كيفية توزيع تصحيحات لبيان صحفي

تعد البيانات الصحفية تكتيكًا مهمًا للحصول على أخبار مهمة حول شركتك بسرعة عبر العديد من المنافذ المختلفة. ومع ذلك ، نظرًا للتحول السريع لهذه الأخبار ، يمكن إما التغاضي عن الإثبات والموافقة أو الاستعجال. يمكن أن تظهر أخطاء المعلومات أو القواعد النحوية بعد أن تضغط بالفعل على زر الإرسال ، وعندما يحدث ذلك ، تقع على عاتقك مسؤولية إجراء التصحيحات اللازمة والتأكد من أن أخبار وصورة شركتك دقيقة واحترافية. عندما يتعلق الأمر بتصحيح البيانات الصحفية ، تبرز أسئلة كثيرة: إلى من أذهب؟ هل ستكلف أكثر؟ هل هناك أي وقت مؤقت؟

حسنًا ، اليوم لدينا إجاباتك. بعد أن عملت سابقًا في أكبر منصة في صناعة العلاقات العامة الرقمية ، Cision ، رأيت مرارًا وتكرارًا كيف أن التصحيحات هي جزء صعب (لكنه ضروري) من إدارة العلاقات العامة. سواء قدمت من خلال نقابة ، مثل PRNewswire من Cision ، أو مباشرة إلى منفذ إعلامي - جريدتك أو مجلتك المحلية - إليك الإجابات الرئيسية على أسئلتك حول تصحيحات البيانات الصحفية.

توزيع البيان الصحفي على النقابة

س: بمجرد تقديم البيان الصحفي للنقابة كيف يمكنني تقديم تصحيحات؟

ج: اعتمادًا على تاريخ النشر والوقت الذي تمت جدولة إصدار بيانك الصحفي فيه عبر التحويل البنكي ، يمكنك إرسال التغييرات إلى فريق خدمة العملاء في النقابة. إذا قمت بالتقديم من خلال خدمة جهة خارجية ، فتأكد من الذهاب مباشرة إلى النقابة وليس مزود الطرف الثالث للحصول على المساعدة. عادة سوف تتلقى أيضًا مكالمة تأكيد لمراجعة البيان الصحفي مع محرر حتى يكون لديهم تأكيد شفهي على الإرسال. إذا التقطتها بسرعة كافية ، فيمكنك إخبارهم في ذلك الوقت. لدى العديد من النقابات فرق خدمة عملاء على مدار 24 ساعة ، ولكن يمكنك معرفة المزيد من ساعات العمل المحددة على موقع الويب الخاص بهم.

إذا وصل الإصدار إلى الويب ، فستحتاج إلى إعادة إصدار تغييراتك عن طريق إرسال "بيان صحفي لإشعار تصحيح" أو ببساطة إعادة تقديم بيان صحفي جديد بالنص الصحيح. ضع في اعتبارك أنه ستكون هناك رسوم إضافية ، ربما تساوي تكلفة إصدار الإصدار الأصلي. تختلف الرسوم الإضافية حسب مزود الخدمة.

س: ما هو الشكل الذي يجب أن أرسل به تصحيحي إذا تم توزيع البيان الصحفي؟

ج: أفضل ممارسة هي إعادة تقديم الإصدار الكامل إلى الخدمة النقابية حيث يتم توزيعه والتقاطه من قبل عدد كبير من المنافذ.

س: هل يراجع المحرر البيان قبل النشر؟

ج: نعم ، لذلك غالبًا ما يكتشف هذا معظم الأخطاء النحوية. في معظم الحالات سيتصلون بك لاستعراض أي تعديلات والحصول على تأكيد شفهي للتوزيع. إذا كان لديك خطأ مستند إلى الحقائق ، فاتصل بفريق خدمة العملاء في النقابة. إذا كان ذلك قبل تاريخ النشر ، فيمكنهم مساعدتك في إرسال التغييرات ، ولكن إذا تم توزيع الإصدار ، فستحتاج إلى إرسال بيان صحفي خاص بالتصحيحات بتكلفة إضافية.

س: إذا كان لدي بالفعل تقرير عن المنشورات التي التقطت إصداري ، فهل يجب أن أتصل بهم بشكل فردي؟

ج: لكي تكون في الوقت المناسب وتضمن وصول المعلومات إلى جميع المنافذ ، من الأفضل إرسال التصحيحات الصحفية الإضافية.

إرسال البيان الصحفي بالبريد الإلكتروني مباشرةً إلى المطبوعات

س: إذا لاحظت التصحيح قبل تاريخ النشر ، فمن الذي يجب أن أذهب إليه؟

ج: اتصل بالمحرر على الفور عبر البريد الإلكتروني. إذا لم تتلق ردًا خلال اليوم ، فحاول الوصول إلى المحرر عبر الهاتف. توفر معظم المنشورات معلومات اتصال مباشرة على موقعها على الإنترنت. إذا لم يكن ذلك متاحًا ، يمكنك محاولة البحث عن إعلان التسمية الرئيسية أيضًا. من الأفضل دائمًا أن تذهب مباشرة إلى جهة اتصال بدلاً من الإرسال إلى صندوق بريد قسم التحرير العام حتى تتمكن من الوصول إلى صوت مباشر.

س: ما الذي يجب تضمينه في البريد الإلكتروني الذي يحتوي على تصحيحات البيان الصحفي؟

ج: تأكد من إنشاء سطر موضوع بارز مثل "تغيير الإصدار الصحفي العاجل لـ (التاريخ)". قم بتضمين نسخة نظيفة ودقيقة من البيان الصحفي مع شرح موجز لتاريخ النشر ، القسم إلخ. لمساعدتهم في تحديد الإصدار الأقدم. تأكد من تقديم اعتذارات غزيرة عند الاتصال بالمحرر وشكرًا وافرًا عندما يقوم المحرر بإجراء التغيير.

س: هل يوجد وقت تخزين مؤقت إذا كان المنشور يحتوي على نسخة مطبوعة؟

ج: بمجرد تقديم البيان ، يكون هناك حوالي أسبوع واحد قبل إرسال المقال للطباعة. إذا كان قد تم طباعته بالفعل ، يمكنك طلب تصحيح في العدد التالي. تأكد من التحقق من الإصدار عبر الإنترنت ، نظرًا لأن العمر الافتراضي للظهور عبر الإنترنت طويل جدًا ، يمكنك بعد ذلك إجراء تصحيحات هناك.

س: عند التحقق من الإصدار الموجود على الإنترنت ، لاحظت وجود خطأ. كيف يمكنني تصحيح هذا؟

ج: أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المحرر ، كما كان من قبل. يمكن تصحيح هذه بسرعة في كثير من الأحيان. إذا كان الخطأ ناتجًا عن خطأ المنشور وكان كبيرًا بما يكفي ، فقد يعرضون حتى إجراء سحب في الإصدار التالي.

اعتبارات ونصائح إضافية

غالبًا ما تكون هناك مستويات مختلفة من شدة التصحيح في البيانات الصحفية ، ولكن من المهم دائمًا إبقاء فريقك الداخلي على اطلاع. إذا تم نشر الإصدار وكان هناك وقت انتظار قبل تنفيذ التصحيحات ، خاصةً إذا كانت المعلومات مترتبة ، فقم بإعداد فريق المبيعات وأي شخص آخر قد يستفسر عن هذا الخطأ. على الرغم من أنه قد يكون من المحرج أن تعترف لزملائك في العمل ، فلا داعي لتكريس الخطأ. سيساعد هذا في إجراء اتصالات فعالة وشاملة من جميع النواحي.

في ملاحظة أكثر وقائية ، هناك أوقات يكون فيها شيء ما ساخنًا وأنيقًا أو حاسمًا لدرجة أن شركتك تتوق إلى طرحه في المنشورات في أسرع وقت ممكن. ننصح بتوخي الحذر الشديد في هذه الحالات لتجنب الكميات الكبيرة من عدم الدقة أو التجوال العكسي. ركز على تقديم أدق المعلومات وخطط للمستقبل قدر الإمكان. تتعامل العديد من الشركات مع العلاقات العامة على أنها فكرة متأخرة ، لذلك من المهم وضع خطط لتشجيع نقاط التفتيش قبل اتخاذ قرارات متهورة. على الرغم من إمكانية تصحيح هذه الأخطاء ، يجب عليك تركيز المزيد من الجهود على التدابير الوقائية للحفاظ على سمعتك وسمعة شركتك ونزاهتك المهنية.

لنواجه الأمر. كلنا بشر وكلنا نرتكب أخطاء. عندما يتعلق الأمر بالبيانات الصحفية ، فأنت تبحث عن تضخيم تأثير الخطأ بناءً على عدد المنشورات التي تلتقطه. عندما يحدث ذلك ، العب دورك كمحترف ، وقم بتنفيذ كل ما هو ضروري لتقليل التأثير والمضي قدمًا من هناك.