Cum se distribuie corecții pentru un comunicat de presă

Comunicatele de presă sunt o tactică importantă pentru a primi știri importante despre compania dvs. în mai multe puncte de vânzare. Cu toate acestea, având în vedere răsturnarea rapidă a unor astfel de știri, verificarea și aprobarea corespunzătoare pot fi fie trecute cu vederea, fie grăbite. Informațiile sau erorile gramaticale pot apărea după ce ați apăsat deja butonul de trimitere, iar atunci când o fac, este responsabilitatea dumneavoastră să faceți corecțiile necesare și să vă asigurați că știrile și imaginea companiei dumneavoastră sunt corecte și profesionale. Când vine vorba de corectarea comunicatelor de presă, apar multe întrebări: la cine mă duc? Va costa mai mult? Există vreun timp tampon?

Ei bine, astăzi avem răspunsurile tale. După ce am lucrat anterior la cea mai mare platformă din industria de PR digitală, Cision, am văzut în repetate rânduri cum corecțiile sunt o parte dificilă (dar necesară) a managementului PR. Indiferent dacă ați trimis prin intermediul unui sindicat, cum ar fi PRNewswire al Cision, sau direct către un mijloc de presă - ziarul sau revista locală - iată răspunsurile cheie la întrebările dvs. privind corecțiile comunicatelor de presă.

Distribuirea comunicatului de presă asupra unui sindicat

Î: Odată ce comunicatul de presă a fost transmis sindicatului, cum trimit corecțiile?

R: În funcție de data și ora postării la care comunicatul dvs. de presă este programat să fie difuzat prin cablu, puteți trimite modificări echipei de servicii pentru clienți de la sindicat. Dacă ați trimis prin intermediul unui serviciu terță parte, asigurați-vă că mergeți direct la sindicat și nu la furnizorul terț pentru asistență. De obicei, veți primi și un apel de confirmare pentru a revizui comunicatul de presă cu un editor, astfel încât acesta să aibă confirmarea verbală a trimiterii. Dacă îl prinzi suficient de repede, îi poți anunța în acel moment. Multe sindicate au echipe de servicii pentru clienți 24 de ore din 24, dar puteți afla mai multe ore specifice de funcționare pe site-ul lor.

Dacă versiunea a ajuns pe web, va trebui să reeditați modificările trimițând un „Comunicat de presă privind notificarea de corecție” sau pur și simplu retrimițând un nou comunicat de presă cu textul corect. Rețineți că va exista o taxă suplimentară, probabil egală cu cea pentru emiterea versiunii inițiale. Taxa suplimentară variază în funcție de furnizorul de servicii.

Î: În ce format ar trebui să trimit corecțiile mele dacă comunicatul de presă a fost distribuit?

R: Cea mai bună practică este să retrimiteți versiunea completă către serviciul sindicat, deoarece este distribuită și preluată de un număr mare de puncte de vânzare.

Î: Un editor examinează versiunea înainte de a fi postată?

R: Da, deci acest lucru prinde adesea cele mai multe erori gramaticale. În cele mai multe cazuri, ei vă vor suna pentru a trece peste orice modificări și pentru a obține confirmare verbală cu privire la distribuție. Dacă aveți o eroare bazată pe fapte, contactați echipa de servicii pentru clienți a sindicatului. Dacă este anterioară datei postării, ei vă pot ajuta să trimiteți modificările, dar dacă ediția a fost distribuită, va trebui să trimiteți un comunicat de presă pentru corecții la un cost suplimentar.

Î: Dacă am deja raportul despre care publicații au preluat eliberarea mea, ar trebui să le contactez individual?

R: Pentru a fi la timp și pentru a vă asigura că informațiile ajung la toate punctele de vânzare, cel mai bine este să trimiteți comunicatul de presă pentru corecții suplimentare.

Trimiterea prin e-mail a comunicatului de presă direct la publicare

Î: Dacă prind corectarea înainte de data postării, la cine ar trebui să mă adresez?

R: Contactați editorul prompt prin e-mail. Dacă nu primiți răspuns în cursul zilei, încercați să contactați editorul prin telefon. Majoritatea publicațiilor oferă informații de contact direct pe site-ul lor. Dacă acesta nu este disponibil, puteți încerca să căutați și capul catargului. Cel mai bine este întotdeauna să mergeți direct la o persoană de contact, mai degrabă decât să trimiteți către o căsuță de e-mail a departamentului editorial general, astfel încât să puteți ajunge la o voce live.

Î: Ce ar trebui să fie inclus în e-mailul care conține corecțiile comunicatelor de presă?

R: Asigurați-vă că faceți un subiect remarcabil, cum ar fi „SCHIMBARE URGENTĂ COMUNICAT DE PRESĂ PENTRU (Data)”. Includeți o copie curată și corectă a comunicatului de presă împreună cu o scurtă explicație a datei postării, secțiunii etc. pentru a-i ajuta să găsească versiunea mai veche. Asigurați-vă că oferiți scuze abundente atunci când contactați editorul și mulțumiri abundente când editorul face schimbarea.

Î: Există un timp tampon dacă publicația are o versiune tipărită?

R: În mod obișnuit, odată ce o lansare este trimisă, este în jur de o săptămână înainte ca articolul să fie publicat în presă. Dacă a fost deja tipărită, puteți solicita o corecție în numărul următor. Asigurați-vă că verificați versiunea online, deoarece perioada de valabilitate a unei apariții online este destul de lungă, apoi puteți face corecturi acolo.

Î: La verificarea versiunii online, am observat o eroare. Cum pot corecta asta?

R: Trimiteți un e-mail editorului, la fel ca înainte. Acestea pot fi adesea corectate rapid. Dacă eroarea este din vina publicației și este suficient de mare, se poate oferi chiar o retragere la numărul următor.

Considerații și sfaturi suplimentare

Există adesea diferite niveluri de severitate a corecției într-un comunicat de presă, dar este întotdeauna important să vă mențineți echipa internă informată. Dacă ediția a fost publicată și există un timp de așteptare înainte ca corecțiile să fie implementate, mai ales dacă informațiile sunt semnificative, atunci pregătiți-vă forța de vânzări și oricine altcineva care ar putea răspunde întrebări despre acea eroare. Deși ar putea fi jenant să recunoști colegilor tăi, nu este nevoie să perpetuezi greșeala. Acest lucru va ajuta la realizarea de comunicări eficiente și cuprinzătoare din toate punctele de vedere.

Pe o notă mai preventivă, există momente în care ceva este atât de fierbinte și ordonat sau crucial, încât compania dvs. devine nerăbdătoare să-l arunce în publicații cât mai curând posibil. Vă sfătuim să aveți grijă extremă în aceste cazuri pentru a evita cantități mari de inexactități sau traficul înapoi. Concentrați-vă pe furnizarea celor mai precise informații și planificați cât mai mult posibil. Multe companii tratează PR ca pe o idee ulterioară, așa că este important să existe planuri pentru a încuraja punctele de control înainte de a lua decizii pripite. Deși aceste erori pot fi corectate, ar trebui să vă concentrați mai multe eforturi pe măsuri preventive pentru a vă menține atât reputația și integritatea profesională, cât și a companiei.

Hai sa recunoastem. Cu toții suntem oameni și toți facem greșeli. Când vine vorba de comunicate de presă, te gândești la amplificarea efectului unei erori pe baza numărului de publicații care o preiau. Când se întâmplă, jucați-vă rolul de profesionist, faceți tot ce este necesar pentru a minimiza impactul și treceți de acolo.