Come distribuire le correzioni per un comunicato stampa

I comunicati stampa sono una tattica importante per ottenere notizie importanti sulla tua azienda in molti punti vendita diversi. Tuttavia, data la rapida inversione di tendenza di tali notizie, prove e approvazioni appropriate possono essere trascurate o affrettate. Informazioni o errori grammaticali possono apparire dopo che hai già premuto il pulsante di invio e, quando lo fanno, è tua responsabilità apportare le correzioni necessarie e assicurarti che le notizie e l'immagine della tua azienda siano accurate e professionali. Quando si tratta di correggere i comunicati stampa, emergono molte domande: da chi vado? Costerà di più? C'è un tempo di buffer?

Bene, oggi abbiamo le vostre risposte. Avendo lavorato in precedenza presso la più grande piattaforma del settore delle PR digitali, Cision, ho visto più e più volte come le correzioni siano una parte difficile (ma necessaria) della gestione delle PR. Indipendentemente dal fatto che tu abbia inviato una presentazione tramite un sindacato, come PRNewswire di Cision, o direttamente a un media, il tuo giornale o rivista locale, ecco le risposte chiave alle tue domande sulle correzioni dei comunicati stampa.

Distribuzione di comunicati stampa su un sindacato

D: Una volta che il comunicato stampa è stato inviato al sindacato, come posso inviare le correzioni?

R: A seconda della data di pubblicazione e dell'ora in cui è prevista la pubblicazione del tuo comunicato stampa via cavo, puoi inviare le modifiche al team del servizio clienti del sindacato. Se hai inviato tramite un servizio di terze parti, assicurati di andare direttamente al sindacato e non al fornitore di terze parti per assistenza. In genere riceverai anche una chiamata di conferma per rivedere il comunicato stampa con un editore in modo che abbia una conferma verbale dell'invio. Se lo prendi abbastanza velocemente, potresti farglielo sapere in quel momento. Molti sindacati hanno team di assistenza clienti 24 ore su 24, ma puoi trovare orari di apertura più specifici sul loro sito web.

Se il comunicato è arrivato sul Web, è necessario ripubblicare le modifiche inviando un "Comunicato stampa di avviso di correzione" o semplicemente inviando nuovamente un nuovo comunicato stampa con il testo corretto. Tieni presente che ci sarà un costo aggiuntivo, probabilmente uguale a quello dell'emissione della versione originale. Il costo aggiuntivo varia in base al fornitore di servizi.

D: In quale formato devo inviare le mie correzioni se il comunicato stampa è stato distribuito?

R: La migliore pratica consiste nel inviare nuovamente la versione completa al servizio del sindacato man mano che viene distribuita e ritirata da un gran numero di punti vendita.

D: Un editore esamina la versione prima della pubblicazione?

A: Sì, quindi questo spesso cattura la maggior parte degli errori grammaticali. Nella maggior parte dei casi ti chiameranno per esaminare eventuali modifiche e ottenere una conferma verbale sulla distribuzione. Se hai un errore basato sui fatti, contatta il team del servizio clienti del sindacato. Se è prima della data di pubblicazione, possono aiutarti a inviare le modifiche, ma se il rilascio è stato distribuito, dovrai inviare un comunicato stampa di correzioni a un costo aggiuntivo.

D: Se ho già il resoconto di quali pubblicazioni hanno ritirato la mia pubblicazione, devo contattarle individualmente?

R: Per essere il più tempestivo e garantire che le informazioni arrivino a tutti i punti vendita, è meglio inviare il comunicato stampa delle correzioni aggiuntive.

Inviare un comunicato stampa tramite e-mail direttamente alla pubblicazione

D: Se prendo la correzione prima della data di pubblicazione, a chi devo rivolgermi?

R: Contatta tempestivamente l'editore via e-mail. Se non ricevi risposta entro il giorno, prova a contattare telefonicamente l'editore. La maggior parte delle pubblicazioni fornisce informazioni di contatto diretto sul proprio sito Web. Se non è disponibile, puoi provare a cercare anche il masthead. È sempre meglio andare direttamente a un contatto piuttosto che inviare a una casella di posta generale della redazione in modo da poter raggiungere una voce dal vivo.

D: Cosa dovrebbe essere incluso nell'e-mail contenente le correzioni del comunicato stampa?

R: Assicurati di inserire una riga dell'oggetto di spicco come "MODIFICA URGENTE DEL COMUNICATO STAMPA PER (Data)". Includere una copia pulita e accurata del comunicato stampa insieme a una breve spiegazione della data di invio, sezione ect. per aiutarli a individuare la versione precedente. Assicurati di offrire profuse scuse quando contatti l'editore e ringraziamenti profusi quando l'editore apporta la modifica.

D: C'è un tempo di buffer se la pubblicazione ha una versione stampata?

R: In genere, una volta inviata una versione, c'è circa una settimana prima che l'articolo vada in stampa. Se è già stato stampato, puoi richiedere una correzione nel prossimo numero. Assicurati di controllare la versione online, poiché la durata di conservazione di un aspetto online è piuttosto lunga, puoi quindi apportare correzioni lì.

D: Dopo aver verificato la versione online, ho notato un errore. Come posso correggere questo?

A: Invia un'e-mail all'editor, come prima. Questi possono essere spesso corretti rapidamente. Se l'errore è imputabile alla pubblicazione ed è sufficientemente grande, potrebbero anche offrirsi di eseguire una ritrattazione sul numero successivo.

Considerazioni e consigli aggiuntivi

Ci sono spesso diversi livelli di gravità della correzione in un comunicato stampa, ma è sempre importante tenere informato il tuo team interno. Se la versione è stata pubblicata e c'è del tempo di attesa prima che le correzioni vengano implementate, soprattutto se le informazioni sono consequenziali, allora preparate la vostra forza vendita e chiunque altro possa chiedere informazioni sull'errore. Anche se potrebbe essere imbarazzante ammetterlo con i tuoi colleghi, non c'è bisogno di perpetuare l'errore. Ciò contribuirà a comunicazioni efficaci e complete da effettuare su tutti i fronti.

In una nota più preventiva, ci sono momenti in cui qualcosa è così caldo, ordinato o cruciale che la tua azienda è ansiosa di lanciarlo alle pubblicazioni il prima possibile. Si consiglia la massima cautela in questi casi per evitare grandi quantità di imprecisioni o contraffazioni. Concentrati sulla fornitura delle informazioni più accurate e pianifica il più possibile in anticipo. Molte aziende considerano le PR come un ripensamento, quindi è importante disporre di piani in atto per incoraggiare i checkpoint prima che vengano prese decisioni avventate. Sebbene questi errori possano essere corretti, dovresti concentrare maggiori sforzi sulle misure preventive per mantenere la tua reputazione e integrità professionale sia tua che della tua azienda.

Affrontiamolo. Siamo tutti umani e tutti commettiamo errori. Quando si tratta di comunicati stampa, si cerca di amplificare l'effetto di un errore in base al numero di pubblicazioni che lo raccolgono. Quando accadono, gioca il tuo ruolo di professionista, fai tutto ciò che è necessario per ridurre al minimo l'impatto e vai avanti da lì.