Cómo distribuir correcciones para un comunicado de prensa

Los comunicados de prensa son una táctica importante para obtener noticias importantes sobre su empresa a través de muchos medios diferentes. Sin embargo, dado el rápido giro de tales noticias, las pruebas y la aprobación adecuadas pueden pasarse por alto o apresurarse. Los errores de información o gramática pueden aparecer después de presionar el botón Enviar y, cuando lo hacen, es su responsabilidad hacer las correcciones necesarias y asegurarse de que las noticias y la imagen de su empresa sean precisas y profesionales. A la hora de corregir comunicados de prensa surgen muchas preguntas: ¿A quién acudo? ¿Costará más? ¿Hay algún tiempo de amortiguamiento?

Bueno, hoy tenemos tus respuestas. Habiendo trabajado anteriormente en Cision, la plataforma más grande en la industria de relaciones públicas digitales, he visto una y otra vez cómo las correcciones son una parte difícil (pero necesaria) de la gestión de relaciones públicas. Ya sea que envió a través de un sindicato, como PRNewswire de Cision, o directamente a un medio de comunicación (su periódico o revista local), estas son las respuestas clave a sus preguntas sobre las correcciones de comunicados de prensa.

Distribuir comunicados de prensa a través de un sindicato

P: Una vez que se haya enviado el comunicado de prensa al sindicato, ¿cómo envío las correcciones?

R: Dependiendo de la fecha de publicación y la hora en que su comunicado de prensa está programado para enviarse por cable, puede enviar cambios al equipo de servicio al cliente en el sindicato. Si envió a través de un servicio de terceros, asegúrese de ir directamente al sindicato y no al proveedor de terceros para obtener ayuda. Por lo general, también recibirá una llamada de confirmación para revisar el comunicado de prensa con un editor para que tenga una confirmación verbal de la presentación. Si lo detecta lo suficientemente rápido, podría avisarles en ese momento. Muchos sindicatos tienen equipos de servicio al cliente las 24 horas, pero puede encontrar horas de operación más específicas en su sitio web.

Si el comunicado ha llegado a la web, deberá volver a emitir sus cambios enviando un "Comunicado de prensa de aviso de corrección" o simplemente reenviando un nuevo comunicado de prensa con el texto correcto. Tenga en cuenta que habrá un cargo adicional, probablemente igual al de la emisión del comunicado original. El cargo adicional varía según el proveedor de servicios.

P: ¿En qué formato debo enviar mis correcciones si se ha distribuido el comunicado de prensa?

R: La mejor práctica es volver a enviar el lanzamiento completo al servicio de distribución, ya que es distribuido y recogido por una gran cantidad de puntos de venta.

P: ¿Un editor revisa el comunicado antes de publicarlo?

R: Sí, por lo que a menudo detecta la mayoría de los errores gramaticales. En la mayoría de los casos, lo llamarán para revisar cualquier edición y obtener una confirmación verbal de la distribución. Si tiene un error basado en hechos, comuníquese con el equipo de atención al cliente del sindicato. Si es anterior a la fecha de publicación, pueden ayudarlo a enviar los cambios, pero si el comunicado se ha distribuido, deberá enviar un comunicado de prensa de correcciones a un costo adicional.

P: Si ya tengo el informe de qué publicaciones recogieron mi comunicado, ¿debo contactarlos individualmente?

R: Para ser más oportuno y garantizar que la información llegue a todos los medios, es mejor enviar el comunicado de prensa de correcciones adicionales.

Envío por correo electrónico del comunicado de prensa directo a la publicación

P: Si recibo la corrección antes de la fecha de publicación, ¿a quién debo acudir?

R: Póngase en contacto con el editor de inmediato por correo electrónico. Si no recibe una respuesta dentro del día, intente comunicarse con el editor por teléfono. La mayoría de las publicaciones brindan información de contacto directo en su sitio web. Si eso no está disponible, también puede intentar buscar el encabezado. Siempre es mejor ir directamente a un contacto en lugar de enviarlo a la bandeja de entrada del departamento editorial general para que pueda comunicarse con una voz en vivo.

P: ¿Qué debe incluirse en el correo electrónico que contiene las correcciones del comunicado de prensa?

R: Asegúrese de hacer una línea de asunto destacada como "CAMBIO DE COMUNICADO DE PRENSA URGENTE PARA (fecha)". Incluya una copia limpia y precisa del comunicado de prensa junto con una breve explicación de la fecha de publicación, la sección, etc. para ayudarles a localizar la versión anterior. Asegúrese de ofrecer disculpas profusas cuando se comunique con el editor y agradecimientos profusos cuando el editor haga el cambio.

P: ¿Hay tiempo de amortiguamiento si la publicación tiene una versión impresa?

R: Por lo general, una vez que se envía un comunicado, hay alrededor de una semana antes de que el artículo se publique. Si ya ha sido impreso, puede solicitar una corrección en el próximo número. Asegúrese de verificar la versión en línea, ya que la vida útil de una aparición en línea es bastante larga, luego puede hacer las correcciones allí.

P: Al revisar la versión en línea, noté un error. ¿Cómo puedo corregir esto?

R: Envíe un correo electrónico al editor, igual que antes. Estos a menudo se pueden corregir rápidamente. Si el error es culpa de la publicación y es lo suficientemente grande, es posible que incluso ofrezcan realizar una retractación en el próximo número.

Consideraciones y consejos adicionales

A menudo hay diferentes niveles de severidad de corrección en los comunicados de prensa, pero siempre es importante mantener informado a su equipo interno. Si el comunicado ha sido publicado y hay tiempo de espera antes de que se implementen las correcciones, especialmente si la información es consecuente, entonces prepare a su fuerza de ventas y a cualquier otra persona que pueda estar respondiendo consultas sobre ese error. Aunque puede ser vergonzoso admitirlo ante sus compañeros de trabajo, no es necesario que perpetúe el error. Esto ayudará a que se realicen comunicaciones efectivas y completas en todos los aspectos.

En una nota más preventiva, hay momentos en que algo está tan caliente y ordenado o es crucial que su empresa está ansiosa por lanzarlo a las publicaciones lo antes posible. Aconsejamos extremar las precauciones en estos casos para evitar grandes cantidades de imprecisiones o retroventa. Concéntrese en brindar la información más precisa y planifique con anticipación tanto como sea posible. Muchas empresas tratan las relaciones públicas como una ocurrencia tardía, por lo que es importante contar con planes para alentar los puntos de control antes de tomar decisiones precipitadas. Aunque estos errores se pueden corregir, debe centrar sus esfuerzos en medidas preventivas para mantener su reputación y su integridad profesional, así como las de su empresa.

Seamos sinceros. Todos somos humanos y todos cometemos errores. Cuando se trata de comunicados de prensa, busca amplificar el efecto de un error en función de la cantidad de publicaciones que lo detectan. Cuando sucedan, desempeñe su papel como profesional, haga lo que sea necesario para minimizar el impacto y siga adelante.