Cara Mendistribusikan Koreksi untuk Siaran Pers

Siaran pers adalah taktik penting untuk mendapatkan berita penting tentang perusahaan Anda dipercepat di banyak outlet yang berbeda. Namun, mengingat perputaran cepat dari berita semacam itu, pemeriksaan dan persetujuan yang tepat dapat diabaikan atau diburu-buru. Kesalahan informasi atau tata bahasa dapat muncul setelah Anda menekan tombol kirim, dan ketika itu terjadi, Anda bertanggung jawab untuk melakukan koreksi yang diperlukan dan memastikan bahwa berita dan citra perusahaan Anda akurat dan profesional. Saat mengoreksi siaran pers, banyak pertanyaan muncul: Kepada siapa saya harus pergi? Apakah akan lebih mahal? Apakah ada waktu buffer?

Nah, hari ini kami memiliki jawaban Anda. Setelah sebelumnya bekerja di platform terbesar di industri PR digital, Cision, saya telah melihat berkali-kali bagaimana koreksi merupakan bagian yang sulit (tetapi perlu) dari manajemen PR. Baik Anda mengirimkan melalui sindikat, seperti PRNewswire Cision, atau langsung ke outlet media—koran atau majalah lokal Anda—inilah kunci jawaban atas pertanyaan Anda tentang koreksi siaran pers.

Mendistribusikan Siaran Pers Melalui Sindikat

Q: Setelah press release sudah disampaikan ke sindikat, bagaimana cara menyampaikan koreksi?

J: Bergantung pada tanggal dan waktu pengiriman siaran pers Anda yang dijadwalkan untuk disampaikan, Anda dapat mengirimkan perubahan ke tim layanan pelanggan di sindikat. Jika Anda mengirimkan melalui layanan pihak ketiga, pastikan untuk langsung ke sindikat dan bukan penyedia pihak ketiga untuk mendapatkan bantuan. Biasanya Anda juga akan mendapatkan panggilan konfirmasi untuk meninjau siaran pers dengan editor sehingga mereka memiliki konfirmasi lisan atas kiriman tersebut. Jika Anda menangkapnya dengan cukup cepat, Anda dapat memberi tahu mereka saat itu juga. Banyak sindikat memiliki tim layanan pelanggan 24 jam, tetapi Anda dapat mengetahui jam operasi yang lebih spesifik di situs web mereka.

Jika rilis telah mencapai web, Anda perlu menerbitkan ulang perubahan Anda dengan mengirimkan "Siaran Pers Pemberitahuan Koreksi" atau cukup mengirimkan ulang siaran pers baru dengan teks yang benar. Ingatlah akan ada biaya tambahan, mungkin sama dengan mengeluarkan rilis asli. Biaya tambahan bervariasi menurut penyedia layanan.

T: Format apa yang harus saya kirimkan koreksi saya jika siaran pers telah didistribusikan?

J: Praktik terbaik adalah mengirimkan kembali rilis lengkap ke layanan sindikat karena didistribusikan dan diambil oleh sejumlah besar outlet.

T: Apakah editor meninjau rilis sebelum memposting?

J: Ya, jadi ini sering menangkap sebagian besar kesalahan tata bahasa. Dalam kebanyakan kasus, mereka akan menghubungi Anda untuk memeriksa semua suntingan dan mendapatkan konfirmasi lisan tentang distribusinya. Jika Anda memiliki kesalahan berdasarkan fakta, hubungi tim layanan pelanggan sindikat. Jika sebelum tanggal posting, mereka dapat membantu Anda mengirimkan perubahan, tetapi jika rilis telah didistribusikan, Anda harus mengirimkan siaran pers koreksi dengan biaya tambahan.

T: Jika saya sudah memiliki laporan tentang publikasi mana yang mengambil rilis saya, apakah saya harus menghubungi mereka satu per satu?

A: Untuk lebih tepat waktu dan memastikan informasi sampai ke semua outlet, yang terbaik adalah mengirimkan siaran pers koreksi tambahan.

Mengirim Siaran Pers Langsung ke Publikasi

T: Jika saya menemukan koreksi sebelum tanggal posting, kepada siapa saya harus pergi?

A: Hubungi editor segera melalui email. Jika Anda tidak mendapat balasan dalam sehari, coba hubungi editor melalui telepon. Sebagian besar publikasi menyediakan informasi kontak langsung di situs web mereka. Jika itu tidak tersedia, Anda dapat mencoba mencari masthead juga. Itu selalu yang terbaik untuk pergi langsung ke kontak daripada mengirimkan ke kotak masuk departemen editorial umum sehingga Anda dapat mencapai suara langsung.

T: Apa yang harus disertakan dalam email yang berisi koreksi siaran pers?

J: Pastikan untuk membuat baris subjek yang menonjol seperti “PERUBAHAN SIARAN PERS MENDESAK UNTUK (Tanggal)”. Sertakan salinan siaran pers yang bersih dan akurat bersama dengan penjelasan singkat tentang tanggal posting, bagian, dll. untuk membantu mereka menemukan versi yang lebih lama. Pastikan untuk menyampaikan permintaan maaf yang sebesar-besarnya saat menghubungi editor dan terima kasih yang sebesar-besarnya saat editor membuat perubahan.

T: Apakah ada waktu buffer jika publikasi memiliki versi cetak?

A: Biasanya setelah rilis dikirimkan, ada sekitar satu minggu sebelum artikel tersebut dicetak. Jika sudah dicetak, Anda dapat meminta koreksi pada edisi berikutnya. Pastikan untuk memeriksa versi online, karena masa simpan tampilan online cukup lama, Anda dapat melakukan koreksi di sana.

T: Saat memeriksa versi online, saya melihat ada kesalahan. Bagaimana cara memperbaiki ini?

A: Email editor, sama seperti sebelumnya. Ini sering dapat dengan cepat diperbaiki. Jika kesalahan adalah kesalahan publikasi dan cukup besar, mereka bahkan mungkin menawarkan untuk melakukan pencabutan pada edisi berikutnya.

Pertimbangan & Saran Tambahan

Seringkali ada tingkat keparahan koreksi yang berbeda dalam siaran pers, tetapi selalu penting untuk selalu memberi tahu tim internal Anda. Jika rilis telah diterbitkan dan ada waktu tunggu sebelum koreksi diterapkan, terutama jika informasinya bersifat konsekuensial, maka persiapkan tenaga penjualan Anda dan siapa pun yang mungkin akan bertanya tentang kesalahan itu. Meskipun mungkin memalukan untuk mengakuinya kepada rekan kerja Anda, tidak perlu untuk melanggengkan kesalahan. Ini akan membantu komunikasi yang efektif dan komprehensif dilakukan dalam segala hal.

Pada catatan yang lebih preventif, ada saat-saat ketika sesuatu begitu panas dan rapi atau penting bahwa perusahaan Anda menjadi ingin melemparkannya ke publikasi ASAP. Kami menyarankan agar sangat berhati-hati dalam kasus ini untuk menghindari ketidakakuratan dalam jumlah besar atau penjajakan kembali. Berkonsentrasilah pada penyampaian informasi yang paling akurat dan rencanakan ke depan sebanyak mungkin. Banyak perusahaan memperlakukan PR sebagai renungan, jadi penting untuk memiliki rencana untuk mendorong pos pemeriksaan sebelum keputusan terburu-buru dibuat. Meskipun kesalahan ini dapat diperbaiki, Anda harus lebih memfokuskan upaya pada tindakan pencegahan untuk menjaga reputasi dan integritas profesional Anda dan perusahaan Anda.

Mari kita hadapi itu. Kita semua manusia dan kita semua membuat kesalahan. Ketika berbicara tentang siaran pers, Anda melihat memperkuat efek kesalahan berdasarkan jumlah publikasi yang mengambilnya. Ketika itu benar-benar terjadi, mainkan peran Anda sebagai profesional, lakukan apa pun yang diperlukan untuk meminimalkan dampak dan lanjutkan dari sana.