Comment distribuer des corrections pour un communiqué de presse

Les communiqués de presse sont une tactique importante pour obtenir des nouvelles importantes sur votre entreprise rapidement à travers de nombreux points de vente différents. Cependant, étant donné la rapidité d'exécution de ces nouvelles, une vérification et une approbation appropriées peuvent être soit négligées, soit précipitées. Des erreurs d'information ou de grammaire peuvent apparaître après que vous avez déjà cliqué sur le bouton Soumettre, et lorsqu'elles le font, il est de votre responsabilité d'apporter les corrections nécessaires et de vous assurer que les nouvelles et l'image de votre entreprise sont exactes et professionnelles. Lorsqu'il s'agit de corriger des communiqués de presse, de nombreuses questions émergent : à qui dois-je m'adresser ? Cela coûtera-t-il plus cher ? Y a-t-il un temps tampon ?

Eh bien, aujourd'hui, nous avons vos réponses. Ayant déjà travaillé sur la plus grande plate-forme de l'industrie des relations publiques numériques, Cision, j'ai constaté à maintes reprises à quel point les corrections sont une partie difficile (mais nécessaire) de la gestion des relations publiques. Que vous les ayez soumises par l'intermédiaire d'un syndicat, comme PRNewswire de Cision, ou directement à un média (votre journal ou magazine local), voici les principales réponses à vos questions sur les corrections de communiqués de presse.

Distribution d'un communiqué de presse sur un syndicat

Q : Une fois le communiqué de presse soumis au syndicat, comment puis-je soumettre des corrections ?

R : En fonction de la date et de l'heure de publication de votre communiqué de presse, vous pouvez soumettre des modifications à l'équipe du service client du syndicat. Si vous avez soumis via un service tiers, assurez-vous de vous adresser directement au syndicat et non au fournisseur tiers pour obtenir de l'aide. En règle générale, vous recevrez également un appel de confirmation pour examiner le communiqué de presse avec un éditeur afin qu'il ait une confirmation verbale de la soumission. Si vous l'attrapez assez rapidement, vous pourriez leur faire savoir à ce moment-là. De nombreux syndicats ont des équipes de service client 24 heures sur 24, mais vous pouvez trouver des heures d'ouverture plus précises sur leur site Web.

Si la version a été diffusée sur le Web, vous devrez rééditer vos modifications en soumettant un « communiqué de presse d'avis de correction » ou simplement en soumettant à nouveau un nouveau communiqué de presse avec le texte correct. Gardez à l'esprit qu'il y aura des frais supplémentaires, probablement égaux à ceux de l'émission de la version originale. Les frais supplémentaires varient selon le fournisseur de services.

Q : Dans quel format dois-je envoyer mes corrections si le communiqué de presse a été diffusé ?

R : La meilleure pratique consiste à soumettre à nouveau la version complète au service de syndication car elle est distribuée et récupérée par un grand nombre de points de vente.

Q : Un éditeur examine-t-il la version avant de la publier ?

R : Oui, donc cela détecte souvent la plupart des erreurs grammaticales. Dans la plupart des cas, ils vous appelleront pour passer en revue toutes les modifications et obtenir une confirmation verbale de la distribution. Si vous avez une erreur factuelle, contactez l'équipe du service client du syndicat. Si c'est avant la date de publication, ils peuvent vous aider à soumettre les modifications, mais si la version a été distribuée, vous devrez soumettre un communiqué de presse de corrections moyennant des frais supplémentaires.

Q : Si j'ai déjà le rapport des publications qui ont récupéré ma publication, dois-je les contacter individuellement ?

R : Pour être le plus rapide possible et garantir que les informations parviennent à tous les points de vente, il est préférable de soumettre le communiqué de presse des corrections supplémentaires.

Envoi par e-mail du communiqué de presse directement à la publication

Q : Si j'obtiens la correction avant la date de publication, à qui dois-je m'adresser ?

R : Contactez rapidement l'éditeur par e-mail. Si vous n'avez pas de nouvelles dans la journée, essayez de joindre l'éditeur par téléphone. La plupart des publications fournissent des informations de contact direct sur leur site Web. Si ce n'est pas disponible, vous pouvez également essayer de rechercher le masthead. Il est toujours préférable d'aller directement à un contact plutôt que de soumettre à une boîte de réception générale du service éditorial afin que vous puissiez atteindre une voix en direct.

Q : Que doit contenir l'e-mail contenant les corrections du communiqué de presse ?

R : Assurez-vous de créer une ligne d'objet qui se démarque, telle que "CHANGEMENT URGENT DU COMMUNIQUÉ DE PRESSE POUR (Date)". Inclure une copie propre et précise du communiqué de presse ainsi qu'une brève explication de la date de publication, de la section, etc. pour les aider à localiser l'ancienne version. Assurez-vous de présenter des excuses abondantes lorsque vous contactez l'éditeur et des remerciements abondants lorsque l'éditeur effectue le changement.

Q : Y a-t-il un temps tampon si la publication a une version imprimée ?

R : Généralement, une fois qu'un communiqué est soumis, il reste environ une semaine avant que l'article ne soit mis sous presse. S'il a déjà été imprimé, vous pouvez demander une correction dans le prochain numéro. Assurez-vous de vérifier la version en ligne, car la durée de conservation d'une apparence en ligne est assez longue, vous pouvez ensuite y apporter des corrections.

Q : Lors de la vérification de la version en ligne, j'ai remarqué une erreur. Comment puis-je corriger cela ?

R : Envoyez un e-mail à l'éditeur, comme précédemment. Ceux-ci peuvent souvent être rapidement corrigés. Si l'erreur est la faute de la publication et qu'elle est suffisamment importante, elle peut même proposer de se rétracter au prochain numéro.

Considérations et conseils supplémentaires

Il existe souvent différents niveaux de sévérité de correction dans un communiqué de presse, mais il est toujours important de tenir votre équipe interne informée. Si la version a été publiée et qu'il y a un temps d'attente avant que les corrections ne soient mises en œuvre, en particulier si les informations sont consécutives, préparez votre force de vente et toute autre personne susceptible de se renseigner sur cette erreur. Bien qu'il puisse être embarrassant de l'admettre à vos collègues, pas besoin de perpétuer l'erreur. Cela aidera à établir des communications efficaces et complètes sur tous les points.

Sur une note plus préventive, il y a des moments où quelque chose est si chaud et soigné ou crucial que votre entreprise a hâte de le publier dans les publications dès que possible. Nous conseillons une extrême prudence dans ces cas afin d'éviter de grandes quantités d'inexactitudes ou de rétropédalage. Concentrez-vous sur la fourniture des informations les plus précises et planifiez à l'avance autant que possible. De nombreuses entreprises traitent les relations publiques comme une réflexion après coup, il est donc important d'avoir des plans en place pour encourager les points de contrôle avant que des décisions irréfléchies ne soient prises. Bien que ces erreurs puissent être corrigées, vous devriez concentrer vos efforts sur les mesures préventives pour maintenir votre réputation et votre intégrité professionnelle ainsi que celles de votre entreprise.

Avouons-le. Nous sommes tous humains et nous faisons tous des erreurs. En ce qui concerne les communiqués de presse, vous envisagez d'amplifier l'effet d'une erreur en fonction du nombre de publications qui la détectent. Lorsqu'ils se produisent, jouez votre rôle de professionnel, faites ce qui est nécessaire pour minimiser l'impact et passez à autre chose.