Jak rozpowszechniać poprawki do komunikatu prasowego

Informacje prasowe są ważną taktyką, dzięki której ważne informacje o Twojej firmie są rozpowszechniane w wielu różnych punktach sprzedaży. Jednak biorąc pod uwagę szybki obrót takich wiadomości, odpowiednie sprawdzenie i zatwierdzenie może zostać przeoczone lub pospieszne. Błędy informacyjne lub błędy gramatyczne mogą pojawić się już po naciśnięciu przycisku przesyłania, a kiedy już się pojawią, Twoim obowiązkiem jest wprowadzenie niezbędnych poprawek i upewnienie się, że wiadomości i wizerunek Twojej firmy są dokładne i profesjonalne. Jeśli chodzi o poprawianie informacji prasowych, pojawia się wiele pytań: Do kogo mam się zwrócić? Czy będzie kosztować więcej? Czy jest czas buforowy?

Cóż, dzisiaj mamy twoje odpowiedzi. Pracując wcześniej na największej platformie w branży digital PR, Cision, wielokrotnie widziałem, jak korekty są trudną (ale konieczną) częścią zarządzania PR. Niezależnie od tego, czy przesłałeś zgłoszenie za pośrednictwem konsorcjum, takiego jak PRNewswire firmy Cision, czy bezpośrednio w mediach — lokalnej gazecie lub magazynie — oto kluczowe odpowiedzi na Twoje pytania dotyczące poprawek w informacjach prasowych.

Dystrybucja informacji prasowych w ramach syndykatu

P: Po przesłaniu informacji prasowej do konsorcjum, jak mogę zgłosić poprawki?

Odp.: W zależności od daty i godziny publikacji komunikatu prasowego możesz przesłać zmiany do zespołu obsługi klienta w syndykacie. Jeśli przesłałeś zgłoszenie za pośrednictwem usługi strony trzeciej, pamiętaj, aby zwrócić się o pomoc bezpośrednio do konsorcjum, a nie do dostawcy będącego stroną trzecią. Zazwyczaj otrzymasz również telefon potwierdzający, aby przejrzeć informację prasową z redaktorem, aby uzyskać ustne potwierdzenie zgłoszenia. Jeśli złapiesz to wystarczająco szybko, możesz dać im znać w tym czasie. Wiele syndykatów ma całodobowe zespoły obsługi klienta, ale możesz znaleźć bardziej szczegółowe godziny pracy na ich stronie internetowej.

Jeśli komunikat trafił do sieci, musisz ponownie opublikować swoje zmiany, przesyłając „Informację prasową o korekcie” lub po prostu ponownie przesyłając nową informację prasową z poprawnym tekstem. Pamiętaj, że będzie to dodatkowa opłata, prawdopodobnie równa opłatom za wydanie oryginalnego wydania. Dodatkowa opłata różni się w zależności od usługodawcy.

P: W jakim formacie mam przesłać poprawki, jeśli informacja prasowa została rozesłana?

O: Najlepszą praktyką jest ponowne przesłanie pełnej wersji do usługi syndykatu, gdy jest ona dystrybuowana i odbierana przez dużą liczbę punktów sprzedaży.

P: Czy redaktor przegląda wydanie przed opublikowaniem?

O: Tak, więc to często wyłapuje większość błędów gramatycznych. W większości przypadków zadzwonią do Ciebie, aby przejrzeć wszelkie zmiany i uzyskać ustne potwierdzenie dystrybucji. Jeśli masz błąd oparty na faktach, skontaktuj się z zespołem obsługi klienta konsorcjum. Jeśli jest przed datą publikacji, mogą pomóc w przesłaniu zmian, ale jeśli komunikat został rozesłany, za dodatkową opłatą konieczne będzie przesłanie komunikatu prasowego z poprawkami.

P: Jeśli mam już raport o tym, które publikacje odebrały moje wydanie, czy powinienem skontaktować się z nimi indywidualnie?

O: Aby być na czasie i mieć pewność, że informacje dotrą do wszystkich punktów sprzedaży, najlepiej przesłać komunikat prasowy dotyczący dodatkowych poprawek.

Wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio do publikacji prasowej

P: Jeśli złapię korektę przed datą publikacji, do kogo mam się udać?

O: Skontaktuj się niezwłocznie z redaktorem poprzez e-mail. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w ciągu dnia, spróbuj skontaktować się z redaktorem telefonicznie. Większość publikacji zawiera bezpośrednie dane kontaktowe na swojej stronie internetowej. Jeśli to nie jest dostępne, możesz spróbować również sprawdzić masthead. Zawsze najlepiej jest przejść bezpośrednio do kontaktu, a nie przesyłać do ogólnej skrzynki odbiorczej działu redakcyjnego, aby uzyskać głos na żywo.

P: Co powinno znaleźć się w e-mailu zawierającym poprawki do informacji prasowych?

O: Upewnij się, że stworzyłeś wyróżniający się temat, taki jak „PILNA ZMIANA KOMUNIKATU PRASOWEGO NA (data)”. Dołącz czystą, dokładną kopię komunikatu prasowego wraz z krótkim wyjaśnieniem daty publikacji, sekcji itp. aby pomóc im zlokalizować starszą wersję. Upewnij się, że przepraszasz wylewnie, gdy kontaktujesz się z redaktorem, i dziękujesz, gdy redaktor wprowadzi zmianę.

P: Czy istnieje czas buforowania, jeśli publikacja ma wersję drukowaną?

Odp.: Zazwyczaj po przesłaniu komunikatu mija około tygodnia, zanim artykuł trafi do druku. Jeśli został już wydrukowany, możesz poprosić o korektę w następnym numerze. Upewnij się, że sprawdziłeś wersję online, ponieważ okres przechowywania wyglądu online jest dość długi, możesz wtedy wprowadzić tam poprawki.

P: Po sprawdzeniu wersji online zauważyłem błąd. Jak mogę to poprawić?

O: Wyślij e-mailem do redaktora, tak jak poprzednio. Często można je szybko poprawić. Jeśli błąd jest winą publikacji i jest wystarczająco duży, mogą nawet zaproponować wycofanie w następnym numerze.

Dodatkowe uwagi i porady

W komunikatach prasowych często występują różne poziomy ważności poprawek, ale zawsze ważne jest, aby informować zespół wewnętrzny. Jeśli wydanie zostało opublikowane i jest czas oczekiwania na wprowadzenie poprawek, zwłaszcza jeśli informacje są istotne, przygotuj swoje siły sprzedaży i wszystkie inne osoby, które mogą zapytać o ten błąd. Chociaż przyznanie się do współpracowników może być krępujące, nie ma potrzeby utrwalania błędu. Pomoże to w skutecznym i wszechstronnym komunikowaniu się pod każdym względem.

Mówiąc bardziej prewencyjnie, zdarzają się sytuacje, w których coś jest tak gorące i schludne lub kluczowe, że Twoja firma niepokoi się, aby jak najszybciej wyrzucić to do publikacji. W takich przypadkach radzimy zachować szczególną ostrożność, aby uniknąć dużych ilości nieścisłości lub fałszerstwa. Skoncentruj się na dostarczaniu najdokładniejszych informacji i planuj jak najwięcej z wyprzedzeniem. Wiele firm traktuje PR jako refleksję, dlatego ważne jest, aby mieć plany zachęcające do punktów kontrolnych przed podjęciem pochopnych decyzji. Chociaż błędy te można naprawić, należy skoncentrować się na środkach zapobiegawczych w celu utrzymania reputacji i uczciwości zawodowej zarówno własnej, jak i firmy.

Spojrzmy prawdzie w oczy. Wszyscy jesteśmy ludźmi i wszyscy popełniamy błędy. Jeśli chodzi o informacje prasowe, patrzysz na wzmocnienie efektu błędu w oparciu o liczbę publikacji, które go wychwytują. Kiedy już się zdarzą, graj swoją rolę profesjonalisty, rób wszystko, co konieczne, aby zminimalizować wpływ i idź dalej.