วิธีการแจกจ่ายการแก้ไขสำหรับข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นกลวิธีสำคัญในการรับข่าวสารสำคัญเกี่ยวกับบริษัทของคุณอย่างรวดเร็วผ่านช่องทางต่างๆ อย่างไรก็ตาม จากการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของข่าวดังกล่าว การพิสูจน์อักษรและการอนุมัติที่เหมาะสมอาจถูกมองข้ามหรือมองข้ามไป ข้อมูลหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อาจปรากฏขึ้นหลังจากที่คุณกดปุ่มส่งแล้ว และเมื่อเกิดข้อผิดพลาด คุณมีหน้าที่แก้ไขที่จำเป็นและดูแลให้ข่าวและภาพของบริษัทของคุณถูกต้องและเป็นมืออาชีพ เมื่อพูดถึงการแก้ไขข่าวประชาสัมพันธ์ มีคำถามมากมายเกิดขึ้น: ฉันจะไปหาใคร? จะมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น? มีเวลาบัฟเฟอร์หรือไม่?

วันนี้เรามีคำตอบให้คุณแล้ว ก่อนหน้านี้เคยทำงานที่แพลตฟอร์มที่ใหญ่ที่สุดในอุตสาหกรรมการประชาสัมพันธ์ดิจิทัล Cision ฉันได้เห็นครั้งแล้วครั้งเล่าว่าการแก้ไขเป็นส่วนที่ยาก (แต่จำเป็น) ในการจัดการประชาสัมพันธ์อย่างไร ไม่ว่าคุณจะส่งผ่านซินดิเคท เช่น PRNewswire ของ Cision หรือส่งตรงไปยังสื่อ—หนังสือพิมพ์หรือนิตยสารท้องถิ่นของคุณ—นี่คือคำตอบที่สำคัญสำหรับคำถามของคุณเกี่ยวกับการแก้ไขข่าวประชาสัมพันธ์

แจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์ผ่านซินดิเคท

ถาม: เมื่อส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังซินดิเคทแล้ว ฉันจะส่งการแก้ไขได้อย่างไร

ตอบ: คุณสามารถส่งการเปลี่ยนแปลงไปยังทีมบริการลูกค้าที่ซินดิเคท ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวันที่และเวลาที่โพสต์ที่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณกำหนดให้เผยแพร่ หากคุณส่งผ่านบริการของบุคคลที่สาม ให้ไปที่ซินดิเคทโดยตรง ไม่ใช่ผู้ให้บริการบุคคลที่สามเพื่อขอความช่วยเหลือ โดยปกติ คุณยังจะได้รับสายยืนยันเพื่อตรวจสอบข่าวประชาสัมพันธ์กับบรรณาธิการ เพื่อให้พวกเขาได้รับการยืนยันด้วยวาจาของการส่ง ถ้าจับได้เร็วพอก็แจ้งได้ในตอนนั้น ซินดิเคทหลายแห่งมีทีมบริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง แต่คุณสามารถค้นหาชั่วโมงทำการที่เฉพาะเจาะจงเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ของพวกเขา

หากการเผยแพร่เผยแพร่สู่เว็บ คุณจะต้องออกการเปลี่ยนแปลงของคุณใหม่โดยส่ง "ข่าวประชาสัมพันธ์ประกาศการแก้ไข" หรือเพียงแค่ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ใหม่พร้อมข้อความที่ถูกต้อง โปรดทราบว่าจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งอาจเท่ากับค่าใช้จ่ายในการออกต้นฉบับ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ

ถาม: ฉันควรส่งการแก้ไขในรูปแบบใดหากมีการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์

ตอบ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการส่งรุ่นเต็มไปยังบริการซินดิเคทอีกครั้ง เมื่อมีการแจกจ่ายและรับสินค้าจากร้านค้าจำนวนมาก

ถาม: บรรณาธิการตรวจสอบรุ่นก่อนโพสต์หรือไม่

ตอบ: ใช่ ดังนั้นสิ่งนี้มักจะจับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ได้เกือบทั้งหมด ในกรณีส่วนใหญ่ พวกเขาจะโทรหาคุณเพื่อแก้ไขใดๆ และได้รับการยืนยันด้วยวาจาเกี่ยวกับการแจกจ่าย หากคุณมีข้อผิดพลาดจากข้อเท็จจริง โปรดติดต่อทีมบริการลูกค้าของซินดิเคท หากอยู่ก่อนวันที่โพสต์ พวกเขาสามารถช่วยคุณส่งการเปลี่ยนแปลงได้ แต่ถ้ามีการเผยแพร่การเผยแพร่ คุณจะต้องส่งข่าวประชาสัมพันธ์การแก้ไขโดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ถาม: หากฉันมีรายงานของสิ่งพิมพ์ที่หยิบขึ้นมาแล้ว ฉันควรติดต่อพวกเขาทีละคนหรือไม่?

ตอบ: เพื่อให้ทันเวลามากที่สุดและมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกส่งไปยังร้านค้าทั้งหมด ทางที่ดีควรส่งข่าวประชาสัมพันธ์การแก้ไขเพิ่มเติม

ส่งอีเมลข่าวประชาสัมพันธ์โดยตรงไปยังสิ่งพิมพ์

ถาม: หากฉันตรวจพบการแก้ไขก่อนวันที่โพสต์ ฉันควรไปหาใคร

ตอบ: ติดต่อบรรณาธิการทันทีทางอีเมล หากคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับภายในวันนั้น ให้ลองติดต่อบรรณาธิการทางโทรศัพท์ สิ่งพิมพ์ส่วนใหญ่ให้ข้อมูลติดต่อโดยตรงบนเว็บไซต์ของพวกเขา หากไม่มีข้อมูลดังกล่าว คุณสามารถลองค้นหาโฆษณาด้านบนได้เช่นกัน เป็นการดีที่สุดที่จะไปที่ผู้ติดต่อโดยตรงแทนที่จะส่งไปที่กล่องจดหมายของกองบรรณาธิการทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเสียงสดได้

ถาม: สิ่งที่ควรรวมไว้ในอีเมลที่มีการแก้ไขข่าวประชาสัมพันธ์

ตอบ: อย่าลืมสร้างหัวเรื่องที่โดดเด่น เช่น “แจ้งข่าวด่วนเปลี่ยนแปลงสำหรับ (วันที่)” รวมสำเนาข่าวประชาสัมพันธ์ที่สะอาดและถูกต้องพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ ของวันที่โพสต์ ส่วน ฯลฯ เพื่อช่วยค้นหาเวอร์ชันเก่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ขอโทษอย่างมากเมื่อติดต่อกับบรรณาธิการและขอบคุณอย่างมากเมื่อบรรณาธิการทำการเปลี่ยนแปลง

ถาม: มีเวลาบัฟเฟอร์หรือไม่หากสิ่งพิมพ์มีเวอร์ชันการพิมพ์

ตอบ: โดยปกติเมื่อมีการส่งบทความเผยแพร่แล้ว จะมีเวลาประมาณหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่บทความจะออกสู่สื่อ หากพิมพ์ไปแล้วสามารถขอแก้ไขได้ในฉบับต่อไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบเวอร์ชันออนไลน์ เนื่องจากอายุการเก็บของลักษณะที่ปรากฏออนไลน์นั้นค่อนข้างนาน คุณจึงสามารถแก้ไขได้ที่นั่น

ถาม: เมื่อตรวจสอบเวอร์ชันออนไลน์ ฉันสังเกตเห็นข้อผิดพลาด ฉันจะแก้ไขสิ่งนี้ได้อย่างไร

ตอบ: ส่งอีเมลถึงบรรณาธิการเหมือนเดิม สิ่งเหล่านี้มักจะสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว หากข้อผิดพลาดเป็นข้อบกพร่องของสิ่งพิมพ์และมีขนาดใหญ่เพียงพอ ข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจเสนอให้ดำเนินการเพิกถอนในฉบับถัดไป

ข้อควรพิจารณาและคำแนะนำเพิ่มเติม

มักจะมีระดับความรุนแรงในการแก้ไขที่แตกต่างกันในข่าวประชาสัมพันธ์ แต่สิ่งสำคัญเสมอคือต้องแจ้งให้ทีมภายในของคุณทราบ หากการเผยแพร่ได้รับการเผยแพร่และมีเวลารอก่อนที่จะดำเนินการแก้ไข โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อมูลเป็นผลสืบเนื่อง ให้เตรียมพนักงานขายของคุณและใครก็ตามที่อาจกำลังดำเนินการสอบถามเกี่ยวกับข้อผิดพลาดนั้น แม้ว่ามันอาจจะน่าอายที่จะยอมรับกับเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องทำให้ความผิดพลาดเกิดขึ้นอีก สิ่งนี้จะช่วยให้มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและครอบคลุมในทุกกรณี

ในหมายเหตุเชิงป้องกันที่มากขึ้น มีบางครั้งที่บางสิ่งที่ร้อนแรงและเรียบร้อยหรือสำคัญมากจนบริษัทของคุณกระวนกระวายใจที่จะโยนมันออกไปเผยแพร่โดยเร็ว เราขอแนะนำให้ใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งในกรณีเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้องหรือการจำหน่ายหลังการขายในปริมาณมาก มุ่งนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำที่สุดและวางแผนล่วงหน้าให้มากที่สุด บริษัทหลายแห่งมองว่าการประชาสัมพันธ์เป็นเรื่องภายหลัง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีแผนที่จะสนับสนุนจุดตรวจก่อนที่จะมีการตัดสินใจโดยด่วน แม้ว่าข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ แต่คุณควรเน้นความพยายามมากขึ้นในมาตรการป้องกันเพื่อรักษาชื่อเสียงและความซื่อสัตย์ในวิชาชีพของคุณเองและในบริษัทของคุณ

มาเผชิญหน้ากัน เราทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์และเราทุกคนต่างก็เคยทำผิดพลาด เมื่อพูดถึงข่าวประชาสัมพันธ์ คุณกำลังมองหาการขยายผลกระทบของข้อผิดพลาดโดยพิจารณาจากจำนวนสิ่งพิมพ์ที่หยิบขึ้นมา เมื่อมันเกิดขึ้น ให้สวมบทบาทของคุณอย่างมืออาชีพ ทำสิ่งที่จำเป็นเพื่อลดผลกระทบให้เหลือน้อยที่สุดและเดินหน้าต่อไปจากที่นั่น