления в пресс-релизе?

О: Убедитесь, что вы выделили строку темы, такую ​​как «СРОЧНО ИЗМЕНИТЬ ПРЕСС-РЕЛИЗ НА (дата)». Включите чистую и точную копию пресс-релиза вместе с кратким объяснением даты публикации, раздела и т. д. чтобы помочь им найти старую версию. Обязательно принесите пространные извинения при обращении к редактору и глубокую благодарность, когда редактор внесет изменение.

В: Есть ли буферное время, если у публикации есть печатная версия?

О: Обычно после отправки релиза до публикации статьи остается около недели. Если он уже напечатан, вы можете запросить исправление в следующем номере. Обязательно проверяйте онлайн-версию, так как срок годности онлайн-выступления довольно большой, там потом можно будет внести исправления.

В: При проверке онлайн-версии я заметил ошибку. Как мне это исправить?

О: Напишите редактору, как и раньше. Часто их можно быстро исправить. Если ошибка произошла по вине издания и достаточно велика, они могут даже предложить провести опровержение в следующем номере.

Дополнительные соображения и советы

В пресс-релизах часто указываются разные уровни серьезности исправлений, но всегда важно информировать вашу внутреннюю команду. Если релиз был опубликован и есть время ожидания до внесения исправлений, особенно если информация имеет значение, подготовьте свой отдел продаж и всех, кто может задавать вопросы об этой ошибке. Хотя может быть неловко признаться своим коллегам, не нужно увековечивать ошибку. Это поможет обеспечить эффективное и всестороннее общение по всем пунктам.

В более профилактических целях, бывают случаи, когда что-то настолько горячее, аккуратное или важное, что ваша компания стремится как можно скорее опубликовать это в публикациях. В таких случаях мы советуем проявлять крайнюю осторожность, чтобы избежать большого количества неточностей или махинаций. Сосредоточьтесь на предоставлении наиболее точной информации и планируйте заранее как можно больше. Многие компании относятся к PR как к второстепенной задаче, поэтому важно иметь планы по поощрению контрольных точек до того, как будут приняты необдуманные решения. Хотя эти ошибки можно исправить, вам следует сосредоточить больше усилий на превентивных мерах для поддержания репутации и профессиональной честности как вашей собственной, так и вашей компании.

Давайте посмотрим правде в глаза. Все мы люди, и все мы ошибаемся. Когда дело доходит до пресс-релизов, вы пытаетесь усилить эффект ошибки в зависимости от количества публикаций, в которых она упоминается. Когда это произойдет, сыграйте свою роль профессионала, сделайте все необходимое, чтобы свести к минимуму воздействие, и двигайтесь дальше.